勤怠管理をエクセルで行う方法｜自動計算できるテンプレートも紹介

「勤怠管理をエクセルで行いたい」「勤怠管理をエクセルで行っているが計算や関数式の設定がうまくいかない」という方は多いのではないでしょうか。

勤怠管理表をエクセルで作る場合、残業時間の計算や労働時間の集計の関数式につまずく方が多い印象です。

そこで今回は、8時間勤務×週5日出勤のような「通常の労働時間制（固定労働時間制度）」に対応した勤怠管理表のエクセルデータ（.xlsx）をご用意しました。

「勤怠管理エクセルテンプレート」
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※本ファイルの内容についての保証、利用に関して弊社は一切の責任を負いかねますのでご了承ください。

関数を既に入力してあるため、ダウンロードしてすぐに使うことができます。

また、使い方の説明とともに、関数式の詳細な説明も掲載しています。ダウンロードしたエクセルデータをもとに管理表を自作したいという方にも参考になる内容になっています。

マクロの活用といった難しいことは行っていないので、ぜひ気軽にお読みください。

※エクセルで作成する勤怠管理表は、あくまでシンプルな勤怠管理を行うためのものです。以下のような企業ではエクセルではなく、勤怠管理システムを使用することをおすすめします。

• 自社の勤務ルールが複雑である（変形労働時間制を採用している・休憩が複数回あるなど）
• 今後、企業規模が大きくなる見込みがある
• 既にエクセルの勤怠管理表を利用しているが、担当者しか仕組みを理解していない（その社員がいないと勤怠管理ができなくなってしまう）

今回用意した「エクセル勤怠管理表」の説明・使い方

今回用意したエクセル勤怠管理表は、「8時間×週5日間」のような「通常の労働時間制（固定労働時間制度）」に対応した勤怠管理表です。

「エクセル勤怠管理表」テンプレートの説明

既に必要な関数が入力してあるため、使い方はとても簡単です。

「出勤時刻」「退勤時刻」「休憩開始時刻」「休憩終了時刻」の4カ所を記入するだけです。

休憩時間・労働時間・残業時間・深夜労働時間・休日労働時間・それらの合計は全て自動で計算されます。

「エクセル勤怠管理表」テンプレートの使い方

まずは以下のボタンからxlsxファイルをダウンロードしてください。

ダウンロードはこちら（xlsxファイル）

※本ファイルの内容についての保証、利用に関して弊社は一切の責任を負いかねますのでご了承ください。

A1セルに「何月か」を入力し、F1セルに勤怠管理する方の氏名を入力します。次に、A列の日付とB列の曜日を整えましょう。

※曜日は「法定休日の算出」に使用しています（「日」と書かれた日の労働は「休日労働時間」としてカウントされます）。正確に記載してください。

を入力しましょう。

C列～F列を入力すると、薄いグレーの背景の部分（休憩時間・労働時間・残業時間・深夜労働時間・休日労働時間など）が自動計算されます。

タイムカードの情報をもとに、月末に管理者がまとめてエクセルに記入し集計する、もしくは従業員に日々このエクセルを記入してもらい、月末にファイルを集め集計する、といった運用が行えます。

各列で使われている関数の詳細を確認したい方や、勤怠管理表の内容を一部修正したい方を一から自作したい方は、以下の説明を参考にしてください。

エクセルで勤怠管理を行うための方法・関数を解説

ここからは、上記でダウンロードできるようにしているエクセル勤怠管理表に、どのような関数が入っているのかを詳しく紹介していきます。

エクセルを修正して使う場合の参考にしてください。

休憩時間を自動計算する方法・関数（G列）

G4列の「休憩時間」には、E列（休憩開始時刻）とF列（休憩終了時刻）から、休憩時間を算出できる関数が入力されています。

以下は、G4に入れてある関数式です。

※34行目までオートフィルで自動入力しています。

式中の「""」は空欄を意味しています。

この関数を「休憩時間（G列）」に反映させておくことで、日々の「休憩開始時刻（E列）」と「休憩終了時刻（F列）」を入力するだけで自動的に休憩時間が算出され、「休憩時間（G列）」に表示されるようになります。

