テレワーク(在宅業務)時こそ問われる労務管理の手法

テレワーク(在宅業務)時こそ問われる労務管理の手法

2019年4月より働き方改革関連法が順次施行されていることに加え、新型コロナウイルスなどの感染症や災害発生のリスクなどもあり、現在の日本はこれからの働き方を考えるうえで岐路に立たされています。従来の会社で仕事をするスタイルから脱却し、自宅やコワーキングスペースなど遠隔で業務をこなすテレワーク(在宅勤務)の導入を進める企業が増えています。有事の際に会社として事業を継続していくためにも、テレワーク環境の整備はいまや重要な経営課題とも言えるでしょう。

しかし、物理的に離れた場所で業務を遂行するためには、業務環境を整備するのはもちろんのこと、従業員の労務管理の方法や仕組みを根底から考え直す必要性があります。そのため、遠隔での労務管理の手法に課題に感じ、テレワーク導入に二の足を踏んでいる経営者や労務担当者も多いのではないでしょうか。ではテレワークにおいて労務管理を徹底するためには何が求められるのか。テレワークの労務管理における具体的な課題やその解決方法のヒントをご紹介します。

テレワーク導入を踏まえ再考すべき労務管理

勤怠管理や給与計算など労働に関わる管理業務の全般が労務管理の役割です。そのため、企業が従業員を雇用する限り、なくなることのない重要な業務だと言えます。主な業務としては、就業状況を把握する勤怠管理、給与計算、健康保険や年金などの社会保険の手続き、社宅や子育てなどに関連する福利厚生業務、健康診断の受診や労働衛生などにかかわる安全衛生管理、就業規則の作成、ハラスメント対策をはじめとした労働環境整備など多岐にわたります。

社会保険手続き

このように非常に幅広い職務領域が存在する労務管理をテレワークで対応することは、決して簡単なことではありません。そのため、どんなタスクがあり、どんなマネジメントが必要になるかを吟味し、1つひとつの業務の遠隔での対応法を再考する必要があります。そうしたテレワーク時の労務管理のそれぞれの進め方については、「労務管理業務のシステム化で実現する適材適所のマネジメント」のコラムでも触れているので、参考にしてください。

テレワークでも労務管理ができる環境を整えることが急務

テレワークを導入するうえで難題となるのが、上記で紹介した労務管理業務をテレワークでも対応可能にすることです。一般の従業員のように労務管理される側の対応はもちろん、労務管理を行う管理部門や管理職もオフィス外で業務を可能にすることがテレワークを導入するうえで大前提となります。

たとえば、労働時間の管理や連絡手段の確保、交通費やその他経費の処理など、さまざまなルールや制度を新たに検討する必要が出てくるでしょう。社外でも問題なく業務を遂行できるように、さまざまなシステムやツールなどのインフラも整えなければなりません。その場合、ネットワークを社外で使えるようにするためのセキュリティ強化が求められるため、労務管理担当者の業務をテレワークで対応可能にするためには、多くの課題をクリアにする必要があるでしょう。

管理される側のテレワーク時の就業タスク

テレワークを導入するにあたっては、労務管理をする側とされる側のそれぞれの立場から果たすべき役割を整理して考える必要があります。テレワークの導入にはクラウドツールが用いられるケースが多いため、従来の労務管理のやり方が一変します。そのため、実務部門で働く従業員も含め、スタッフ全員の意識改革を行うことが非常に重要になると言えるでしょう。では管理される側には、特にどんなタスクが求められるのでしょうか。

就業タスク1:勤怠の打刻

従来までの手法では、就業開始と終了のタイミングでタイムカードや社員証などを使用して会社にあるカードリーダーで勤怠を打刻していた企業が多く存在しました。しかし、テレワークでは物理的な勤怠打刻管理ができないため、他の手段を考えなければなりません。もっとも一般的なのは、PCやスマートフォンからオンライン上で就業開始と終了を打刻するシステムです。

さらに、子育てや介護をしながら仕事を両立する従業員のことも考えると、勤怠の打刻は複数回できると中抜け時間を労働時間から除外でき、より正確な労働時間の把握が可能になります。この場合、従来の就業規則だけでは対応できないことも考えられるため、従業員が中抜けできるルールの整備や環境づくりも求められるでしょう。また、それに合わせて制度が形骸化しないように、周りの上司や同僚なども中抜けがしやすい雰囲気づくりや配慮も必要になります。

就業タスク2:社員情報変更の連絡

引っ越しや結婚などのタイミングで社員情報の変更や更新を行う場合、用紙に記入して申請する方法だとテレワークでの情報共有は困難です。また、システム化に対応している場合であっても、そもそも社内ネットワークからしかアクセスできない仕組みであれば、わざわざ出社をしなければ申請が難しいといった問題も起こるでしょう。

社員情報の変更連絡に限らず、経費精算や休暇申請など、さまざまな申請方法をオフラインではなくオンラインで実現できる仕組み作りが求められます。また、システムやインフラ環境を整備して終わりではなく、それらを従業員全員がきちんと利用できる教育やフォロー体制も構築しておく必要があるでしょう。もちろん、新しい仕組みに対応できるように、システムを利用する従業員側も意識改革を行う必要があることは言うまでもありません。

