派遣先ごとにふくらむ勤務体系、800超の勤務パターンをラクに管理できた理由！

事例概要

「日本でもっともエンジニアがわくわくする会社になる」をビジョンに掲げ、「わたしたちらしい"WORK STYLE"」を追求し続けているアクサス株式会社。同社では、エンジニア派遣を主軸に事業拡大をするなかで、多様化・複雑化する勤務体系への対応が課題となっていた。それを支えているのが、2014年に導入されたTeamSpiritである。2014年に勤怠管理と工数管理が導入され、2018年には経費精算も導入。事業拡大に伴い、バックオフィスシステムの全面刷新が検討されることとなったが、多様な勤務体系に対応できるTeamSpiritの高い柔軟性が再評価され継続採用が決定。また「TeamSpiritには不満がなく、リプレイスの必然性もなかった」とも言及。経費精算導入と共に契約したプレミアサポート（TeamSpiritの高度な活用や自社運用の最適化を目的に、専任担当者との定期ミーティングや個別相談、活用提案などを受けられるサポートプラン）への評価も高く、「単なる導入支援にとどまらず、日々の業務を進化させていく伴走者として心強い存在」として位置付けられている。

派遣先によって異なる勤務体系、そのパターンは膨大な数に

2007年6月に創業し、顧客のビジネスにおける課題解決のために最適なITソリューションを、ワンストップで届けるサービスを展開してきた同社。創業から11年経過した「第二創業期」には、企業理念として「すごい！を追求する」、ビジョンとして「日本でもっともエンジニアがわくわくする会社になる」を掲げ、「わたしたちらしい"WORK STYLE"」を追求し続けている。
その具体的な業務内容は、ITエンジニア領域と機電エンジニアリング領域をカバーするエンジニアリングサービス、システム受託開発やエンジニア就労支援といった幅広い事業を展開している。中でも、2019年からエンジニア派遣ビジネスの強化を打ち出しており、現在は約1,000名の従業員のうち9割以上がエンジニア。そのうち7～8割の従業員は、実際に派遣先へ常駐して業務を行っている。

「当社の勤務体系の最大の特徴は、勤務パターンの種類が極めて多いことです」と語るのは、特命執行役 CIO兼システム開発事業部 事業部長を務める内藤 久仁春 氏。

特命執行役 CIO兼システム開発事業部 事業部長 内藤氏

その背景には、派遣先の就業規則に合わせて勤務体系を個別に設定する必要があり、中には三交代制や変形労働時間制など、一般的な勤務体系に収まらないケースも少なくないという。「たとえ似たような勤務内容であっても、派遣先が変われば新しい勤務体系として登録しています。さらに、契約が終了しても過去のデータを保持するため、削除は行っていません。その結果、勤務パターンは毎年100種類ほど増え続けていました」と内藤氏。

創業から10年ほどの間は従業員も少なく、派遣先も限られていたため、勤務体系はExcelなどを使った手作業で十分に管理できていたが、2019年にエンジニア派遣ビジネスを柱として強化して以降、従業員数は一気に増加し、派遣先の業種・業務内容も多様化。従来の方法では対応しきれないほど勤務パターンが複雑化し、管理負荷が急激に高まったという。
こうした状況に柔軟かつ継続的に対応するために、重要な役割を果たしているのが、TeamSpiritなのである。

勤怠の締めに追われる現場、月初は"修正依頼まみれ"

「私が現在の部署に着任した時点で、すでにTeamSpiritが導入・運用されていました」と前置きしつつ、当時の勤怠管理には次の課題があったと内藤氏は当時の状況を振り返る。

「TeamSpirit導入前は、Excelで勤怠管理を行っていました。当時は従業員も100名に満たなかったため、煩雑ながらも手作業で何とか対応できていました」と内藤氏。しかし、従業員数の増加に伴いExcelでの運用には限界が生じ、TeamSpiritの導入を決定。

