勤怠管理システムとは？メリット・デメリット、導入手順を紹介

勤怠管理システムの導入を検討している経営者や企業担当者の中には、そもそも勤怠管理システムとはどういうものなのか、何ができるのかなどを網羅的に理解したいという方が多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムでは、以下のような課題を解決できます。

本記事では、ITツールをあまり使ったことが無い方でも分かるように、簡単な言葉で「勤怠管理システムって何？」を理解できるよう解説していきます。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、出退勤時に打刻することで労働者の勤務状況を記録し、集計・出力できるシステムです。出退勤の管理だけでなく、残業や休暇の申請、給与計算との連携など、勤怠管理業務をサポートする機能が搭載されていることが多いです。

また紙やエクセル（Excel）ではなく、ネットワーク上で出退勤を記録するため、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できるようになります。

▼勤怠管理に必要な各種情報が「見える化」される

勤怠管理システムを用いた打刻方法はさまざまで、ブラウザやアプリ、生体認証を用いて手軽に打刻が可能です。

▼打刻のイメージ（13秒～43秒）

こうしたメリットがあるため、昨今では勤怠管理システム（勤怠管理ツールや自社システム）を導入する企業が増えてきており、株式会社モニタスの調査では、使用している企業の割合は62.4%にのぼることが分かっています。

引用：株式会社モニタス｜「人事・労務担当者に聞いた、勤怠管理6割がデジタル化」

勤怠管理システムを導入するメリット

ここからは、勤怠管理システムを導入することでどのようなメリットがあるかを具体的に解説していきます。

自社で導入した場合の効果をイメージしながら読み進めてください。

1.従業員の労働時間を正確に把握できる

勤務時間を自己申告するなどの従来型の勤怠管理では、従業員の記憶違いや不正報告により、正確な記録ができない可能性があります。しかし勤怠管理システムでは、パソコンのログオン・オフで自動的に出退勤時間を記録したり、出張先でもスマホから記録したりできるため、より正確な労働時間を記録できます。

2.リアルタイムで勤務状況を把握できるため法律を遵守できる

勤怠管理システムを使うとリアルタイムに従業員の労働時間や休暇取得状況を確認できるため、法律を遵守できるメリットもあります。特に、残業時間の上限や年次有給休暇の取得義務に違反せずに済みます。

働き方改革関連法によって、残業時間の上限や年次有給休暇の取得義務が以下の通り定められています。

残業時間の上限	休日労働を含まない時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間 特別な事情があり労使が合意する場合でも、年間の時間外労働の上限は720時間以内 2～6カ月の間の時間外労働および休日労働の平均は80時間以内が限度月45時間を超えても良いのは年6カ月まで
年次有給休暇の取得義務	年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、年次有給休暇を最低でも年5日取得させなければならない

例えば、勤務時間を月末にまとめて集計するような従来型の運用方法では、残業時間の上限に近づいていることに気付くのが遅れ、結果として法律遵守が難しい状況になりかねません。アラート機能がある勤怠管理システムなら、上限が近づいた段階で警告を出すことも可能なので、法律遵守しやすくなります。

また、法改正に対応しているシステムであれば、バージョンを更新するだけで新しい法令に対応可能です。

3.集計や管理にかかっていたコストを大幅に削減できる

従来のタイムレコーダーを使って紙のタイムカードで打刻するケースと比較してみましょう。このやり方だと、月末に全員分のタイムカードを回収して打刻情報を目視で確認し、エクセルなどに転記し集計する必要があります。

しかし、勤怠管理システムなら、毎日従業員本人が記録した勤務時間がリアルタイムで蓄積されていくため、集計作業は一切必要ありません。転記ミスも発生せず、正確な勤務時間を把握できます。製品によっては、グラフなどに勤務情報をまとめることができる「ダッシュボード機能」などもあります。

4.給与計算や各種申請・工数管理など他の業務も効率化できる

勤怠管理システムには、給与計算ソフトなどへの連携機能や残業・有休申請機能もあるため、他の業務も効率化できるメリットがあります。

勤怠管理システムで自動集計された勤務時間情報は、CSVデータとして出力することが可能です。そのデータを給与計算ソフトに読み込ませれば、ソフトに情報を転記する手間を削減できます。

