勤怠管理システムとは？メリットや解決できる課題・必要性を解説

• 「勤怠管理システムは、従来の勤怠管理と何が違うの？」
• 「もし勤怠管理システムが良いものならば、自社でも導入すべきだろうか？」
• 「勤怠管理システムのメリットと注意点を両方知りたい」

勤怠管理システムの導入を検討している経営者や企業担当者の中には、そもそも勤怠管理システムとはどういうものなのか、何ができるのかなどを網羅的に理解したいという方が多いのではないでしょうか。

導入すべきかを決めるには、メリットだけでなく注意点も知った上で、自社に必要かどうかを判断することが重要です。

勤怠管理システムを導入するメリットと注意点をまとめると、以下の通りです。

詳しくは本文でさらに説明しますが、勤怠管理システムを導入することで、正確な労働時間の把握だけでなく、さまざまなコスト削減、不正打刻や隠れ残業の防止、リモートワーク（テレワーク）の推進などの効果があります。

もちろん導入コストはかかりますが、メリットが導入コストを上回るようであれば、導入すべきと結論付けられるでしょう。

本記事では、ITツールをあまり使ったことが無い方でも分かるように、簡単な言葉で「勤怠管理システムって何？」を理解できるよう解説していきます。

ぜひ最後までお読みいただき、勤怠管理システムで実現できることや必要性、選び方まで、網羅的に理解していきましょう。

勤怠管理システムとは

まずは、勤怠管理システムとは何か、言葉の意味や概要について解説していきます。

勤怠管理システムとは、出退勤時に打刻することで労働者の勤務状況を記録し、集計・出力できるシステムです。出退勤の管理だけでなく、残業や休暇の申請、給与計算との連携など、勤怠管理業務をサポートする機能が搭載されていることが多いです。

また紙やエクセル（Excel）ではなく、ネットワーク上で出退勤を記録するため、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できるようになります。

▼勤怠管理に必要な各種情報が「見える化」される

勤怠管理システムならではの便利な機能には「多彩な打刻方法」があります。例を見てみましょう。

ブラウザ打刻	PCのWebブラウザからシステムにログインして、打刻ボタンを押す
アプリ打刻	スマートフォンやタブレットなどの端末からアプリを立ち上げ、打刻ボタンを押す
チャットアプリ打刻	SlackやChatwork（チャットワーク）などのビジネスチャットと連携し、特定のメッセージを送信することで打刻する
QRコード打刻	事業所に設置したQRコードをスマートフォンなどで読み取る
タイムレコーダー	打刻専用端末（タイムレコーダー）を利用して、パスワード入力やタイムカードの差し込みなどをする
ICカード	PCに接続したICカード読み取り端末に、ICカードをかざす
生体認証	顔認証や指紋認証、静脈認証に対応した機器を設置し、生体認証を行う
PCオンオフ連動	PCの電源をオンにした時刻を「始業時刻」、オフにした時刻を「終業時刻」として自動的に打刻する
セキュリティドア	オフィスや店舗のドアにセキュリティ端末を設置し、入退出の際に打刻する

▼Slackを利用したチャットアプリ打刻の操作イメージ

1.特定のメッセージを入力する

2.送信すると打刻が完了する

詳しくは後述しますが、勤怠管理システムを利用することによって、以下のようなメリットがあります。

• 従業員が打刻を行いやすい環境を作ることができ、正しく勤怠を管理できる
• 計算や集計・グラフ化などはシステムが行ってくれるため、管理者の負担やヒューマンエラーを削減できる
• 手作業では非常に手間のかかる、さまざまな就業規則の勤怠管理をシステムに任せることができる

勤怠管理システムを導入する目的

勤怠管理システムは、主に以下の目的を達成するために導入されています。

• 業務効率化を進めるため
• 法令を遵守するため

勤怠管理システムを導入する企業が増えている背景には、2019年4月の働き方改革関連法により「客観的方法による労働時間把握」が義務化されたことや、多くの企業でDX・デジタル化が進んでいることが関係しています。

株式会社モニタスが発表した「勤怠管理ツールに関する調査」では、人事・労務関連業務の従事者1,000名を対象に、勤怠管理システムの導入状況や背景など勤怠管理システムに関する意識調査を行いました。同調査で、勤怠管理システム（勤怠管理ツールや自社システム）を使用している企業の割合は62.4%にのぼることが分かっています。