「当社では、派遣先の勤務時間や就業形態に応じて、従業員ごとに勤務体系を柔軟に設計する必要があります。そのため、一度作成した勤務体系は無効にせず、再利用できるようすべて保持しています。派遣先が増えるたびに新たな勤務体系が追加され、現在では毎年およそ100種類ずつ増加しています。中には、3交代制や変形労働時間制といった複雑なパターンも含まれています。これをExcelで管理し続けようとすると、勤務体系ごとにシートを作成して管理する必要があり、ファイルは年々肥大化。シート間の整合性確認や従業員ごとの割り当て、月次の集計作業には膨大な手間がかかり、人的ミスのリスクも高まります。TeamSpiritは、こうした複雑な勤務体系を正確かつ効率的に管理するうえで、大きな支えとなっています」と内藤氏

また経費や身上異動の手続きは、従業員がExcelを使って申請書を作成し、メールや郵送で人事労務部門に提出していた。上長からの異動や役職変更などの発令情報も、同様の方法でやり取りされていたという。「現場から届いた申請書は、まず人事労務部門の担当者が内容をチェックし、その後、責任者がタブルチェックを行った上で、システムに手入力していました。さらに、その結果を出力し、CSVに変換して、親会社の人事部門に送付する必要があり、非常に煩雑で作業負荷が高かったです」と内藤氏。
申請件数は多い月で300件を超え、派遣先の変更に伴う通勤区間の変更だけでも、月100件以上発生。これらすべてのチェックに、人事労務部門では月間300時間以上の時間が費やされていたという。

さらに、同社の勤怠の締め作業はスケジュールも非常にタイトで、勤怠の申請締切は月初第1営業日の18時、承認締切は翌第2営業日の12時に設定されており、現場では短時間で申請・承認を済ませる必要があった。その結果、不備のある申請も多く、エラー発生率は約30%。給与計算を完了させるまでに最大で2営業日を要するケースもあったという。

800件の勤務体系にも対応、増加する勤務パターンにもTeamSpiritで一元管理

このような状況を受け、Excelでの運用に限界を感じ、2014年にTeamSpiritを導入。10年以上に渡りTeamSpiritを利用している同社。TeamSpiritの導入によって、得られた効果を内藤氏は次のように語る。

1つ目の効果は、複雑な勤務体系にも柔軟に対応できるようになったことだ。
同社には、日勤・夜勤・深夜勤を含む3交代制の派遣先や、曜日によって勤務時間が変わる変形労働時間制の派遣先など、一般的な就業形態ではカバーしきれない勤務体系が多数存在する。その数は現在、800件近くにのぼると内藤氏はいう。
仮にこれらの勤務体系をすべてExcelで管理していたとしたら、勤務体系ごとにシートを作成し、個別に勤務時間や休憩時間、残業上限などのルールを設定しなければならず、設定ミスや計算漏れのリスクが常に伴っていただろう。また、毎月の勤務実績を反映し、勤務体系ごとに手動で集計を行う作業は膨大かつ属人的で、管理者の負担も非常に大きなものになっていたはず。
「TeamSpiritでは、こうした複雑な勤務体系もテンプレート化し、従業員ごとに適切な勤務体系を割り当てることができます。月次の集計作業もボタン操作で完結し、設定の精度も格段に上がりました。勤務体系が年々増加するなかでも、管理工数は一定に保てており、Excelベースの管理では、ここまでの拡張性と安定運用は難しかった」と内藤氏は語る。

2つ目の効果は、各種申請にかかる確認作業の大幅な負担軽減だ。
以前は、月間300時間以上を費やしていた申請関連業務が、現在では約60時間まで削減されている。この削減を2024年のシステム刷新による申請フローのシステム化と自動連携が大きく、TeamSpiritはその一翼を担っている。実現できた背景には、TeamSpiritによる申請フローのシステム化に加え、申請内容を最初にチェックする役割を、現場管理職に担ってもらうよう運用の見直しを行ったことが大きな要因という。