このように、テレワークを導入するにあたって必要なシステムを整えることは重要ですが、それ以前に従業員に対応してもらう必要があるタスクや準備すべき項目を洗い出す必要があります。これらを怠ったまま、半ば強引にテレワークを導入しようとしても社内で混乱が生じるため、十分な対策が求められるのです。

管理する側のテレワーク時の業務の準備

従業員にテレワークが浸透しても、管理側が既存の仕組みに囚われたままでは、本質的なテレワークの実現が望めません。従業員の労働に関わる業務なだけに書類や手続きなどがオフラインで行われるのが常だっただけに、労務管理者がテレワークに適応することは決して簡単なことではないでしょう。ではテレワークを実装するうえで、管理する側は何を準備すべきなのでしょうか。

準備1:社会保険などの各種申請

社会保険の手続きなど、各省庁への申請が必要なものは、テレワークの導入に伴い電子申請に切り替える必要があります。また、そもそも資本金が1億円を超える法人など、特定の法人においては2020年4月から電子申請が義務化されています。小規模法人など条件を満たさない企業であっても、電子申請を導入することによって時間やコストの削減にもつながるため検討してみましょう。

労務管理ツールのなかには、社会保険の電子申請機能を備えているものもあるほか、国が運営している「e-Gov(イーガブ)」とよばれる総合窓口でも申請が可能です。

準備2:勤怠状況の把握

テレワークにおいて労務管理者の頭を悩ませるのが勤怠管理です。働き方改革関連法により、残業時間の上限や有給休暇の取得など、さまざまな懲罰付きの条項が法律で定められました。そのため、企業は従業員の労働時間や休暇の取得状況を厳密に管理しなければならず、規定を違反することで取締りの対象になります。

勤怠管理に関する懲罰の詳細については、「罰則回避に必須な労働時間管理(勤怠管理)とは 」の記事を参考にしてください。労務担当者は日々の従業員の勤怠時間を正確に管理し、リアルタイムで違反の恐れがある場合はアラートなどを発出するような仕組み作りが求められます。末の集計時に長時間労働の違反が発覚するようでは後の祭りであり、罰則の対象になり得るのです。管理する側はそうした危機感を持つ必要があるため、テレワーク導入には正確な勤怠管理ができるツールが不可欠となります。

テレワークにも対応した勤怠管理ツール「TeamSpirit」

時代に合わせたワークスタイルを可能にし、テレワーク業務においても管理する側、される側の双方の働きやすさを考えた機能を集約したツールが「TeamSpirit」です。テレワーク時の労務管理に役立つ機能をいくつか紹介します。

機能1:打刻

従業員の勤怠情報をクラウドで管理するため、PCやスマートフォン、タブレットなど複数の端末で手軽に打刻が行えます。出勤と退勤だけではなく、子育てなどで一時的に退勤する場面にも対応できるように複数回の打刻も可能です。

機能2:レポート・ダッシュボード

従業員ごとの残業時間の推移を毎日チェックできるレポート・ダッシュボード機能を搭載しています。月ごとの平均残業時間はもちろん、有給消化率や部署別のデータも一覧で確認できるので労務担当者にとって非常に便利な機能です。

機能3:アラート

残業時間が一定の水準を超えた場合など、特定の条件のもとでアラートが発出できる機能を搭載しています。申請や承認が必要な場合などを条件に設定することもでき、必要な処理を失念する心配もありません。

念頭に置いておくべき「テレワーク時の労災」について

テレワークの導入において誤解されがちなのが、労災に関する内容です。オフィスに通う必要がなく自宅で仕事をする以上、労災とは無縁に思う方も多いでしょう。確かに通勤途中で事故に巻き込まれるなどのリスクは圧倒的に低くなりますが、業務に起因する事故や病気の場合はテレワークであったとしても労災として認定されます。

テレワークでの労災

「テレワークでオフィスに通っていないから」という従業員の思い込みにより、労災として申請しないケースも考えられるため、事前に従業員に対して共有しておく必要があります。

テレワークの成功は労務担当者の柔軟な対応力が不可欠

働き方改革や新型コロナウイルスの影響によってテレワークの導入がさらに進み、ここ最近でこれまでのワークスタイルが一変しようとしています。事業の内容や特性によってはテレワークに対応できないケースはあるものの、従来のようにオフィス内でパソコンや書類と向き合ってきたバックオフィスの働き方や役割は大きく変わっていくことでしょう。

もちろん、これまでオフィスワークとして成り立ってきた既存の仕組みのままでは、テレワークに適さない部分もあるはずです。しかし、それだけを理由にテレワークを断念するのではなく、どうやったら実現できるかを考え、積極的に新しい仕組みや考え方を導入していくことも求められています。テレワークの時代に対応した労務管理を実現するには、労務担当者の柔軟なアイデアや対応力が重要なポイントと言えるかもしれません。

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