▼連携できる可能性があるシステム

種類	できること（一例）
給与計算システム	従業員ごとの基本給や各手当・控除額などの情報を入力し、勤怠情報を取り込んで給与計算を行う 賞与計算を行う 給与明細を作成し従業員に公開する 賃金台帳を出力する 年末調整情報の収集・控除額の計算を行い源泉徴収票を出力する
人事労務システム	従業員の情報を入力・収集する 雇用保険や社会保険などの加入・喪失の書類を作成する 雇用保険や社会保険などの手続書類を作成する 各手続きや届出の電子申請を行う 年末調整情報の収集・控除額の計算を行う 福利厚生についての案内や管理を行う 労働者名簿を出力する
人事評価システム	従業員の情報を入力・収集する 目標設定を行い人事評価や人員配置に利用する 評価基準を設定し人事評価に利用する 労働者名簿を出力する

5.不正打刻・隠れ残業・打刻ミスを防止できる

不正打刻を防止するような仕組みがあるシステムを使えば、不正打刻はもちろん、打刻ミスや打刻漏れも防止できます。

例えば、GPS打刻に対応しているTeamSpiritの勤怠管理システムを使えば、打刻時に位置情報を取得できるため、所定の場所で業務を開始（または終了）したかを確認できます。

▼スマートフォンからの打刻でGPSを取得する画像の一例

また、社員の入退館時刻と勤怠時刻の乖離を判定して、隠れ残業をしていないかチェックできる機能もあります。さらに、パソコンを使う業務の場合は、ログオンログオフ打刻を活用すればパソコンを使っている時間を勤務時間として記録できるため、打刻ミスや打刻漏れを防げます。

6.リモートワーク（テレワーク）などの働き方に対応できる

「リモートワーク時の社員の勤怠を管理しづらい」という点がネックとなり、リモートワークを推進できなかった企業も多いでしょう。従来の紙のタイムカードなどでは、オフィスに出社していない社員の勤務時間を正確に把握することは困難です。

勤怠管理システムを使えば、リモートワーク中の勤怠状況と操作ログを連携させたり、パソコンのログオン・ログオフ時間を勤務時間として記録したりできます。

システムによっては、「リモートワーク中の中抜けを細かく記録する」「勤怠関係の申請・承認をクラウドで行う」といったことができるため、リモートワークをより推進することができます。

勤怠管理システムを導入するデメリット

続いては、勤怠管理システムを導入するデメリットについても見ていきましょう。

1.導入コストがかかる

当たり前のことですが、勤怠管理システムを導入するにはコストがかかります。クラウド（SaaS）型の場合はシステム使用料として月額料金を払うのが一般的で、導入時に初期費用がかかるものもあります。

1人あたり月額数百円から導入できるシンプルなシステムもあれば、機能が充実していて高額なシステムもあります。導入コストはシステムによってまちまちなので、コストに見合った効果を得られるかをしっかり判断しましょう。

より詳しくは以下記事をご覧ください。

勤怠管理システムの費用相場・料金体系｜種類別に導入コストを比較

2.システムを浸透させるまでが大変

勤怠管理システムは、新しいシステムに、自社独自の業務フローを設定したり、社内のユーザーに浸透させるまでが大変という課題があります。

例えば、システムを選定する時点で、自社の雇用形態や就業形態を洗い出し、自社の働き方に対応できるシステムか、カスタマイズは必要なのかを慎重に判断する必要があります。また、システム導入時には自社の就業規則に合わせてシステムの初期設定を行い、ミスなく集計ができるようにしておかなければなりません。

さらに、従業員が新しいシステムを使いこなすために、マニュアルを作成したり説明会を開催したり個別に疑問点に回答したり、という対応も必要となります。システムが問題なく社内に浸透するまでには一定の時間と工数がかかることを念頭に置いておきましょう。

本稼働までの作業負担を軽減させたい場合には、各種設定作業のサポートや業務規定・法律改訂のサポート、その他運用上の課題解決サポートなどが手厚い勤怠管理システムを選ぶのがおすすめです。

3.システム選びを間違えると逆に効率が下がる

勤怠管理システム選びを間違えると、逆に効率が下がる可能性があるため注意しましょう。

例えば変形労働時間制やヘルプ勤務などの働き方を導入している企業が、こうした勤務形態に対応していない勤怠管理システムを選んでしまうと、手作業での修正などが必要となります。結果的に担当者の工数が増え、業務効率を下げることになりかねません。