ただし、システムによって機能や導入形態などが大きく異なるため、システム選定前に必ず「どの機能が必須なのか」「オンプレミスかクラウド（SaaS）か」などを整理し、最適なシステムを導入する必要があります。

勤怠管理だけできればいいのか、勤怠管理と同時に工数管理や給与計算も行いたいのかなど、導入前の検討が重要となる点に注意しましょう。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムは、「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」という2種類の提供形態に分かれています。それぞれの特徴は以下のとおりです。

	クラウド（SaaS）型	オンプレミス型
特徴	システム提供会社が用意するネットワークを利用するためシステムを自社で構築・保有・保守する必要がなく、システム保守も基本的には不要	オーダーメイドで自社にシステムを1から構築し、自社でシステムを保有（もしくは外部に委託）してネットワークも社内のものを利用する
費用	比較的低額	非常に高額

クラウド型の勤怠管理システムの場合、サービス提供会社がクラウド上に作成したプラットフォームにログインして各機能を利用することになります。インターネットで外部サーバーにアクセスして機能を使うため、ネット環境さえあれば社内のシステム開発や自社サーバーはいりません。

一方オンプレミス型では、自社サーバーを設置して社内のネットワーク上に勤怠管理システムを構築します。社内に専用のシステムを立ち上げるため、自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

とはいえ昨今では、比較的柔軟にカスタマイズや細かな設定が行えるクラウド型の勤怠管理システムも増えています。また導入の手軽さやコストの安さといった観点から、クラウド型の勤怠管理システムが主流になっています。

それぞれのメリット・デメリットをまとめると、以下のとおりです。

	クラウド（SaaS）型	オンプレミス型
メリット	・初期費用が比較的少なく、導入が容易 ・ネット環境があれば、外部からも利用できる ・法改正やアップデートなどに自動で対応してくれる製品が多い	・自社に合わせて柔軟にカスタマイズできる ・リスクが少ないためセキュリティ性に優れている
デメリット	・ランニングコストがかかる	・多大な開発費用がかかる ・原則として法改正対応やシステム保守を自社で行わなくてはならない

「セキュリティ要件が特に厳しい」「自社用にフルカスタマイズされた製品を使いたい」という理由がある場合を除き、基本的にはクラウド型がおすすめです。

特に初めて勤怠管理システムを導入する中小企業などは、スピーディーかつコストを抑えて導入できる「クラウド型の勤怠管理システム」の方が要望にフィットする可能性が高いでしょう。

勤怠管理システム導入で解決できる課題

勤怠管理システムを導入すると何ができるのかを理解するため、「従来の勤怠管理」と「勤怠管理システムを導入すると実現できる未来」を具体的に見ていきましょう。

勤怠管理システムによって機能には違いがありますが、一般的な機能をまとめると以下のようになります。

さらに、システムによっては、以下のような範囲まで対応しているものもあります。

自社にとって過不足ない機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。なお自社にとってどの機能が必要になるのかは、「自社が抱えている課題を解決できるかどうか」という観点で判断すると良いでしょう。

例えば、労働時間をリアルタイムに管理できておらず法令遵守に課題を感じている企業の場合、以下のような長時間労働を未然に防ぐ機能があると便利です。

• 36協定の限度時間を超えそうな社員をレポート表示する機能
• 設定した労働時間を超えた場合、本人・上司・労務担当者に自動でメール通知する機能

自社に合った勤怠管理システムの選び方については、後半の章でも詳しく解説していきます。

勤怠管理システムを導入するメリット・効果

ここからは、勤怠管理システムを導入することでどのようなメリットがあるかを具体的に解説していきます。

自社で導入した場合の効果をイメージしながら読み進めてください。

1.従業員の労働時間を正確に把握できる

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、「正確に労働時間を把握できる」ことです。

勤務時間を自己申告するなどの従来型の勤怠管理では、従業員の記憶違いや不正報告により、正確な記録ができない可能性があります。しかし勤怠管理システムでは、パソコンのログオン・オフで自動的に出退勤時間を記録したり、出張先でもスマホから記録したりできるため、より正確な労働時間を記録できます。

また、打刻された情報は勤怠管理システムへ自動で記録されるため、後で集計する必要がありません。手作業で集計しないのでミスが起こりにくく、正確に労働時間を把握できます。

