どんな機能があると便利?工数管理ツール選定のポイント

どんな機能があると便利?工数管理ツール選定のポイント

少子高齢化が進む日本では、生産年齢人口の減少に伴い、深刻なマンパワー不足に陥ることが懸念されています。こうした時代背景もあり、外国人労働力の流入や女性の社会進出、シニア層の活躍場の拡大などの施策が検討されていますが、一企業として対策ができるのが既存の従業員の「生産性向上」と「業務効率化」に関する取り組みです。

どの企業でも労働時間や人的リソースには限りがあるため、既存の人員で生産性を高めて業務の効率化を図ることが成果をあげるための近道となります。しかし、自社の従業員がどのような働きぶりをしているのかをきちんと把握できていないと、そうした取り組みも絵に描いた餅となります。つまり、従業員が「何の仕事を」「どのくらいの労力で」こなしているかを企業として正確に把握できていることが大前提なのです。そのためには、工数管理が欠かせません。そして、工数管理をスムーズに行うために自社に合うツールを導入することが重要になります。

工数管理を行うメリット

従業員の就業状況を適正に把握する「勤怠管理」はすでに行っていても、業務に要した作業時間(工数)を把握する「工数管理」の必要性をまだ実感していない企業もあるでしょう。しかし、企業内では複数のプロジェクトが同時進行するものなので、1つひとつの案件の売上や利益、コストの状況を正確に把握するのは簡単なことではありません。各プロジェクトに費やした時間を工数管理することで収支が把握しやすくなるのはもちろん、業務においてさまざまなメリットがあると考えられます。主なメリットを見てみましょう。

メリット1:作業時間の可視化によって的確なアサインが可能に

工数管理を徹底すれば、従業員の作業時間が可視化できるため、業務が立て込んでいるメンバーや稼働に余裕のあるメンバーの状況を把握しやすくなります。そのため、プロジェクトへの無理のない人員のアサインが実現しやすくなるでしょう。上長やプロジェクト管理者がそれぞれのメンバーのリソースを把握する際にも役に立ちます。

メリット2:業務の進捗や作業効率について検証ができる

工数を正確に計測することによって、従業員の業務の進捗や作業効率が検証しやすくなります。想定以上に工数がかかっている際は、改善案を考えることでより良い作業体制の構築につなげることもできます。特にプロジェクトが上手くいっていない場合などは、メンバーの工数をチェックし、働きぶりを検証してみましょう。業務量の過不足を調整することでプロジェクトをより円滑に進行できるかもしれません。

メリット3:各従業員の指標となり、モチベーション向上にもつながる

いかなる仕事もただ漠然と流れ作業のようにこなすだけよりも、明確な目的や指標を持ったうえで行った方がより効率的になるものです。例えば、とある仕事において「工数5時間以内」という目標を設定したとしたら、各従業員がそれをクリアすべく時間をより意識して働くでしょう。工数という明確な指標を持つことで時間を意識した稼働がなされ、達成に向けてのモチベーション向上も期待できます。

メリット4:データの蓄積による業務精度向上とトラブル回避の実現

工数のデータを蓄積することによって、以前のプロジェクトにかかった労力を参考にして見積もりや人員計画を行うことができます。これまでの経験を糧に業務を行えるので精度向上が期待できるうえ、想定より作業時間が大幅にかかりすぎてしまうなどトラブルの回避にもつながるでしょう。失敗したプロジェクトの工数のかけ方を参考にすることで、同じ轍を踏まないための対策を講じることができます。

自社にとって最適な工数管理ツールのセレクトとは

工数管理を行うことによって従業員の作業時間の可視化や進捗の把握、業務の指標設定、データの蓄積が実現できるなど、さまざまなメリットがあります。しかし、そうした管理業務全般は、「工数が正確に計測されていること」が大前提です。工数管理が適当に行われていたり、または正確ではない数値が記録されていたりすると、プロジェクトにおいても正確な判断がしづらくなります。

そこで重要になるのが、「工数管理ツール」の存在です。これまで多くの企業で工数管理に使用されていたツールはエクセルでした。もちろん、「費用がかからない」「カスタマイズがしやすい」など、工数管理とエクセルには少なからず親和性はありました。しかし、働き方が多様化している現代では、「集計に手間がかかる」「データ破損リスクがある」「アップデートのしづらさ」「別データとの連動」などにおいて課題を残すエクセルは、工数管理における最適なツールとは言えないかもしれません。