従来は、すべての申請書類が直接人事労務部門に集まり、記載漏れや不備が見つかるたびに現場へ差し戻す手間が発生していた。しかし、現場の事情や勤務実態を一番よく理解しているのは管理職であるため、初期段階でのチェック精度を高められると判断し運用の見直しを実施。管理職が一次確認を担うことで、申請の意図や背景を踏まえた上での判断が可能になり、結果として人事部門での再確認や差し戻しが大幅に減少した。
こうしたプロセス改善とシステムの刷新効果が相まって、「確認→差し戻し→再提出」という非効率なループが解消され、業務全体の流れがスムーズになったという。

3つ目の効果は、申請不備の減少によって、給与計算にかかる日数が短縮されたことだ。
同社ではかつて、Excelでの運用に加え、申請締切が月初第1営業日の18時、承認締切が第2営業日の12時と非常にタイトだったため、不備のある申請が多発していた。人事労務部門はその都度、内容の確認や修正依頼に追われ大きな負担を抱えていた。
しかし、TeamSpiritには、不備がある場合、該当箇所を自動で検知し、エラーメッセージを表示する機能が搭載されている。これにより、申請者自身がその場でミスに気づき、修正してから提出できるようになった。その結果、申請不備の件数が激減。管理者のもとには、あらかじめ整ったデータが届くようになり、これまでの目視による確認作業も不要に。承認処理もスムーズに進み、最大2営業日かかっていた給与計算処理は、現在では30分で完了できるようになったと内藤氏はいう。
加えて、2024年に刷新されたシステム全体とのシームレスなデータ連携もこうした業務効率化を下支えしている。

事業拡大に伴い、バックオフィスシステムを刷新、それでも選ばれたTeamSpirit

2019年、エンジニア派遣事業の強化に伴い、従業員数や雇用形態の多様化が進み、これまでの体制では人事労務業務が回らなくなる危険性があった。さらに追い討ちをかけたのが2020年4月に施行された「パートタイム・有期雇用労働法」だ。正社員と非正規社員の間にある不合理な待遇差の是正が求められたことで、契約管理や給与算定ルールの複雑化が避けられず、人事労務部門にはさらなる業務負荷がかかることが懸念されていた。

こうした背景を受け、同社は2021年に人事・給与関連業務のプロセスを根本から見直す決断を下す。単なる部分的な改善ではなく、業務全体の抜本的な刷新を目指し、システムの導入・再構築プロジェクトが始動した。

「このプロジェクトでは、すでにシステムを導入していた業務領域も含め、すべてを白紙から再検討することになりました」と内藤氏。勤怠管理についても例外ではなく、およそ10製品を候補に挙げ、比較検討を開始。その中から最終的に4製品に絞り込み、TeamSpiritもその一つとして本格的な評価が行われたという。

選定にあたって最も重要な要件となったのは、同社の膨大な勤務体系を柔軟に対応できるのかだった。複雑な勤務体系を正確に管理できなければ、いくらシステムの機能が豊富でも、実運用には耐えられない。勤務体系のミスは、そのまま給与計算や残業代の誤り、違法な労働時間管理のリスクにつながるからだ。

検討を進める中で、各製品に明確な課題が浮き彫りになっていったと内藤氏は次のように語る。
「製品Aはそもそも当社の勤務体系に対応できないことが判明し、早々に候補から外れました。製品Bは、理論上は対応可能でしたが、設定が非常に難しく、運用する人事労務部門が使いこなせないと判断しました。製品Cは営業担当者から『対応可能です』言われ導入に着手しましたが、途中で設定がうまくいかないことが判明し、さらに有給休暇の管理機能にも問題が見つかりました」と内藤氏は振り返る。

こうした経緯を経て、改めて再評価されたのがTeamSpiritだった。
「白紙から再検討するという方針により、いったんは他の選択肢も検討しましたがそもそも、TeamSpiritをリプレイスする必然性は全くなかった」と内藤氏は語る。