2.リアルタイムで勤務状況を把握できるため法律を遵守できる

勤怠管理システムを使うとリアルタイムに従業員の労働時間や休暇取得状況を確認できるため、法律を遵守できるメリットもあります。特に、残業時間の上限や年次有給休暇の取得義務に違反せずに済みます。

働き方改革関連法によって、残業時間の上限や年次有給休暇の取得義務が以下の通り定められています。

残業時間の上限	休日労働を含まない時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間 特別な事情があり労使が合意する場合でも、年間の時間外労働の上限は720時間以内 2～6カ月の間の時間外労働および休日労働の平均は80時間以内が限度月45時間を超えても良いのは年6カ月まで
年次有給休暇の取得義務	年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、年次有給休暇を最低でも年5日取得させなければならない

例えば、勤務時間を月末にまとめて集計するような従来型の運用方法では、残業時間の上限に近づいていることに気付くのが遅れ、結果として法律遵守が難しい状況になりかねません。アラート機能がある勤怠管理システムなら、上限が近づいた段階で警告を出すことも可能なので、法律遵守しやすくなります。

3.法改正にもいち早く対応できる

前項目と関連して、法改正にもいち早く対応できるメリットもあります。

労働環境に関連した法改正がこのところ相次いでおり、要件も複雑になってきています。クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、法改正のたびにシステム側がいち早く対応してくれるため、バージョンを更新するだけで対応できます。

※買い切り型のパッケージの場合には、対応していないケースがあります。

4.集計や管理にかかっていたコストを大幅に削減できる

勤怠管理システムを導入することで、それまで勤怠の集計や管理にかかっていたコストを大幅に削減できます。

従来のタイムレコーダーを使って紙のタイムカードで打刻するケースと比較してみましょう。このやり方だと、月末に全員分のタイムカードを回収して打刻情報を目視で確認し、エクセルなどに転記し集計する必要があります。

しかし、勤怠管理システムなら、毎日従業員本人が記録した勤務時間がリアルタイムで蓄積されていくため、集計作業は一切必要ありません。転記ミスも発生せず、正確な勤務時間を把握できます。製品によっては、グラフなどに勤務情報をまとめることができる「ダッシュボード機能」などもあります。

また、従来のやり方では「この従業員は残業時間が多くなってきたな」など個別に労務状況を確認しなければなりませんでした。しかし勤怠管理システムなら、法令に基づいた残業時間の上限や有給休暇の取得義務に抵触する場合、システムがアラートを出して教えてくれます。

本人や所属長などに自動で通知してくれるシステムもあるので、労務部の負担が大きく軽減されます。

5.給与計算や各種申請・工数管理など他の業務も効率化できる

勤怠管理システムには、給与計算ソフトなどへの連携機能や残業・有休申請機能もあるため、他の業務も効率化できるメリットがあります。

勤怠管理システムで自動集計された勤務時間情報は、CSVデータとして出力することが可能です。そのデータを給与計算ソフトに読み込ませれば、ソフトに情報を転記する手間を削減できます。

▼連携できる可能性があるシステム

種類	できること（一例）
給与計算システム	従業員ごとの基本給や各手当・控除額などの情報を入力し、勤怠情報を取り込んで給与計算を行う 賞与計算を行う 給与明細を作成し従業員に公開する 賃金台帳を出力する 年末調整情報の収集・控除額の計算を行い源泉徴収票を出力する
人事労務システム	従業員の情報を入力・収集する 雇用保険や社会保険などの加入・喪失の書類を作成する 雇用保険や社会保険などの手続書類を作成する 各手続きや届出の電子申請を行う 年末調整情報の収集・控除額の計算を行う 福利厚生についての案内や管理を行う 労働者名簿を出力する
人事評価システム	従業員の情報を入力・収集する 目標設定を行い人事評価や人員配置に利用する 評価基準を設定し人事評価に利用する 労働者名簿を出力する

具体的にどのような操作になるのか、例として給与計算と勤怠管理システムをCSVデータで連動させる方法について見てみましょう。

※細かい操作方法は製品によって異なります。

例えば以下は、勤怠管理システム「チムスピ勤怠（旧TeamSpirit）」で取得した勤怠情報を、給与計算ソフト「弥生会計」に取り込む際の手順です。

その他勤怠管理と給与計算を連携させる際に気をつけるべきことや、詳しいメリットなどについては、以下の記事を参考にしてください。

勤怠管理と給与計算を連携するには？メリット・費用・選び方を解説

また、ほとんどの勤怠管理システムでは残業申請や休暇申請（ワークフロー申請）にも対応しています。紙ベースの残業申請書や休暇届を撤廃することで、それらの書類にハンコを押したり回覧したりする無駄な作業をカットできます。

