勤怠管理を効率化する方法｜デジタル化のメリットや導入方法

「勤怠管理を効率化したいが、何からはじめたら良いか分からない...」とお悩みの企業担当者は多いのではないでしょうか。そのような方に導入の検討をいただきたいのが「勤怠管理システム」です。

勤怠管理システムの導入により、労働時間や作業工数の削減などに繋がります。事実として、現在多くの企業がタイムカードなどアナログの勤怠管理からデジタルに移行しています。

株式会社モニタスが2022年に全国の人事・労務担当者1,000名を対象に行った「勤怠管理サービスに関する調査」によると、約6割の企業が勤怠管理を「デジタル化」していることが分かります。一方、タイムカードや手書きなどのいわゆる「アナログ」による管理は、全体の2割以下と少数でした。

また、勤怠管理システムを導入することで、従来の方法よりも管理のしやすさ・業務負担の軽減・コスト削減など多くのメリットがあることも分かりました。

上記の点から、企業が勤怠管理を効率化するためには勤怠管理システムの利用が近道だといえます。

本記事では、勤怠管理を効率化したい企業担当者のために、勤怠管理システムとは何か、導入をおすすめする理由、導入で得られるメリット、そして最後にサービスと導入事例を紹介します。

勤怠管理を効率化させる方法とは

タイムカード等のアナログな方法で勤怠管理を行っている場合、次のいずれかの方法を導入することで、勤怠管理を大幅に効率化させられる可能性があります。

1.勤怠管理をデジタル化する（勤怠管理システムを導入する）

現在主流の効率化の手法は冒頭で紹介した通り、勤怠管理システムによってデジタルへ移行することです。勤怠管理システムを使用すれば、Web打刻機能で場所や時間を問わずに打刻できるようになったり、集計や分析が自動で行えたりと、大幅な業務効率化が期待できます。

▼勤怠管理システムで日々の出勤記録を細かく取るイメージ

具体的にどういった機能が効率化に役立つのか、またどんなシステムを選んだら効率化させられるかについては、後の章「勤怠管理を効率化するために必要な勤怠管理システムの導入」から順に解説します。

2.勤務時間を自動計算できる関数が組まれたエクセルの勤務表を使う

少人数の企業の場合、エクセルの勤怠表を導入することで勤怠管理の効率化につながるケースもあります。以下のようなエクセル表を使えば、勤務時間を入力するだけで自動的に勤務時間が算出可能です。

1. 月や日、曜日などを記入する
2. 日々の勤怠管理でC列～F列を入力する（タイムカードの記録を入力するなど）
3. グレーの部分が自動計算される

これだけで労働時間や残業時間などが自動で集計できます。ただし、この方法ではフレックスタイム制など複雑な就業規則を採用している場合に対応できないことや、ヒューマンエラーが発生するリスクがある点には注意が必要です。

上記テンプレートや入力方法の詳細は、こちらの記事で紹介しています。

テンプレート付！エクセルで勤怠管理を自動計算する方法・関数を解説

3.アウトソーシングする

勤怠管理の集計や分析、給与計算などを人事業務代行業者にアウトソーシングするという方法もあります。社労士や税理士、アウトソーシングサービス会社といった外部委託先に勤怠管理と給与計算の両方を任せる方法です。

ただし、外注することで社内に勤怠管理と給与計算のノウハウが蓄積できなくなるため、従業員からの問合せにすぐ回答できなかったり、アウトソーシング先との連絡担当者を配置する必要があったりと、手間が一切無くなるわけではありません。

社員の勤怠データ（打刻の記録）は企業側が準備する必要がある点も押さえておきましょう。

また、システムを導入するよりもコストが高くなるため、アウトソーシングを検討する際は、費用対効果を考える必要があります。

勤怠管理を効率化するために必要な勤怠管理システムの導入

現在約半数の企業で勤怠管理システムが導入され、さらなる効率化が図られています。

これから導入を進めたいと考える企業担当者の中には、まずは勤怠管理システムとはどういうものなのか、実際にどのようなことができるのかをしっかりと理解したいという方もいらっしゃるでしょう。そこで本章では、勤怠管理システムとは何かを詳しく説明していきます。