また、純粋に勤怠管理だけしたいのか、工数管理や経費精算などバックオフィス業務を一元化して効率化を図りたいのかによっても、選ぶべきシステムは異なります。

自社で解決したい課題をしっかり整理した上で、悩みを解消するために最適なシステムを選定できるかどうかが重要となります。

勤怠管理システムの導入手順

勤怠管理システムの導入は、以下の手順で行います。

	手順	想定される期間
1	自社の抱える勤怠管理業務の課題を洗い出す	2週間～
2	「自社に合った勤怠管理システムの選び方」を参考に、勤怠管理システムを複数ピックアップする	1週間～
3	各製品のベンダーに「自社の課題を解決できるか」を相談し、費用を確認する	2週間～
4	製品デモなどでシステムの実際の使用感を確認し、自社に合った調整をする	1カ月～
5	自社にシステムを導入する	1週間～
6	従業員に周知し、システム操作やルールの研修を行う	1週間～
7	勤怠管理システムを本稼働し、勤怠管理を始める	-

導入後もルールを適宜見直したり従業員の使用状況を確認するなど、PDCAを回しながら効率の良い勤怠管理を目指すことが大切です。

自社に合った勤怠管理システムの選び方

ここからは、勤怠管理システムの選び方について解説します。

勤怠管理システムは、主に次のポイントをチェックすることで自社に合ったものが選べます。

勤怠管理システム選びを間違えると、必要な打刻方法が用意されていなかったり、必須で使いたい機能がなかったりして、逆に効率が下がってしまう可能性があります。勤怠管理システムを選ぶ際には「自社に合った打刻方法が用意されているか」「自社が実現したい目的を達成できるか」という点を重視しましょう。

自社に合った打刻方法が用意されているか

勤怠管理システムによって、対応している打刻方法はさまざまです。ブラウザを経由した打刻はほとんどのシステムが対応していますが、一部のシステムしか対応していない打刻方法もあります。

ほとんどの勤怠管理システムが対応	ブラウザからの打刻（PC・スマートフォン） ICカードを使った打刻 タイムレコーダーを利用した打刻
一部の勤怠管理システムのみが対応	生体認証を利用した打刻（指静脈、指紋認証、顔認証など） PCのログオン・ログオフと連携した打刻 QRコードやカメレオンコードを使った打刻 チャットツールを利用した打刻（Slack・LINEなど） GPSと連動させた打刻 入退室管理と連携した打刻 電話の音声ガイダンスを利用した通話認証による打刻

リモートワークが多い企業なら「ログオンログオフ打刻」、直行直帰が多い企業なら「GPS打刻」、ブラウザ操作に慣れていない社員が多いなら「通話認証打刻」など、社員の特性や働き方に合った打刻方法が用意されている勤怠管理システムを選ぶことが重要です。

どこまでの機能を求めるか

勤怠管理システムは、システムによって対応範囲にかなり差があります。有休や残業の申請・承認（ワークフロー申請）やシフト管理ぐらいは対応しているものがほとんどですが、プラスアルファの機能はシステムによって対応の有無がまちまちです。

ほとんどの勤怠管理システムが対応	打刻 有休申請 残業申請 休暇管理 シフト管理
連携させると便利な機能	工数管理 交通費精算 給与計算 保険料計算 入退社手続き 販売管理 人事評価 人事データ管理

自社に必要な機能を過不足なく揃えられるシステムを選ぶのがおすすめです。

既存システムと連携できるか

勤怠管理システムを選ぶうえで、既存システムとの連携も重要なポイントです。既に導入しているシステムと連携できれば、業務を効率化できるからです。

特に、給与計算ソフトとの相性がとても大切です。勤怠管理システムの勤怠記録をそのまま給与計算ソフトに連携できれば、給与計算の手間を大きく削減できます。

その他にも、ERPや外部の打刻システムなどとAPI連携できる勤怠管理システムを使えば、さらに便利に活用できます。

勤怠管理システムを導入する前に、連携したい既存システムや外部サービスを洗い出し、連携できる勤怠管理システムを選ぶことをおすすめします。

導入サポートが充実しているか

導入サポートが充実しているかどうかも、勤怠管理システムを選ぶ上で大切なポイントとなります。勤怠管理システムは導入してから本稼働するまでの設定や準備に苦労することが多いからです。

そのため、担当者がしっかりと導入支援を行ってくれる勤怠管理システムがおすすめです。システムの設定作業をサポートしてくれるかどうかを重視しましょう。

さらに、勤怠管理システムを導入することで、組織や業務規程の変更が必要となるケースもあります。このような社内の体制変更などもサポートしてくれる勤怠管理システムを選ぶと安心です。