中には勤怠管理システムのワークフロー申請機能によって、勤怠関連の締め作業が翌月10日までだったところから5日までへと短縮できた企業の事例もあります。

長崎空港はいかに古い企業体質から脱却し、デジタルイノベーションを推進していったのか。

その他にも、例えば工数管理と勤怠管理を連動させて行えるシステムもあります。プロジェクト型ビジネスを行っており、工数と勤怠の情報を一致させる必要がある企業では、そのようなシステムを選ぶことで、より正確な原価計算などが行えるようになります。

工数管理もできる勤怠管理システム5選｜機能やメリット・おすすめ比較

このように、勤怠管理システムを中心として、さまざまなバックオフィス業務を効率化できる点も大きなメリットです。

6.不正打刻・隠れ残業・打刻ミスを防止できる

不正打刻を防止するような仕組みがあるシステムを使えば、不正打刻はもちろん、打刻ミスや打刻漏れも防止できます。

例えば、GPS打刻に対応しているTeamSpiritの勤怠管理システムを使えば、打刻時に位置情報を取得できるため、所定の場所で業務を開始（または終了）したかを確認できます。

▼スマートフォンからの打刻でGPSを取得する画像の一例

また、社員の入退館時刻と勤怠時刻の乖離を判定して、隠れ残業をしていないかチェックできる機能もあります。さらに、パソコンを使う業務の場合は、ログオンログオフ打刻を活用すればパソコンを使っている時間を勤務時間として記録できるため、打刻ミスや打刻漏れを防げます。

その他にも、勤怠管理システムには以下のような不正打刻や打刻漏れを防ぐ機能があります。

• 打刻漏れを検知して自動でアラートを通知する
• PCやスマートフォンからWebブラウザにログインして打刻する
• 管理者の承認がないと、打刻修正ができない設定を行う

勤怠管理システムの打刻機能の詳細は、以下の記事も詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
Web打刻ができる勤怠管理システムとは｜機能やおすすめ6製品を紹介

7.リモートワーク（テレワーク）などの働き方に対応できる

リモートワーク（テレワーク・在宅勤務）などの働き方に対応できるのも、勤怠管理システムの大きなメリットです。

「リモートワーク時の社員の勤怠を管理しづらい」という点がネックとなり、リモートワークを推進できなかった企業も多いでしょう。従来の紙のタイムカードなどでは、オフィスに出社していない社員の勤務時間を正確に把握することは困難です。

勤怠管理システムを使えば、リモートワーク中の勤怠状況と操作ログを連携させたり、パソコンのログオン・ログオフ時間を勤務時間として記録したりできます。

システムによっては、「リモートワーク中の中抜けを細かく記録する」「勤怠関係の申請・承認をクラウドで行う」といったことができるため、リモートワークをより推進することができます。

以下は、リモートワークでよく行われる勤怠管理の方法を、コストや効率面から比較した表です。

	業務効率	コスト	不正打刻 入力漏れの予防	おすすめ度
1．電話・メール報告	✕	無料	○	△ 少人数の企業であれば運用も可能だが、業務効率が悪くおすすめ度は低い。
2．エクセル等の自己申告	△	無料	✕	△ 法令遵守のために客観的な労働時間の管理が別途必要となり、おすすめ度は低い。
3．勤怠管理システムのWeb打刻	◎	月額200円～800円（1ユーザーあたり）	◎	◎ 法令遵守と業務効率化を両立した運用が可能であり、最もおすすめ。

もちろんすべての企業にとって勤怠管理システムがおすすめなわけではありませんが、ある程度従業員規模の大きい企業にとっては、システムでの管理が最もおすすめです。

勤怠管理システムを導入すべき企業の特徴

勤怠管理システム導入には費用がかかるため、導入するかどうかは自社内でコストとのバランスを見ながら判断する必要があります。

しかしながら、3章でも解説したような多くのメリットがあるため、以下のような課題を抱えているなら導入をおすすめします。

なお、勤怠管理システムを導入することで、上記のような顕在的な課題解決はもちろん、副次的な効果を得られるケースも多く存在しています。

例えば、給与計算や工数管理なども同じシステムで行うことで業務を効率化したり、サービス残業を見える化して残業時間を削減したり、残業時間削減により従業員のエンゲージメントが向上したり...という効果が期待できるのです。