そもそも勤怠管理システムとは何か？

勤怠管理システムとは「従業員の出退勤時刻などの勤務状況を記録し、集計・出力できるシステム」です。

勤怠管理システムには基本的な打刻機能が備わっているだけではなく、残業時間や深夜残業時間なども自動的に算出できます。

手計算をしなくても自動的に勤務状況が可視化されるため、従業員の労働時間の把握などに役立ちます。また、打刻時間の修正や有給休暇の申請などをシステム上で行えるワークフロー機能も搭載されており、いつ・誰が有休を取るのかといった情報も一元化できます。

さらには、ダッシュボードから勤務時間がレポートとして数値化されることによって、残業時間が超過しそうになった時に警告が出される「アラート機能」もあります。アナログではどうしても管理しづらいところも、勤怠管理システムなら簡単に管理することが可能です。

※製品によっては、上記で紹介した機能が搭載されていないものもあります。

その他、法改正にいち早く対応して自動でアップデートされたり、操作ログを連携してテレワーク中の勤怠状況を効率的にチェックできたりするなど、様々な機能によって業務の生産性を向上させることができます。

勤怠管理システムのメリットや解決できる課題についてより詳しく知りたい場合は、こちらの記事もあわせてご確認ください。

勤怠管理システムとは？メリットや解決できる課題・必要性を解説

アナログとデジタルの勤怠管理は何が異なるのか？

勤怠管理システムを使うと実現できる業務効率化の具体例は以下の通りです。アナログの場合とデジタルの場合（勤怠管理システムを使った場合）に分けて対比しているため、ぜひ見比べてみてください。

アナログとは異なり、勤怠管理システムを使うとあらゆる手間が省けるのが特徴です。例えばわざわざ申請書提出のために出社しなくても、ワークフロー機能を使うことでリモート環境から申請できたり、勤務情報をエクセルに入力して計算しなくても自動集計する機能があったりします。

特にコロナ禍になって以来、打刻や各種承認手続きが全てシステム上でできるということは従業員にとって大きなメリットになりました。　

また勤怠管理システムの持つ大きな特徴として、打刻や有給といった勤怠情報がすべてデジタル化できるという点があります。勤怠情報は電子保存されるため、タイムカードや出勤簿などの紙媒体が不要になり、用紙のコストや資料保管の手間を削減できるようになります。

このように、勤怠管理システムの導入は業務量の削減に直結します。今まで時間をかけてきた業務が一気に減ることで従業員が本業務に集中でき、結果的に自社の売上アップにも貢献できるという効果が見込めます。　

現在タイムカードによる勤怠管理を行っておりデジタルへ移行したい場合は、以下の記事を参考にしてみてください。

タイムカードを電子化する方法｜メリットや移行すべき企業の特徴

勤怠管理システムは一度使うと長期的に利用される

「そうはいっても導入が失敗したらどうすればいいの？」という不安を持つ企業担当者も少なくないでしょう。しかし、勤怠管理システムは一度導入すると長期的に利用される傾向があります。

株式会社クリエイティブバンクが2022年に国内男女を対象に行った「アフターコロナを見据えた企業の勤怠管理」という調査によると、回答者のうち最も多い30%の人々が6年以上にわたって同じ勤怠管理システムを使用していることが分かりました。

この結果から、勤怠管理システムは導入時の失敗が少なく、一度使い始めると比較的長期にわたって使用されるものであることがうかがえます。

確かに導入コストや自社に合ったシステム選びなど検討事項も多く、システムを社内に浸透させるまでは大変かもしれません。しかし、その分大きなメリットが期待できます。

勤怠管理システムを導入することで得られる効率化のメリット

勤怠管理システムを導入することで得られる効率化のメリットとはなんでしょうか。それは以下の通りです。

勤務状況を正確に把握できる

勤怠管理システムを導入することで、勤務状況を正確に把握できます。パソコンだけではなくスマホやタブレットなどさまざまな手段で打刻できるため、打刻漏れや不正な打刻を防止することが可能です。

打刻データをcsvファイルなどでまとめてダウンロードできるのも魅力です。タイムカードを用いると手作業で転記する必要が出てくるためミスが生じる可能性がありますが、勤怠管理システムでは全て自動で集計されるため人的ミスを防げます。

