毎日使うSlackを勤怠管理の入口に。M&Aで拡大する組織を支える労務グループの挑戦！

事例概要

「医療ヘルスケアの未来をつくる」というミッションのもと、「病院や行政による持続可能な医療」「患者やそのご家族にとって納得できる医療」、それぞれの実現を目指し、医療ヘルスケア領域でテクノロジーを活用した事業を展開する株式会社メドレー。約1,800名の従業員を抱え、M&Aを通じてグループ会社の拡大を続ける同社では、勤怠管理・シフト管理・工数管理・Slack連携などの機能を組み合わせ、M&A統合時の制度移行や多様な勤務体系への対応、さらにSlackを起点とした勤怠管理の効率化を実現。

M&Aで増える勤務体系。複雑化する労務管理

同社はM&Aを通じてグループ会社を拡大しており、全国で13拠点を展開。統合が進むにつれて労務管理は複雑化し、勤務体系は固定勤務・裁量労働・変形労働・シフト制の4種類を基本としながら、細分化すると100種類以上のパターンが存在する。こうした複雑な組織運営を支えているのがTeamSpiritだ。

M&Aにおける制度統合の課題への対応

M&Aでは、人事領域において各種人事制度の統合が重要な課題となる。統合前の会社で運用されていた勤務体系や休暇制度について、なるべく不利益が発生しないよう対応する必要がある。

グループ会社ごとに異なる制度や働き方・ルールをひとつの勤怠管理システムに統合することは、M&Aにおける労務管理の難所のひとつであるとヒューマンキャピタル統括部 CoE室HR Operationsグループの伊勢村氏はいう。

ヒューマンキャピタル統括部
CoE室 HR Operationsグループ伊勢村氏

TeamSpiritでは休暇制度を柔軟に設定できるため、イレギュラーで発生する休暇への対応も可能となる。例えば統合前の会社に存在していた特別休暇は「統合された会社に在籍していた従業員のみ」に限定して表示することができ、さらに残日数を伴う休暇についても、統合前の残日数をそのまま引き継ぐ形で移行できる。

「通常こうしたイレギュラー対応はベンダーへの個別開発が必要になるケースも多いですが、TeamSpiritでは管理画面から設定を変更するだけで対応できるため、次の会社統合が来ても迅速に対応できる安心感があります」と伊勢村氏。

残業超過リスクを早期に検知する段階的アラート

従業員数の増加に伴い、手作業で労務状況を把握することには限界が生じる。そこで同社では、月の経過日数に応じた段階的な残業管理を実施しているとHR Operationsグループの小林氏は語る。

ヒューマンキャピタル統括部
CoE室 HR Operationsグループ 小林氏

「法定上限の45時間に対し、1週目で10時間、2週目で20時間といった目安を設定し、このペースで残業が続くと上限を超える可能性がある従業員を早い段階で把握できるようにしています」と小林氏。

「残業時間の管理基準は会社によってさまざまだと思いますが、TeamSpiritは自分たちが見たい時間軸を自由に設定できるので、自社の労務管理方針に合わせて柔軟に運用できています」と伊勢村氏。

50名以上いた勤怠未確定者が概ね0名まで減少

約1,800名の従業員を抱える同社では、統合された企業ごとに運用の習慣が異なり、月次締め時点で50名以上の勤怠未確定者が発生していたという。

そこで、TeamSpiritのレポート機能を活用し勤怠未確定者を瞬時に一覧抽出し、対象者へのアラート通知を定期的に送るルーティンを整備。「誰が・いつの時点で未確定なのか」をTeamSpiritが自動で洗い出してくれるため、労務担当者が手作業で個別に追いかける必要がなくなったという。

こうした運用を整備した結果、50名以上いた勤怠未確定者がほぼ0に近い人数まで減少し、月次の勤怠締めにかかる日数が5営業日短縮。余裕のあるスケジュール間で給与計算業務が行えるようになったという。

打刻や各種申請（残業、休暇など）の確認など勤怠業務をSlackで完結。

同社では社内コミュニケーションツールにSlackを利用しており、全従業員にとって最も利用率の高いアプリケーションとなっている。従業員の多くは業務開始のタイミングでSlackを立ち上げるところから仕事を始めるため、「勤怠管理の入口をSlackに置く」という発想から、2023年にSlack連携機能を導入した。打刻や各種通知を日常のコミュニケーション動線の中に組み込んだのだ。