「DXを推進したいけれど何から手をつけて良いか分からない」という企業にとっても、社内のDXを進める足掛かりとして勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠管理システムの費用相場

現在主流であるクラウド型勤怠管理システムの費用は、「初期費用」と「月額費用」で構成されています。契約するプランやオプションによっては、追加費用がかかる場合もあります。

初期費用と月額費用の相場は以下のとおりです。

初期費用	0円～250,000円
月額費用	200円～800円/人

追加費用が発生する主な条件は以下のとおりです。ただし製品ごとに追加費用がかかる条件や追加費用の価格は大きく異なります。

• サポートプランに加入する
• オプション機能を契約する
• 自社に合った仕様にカスタマイズする

勤怠管理システムの料金体系や、製品による細かな費用の違いについて確認したい場合は、こちらの記事も合わせて参照してください。

勤怠管理システムの費用相場・料金体系｜種類別に導入コストを比較

オンプレミス（買い切り）型の費用相場

オンプレミス型の勤怠管理システムの場合、費用相場は以下のとおりです。

初期費用（開発費用）	数百万円〜
月額費用	状況により異なる ※システムの保守を行う人件費や、外部へ委託する場合などに発生する費用

オンプレミス型の勤怠管理システムではオーダーメイドのシステム開発が必要になるため、一般的に初期費用はかなり高額になります。

月額費用は状況によって異なるため一概には言えませんが、保守やアップデートを外部に委託すると、自社で行うよりも高額になっていきます。自社のIT部門で保守等の対応をする場合でも、その分の人件費がかかる点は抑えておく必要があるでしょう。また諸経費として、自社で管理するサーバーの使用量金も発生します。

自社に合った勤怠管理システムの選び方

ここからは、勤怠管理システムの選び方について解説します。

勤怠管理システムは、主に次のポイントをチェックすることで自社に合ったものが選べます。

勤怠管理システム選びを間違えると、必要な打刻方法が用意されていなかったり、必須で使いたい機能がなかったりして、逆に効率が下がってしまう可能性があります。勤怠管理システムを選ぶ際には「自社に合った打刻方法が用意されているか」「自社が実現したい目的を達成できるか」という点を重視しましょう。

自社に合った打刻方法が用意されているか

勤怠管理システムによって、対応している打刻方法はさまざまです。ブラウザを経由した打刻はほとんどのシステムが対応していますが、一部のシステムしか対応していない打刻方法もあります。

ほとんどの勤怠管理システムが対応	ブラウザからの打刻（PC・スマートフォン） ICカードを使った打刻 タイムレコーダーを利用した打刻
一部の勤怠管理システムのみが対応	生体認証を利用した打刻（指静脈、指紋認証、顔認証など） PCのログオン・ログオフと連携した打刻 QRコードやカメレオンコードを使った打刻 チャットツールを利用した打刻（Slack・LINEなど） GPSと連動させた打刻 入退室管理と連携した打刻 電話の音声ガイダンスを利用した通話認証による打刻

リモートワークが多い企業なら「ログオンログオフ打刻」、直行直帰が多い企業なら「GPS打刻」、ブラウザ操作に慣れていない社員が多いなら「通話認証打刻」など、社員の特性や働き方に合った打刻方法が用意されている勤怠管理システムを選ぶことが重要です。

どこまでの機能を求めるか

勤怠管理システムは、システムによって対応範囲にかなり差があります。有休や残業の申請・承認（ワークフロー申請）やシフト管理ぐらいは対応しているものがほとんどですが、プラスアルファの機能はシステムによって対応の有無がまちまちです。

ほとんどの勤怠管理システムが対応	打刻 有休申請 残業申請 休暇管理 シフト管理
連携させると便利な機能	工数管理 交通費精算 給与計算 保険料計算 入退社手続き 販売管理 人事評価 人事データ管理