クラウドに対応しているか

勤怠管理システムは、「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」という2種類の提供形態に分かれています。それぞれの特徴は以下のとおりです。

	クラウド（SaaS）型	オンプレミス型
特徴	システム提供会社が用意するネットワークを利用するためシステムを自社で構築・保有・保守する必要がなく、システム保守も基本的には不要	オーダーメイドで自社にシステムを1から構築し、自社でシステムを保有（もしくは外部に委託）してネットワークも社内のものを利用する
メリット	・初期費用が比較的少なく、導入が容易 ・ネット環境があれば、外部からも利用できる ・法改正やアップデートなどに自動で対応してくれる製品が多い	・自社に合わせて柔軟にカスタマイズできる ・リスクが少ないためセキュリティ性に優れている
デメリット	・ランニングコストがかかる	・多大な開発費用がかかる ・原則として法改正対応やシステム保守を自社で行わなくてはならない
費用	比較的低額	非常に高額

昨今では、以下のような理由からクラウド型の勤怠管理システムが主流になっています。

• 導入が手軽である
• コストが安い
• 柔軟にカスタマイズや細かな設定が行えるシステムが多くなってきている

「セキュリティ要件が特に厳しい」「自社用にフルカスタマイズされた製品を使いたい」という理由がある場合を除き、基本的にはクラウド型がおすすめです。

特に初めて勤怠管理システムを導入する中小企業などは、スピーディーかつコストを抑えて導入できる「クラウド型の勤怠管理システム」の方が要望にフィットする可能性が高いでしょう。

本当に現在の課題を解決できるか

勤怠管理のルールや抱えている課題は会社によって大きく異なります。導入事例の多い製品を選べばいいというものではなく、自社の課題を解決できるかどうかを吟味することが大切です。

例えば「リモートワーク対応」とされているシステムであったとしても、「リモートワーク中の細かい中抜け」には対応できず、結局手作業で勤怠管理を行わなければいけなかった、というケースがあります。

つまり、搭載されている機能は同じように見えても「どこまで柔軟にカスタマイズできるか」が製品によって異なるため、事前によく確認しておく必要があるのです。

ちなみにシステムを導入しても結局課題解決ができない場合、後にリプレース（システムの見直し）を考える必要が出てきます。実際に、「システムリプレースに対する意識調査」によると、リプレース前のシステムでは「ペーパーレス化や多様な働き方の実現などの課題が達成できなかった」と回答している担当者が多いことがわかっています。

※参考：システムリプレイスに対する意識調査（2023年版）

またアンケートの回答によると、中小企業の場合リプレースには3か月から半年の期間を要するという結果も出ています。リプレースにはまとまった時間とコストがかかるため、自社の課題を解決できる製品をよく検討ましょう。始めから安易に選ばないことで無駄を最小限にすることができるのです。

まずは今まで使用していたシステムやエクセルを使う上で大変だったこと、時間がかかっていたことをできる限り細かく洗い出してみましょう。すでに勤怠管理システムを使用している場合は、自社独自のルールや働き方によって使いづらかった部分に注目するとよいでしょう。

洗い出した課題を踏まえて、勤怠管理システムに求める機能をあげていきます。必要な機能を洗い出す際は、それぞれに優先順位も付けていきましょう。

続いて、必要な機能を搭載しているシステムを複数個ピックアップします。その後、各提供会社に「本当にこの製品で現在の課題を解決できるのか」を直接相談するのがおすすめです。

勤怠管理システム選びでよくある失敗例や、さらに具体的な選び方はこちらの記事で解説しています。

勤怠管理システムの選び方｜種類や機能の違い・よくある失敗例も解説

勤怠管理システムの比較10選

勤怠管理システムには、以下のようなさまざまな製品があり、企業規模によって自社にマッチするかどうかが変わります。ここでは以下2つの切り口でおすすめのシステムを10製品比較したので、各システムの特長を掴む上で参考にしてください。