また、勤怠管理システムではグラフ化の機能もあるため、総勤務時間が見やすくなる・把握しやすくなるといったメリットもあるでしょう。

法令やコンプライアンス遵守に役立つ

有給休暇の取得期限が切れる60日前にアラートで従業員に知らせる機能や、残業時間の上限を超過した（もしくは超過思想）な場合に警告を発する機能などがあるので、法令遵守の意識向上に役立ちます。

また労働基準法ではタイムカードを5年間（当分の間は3年間）保管することが義務付けられていますが、勤怠情報をデジタル保存することで廃棄・紛失のリスクを避けることができます。万が一労働基準監督署の調査が入った場合も、システム上で過去の勤怠情報を検索しやすくなります。

昨今では働き方改革の普及が進んだことで、労働関係法令に抵触する恐れのある行動に対する世間の目はより厳しくなりつつあります。従業員に違法な労働をさせないためにも、企業ブランドを守るためにも、勤怠管理システムの導入は役に立つといえるでしょう。

従業員の負担軽減になる

アナログで勤怠管理を行っている場合には、人事・労務や経理の担当者が月末に必死になって集計を行うという光景が珍しくないかもしれません。

しかし勤怠管理システムを導入すれば、自動で集計できることによって上記のような負担を限りなく減らせるため、従業員のストレス軽減や満足度の向上にも繋がるといえます。

効率化に役立つおすすめの勤怠管理システム3選

勤怠管理システムを使うメリットが把握できたところで、次に導入の検討をおすすめする勤怠管理システムを紹介していきます。本記事で紹介するのは以下の3つのシステムです。

それぞれ詳しく特徴や機能を見ていきましょう。

チムスピ勤怠｜細かい打刻が可能、かつ高いセキュリティ性で安心安全に使用できる

「チムスピ勤怠」は株式会社チームスピリットが提供する勤怠管理システムです。チームスピリットシリーズは、契約社数が1,600社以上、かつ大手優良企業への豊富な導入実績もあり、信頼できるサービスといえます。

勤怠時刻や勤怠ルールを細かく設定できるため、正確に勤務状況を把握したいという企業におすすめです。工数管理や経費精算の機能を組み合わせることができるため、自社の課題に沿って最適なプランを選ぶことで、勤怠を含めたバックオフィス業務が一元管理できるようになります。

誰にでも使えるような操作性の高さが魅力であり、フレックスタイムなどの複雑な勤務体系であっても正確に労働時間が計算されるようになっています。労働関係法令の改正があったときにはしっかりバージョンアップが入るということも特徴です。

実際にチムスピ勤怠を利用している、企業担当者からの口コミ

チムスピ勤怠を検討している方向けに、実際に同サービスを利用したことのあるユーザーの口コミをご紹介していきます。自社で導入すべきか否かを検討している方はぜひ参考にしてください。

※最新の情報についてはお問い合わせください。

一貫して申請を行えること、現場目線でもシンプルで使いやすいためどんな企業にもマッチしやすいことが特長として挙げられており、総合的に満足度が高いことがうかがえます。

参考価格	初期費用 150,000円 月額費用 チムスピ勤怠：1人あたり400円 チムスピ工数：1人あたり300円 チムスピ経費：1人あたり300円 ※いずれも50ID～ ※ニーズに合わせたパッケージ価格もあります。
無料版の有無	無
特徴	テレワークやフレックスタイム制など、100を超える勤務パターンに対応し、管理・集計・分析を行える
推奨される企業規模	中小～大手
導入企業例	カゴメ株式会社 株式会社LIFULL 株式会社USEN-NEXT HOLDINGS 株式会社 インターメスティック（Zoff運営）　など

KING OF TIME｜多種多様な打刻種類で柔軟な活用が可能

「KING OF TIME」は勤怠管理システム業界でNo.1の打刻種類の多さを誇るサービスです。パソコンやスマホからはもちろん、顔認証や指紋認証、ICカードからなど、機能別にさまざまなシチュエーションを想定した使い方ができます。

