6,000名の勤怠集計時間を大幅短縮！大手保育グループの勤怠DXでさらなる大幅な業務効率化

事例概要

「子育て支援を通じて笑顔溢れる社会づくりに貢献します」という経営理念を掲げ、保育園、こども園、学童クラブ、児童館の運営を主軸に事業を展開し、全国で345の施設を運営しているJPホールディングスグループ。グループ運営理念に「職員が楽しく働けることでこどもたちを笑顔にします」を掲げ、その実現に向けた業務インフラとしてTeamSpiritが活用されている。従来の勤怠・シフト管理は、紙やExcelを用いたアナログな運用で行っていたため、業務量が多く、対応に多くの時間を要していたが、TeamSpiritの導入により大幅な効率化を実現。人事部門では、毎月多くの時間を費やしていた勤怠集計が大幅に短縮された他、保育施設側での出勤簿の手書き、Excel入力も不要になり、現場全体での業務時間も大幅に削減している。また、勤怠状況の傾向把握や対応に一定のタイムラグが生じることがあったが、勤務状況をリアルタイムに把握できるダッシュボード機能の活用により、時間外勤務の適性化や有給休暇の取得率にも一役買っている。今後は、TeamSpiritの活用範囲を広げ、各施設の運営状況をタイムリーに把握しながら、働きやすい職場づくりや人員配置の最適化など、職員支援の強化につなげていくことが目指されている。

「こどもたちの笑顔」のためには「職員の笑顔」も重要

1993年に有限会社ジェイ・プランニングとして創業した同社は、女性職員が安心して働けるように託児所を設置したことをきっかけに、子育て支援事業をスタート。2000年に株式会社の保育所事業への参入が認められたのを機に、事業展開を加速させ、安全・安心な保育を全国に広げてきた。

「経営理念として『子育て支援を通じて笑顔溢れる社会づくりに貢献します』を掲げていますが、これを実現するには、保育・育成に携わる”職員の笑顔”も大切だと考えています」と語るのは、人事・採用部 人事課で課長を務める野杁 良英氏。

子育て支援のリーディングカンパニーであり続けるために、職員一人ひとりが活き活きと楽しく働ける環境づくりと、豊かな心を育む職場文化の醸成に努めている。

しかし当時、同社は紙やExcelを中心としたアナログな運用が主流であり、バックオフィス部門では毎月の締め作業に多くの時間と労力を要していたと、野杁氏は次のように振り返る。

人事・採用部 人事課　課長　野杁氏

「TeamSpirit導入前は、全国300以上の保育施設から、勤怠データや人事関連書類などをレターパックやFAXで本社に送ってもらい、人事部が手作業でExcelに入力・集計していました。すべてが紙ベースのアナログな運用で、毎月の締め作業では担当部門に大きな負荷がかかっていました」と野杁氏。

また、残業申請も紙ベースで行われ、申請書を手書きで作成し、園長の確認・押印後に月末に本社に送付する運用となっていた。本社では、各施設から届く申請や勤怠情報を確認のうえ、手入力で給与計算システムに反映していた。

「そのため、入力内容の確認や修正に時間を要することもありました。また、残業時間の把握も、勤怠を締めた後から確認する形となっていたため、迅速な対応が難しい状況でした」と野杁氏は語る。

さらに、給与や勤怠に関する問い合わせも、日常的に発生していたという。そのため本社人事部は、担当者の業務負担につながっていた。

紙運用されていた複雑な制度、新規開発や安価なパッケージでは対応が困難

この状況を受けて、コスト面で導入しやすい勤怠管理システムを新たに導入したが、思うような効果を生み出すことはできなかったと野杁氏は、その理由を次のように語る。

1つ目の原因は、現場の職員にとって、旧システムのユーザーインターフェースが直観的ではなかったことだ。

「旧システムは、PCで打刻する仕様でした。しかし当時、現場では、PCに不慣れな職員もいたことから、PCを立ち上げてログインし、打刻操作を行うというスムーズな運用が難しい状況でした」と野杁氏。

2つ目は、紙やExcelで運用していた頃の制度内容が非常に複雑で、旧システムへの実装が困難だったことだ。

同社には、国や自治体が定める保育士の配置基準を守りつつ、正社員の労働の偏りを防ぐための独自制度が存在すると野杁氏はいう。

「当社には、特定の時間帯に対してアルバイトの時給を割増する制度があります。開園から午前8時までの早朝時間帯に勤務した場合と、18時以降閉園まで勤務した場合、賃金が割増される仕組みです」と野杁氏。

これらの制度は、正社員だけでなく、アルバイトの役割もバランスよく組み合わせることで、柔軟かつ持続可能な運営体制を築いてきたのだ。

しかし、こうした複雑な制度設計を伝えた際、システムベンダーからは、「システム上での実装は難しい」との声が聞かれたという。

そんな中で、制度に即した形で再現できたのがTeamSpiritだった。

現場側でも簡単に運用でき、複雑な制度にも対応可能なTeamSpiritを採用

TeamSpiritの導入検討を開始したのは、2019年8月。この時は他にも2製品が候補に挙がっていたが、検討開始から2ヶ月後の同年10月にはTeamSpiritの採用を決定。採用の決め手は大きく2つあったと野杁氏は次のように語る。