自社に必要な機能を過不足なく揃えられるシステムを選ぶのがおすすめです。

既存システムと連携できるか

勤怠管理システムを選ぶうえで、既存システムとの連携も重要なポイントです。既に導入しているシステムと連携できれば、業務を効率化できるからです。

特に、給与計算ソフトとの相性がとても大切です。勤怠管理システムの勤怠記録をそのまま給与計算ソフトに連携できれば、給与計算の手間を大きく削減できます。

その他にも、ERPや外部の打刻システムなどとAPI連携できる勤怠管理システムを使えば、さらに便利に活用できます。

勤怠管理システムを導入する前に、連携したい既存システムや外部サービスを洗い出し、連携できる勤怠管理システムを選ぶことをおすすめします。

導入サポートが充実しているか

導入サポートが充実しているかどうかも、勤怠管理システムを選ぶ上で大切なポイントとなります。勤怠管理システムは導入してから本稼働するまでの設定や準備に苦労することが多いからです。

そのため、担当者がしっかりと導入支援を行ってくれる勤怠管理システムがおすすめです。システムの設定作業をサポートしてくれるかどうかを重視しましょう。

さらに、勤怠管理システムを導入することで、組織や業務規程の変更が必要となるケースもあります。このような社内の体制変更などもサポートしてくれる勤怠管理システムを選ぶと安心です。

本当に現在の課題を解決できるか

勤怠管理のルールや抱えている課題は会社によって大きく異なります。導入事例の多い製品を選べばいいというものではなく、自社の課題を解決できるかどうかを吟味することが大切です。

例えば「リモートワーク対応」とされているシステムであったとしても、「リモートワーク中の細かい中抜け」には対応できず、結局手作業で勤怠管理を行わなければいけなかった、というケースがあります。

つまり、搭載されている機能は同じように見えても「どこまで柔軟にカスタマイズできるか」が製品によって異なるため、事前によく確認しておく必要があるのです。

ちなみにシステムを導入しても結局課題解決ができない場合、後にリプレース（システムの見直し）を考える必要が出てきます。実際に、「システムリプレースに対する意識調査」によると、リプレース前のシステムでは「ペーパーレス化や多様な働き方の実現などの課題が達成できなかった」と回答している担当者が多いことがわかっています。

※参考：システムリプレイスに対する意識調査（2023年版）

またアンケートの回答によると、中小企業の場合リプレースには3か月から半年の期間を要するという結果も出ています。リプレースにはまとまった時間とコストがかかるため、自社の課題を解決できる製品をよく検討ましょう。始めから安易に選ばないことで無駄を最小限にすることができるのです。

まずは今まで使用していたシステムやエクセルを使う上で大変だったこと、時間がかかっていたことをできる限り細かく洗い出してみましょう。すでに勤怠管理システムを使用している場合は、自社独自のルールや働き方によって使いづらかった部分に注目するとよいでしょう。

洗い出した課題を踏まえて、勤怠管理システムに求める機能をあげていきます。必要な機能を洗い出す際は、それぞれに優先順位も付けていきましょう。

続いて、必要な機能を搭載しているシステムを複数個ピックアップします。その後、各提供会社に「本当にこの製品で現在の課題を解決できるのか」を直接相談するのがおすすめです。

勤怠管理システム選びでよくある失敗例や、さらに具体的な選び方はこちらの記事で解説しています。

勤怠管理システムの選び方｜種類や機能の違い・よくある失敗例も解説

勤怠管理システムを導入し、課題を解決した企業の事例

勤怠管理システムを導入したことで、抱えていた課題の解決に至った事例を2つ紹介します。

事例1：締め作業を大幅に短縮し、働き方の「見える化」も実現

業種	IT・システム開発業
システム導入前の課題	エクセルで勤怠管理をしていたため、従業員の勤怠をリアルタイムで把握できていなかった 入力ミスや集計の難しさによって、勤怠管理の締め作業に非常に時間がかかっていた
システム導入後の成果	勤怠入力と集計業務が自動化したことで大幅な業務効率化となり、7営業日かかっていた締め作業が3営業日で完了するようになった 時間単位休、特別休暇、リモートワーク等を積極的に推進できるようになった

ソフトウェア開発を手掛ける株式会社ジェイエスピーでは、多様な働き方の推進や健康経営を掲げ、エクセルの勤務表で出退勤の時間や工数、有給休暇等の情報を管理していました。

しかしエクセルでの勤怠管理では「労働時間をリアルタイムで把握できない」「締め作業に7日ほどかかる」「入力ミスが多い」といった課題があり、思ったように健康経営を推進できていない現状がありました。

働き方関連法への対応が必要となったことをきっかけとして、同社は勤怠管理にシステムの導入を検討。勤怠と工数を同時に記録できることや、多数の勤務体系を管理できることを条件に製品を選びました。