例えば、営業先から直帰したいときにはICカードで打刻、またテレワークをするときにはWindowsにログオンした時点で打刻、などといった活用が可能です。初期費用が0円であるため、あらゆる企業が導入しやすいのが特徴です。

参考価格	初期費用：0円 月額費用：打刻人数×300円
無料版の有無	無
特徴	多種多様な打刻方法でさまざまなニーズに対応できる
推奨される企業規模	中小～大手
導入企業例	株式会社メルカリ 東京ガス株式会社 株式会社Gunosy 株式会社KANAYA RESORTS　など

ジョブカン勤怠管理｜自社に必要な機能に絞って活用できる

「ジョブカン勤怠管理」は株式会社DONUTSによって提供されており、自社にとって必要な機能のみに絞った使い方ができることが魅力です。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4つの機能から、自社が必要としている機能を選んでプランを作ることができます。

名だたる大手企業に多く導入されていますが、1ユーザーごとに費用が加算されていくシステムのため、中小企業の利用にもおすすめです。

参考価格	初期費用：0円 月額費用：200円～（1名ごと） ※プランごとに異なる
無料版の有無	有
特徴	自社に合ったプランを組み合わせられる
推奨される企業規模	中小～大手
導入企業例	Chatwork株式会社 dely株式会社（クラシル運営） 三井住友トラストクラブ株式会社 株式会社SBI証券　など

勤怠管理システムで効率化を成功させた企業事例

最後に、実際に勤怠管理システムを導入したことで効率化に成功した企業事例をTeamSpiritの導入インタビューから紹介します。

「勤怠管理システムで効率化を実現できることは分かったけれど、本当に成功するの？」という疑問が解消されるため、ぜひ参考にしてください。

東京ガスiネット株式会社｜電子化・自動化により月締め作業の時間やムダな工数を削減

東京ガスiネット株式会社では、多くの間接業務が紙ベースで行われており、まとめる従業員の負荷が重すぎるだけでなく内容の不備や間違いが減らないことが課題でした。また、月締め作業まで労働時間が把握できず、過重労働のケアができていないといった悩みもありました。

そこでTeamSpiritを導入したことで、月締め作業にかかっていた工数と負担を大幅に削減することができました。さらに、同じシステム内で勤怠管理と工数管理の両方ができるようになり、勤務時間と工数時間の不整合も解消されました。

あらゆる作業がTeamSpirit上で完結できることにより、労働環境の改善にも大きく役立ちました。

事例の詳細について、詳しくは以下のページをご覧ください。

社員のパフォーマンスを引き出す「多様で柔軟な働き方」と、法令・36協定に則った「正確な労務管理」を実現｜東京ガスiネット株式会社

株式会社ジェイエスピー｜業務効率化によってテレワーク・時間有休の取得を推進できた

勤怠管理の脱Excel化を進め、月締め作業の工数削減を図りたかったというジェイエスピー株式会社。

これまでは有休申請も勤怠管理もExcelとメールに頼っており、連絡ミスや内容の不備が多発していました。そこでTeamSpiritを導入したところ、環境が一変。

無駄な時間がかかっていた収集・集計業務の時間が大幅に削減でき、7営業日かかっていたところをわずか3営業日で完了できるようになったのです。それだけでなく、効率化が実現すると余裕が生まれるようになり、テレワークや有給休暇の取得推進をスムーズに行えるようになりました。

事例の詳細について、詳しくは以下のページをご覧ください。

「健康経営」を掲げ、勤怠管理業務の効率化と働き方の「見える化」を実現。時間単位の年次有給休暇や新たな特別休暇などの新制度も無理なく導入。｜株式会社ジェイエスピー

まとめ｜勤怠管理システムで業務を効率化し、従業員の負担を減らそう

勤怠管理システムを導入することによる一番のメリットは、従業員の負担が減ることによって別の業務に集中できることです。これによって工数の削減だけではなく従業員の満足度向上にもなり、結果として全社での売上アップにもつながるといえます。

本記事では勤怠管理を効率化する秘訣である「勤怠管理システムの導入」を、メリットから機能、成功事例まで詳しく解説しました。

自社でも勤怠管理システムが役に立つ部分は多いはずです。勤怠管理の効率化を本気で成功させたいと思っている方の参考になれば幸いです。