「私は前職でフルスクラッチの労務管理システムを構築した経験があり、労務管理がいかに複雑で、システム化が難しいことを痛感しています。そうした立場から見ても、TeamSpiritは非常に優秀なパッケージだと評価しています。これまでの運用でも、不満を感じたことはありませんでした」と内藤氏。

こうして、最終的に、勤怠管理・工数管理・経費精算の基幹業務はTeamSpiritを継続採用、人事・給与業務は奉行シリーズを導入することに決定。周辺システムの刷新も進められ、2024年1月に新たな運用体制がリリースされている。なお、この成功事例を受けて、親会社の株式会社ネオキャリアでもTeamSpiritが採用されている。

TeamSpiritと周辺システムがシームレスに連携

2024年1月以降、人事労務業務はどのように運用されているのか。
まず、従業員はTeamSpiritを中心に、新たに導入された人事システム(人事奉行)やワークフローシステム(申請便)使い、必要な申請や情報の入力を行っている。打刻や勤務時間・工数・経費の入力は、引き続きTeamSpiritを利用しており、打刻はPCまたはスマートフォンを利用。
ただし、派遣先によってはPCやスマーフォンの使用が制限されるケースがあるため、そうした現場では、打刻を省略し、勤務時間のみを直接入力する方法も認められている。

また、TeamSpiritで管理される社員情報（氏名・社員番号・所属部署など）は、人事奉行と自動連携されており、人事側で情報を更新すれば即時にTeamSpiritにも反映される仕組みとなっている。これにより、入社・異動・退職などの情報更新のたびに手作業で二重登録する必要がなくなり、業務効率が大幅に向上しているという。

有給休暇の申請については、TeamSpirit上での申請ではなく、上司・営業担当・人事労務部門宛のメーリングリストにメールを送る形式で行われている。これは、派遣エンジニアの休暇取得を営業担当も把握しておくことで、派遣先からの問い合わせに一貫した対応をとるためだという。また残業や遅出などの勤務時間変更も同様に、メーリングリストでの事前申請としている。
さらに、新たな派遣先が追加された場合は、派遣エンジニアがワークフローシステム上で勤務体系を入力する。（入力項目は以下の通りだ）これにより、個別の勤務条件を正確に反映した管理が可能に。

■派遣エンジニアと派遣先の情報

• 従業員の社員番号

• 従業員の氏名

• 従業員の所属部署

• 契約先企業

• 適用年月日

■勤務体系に関する情報

• 定時就業時間

• 変形勤務か否か

• シフト勤務か否か

• フレックス勤務か否か

• コアタイム

• 休憩時間

同社では、現場の勤務ルールに対応するため、休憩時間は最大で10項目まで入力可能としている。派遣先によっては、「一定時間の業務の後に、休憩を必ず挟む」ことを義務付けているケースもあるからだ。こうした勤務条件はまず上司に提出され、承認を経たうえで人事労務部門に共有される。人事側で内容を再確認した後、正式な勤怠情報としてTeamSpiritに登録されるという。

また、派遣先が変更された場合には通勤経路も変わるため、定期区間の管理には某経路検索サービスを活用している。某経路検索サービスからTeamSpiritへ通勤経路の情報を自動連携することで、定期区間を自動的に除外した交通費精算が可能になっている。

さらに、TeamSpiritに蓄積された勤怠データは、レポート機能によって月次でサマライズされ、CSV形式で給与計算システム(給与奉行)に連携される。かつては人事労務部門が手作業でデータを整える必要がありましたが、現在では一部のファイル加工を除き、ほぼ自動で処理が完了するようになっているという。

"こうしたい"に応えてくれる、TeamSpirit活用の相談役「プレミアサポート」

さらに同社では、TeamSpiritをより有効に活用するために、2018年にプレミアサポートの利用も開始。プレミアサポートは、TeamSpiritの高度な活用や自社運用の最適化を目的に、専任担当者との定期ミーティングや個別相談、活用提案などを受けられるサポートプランだ。

