ビジネスシーンで耳にする「1on1」とは
ビジネスシーンで耳にする「1on1」とは、上司と部下が定期的に行う、1対1のミーティングのことです。15～30分程度の短い時間のミーティングを、毎日または週1回など高頻度で行います。
1on1ミーティングの主な目的は、定期的に話すことで部下に気づきを与え、成長を促すことです。また、評価面談などとは違い、部下の不安を解消したり信頼関係を築いたりする目的もあるため、離職防止策としても役立ちます。
準備が必要！1on1実施までの流れ
1on1ミーティングは、部下の成長に役立つマネジメント手法です。しかし、やみくもに取り入れると、かえって部下にストレスを与えたり形骸化してしまったりと、失敗に終わる可能性があります。
そのような事態を防ぐためには、事前にしっかり準備しておくことが大切です。1on1ミーティングを実施するにあたって何を準備すれば良いのか、基本的な流れを把握しておきましょう。
1on1の意義や目的を周知する
1on1ミーティングを成功させるには、まず1on1ミーティングの意義や目的を周知することが重要です。1on1ミーティングを実施することだけを一方的に伝えると、部下は「余計な業務が増えた」と感じる可能性があります。
そのような状態で1on1ミーティングを実施しても、部下と良いコミュニケーションを取ることはできないでしょう。1on1ミーティングを実施する意味や目的を周知し、部下が納得して参加できるようにしておけば、1on1ミーティングの効果が高まりやすくなります。
1on1ミーティングの日時を設定する
1on1ミーティングの意義や目的を周知したら、次は1on1ミーティングを実施する日時を決定しましょう。
1on1ミーティングは、高頻度で定期的に実施する必要があります。とはいえ、1on1ミーティングのために部下の業務が滞ってしまっては、元も子もありません。
部下の仕事のスケジュールに配慮しつつ、定期的に開催できるような日程を組みましょう。ほかの予定を立てやすいように、日時や開催場所まで具体的に決めておくことが大切です。
毎回同じ場所で開催する必要はありませんが、1対1で集中して話せる場所であることがポイントです。
テーマを決める
1on1ミーティングを実施する前に、テーマを決めることも重要です。あらかじめテーマを決めておかないと、何を話そうかと悩み、無駄に時間が過ぎてしまうかもしれません。雑談だけで終わってしまい、部下の成長や不安解消の役立たなくなるおそれもあります。
仕事の悩みや不安、やりがいやキャリアプラン、チャレンジしてみたいことなど、部下の成長やパーソナリティの把握に役立つテーマを考えてみましょう。職場の人間関係について尋ねたり、休日の過ごし方を聞いたりするのもおすすめです。
1on1ミーティングの基本的な進め方
事前準備がしっかりできたら、1on1ミーティングを実施してみましょう。1on1ミーティングの基本的な進め方を理解しておくと、スムーズに進められます。
雑談から始めて話しやすい雰囲気を作る
1on1ミーティングでは、雑談から始めて、部下が話しやすい雰囲気を作ることが大切です。堅苦しい雰囲気では、部下が悩みや不安などを話しにくくなります。
5分程度を目安に、身近な出来事や最近のニュースなど、気軽に話せる話題から始めてみましょう。プライベートな話をするのも良いですが、踏み込み過ぎには注意が必要です。
テーマに沿って話をする
雑談によって話しやすい雰囲気が作れたら、あらかじめ用意したテーマに沿って話を進めましょう。雑談だけで1on1ミーティングが終わってしまうことを防げます。
仕事の報告や悩み、キャリアプランなどについて話すときには、部下の話をじっくり聞きながら現状を整理しましょう。そのうえで、今後の対策について、部下と一緒に考えます。
部下に話をしてもらう
1on1ミーティングは部下のために実施するものなので、上司はできるだけ聞き役に徹して、部下に話をしてもらうことが大切です。
部下が話しにくくなってしまわないように、途中で話を遮らず、共感を示しながら部下が話したくなるような雰囲気を作りましょう。
課題を解決して成長する機会にする
前述したように、1on1ミーティングの目的は、課題を解決して部下の成長を促すことです。議題に対する解決策を思いついたとしても、上司側から提示することは避け、部下が自分で答えを見つけられるように誘導する必要があります。
1on1ミーティングを通して日々の業務を振り返り、なぜ問題が生じたのか、どうすれば解決できるのかなど、学びを得るきっかけづくりであることを意識しましょう。
記録を残して次回につなげる
1on1ミーティングを実施する際は、内容の記録を残しておきましょう。1on1ミーティングでは何人もの部下と話すので、なかなかすべての話を覚えていられないものです。
しかし、次の1on1ミーティングで前回話した内容を覚えていないと、部下に不信感を抱かれるかもしれません。きちんと記録を残しておけば、一目でこれまでの話の流れが把握できるため、次回の1on1ミーティングに生かせるでしょう。
フィードバックした内容が実践できているか、進捗を確認するのにも役立ちます。部下の成長記録ともいえる資料になるため、異動時の引き継ぎにも有効です。
効果的な1on1を実践するために上司に求められるスキル
1on1ミーティングを実施するにあたり、上司に求められるスキルがふたつあります。
・傾聴スキル
・コーチングスキル
それぞれ、なぜ必要なのかをご説明します。
傾聴スキル
1on1ミーティングの実践で上司に求められるスキルのひとつが、傾聴スキルです。1on1ミーティングでは、できるだけ部下の話を引き出す必要があります。
そのため、部下の話に共感し、話したくなるように誘導するスキルが求められるのです。いきなり考えを否定すると心を閉ざしてしまう可能性があるため、フィードバックが必要なときでも否定せずに一度受け止めて、提案する形で話を進めましょう。
コーチングスキル
1on1ミーティングを実践するには、コーチングスキルも求められます。1on1ミーティングは、ただ部下の話を聞く時間ではなく、成長を促すための時間です。
そのため、部下が自分で問題に対する答えを見つけられるよう、質問しながら導くスキルが必要になります。
「はい」「いいえ」で答えられるクローズドクエスチョンや、自由に答えられるオープンクエスチョンを状況に応じて使い分けましょう。
部下の話を前向きな姿勢で聞き、何らかの対応が必要な場合は行動に移すこと、部下の成功や幸せに関心をもつことも大切です。
弊社が行ったアンケートでも、1on1ミーティングの重要性や部下が求めていることは何かなどが分かります。併せてご覧ください。
まとめ
1on1ミーティングは、部下が抱える不安や課題の解決策を模索し、部下の成長を促すのに役立つ手法です。しかし、やみくもに取り入れると、かえって部下にストレスを与えたり形骸的になってしまったりする場合があります。
今回解説した内容を参考に、事前準備を徹底し、効果的な1on1ミーティングを実施できるようにしましょう。
1on1ミーティングをより建設的なものにするなら、ぜひTeamSpiritの活用をご検討ください。工数情報から従業員の働き方を可視化し、データに基づいたフィードバックができます。定期的で高頻度に行う必要がある1on1で、有効なコーチングを実践するための機能が備わっています。
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