一方の工数管理ツールは、現代の働き方に合わせた優れた機能が搭載されています。もし工数管理ツールの導入を検討されるのであれば、各ツールの特性をしっかり把握することが大切です。開発元の企業によって機能や特徴はさまざまなので、いろいろなツールをしっかり吟味したうえで導入を判断するようにしましょう。工数管理ツールのタイプは、主に以下の6種類に分類されます。

その1:ガントチャート特化タイプ

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗管理をする際に用いられる表の一種です。作業状況を視覚的に判断できるように棒グラフなどが用いられます。各従業員が工数を入力するとガントチャートを出力する機能が備わっているツールもあり、チームやプロジェクトの現状を簡単に可視化できます。管理項目名・開始日・完了予定日・作業内容・担当者・マイルストーンなど作業を進めるうえでの手順や情報を項目別に記載することで、全体の計画や進捗をメンバーで共有することが可能です。

その2:タスク管理特化タイプ

ディレクターやデザイナー、ライターなどの制作系の職種の場合、プロジェクトにおける原価を把握する意味でも細部にわたる工数管理が非常に重要になります。そのため、それぞれのタスクごとに工数を管理でき、さらに同じプロジェクト内でタスク管理を共有できるタイプのツールが望まれます。タスク管理特化タイプであれば、クリエイティブのチームなどがタスクやプロジェクトの進捗状況を共有しつつ、作業を進めることも可能です。1つの成果物に対して連携が重要となる制作系の職種と親和性が高いタイプと言えます。

その3:カスタマイズ性特化タイプ

エンジニアなど業務が細部にわたる職種の場合、既成の工数管理のやり方では正確な作業分類ができないケースもあります。そうした状況に合わせてツールの設定をいじりたい場合は、カスタマイズ性特化タイプがおすすめです。業務内容に合わせて仕様をカスタマイズできるため、専門的な職種に加え、幅広い職種の工数管理に対応できる汎用性があります。プロジェクトチームの好みに合わせた仕様できめ細やかな管理を実現します。

その4:バックオフィス業務連動型タイプ

工数管理は、作業自体が案件の稼働に直接紐づいていないバックオフィス業務に分類されます。そして、バックオフィス業務はその他に勤怠管理、経費精算、給与計算などがあります。いずれも重要ではあるものの煩雑なバックオフィス業務であり、それらの管理が連動していれば多くの管理者が喜ぶことでしょう。工数管理ツールの中には、さまざまな作業を集約して対応できるバックオフィス業務連動型も存在します。日常の業務を一元管理したいという場合におすすめのタイプです。

その5:UIや操作性に優れたタイプ

工数管理ツールは、すべての従業員が毎日活用することになるので、できるだけ分かりやすく操作性に優れたものが望まれます。複雑な対応が必要な操作性が悪いツールだとメンバーが使いこなすことができず、ポテンシャルを発揮できないケースもあるでしょう。また、学習コストがかかり、リソースが奪われることで業務効率の低下を招くことすらあるのです。そのため、UIに優れていて誰にとっても使いやすいことは、工数管理ツールの選定の1つの条件となるでしょう。

その6:外部ツールとの連携特化タイプ

社内で新しいツールを導入する際に懸念事項になりやすいのが、既存のツールとの連携がスムーズかどうかという点です。従業員が慣れ親しんだツールとの連携ができれば、新規ツールの導入を毛嫌いされるリスクも少なく済むでしょう。近年ではさまざまな業務で便利なツールが開発されているので、開発会社の垣根を越えて外部ツールとも連携できるタイプの工数管理ツールは、社内でも歓迎されやすいはずです。すでにさまざまなツールを導入している企業であれば、外部ツールとの連携特化タイプをおすすめします。

工数管理ツールを選ぶうえで注目すべき機能

上記のように工数管理ツールには、さまざまなタイプが存在します。しかし、大まかなタイプだけでなく、自社のニーズと照らし合わせて具体的な機能を把握したうえでツールを選べば、ミスマッチの危険性を減らせるはずです。工数管理ツールの導入を本格的に検討しているのであれば、気になるツールに搭載されている機能をきちんと把握することが重要になります。