システムの導入後は、集計作業が自動化されたことで業務効率化が進み、7日かかっていた勤怠の締め作業が、全データのチェックや交通費精算も含めて3営業日以内に完了させられるようになりました。

その他、レポート機能やダッシュボード機能を活用することで社員の働き方を可視化できるようになり、健康経営のための新たな取り組みに着手できるようになったといいます。

「健康経営」を掲げ、勤怠管理業務の効率化と働き方の「見える化」を実現。時間単位の年次有給休暇や新たな特別休暇などの新制度も無理なく導入。

事例2：集計作業が自動化されたことで、勤怠の月締め作業が大幅に効率化

業種	IT・インターネット、システム開発業
システム導入前の課題	勤怠管理のほとんどが手作業で、時間と手間がかかっていた 自社開発の勤怠管理システムを使っており、法改正があるたびに対応に悩んでいた 在宅勤務中でも申請書類に印鑑を押すために出社するなど、非効率な作業が残っていた
システム導入後の成果	集計作業が自動化したことで、勤怠の月締め作業が大幅に効率化された 残業時間の見込みが自動計算され、先手の労務管理ができるようになった ペーパーレスで承認や申請ができるようになったことで、在宅勤務への移行がスムーズに進んだ

テックスエンジソリューションズ株式会社は、日本製鉄グループ内のSIとして、システム開発を手がける企業です。同社は元々、自社で構築したオンプレミスシステムで経費や勤怠を管理していました。しかし外部端末からアクセスできない点や、多くの手作業が残っている点が大きな課題でした。

特に大変だったのは、長時間労働対策のために行っていた「残業見込み時間のレポート作成」です。集計や計算が手作業だったうえ、勤務状況をリアルタイムで周知することができておらず、手間に見合った効果を発揮できていませんでした。

その後法改正によって「時間外労働時間の上限規制」等の労務管理が求められるようになり、同社は「法改正に対応したクラウド型勤怠管理システム」の導入を決定します。

勤怠管理システムによって、時間外労働の上限規制を超える前にアラートが通知させられるようになり、労働時間に関する社員の意識が大きく変わりました。

また課題だった「残業見込み時間のレポート作成」も自動計算されるようになり、これまで月次で出していたレポートが週次で出せるようになり、先手の労務管理ができるようになりました。

最新の法令・制度に対応できることが導入の決め手。「労働時間管理」を超え、働き方を「セルフマネジメント」できる環境へ。

勤怠管理システムの導入手順

勤怠管理システムの導入は、以下の手順で行います。

	手順	想定される期間
1	自社の抱える勤怠管理業務の課題を洗い出す	2週間～
2	「自社に合った勤怠管理システムの選び方」を参考に、勤怠管理システムを複数ピックアップする	1週間～
3	各製品のベンダーに「自社の課題を解決できるか」を相談し、費用を確認する	2週間～
4	製品デモなどでシステムの実際の使用感を確認し、自社に合った調整をする	1カ月～
5	自社にシステムを導入する	1週間～
6	従業員に周知し、システム操作やルールの研修を行う	1週間～
7	勤怠管理システムを本稼働し、勤怠管理を始める	-

導入後もルールを適宜見直したり従業員の使用状況を確認するなど、PDCAを回しながら効率の良い勤怠管理を目指すことが大切です。

勤怠管理システム導入時のデメリット

続いては、勤怠管理システムを導入する上で事前に知っておくべき注意点をお伝えします。スムーズに導入から本稼働までを進めるために、導入前に注意点をしっかり押さえておきましょう。

1.導入コストがかかる

当たり前のことですが、勤怠管理システムを導入するにはコストがかかります。クラウド（SaaS）型の場合はシステム使用料として月額料金を払うのが一般的で、導入時に初期費用がかかるものもあります。

1人あたり月額数百円から導入できるシンプルなシステムもあれば、機能が充実していて高額なシステムもあります。導入コストはシステムによってまちまちなので、コストに見合った効果を得られるかをしっかり判断しましょう。

2.システムを浸透させるまでが大変

勤怠管理システムは、新しいシステムに、自社独自の業務フローを設定したり、社内のユーザーに浸透させるまでが大変という課題があります。

例えば、システムを選定する時点で、自社の雇用形態や就業形態を洗い出し、自社の働き方に対応できるシステムか、カスタマイズは必要なのかを慎重に判断する必要があります。また、システム導入時には自社の就業規則に合わせてシステムの初期設定を行い、ミスなく集計ができるようにしておかなければなりません。