• 中～大規模、またはリプレイスを検討している企業におすすめのシステム
• 小規模、または初めての導入を検討している企業におすすめのシステム

▼中～大規模、またはリプレースを検討している企業におすすめのシステム

※最新の情報は提供会社へお問い合わせください。

さらに詳細を確認したい、自社に最適なシステムを選びたい方は、以下の記事を参考にしてください。

勤怠管理システム10選｜比較表付きでおすすめ製品を紹介

勤怠管理システムを導入し、課題を解決した企業の事例

勤怠管理システムを導入したことで、抱えていた課題の解決に至った事例を2つ紹介します。

事例1：締め作業を大幅に短縮し、働き方の「見える化」も実現

業種	IT・システム開発業
システム導入前 の課題	エクセルで勤怠管理をしていたため、従業員の勤怠をリアルタイムで把握できていなかった 入力ミスや集計の難しさによって、勤怠管理の締め作業に非常に時間がかかっていた
システム導入後 の成果	勤怠入力と集計業務が自動化したことで大幅な業務効率化となり、7営業日かかっていた締め作業が3営業日で完了するようになった 時間単位休、特別休暇、リモートワーク等を積極的に推進できるようになった

ソフトウェア開発を手掛ける株式会社ジェイエスピーでは、多様な働き方の推進や健康経営を掲げ、エクセルの勤務表で出退勤の時間や工数、有給休暇等の情報を管理していました。

しかしエクセルでの勤怠管理では「労働時間をリアルタイムで把握できない」「締め作業に7日ほどかかる」「入力ミスが多い」といった課題があり、思ったように健康経営を推進できていない現状がありました。

働き方関連法への対応が必要となったことをきっかけとして、同社は勤怠管理にシステムの導入を検討。勤怠と工数を同時に記録できることや、多数の勤務体系を管理できることを条件に製品を選びました。

システムの導入後は、集計作業が自動化されたことで業務効率化が進み、7日かかっていた勤怠の締め作業が、全データのチェックや交通費精算も含めて3営業日以内に完了させられるようになりました。

その他、レポート機能やダッシュボード機能を活用することで社員の働き方を可視化できるようになり、健康経営のための新たな取り組みに着手できるようになったといいます。

「健康経営」を掲げ、勤怠管理業務の効率化と働き方の「見える化」を実現。時間単位の年次有給休暇や新たな特別休暇などの新制度も無理なく導入。

事例2：集計作業が自動化されたことで、勤怠の月締め作業が大幅に効率化

業種	IT・インターネット、システム開発業
システム導入前 の課題	勤怠管理のほとんどが手作業で、時間と手間がかかっていた 自社開発の勤怠管理システムを使っており、法改正があるたびに対応に悩んでいた 在宅勤務中でも申請書類に印鑑を押すために出社するなど、非効率な作業が残っていた
システム導入後 の成果	集計作業が自動化したことで、勤怠の月締め作業が大幅に効率化された 残業時間の見込みが自動計算され、先手の労務管理ができるようになった ペーパーレスで承認や申請ができるようになったことで、在宅勤務への移行がスムーズに進んだ

日鉄ソリューションズビズテック株式会社（旧：テックスエンジソリューションズ株式会社）は、日本製鉄グループ内のSI企業として、幅広い業界のシステム開発を手がける企業です。同社は元々、自社で構築したオンプレミスシステムで経費や勤怠を管理していました。しかし外部端末からアクセスできない点や、多くの手作業が残っている点が大きな課題でした。

特に大変だったのは、長時間労働対策のために行っていた「残業見込み時間のレポート作成」です。集計や計算が手作業だったうえ、勤務状況をリアルタイムで周知することができておらず、手間に見合った効果を発揮できていませんでした。

その後法改正によって「時間外労働時間の上限規制」等の労務管理が求められるようになり、同社は「法改正に対応したクラウド型勤怠管理システム」の導入を決定します。

勤怠管理システムによって、時間外労働の上限規制を超える前にアラートが通知させられるようになり、労働時間に関する社員の意識が大きく変わりました。

また課題だった「残業見込み時間のレポート作成」も自動計算されるようになり、これまで月次で出していたレポートが週次で出せるようになり、先手の労務管理ができるようになりました。

最新の法令・制度に対応できることが導入の決め手。「労働時間管理」を超え、働き方を「セルフマネジメント」できる環境へ。

まとめ｜自社に合った勤怠管理システムを導入しよう

勤怠管理システムとは、出退勤時に打刻することで労働者の勤務状況を記録し、集計・出力できるシステムをいいます。

自社に合った勤怠管理システムを導入することで、正しい勤怠管理を行えるだけでなく、コスト削減や法律遵守、業務効率化などさまざまな効果を期待できます。費用対効果の高いものなので、ぜひ導入を前向きに検討してみることをおすすめします。

勤怠管理システムの選び方や機能、導入事例などを詳しく知りたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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