機能1:勤怠管理ツールとの連動

従業員の就業状況を把握する勤怠管理と、作業時間を把握する工数管理は連動することでバックオフィス業務がよりスムーズになります。また、連動がなされていないことによる勤怠時間と作業時間の不整合の労務リスクの発生や、原価処理が会計上と税務上で異なる税務リスクを回避できます。ツールの連動による使い勝手の良さだけでなく、バックオフィス業務全般の管理においても連動は大きな意味を持ちます。

機能2:リアルタイムでの状況把握

エクセルによる工数管理の場合、工数のデータ集計が月末月初になることが大半です。まめにデータ出力をして週一で集計している企業もありますが、メンバーにデータ出力の徹底を促す必要があります。一方、工数管理ツールであれば、クラウド上でデータ管理を行うため、メンバーが入力した工数が即時に反映されます。そのため、リアルタイムでの状況把握が可能です。

機能3:原価管理機能搭載

プロジェクトにおける工数が何時間かかっていて、それに伴う原価がいくらかかったかは、管理者が把握すべき情報です。別々のツールでデータを照合するのは非常に骨が折れるので、工数管理ツールに原価管理機能が搭載していれば、その作業も格段に楽になるでしょう。工数と原価は関連性が高いので、セットで管理できるとマネジメント業務全体の効率化にもつながります。

機能4:従業員個々の稼働の見える化

クラウド型の工数管理ツールの場合、プロジェクトや部門の管理者であれば従業員個々の稼働をチェックできる点も機能的な魅力と言えます。属人化してしまうことが多い個々の稼働をきちんと見える化し、プロジェクトや部門の成果を適宜、検証できるメリットは計り知れません。業務効率化や生産性向上を目指すうえでは不可欠な要素です。

機能5:タイムマネジメント機能

タイムマネジメント機能

「時は金なり」という言葉があるだけに、メンバーのスケジューリングや稼働を管理することは管理者にとって不可欠な要素です。メンバーの工数の状況を把握し、アナログでタイムマネジメントをするのは容易ではないので、タイムマネジメントの機能が搭載された工数管理ツールの有用性が高いと言えます。工数の自動計算が可能だったり、ダッシュボードによる工数分析が容易なツールであったりすれば、マネジメントワークもよりスムーズになるでしょう。

機能6:作業報告機能

プロジェクトの担当業務範囲が完了したことを周知するために、作業報告を行っている企業も多いでしょう。もしそれが工数管理ツールと連動していたとしたら、どの作業が何時間かかり、いつすべての業務が完了したかまで詳細に把握することができます。工数管理という業務の進捗管理だけでなく、プロジェクトの完了もまとめて対応できれば、業務の抜け漏れの防止や管理業務の効率化にもつながるはずです。

機能7:モバイル対応

テレワークも浸透してきた現在では、ツールの対応範囲がPCのみだと使い勝手が良いとは言えないでしょう。スマートフォンを筆頭としたモバイル端末でもその日の工数を記載できるツールであれば、直行直帰や遠隔での業務の場合でも工数の入力漏れを防げるはずです。デスクに座って工数管理をする時代はもう終わりを迎えるかもしれません。

機能8:手厚いサポート

どんなに機能が優れた工数管理ツールであっても、不具合があった際に即座に対応してくれないと、たちまちマネジメント業務の機能不全に陥ってしまいます。機能充実は大前提ではありますが、それと同様にサポート体制の手厚さにも目を向けるべきでしょう。万が一の時のためのヘルプラインなど、サポート体制が充実したツールを選択されることをおすすめします。

「TeamSpirit」では無料トライアル・導入相談が可能

機能面で目を引くツールがあったとしても、自社にとって最適かどうかは実際に触ってみなければ分からないケースもあります。特に「実際に導入してみたらイメージと違った」などのミスマッチは絶対に避けたいところ。そうならないためにも、事前に操作性や運用方法について具体的にシミュレーションすることをおすすめします。

TeamSpirit」は、導入前の無料トライアルやデモンストレーションが可能です。トライアルによって工数管理勤怠管理などのバックオフィス業務を一元化した「TeamSpirit」の使い勝手の良さをぜひ体験してみてください。貴社の状況や課題に合ったご提案も実施いたします。工数管理ツールの導入にお悩みの場合は、ぜひ一度ご相談ください。

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