以前は、出退勤打刻や未打刻・長時間労働のアラート、申請承認の通知を確認するために、都度TeamSpiritへアクセスする必要があった。そのため、通知に気づくのは「次にTeamSpiritを開いたタイミング」になりやすく、確認や対応が後手に回ることも少なくなかったという。

Slack連携後は、出退勤打刻や未打刻・長時間労働のアラート通知、承認申請の確認までをすべてSlack上で完結できるようになった。各種の通知は、普段の業務連絡と同じSlack上に届くため、従業員本人も上長もその場で状況を把握し、すぐに対応できるようになったという。

スマートフォンのSlackアプリからも打刻できるため、外出の多い従業員でもスムーズに勤怠入力ができ、打刻の定着にもつながっている。

プロジェクト状況の把握と最適な業務アサインを実現

以前、同社では開発部門に所属するエンジニアを中心に、開発コストの計算をするためスプレッドシートで工数管理を行っていた。しかし、集計単位の更新に要する手間、属人的な運用による入力ミスの発生という課題を抱えていた。さらにM&Aで企業統合が加速し、各社がそれぞれ異なる方法で管理していた工数を統一化する必要が生じたためTeamSpiritの工数管理機能を追加で導入。

実労働時間と連動した工数把握で、プロジェクト原価を精緻に可視化

勤怠と工数が別々のシステムで管理されている場合、実際の労働時間と工数実績の間に差分が生じやすく、原価計算の正確性が損なわれるリスクがある。

同社ではこの課題を解消するため、実労働時間と工数を同じ基盤で管理できる仕組みの構築を検討。その手段として導入したのがTeamSpiritの工数機能だ。

工数機能を導入したことで、実労働時間と工数の完全整合を実現できるようになった。これにより、プロジェクトへの投下時間を実態に即して把握できるようになり、各案件の採算性やリソース配分をより正確に判断できるようになった。

プロジェクトごとの稼働データは各部門にも共有され、プロジェクト収益性や生産性の分析にも活用されている。

また、同社では、特例子会社従業員の業務管理にも工数データを活用している。

各業務にどれだけの時間がかかっているかを継続的に可視化することで、個々の特性や稼働状況に応じた業務アサインの最適化が可能になった。

従来は担当者の経験や感覚に頼る部分も大きかったが、現在はデータに基づいた配置判断が可能になり、一人ひとりが無理なく能力を発揮できる環境づくりにつながっている。

抽象的な相談にも応えるサポート体制

こうした運用改善を支えているのが、TeamSpiritのサポート体制だ。

TeamSpiritはサービス提供から15年以上の実績があり、多くの企業の運用を支援してきた。そうした企業の運用を支える中で蓄積された知見は、機能面の進化だけでなく、ユーザー企業の課題解決を支えるサポート体制にも活かされている。

TeamSpiritではユーザーに技術的な知見がなくとも、やりたいことの方向性をコミュニケーションベースで気軽に相談でき、実現に向けた提案がサポートチームから受けられる。こうした伴走型のサポートについて、HR Operationsグループの赤尾氏は次のように語る。

「『こういうことを実現したい』と抽象度の高い相談に対しても、『それならこの機能が使えます』『この設定にすれば対応できます』と具体的な方法を提案してもらえました。また、機能や設定方法を教えてもらうだけでなく、実際の運用まで見据えて考えてくれるので、実現方法が分からずに足踏みすることはなく、安心して運用改善を進めることができました」と赤尾氏。

ヒューマンキャピタル統括部
CoE室 HR Operationsグループ 赤尾氏

TeamSpiritは機能の柔軟性だけでなく、こうした伴走型のサポート体制によって、ユーザー企業が自社の運用に合わせて活用方法を広げていける点も大きな特長だ。実際、同社でもM&Aによるイレギュラー対応やSlack連携、工数管理の導入など、さまざまな運用改善を進めてきたが、その多くはサポートチームとの相談をきっかけに実現してきたという。

「TeamSpiritのサポートチームは単にシステムを提供するのではなく、『こうすればもっと良くなるのでは』と一緒に考えてもらえる存在です。運用を改善したいと思ったときに相談できる相手がいるのは、とても心強いです」と伊勢村氏。

同社では今後もTeamSpiritのサポートを活用しながら、M&Aによって拡大するグループ各社の制度や働き方の違いを吸収しつつ、組織の成長に合わせて労務管理の運用を柔軟にアップデートしていく考えだ。