休憩時間の定義など詳しく知りたい方は、「労働基準法における休憩時間とは？休憩の3原則と法違反しないための対策を解説」の記事もぜひ参考にしてください。

労働時間を計算する方法・関数（H列）

労働時間を計算する計算式は、「退勤時刻−出勤時刻−休憩時間」で算出しています。

H4に「D4（退勤時刻）−C4（出勤時刻）−G4（休憩時間）」を計算するために次の関数式を入力しています。

単に「D4-C4-G4」としていないのは、退勤時刻が深夜2時など、24時を上回った場合の処理をするためです。

※34行目までオートフィルで自動入力しています。

この関数を「労働時間（H列）」に反映させておくことで、日々の「出勤時刻（C列）」や「退勤時刻（D列）」の入力によって自動的に労働時間が算出され、「労働時間（H列）」に表示されます。

残業時間を計算する方法・関数（I列）

残業時間（時間外労働時間）は、法定労働時間である8時間を越えた分の労働時間のことです。

残業時間を算出するために、労働時間から8時間をマイナスして、59秒を超えた場合にその数を残業時間とします。

I4には、次の関数式が入力されています。

※34行目までオートフィルで自動入力しています。

この関数を「残業時間（I列）」に反映させておくことで、「労働時間（H列）」から8時間を減算して1分以上あるか（つまり残業があったかどうか）を判定します。残業があった場合には自動的に残業時間が算出され、「残業時間（I列）」に表示されます。

※なお、労働基準法では1日の法定労働時間が8時間と定められており、就業規則等で特に定めがない場合は、この8時間を超えた部分が残業時間となります。他に、週の労働時間の合計で判定する残業時間もあります。その場合については「勤怠管理で必須な4項目｜記録方法まで具体例付きで解説」をご参照ください。

深夜労働時間を計算する方法・関数（J列）

深夜労働時間とは、22時〜翌5時の時間帯に勤務した労働のことです。

今回配布したテンプレートでは、J4に次の関数式を入力しています。

※34行目までオートフィルで自動入力しています。

深夜労働はさまざまなパターンがありますが、今回は「出勤時刻が朝5時以降」であることを前提として3パターンに対応した関数式となっています。条件式が3つあるのでifs関数を使用しましたが、これをif関数に書き換えると次のようになります。

一部ifs関数が使えないエクセルのバージョンもあるので、その場合はif関数の式を入力してください。

これらの関数を「深夜労働（J列）」に反映させておくことで、「出勤時刻（C列）」と「退勤時刻（D列）」に入力された時刻が設定したパターンに該当していないかを検証します。該当した場合は、深夜労働時間を計算して「深夜労働（J列）」に表示します。

※なお、22:00から翌日5:00までの時間帯に労働した場合は深夜労働となります。

休日労働時間を計算する方法・関数（K列）

休日労働時間とは、本来なら休日であると定められた日に出勤して業務をすることをいいます。

法定休日（労働基準法が定めている休日）は1週間に1日以上の休日、または4週4日以上の休日と定められています。

就業規則等で特に定めがない場合には、日曜日が法定休日になるのが通例となります。

今回配布しているテンプレートでは、通例に従い、日曜日を法定休日とした関数を入れてあります。つまり、日曜日に出勤した場合に、休日出勤を計算できるようにしてあります。

K4には、次の関数式が入力されています。

※34行目までオートフィルで自動入力しています。

今回は、日曜日を法定休日とした関数式となっていますが、就業規則等で休日の定めがある場合には、関数を修正して使用してください。

式中の「<>」は「以外」を意味しています。

この関数を「休日労働（K列）」に反映させておくことで、日曜日に労働時間の入力があるかどうかを判定します。入力があった場合には「休日労働（K列）」に労働時間が表示されます。

休日出勤や割増賃金について詳しく知りたい方は、「休日出勤の定義とは？休日の割増賃金の計算方法や割増が発生するケース・しないケースを解説」の記事を参考にしてください。