第1の決め手は、現場でも簡単に運用が行える使いやすい操作性だ。

「実際にTeamSpiritの画面を確認した際、打刻や申請など、よく使う機能がシンプルな構成で画面上に整理されており、直感的に操作できるインターフェースで、これなら仮にPCに不慣れであっても利用しやすいと感じました。さらに、職員の勤怠情報をリアルタイムに可視化できる、ダッシュボード機能も魅力的でした。従来の運用では、残業時間や有給取得状況の傾向把握や対応に一定のタイムラグが生じることがありました。しかし、ダッシュボード機能を活用することで、働き方の傾向を早期に察知し、業務量の偏りなどに対して事前対応が可能になると感じました。この機能は、他社製品と比較しても大きな優位性になっており、人事部以外からも高い評価を受け、導入決定の大きな後押しとなりました」と野杁氏。

第2の決め手は、前述の複雑な勤務制度にも対応できる、システムの柔軟性の高さだった。

「業務の効率化を進めるうえで、システムに合わせて制度を見直すことも必要だと思っています。ただ、朝と夕方の時間の賃金割増制度のように、現場の運用実態に即した制度は、効率化だけでは代替が難しい仕組みでした。そうした複雑な制度でも、TeamSpiritは標準機能で再現できました。これにより、制度を変更せずに、手作業で行っていた割増計算や確認作業を削減し、制度の継続と業務の効率化を両立できると感じました」と野杁氏。

2019年12月にはTeamSpiritの有償サポート（専任担当者による定期的な運用相談や機能活用のアドバイスなど、導入後の運用を安定して継続できるよう手厚い支援が受けられるサポートサービス）を受けながら、勤怠管理・経費精算・シフト管理の導入を並行して開始。2021年4月から運用を開始している。

導入後の運用について野杁氏は次のように語る。

「PCやスマートフォンの操作に不慣れな職員も想定し、誰でも手間なく確実に打刻できるよう、各施設の事務室にICカードの打刻機を設置しています。出社時に自然な動線の中で打刻が可能となり、打刻忘れの防止にもつながっています」と野杁氏。

経費精算は、主に交通費精算と園のイベントで使用する備品の立て替え払いで利用している。

「従来の交通費精算は、申請者がWebサイト等で乗車区間や金額を調べ、紙で申請する形式を取っており、金額の誤りなどを管理職や本社人事部が目視で確認する必要がありました。しかしTeamSpiritの導入により、乗車区間を入力すると最適なルートと金額が自動で表示されるほか、申請内容に不備がある場合、該当箇所を自動で検知する機能があるため、申請者・管理者側ともに作業が軽減されました」と野杁氏。また、TeamSpiritは勤怠情報と経費精算が連携しているため、「交通費を精算するにあたり、出勤日数を確認する」といったケースにも、速やかに対応できるようになったという。

保育施設では、児童の年齢や人数に応じた保育士の配置人数が国や自治体の基準で定められており、それを満たすシフト作成が必要である。従来は配置基準を確認しながら人作業で調整していたため、確認漏れが生じるリスクがあった。TeamSpiritの導入後は、必要配置人数を設定することで、シフトが配置基準を満たすかを視覚的にチェックできるようなり、1,000種類以上のシフトパターンにも対応できているという。

保育士の負担を減らし笑顔を増やすため、今後もTeamSpiritを積極的に活用

TeamSpiritのダッシュボード機能を活用することで、働き方の傾向を早期に察知し、業務量の偏りなどに対して事前対応が可能になり、時間外勤務の適性化が進んだことを受けて、時間外勤務のアラートの閾値を見直すなど、より持続可能な勤務体制の構築に取り組んでいると野杁氏はいう。

さらに、TeamSpiritは法改正への対応が迅速であり、制度改定時の対応負担を軽減することに寄与している。従来は手作業で修正していたが、現在はTeamSpiritが自動対応することで、業務負担の軽減が図られている。

このように、勤怠管理のインフラとしてTeamSpiritの活用が定着している同社。今後は、業務内容や優先順位の可視化を通じて、職員一人ひとりの業務への意識向上を図ることを目的に、 TeamSpiritの工数管理機能も積極的に活用していく計画だ。

すでに前述の朝と夕方の時間のアルバイトの割増手当の運用を円滑化するために工数管理が活用されているが、今後は全職員を対象とした工数管理を実現したいと野杁氏は語る。

「工数を可視化することで、各自が業務の進め方を見直す契機となり、結果として業務の質の向上にもつながると考えています。まずは人事部内での運用を開始し、現場で無理なく入力できる運用方法を整備した上で、全社への展開を目指しています。」

そして最後に、野杁氏は人事としての想いをこう語る。

「こどもたちの保育・育成に携わる『職員の笑顔』をつくるには、現場の先生方の負担を減らすこと何よりも大切です。そのような環境整備が私たち人事部の役割の一つと考えています。人事部ではそうした環境整備の一環として、TeamSpiritを基盤とした業務支援を推進しており、今後も継続的に活用を進めることで、職員の笑顔をもっと増やしていきたいと考えています。」