さらに、従業員が新しいシステムを使いこなすために、マニュアルを作成したり説明会を開催したり個別に疑問点に回答したり、という対応も必要となります。システムが問題なく社内に浸透するまでには一定の時間と工数がかかることを念頭に置いておきましょう。

本稼働までの作業負担を軽減させたい場合には、各種設定作業のサポートや業務規定・法律改訂のサポート、その他運用上の課題解決サポートなどが手厚い勤怠管理システムを選ぶのがおすすめです。

3.システム選びを間違えると逆に効率が下がる

勤怠管理システム選びを間違えると、逆に効率が下がる可能性があるため注意しましょう。

例えば変形労働時間制やヘルプ勤務などの働き方を導入している企業が、こうした勤務形態に対応していない勤怠管理システムを選んでしまうと、手作業での修正などが必要となります。結果的に担当者の工数が増え、業務効率を下げることになりかねません。

また、純粋に勤怠管理だけしたいのか、工数管理や経費精算などバックオフィス業務を一元化して効率化を図りたいのかによっても、選ぶべきシステムは異なります。

自社で解決したい課題をしっかり整理した上で、悩みを解消するために最適なシステムを選定できるかどうかが重要となります。

おすすめの勤怠管理システムを紹介

勤怠管理システムの選び方を踏まえた上で、おすすめの製品を紹介します。

チムスピ勤怠（中～大規模の企業におすすめ）

引用：チームスピリット公式サイト

打刻方法	パソコン／スマートフォン／タブレット／タイムレコーダー／NFCリーダ（カードリーダ）／マイフェアカード・シール／顔認証／セキュリティドア／PCログ
初期費用	150,000円
月額料金	1人あたり月額400円～（50IDから利用可能） 利用料金はライセンス数によって異なります

チムスピ勤怠は、累計1,800社以上、45万ID以上の利用実績がある「チームスピリットシリーズ」の勤怠管理に特化した製品です。

変形労働制や裁量労働制、みなし労働制、管理監督者など多様な勤務体系に対応しており、打刻方法の種類も豊富に取り揃えているため、どんな企業でも柔軟に勤怠管理を行えます。カスタマイズ性の高さも強みであり、企業ごとに存在する100以上の勤務パターンに対応した実績があります。

KING OF TIME（小規模の企業におすすめ）

※引用：KING OF TIME公式サイト

打刻方法	パソコン・スマートフォン・タブレット・ICカード・指紋・指静脈・Windowsログオンログオフ・カメレオンコード
初期費用	0円
月額料金	1人あたり月額300円

KING OF TIMEは、導入企業数4.4万社以上、利用ユーザー数300万人以上のシンプル型のクラウド勤怠管理システムです。初期費用なし、月額料金300円（1人あたり）のワンプライスというシンプルな料金体系が魅力です。

打刻方法の種類が豊富であり、同じシンプル型の他サービスがあまり対応していないカメレオンコードやチャット打刻（WowTalk・LINE WORKS）、決済端末連携、温度検知連携などを利用できます。

勤怠管理システムには、その他にも以下のようなさまざまな製品があります。

▼中～大規模、またはリプレースを検討している企業におすすめのシステム

※時期や状況により内容が異なる場合があります。正確な情報は各製品の提供会社にお問い合わせください。

さらに詳細を確認したい、自社に最適なシステムを選びたい方は、以下の記事を参考にしてください。

勤怠管理システム10選｜比較表付きでおすすめ製品を紹介

まとめ｜自社に合った勤怠管理システムを導入しよう

勤怠管理システムとは、出退勤時に打刻することで労働者の勤務状況を記録し、集計・出力できるシステムをいいます。

自社に合った勤怠管理システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

正しい勤怠管理を行えるだけでなく、コスト削減や法律遵守、業務効率化などさまざまな効果を期待できます。費用対効果の高いものなので、ぜひ導入を前向きに検討してみることをおすすめします。

ただし、間違った勤怠管理システムを導入してしまうと上手く活用できず、逆に効率が下がりかねません。導入前に以下の4つのポイントをしっかり検討し、最適な勤怠管理システムを選びましょう。

勤怠管理システムの選び方や機能、導入事例などを詳しく知りたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。