1ヶ月の合計の「労働時間」「残業時間」「深夜労働時間」「休日労働時間」を自動計算する方法・関数（H1セル周辺）

上部の労働時間集計セル（H1付近）では、各時間の合計が表示されるように関数を入れています。

使用している関数式は、それぞれ以下の通りです。

I1、K1、I2、K2セルについては、24時間以上の時間を表示できるように、表示形式を「ユーザー定義」の「[h]:mm:ss」や「[h]:mm」とします。

また、K1セル（残業時間）・I2セル（深夜労働時間）・K2セル（休日労働時間）に関しては、集計した時間を30分単位で四捨五入するための関数式を使用しています。

※エクセルでは、24時間を10進数で表すと1になります。

▼例：月の残業時間合計が10:45（10時間45分）となった場合の計算

1. 10:45（10進数では0.44791...）に24を乗算して258:00（10進数では10.75）
2. 258:00（10進数では10.75）を四捨五入して264:00（10進数では11）
3. 264:00（10進数では11）を24で除算して11:00（10進数では0.45833...）

本来、労働時間の丸め処理は禁止されていますが、割増賃金が発生する時間については事務処理の簡素化を目的に、次のとおり例外が認められています。

通常の（割増賃金が発生しない）労働時間は、1日単位はもちろん1カ月単位でも1分単位で把握しなければならず、"1日の労働時間のうち5分未満を切り捨てる"といったことは認められていないので注意してください。

勤怠管理表作成に便利なエクセル知識

次は、勤怠管理表の作成に活用できるエクセルの知識を解説します。

「勤怠管理表を自作したい」「他のテンプレートをカスタマイズしたい」といった際に、ぜひ参考にしてください。

• 関数式中の時間は「""」で囲む
• +1をして時間計算のマイナスエラーを防ぐ
• 集計時間などに、24時間以上の数字を表示させる設定を行う
• 入力ミスや表記ゆれを検知して、エラーが出る設定にする
• オートフィルで関数式を自動入力する
• 「0:00」が表示されないように設定し、表をすっきりさせる

関数式中の時間は「""」で囲む

8:00のようにコロンを時分の間に入れた時刻表示は、関数式中で文字列扱いされます。関数式中に文字列があると正しく計算されないので、文字列を入力するときはダブルクォーテーション（""）で囲むことでエラーを防ぎます。

例：残業時間を計算する関数式【=IF(H4-"8:00">TIME(0,0,59),H4-"8:00","")】

本記事のテンプレートでは、残業時間や深夜労働時間を計算する関数式でこの知識を使っています。

+1をして時間計算のマイナスエラーを防ぐ

労働時間を計算するときに、出勤時刻の方が退勤時刻より大きい場合、退勤時刻から出勤時刻を減算すると、セルに「#####」と表示されます。これは時間計算の結果が負の値となったため表示されるエラーです。

例：出勤時刻15:00、退勤時刻0:00のとき、労働時間を0:00-15:00としたら「#####」となった

エクセルにとっての1は、1日（24時間）を意味します。そのため上記の例の場合は、退勤時刻に1を加算することでマイナスエラーを防ぎます。

例：休憩時間を計算する関数式【=IFERROR(IF(E4>F4,F4+1-E4,F4-E4),"")】

本記事のテンプレートでは、休憩時間、労働時間、深夜労働時間を計算する関数式でこの知識を使っています。

集計時間などに、24時間以上の数字を表示させる設定を行う

エクセルで160:00のような24時間以上の時間を表示させる場合には、表示形式を「ユーザー定義」の「[h]:mm:ss」や「[h]:mm」とする必要があります。hが時、mmが分、ssが秒を意味しています。

表示形式は、「ホームタブ→数値メニュー」から選択することもできますし、該当セルを右クリックして「セルの書式設定」からでも選択できます。

本記事のテンプレートでは、各時間の集計部分（I1、K1、I2、K2セル）にこの表示形式を設定しています。

入力ミスや表記ゆれを検知して、エラーが出る設定にする

「意図しない入力を防ぎたい」「深夜1:00については25:00ではなく1:00に統一したい」といった場合は、データの入力規則を設定します。

データの入力規則とは、セルに入力する値に規制を設ける設定のことです。

手順は以下の通りです。

1. データタブ→データツールメニューを選択する
2. 勤怠情報を入力するC4からF34セルを選択し、データの入力規則をクリックする
3. データの入力規則のダイアログボックスが出てくるので、下の図のように設定する

これで、該当セルには0:00から23:59までしか入力できなくなるため、入力ミスや深夜時間の表記ゆれを防ぐことができます。

オートフィルで関数式を自動入力する

「同様の関数式を1行目から34行目まで入力したい」といった場合は、オートフィルという機能を使うのがおすすめです。

選択したセルの右下にカーソルをあわせるとマウスポインターが太字の十字のようになるので、その状態でドラッグするとオートフィルを実行できます。例えば関数式を入力したG4セルからK4セルまでを選択した状態で、34行目までドラッグすることで、簡単に式を自動入力することができます。

「0:00」が表示されないように設定し、表をすっきりさせる

勤怠管理表に「0:00」が表示されて見づらいと感じる場合は、以下の設定をすることで、すっきりさせることができます。

1. 該当セルを選択する
2. そのまま「ホームタブ→スタイルメニュー→条件付き書式→新しいルール」をクリックする
<liルールの内容を下の図のように設定する
3. 「書式」をクリックしてフォントの色を背景色と同じ色にする

この設定を行うことで、「0:00」が背景色と同じ色で表示されるようになります。つまり、休憩時間や労働時間が入力されていないときはセルに何も表示されていないように見えるため、表をすっきりさせることができます。

10分単位・15分単位・30分単位での切り捨てる（丸める）関数は使用しない

今回配布しているテンプレートでは、1分単位で勤務時間を管理できるようになっています。

企業担当者によっては、エクセルで勤怠管理をする場合に、「10分単位（または15分や30分）で切り捨てる関数を知りたい」と考える方もいるでしょう。

例えば、10時25分に出勤した場合に出勤時刻を10時30分としたり、勤務時間（実働）が8時間5分の場合に勤務時間を8時間としたりする処理を行う企業があります。

しかしながら、10分単位・15分単位・30分単位で切り捨てる処理を行うことは法律違反にあたりますので注意してください。

原則として、勤務時間は1分単位で管理する必要があります。

労働基準法第24条において、「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を、毎月１回以上、一定期日を定めて支払わなければならない」と定められています。これは「労働した時間分を全額払うべき」と解釈できます。

例えば、勤務時間が実際には8時間9分なのに10分単位で丸めて「8時間」としてしまうと、9分働いた分を支払っていないことになるため注意が必要です。

インターネットで調べると「5分・10分単位などで丸める関数」を掲載しているサイトもありますが、こうした関数は使わないことを推奨します。

さらに詳しく知りたい方は、「給与計算は1分単位で行わなければ違法か？計算方法や罰則を解説」の記事を参考にしてください。

勤怠管理表で使用するエクセル関数を紹介

勤怠管理表を自作する際に、よく使う関数を紹介していきます。

ただし、正確に理解しようとすると難易度が高いため、基本的には本記事のテンプレートをそのまま使用していただくことがおすすめです。

<h3dir="ltr">IF

書式

IF関数はエクセルで頻繁に使用される論理関数の一つで、「条件に合っているとき」と「条件に合っていないとき」で処理を変える関数です。

IF関数式中にIFを更に入れて、入れ子構造にして使用することもあります。

IFS※

書式（[]内は省略可能です）

IFS関数は1つ以上の条件が真かチェックして、最初に対応した真の場合の値を表示します。最大127件の条件式を設定することができます。条件式を先頭から見ていくので、条件式の順序がポイントとなります。

※Excel2016の買い切りタイプや2016より前のバージョンでは使用不可

AND

書式（[]内は省略可能です）

AND関数はIFと同じ論理関数と呼ばれる関数です。全ての論理式が真になる場合のみ、真と判定され、それ以外は偽と判定されます。論理式は最大255件まで追加できます。IFと組み合わせて使用するのが一般的です。

<h3dir="ltr">IFERROR

書式

IFERROR関数も論理関数と呼ばれます。関数式がエラーとなった場合に指定した値を表示します。

<h3dir="ltr">TIME

書式

TIME関数は時刻を指定することができます。セルの表示形式が標準であった場合には日付形式で表示されます。時刻として0:00:00から23:59:59までを表すことができ、「時」の部分が23より大きい場合は24で除算されます。

<h3dir="ltr">ROUND

書式

ROUND関数は、数値を四捨五入して指定された桁数にします。桁数は0で整数に、負の値で小数点より上の桁、正の値で小数点以下を四捨五入します。

ROUND関数の桁数と結果対応表