「制度や運用ルールが複雑な当社にとって、より深くTeamSpiritを使いこなすには、現場の課題に寄り添った支援が不可欠でした」と内藤氏。機能の問い合わせ対応にとどまらず、「こんな運用をしたいのだが、どう設計すればよいか？」という抽象的な相談にも伴走してもらえる点が、利用の決め手だったという。

プレミアサポート利用開始後、まず依頼したのが、「日次の勤務時間を月次単位でサマライズする」レポートの作成だ。

「日々の勤務実績はTeamSpirit上で確認できるものの、月ごとの労働時間を部門単位や従業員単位で一覧化し、給与計算に必要な情報として月次でサマライズする処理が必要でした。特にこの処理は、職種や勤務体系ごとに集計ロジックが異なり、従来は個別に対応しなければならず、運用面で大きな負担となっていました。
それをTeamSpiritのレポート機能で柔軟に自動化できたことは、導入効果の中でも最も大きな成果のひとつです。結果として、残業時間や労働時間の傾向を部門横断で把握できるようになり、36協定の超過リスク管理など、副次的な活用にもつながっています」と内藤氏。

従来は、各日ごとの勤務時間をCSVで出力し、Excel上で加工・集計していたため、工数もミスも発生しやすい状態だった。「こうした作業に時間をかけるより、TeamSpirit上で目的のレポートをワンクリックで出せるようにしたい」と考え、最初の依頼としてサマリーレポートを作成してもらいました」と内藤氏は振り返る。

この他にも、同社では10種類以上のカスタムレポートを専任担当者に作成してもらったという。
その一例として内藤氏が挙げたのが、「タクシー利用だけを抽出する交通費レポート」だ。これは親会社からの依頼により作成したもので、同社ではタクシーも他の交通手段と同じ勘定科目「交通費」で処理していたため、標準レポートではタクシーのみを分けて集計することができませんでした。「一見すると小さな要望のようですが、ややイレギュラーな依頼にも柔軟に対応してもらえ、短期間でレポートを作成してもらえました」と内藤氏。

こうした個別対応はレポート作成に限らず、たとえば2024年1月には運用ルールの変更に伴い、それまで「振替出勤/振替休日」で対応していた勤務体系を「休日出勤/代休」に切り替える必要があった。この設定変更は、同社が管理している膨大な勤務体系すべてに影響する作業だったが、専任担当者が対応を代行。短期間での移行を実現した。

さらに、同社では過去に複数回の年度切替が行われており、その都度36協定の適用期間も調整が必要になった。その場面でも、制度変更に伴う設定の見直しを専任担当者に依頼し、スムーズな対応が可能だったという。
「これらを一般的なSIerに都度依頼していたら、かなりのコストがかかっていたはずです。しかし、日次の勤務時間を月次単位でサマライズするレポートの作成だけでも、十分に元が取れています。細かい変更にも迅速に対応してくれる点が、本当にありがたいです」と内藤氏は語る

プレミアサポートと描く次のステップ、ダッシュボード構築を本格始動

現在、同社のSalesforce環境は、導入当初からClassic（固定的で遷移型の旧式画面UI）のまま運用されており、それに伴ってTeamSpiritの活用も主にレポート機能にとどまっている。

たとえば、有給休暇の取得状況はTeamSpiritで出力したレポートを従業員に配信し、残業時間も上司宛にレポート形式で共有する運用。また、打刻や勤務時間入力、工数入力、経費申請といった基本機能は全従業員に提供されていますが、リアルタイムに状況を可視化するダッシュボード機能は、まだ本格的には展開されていない。

「今後はSalesforceをLightning（一覧性や視認性に優れた最新UI ）に移行するタイミングで、ダッシュボード構築も進めていきたいと考えています」と内藤氏。レポートでは定期的な数値確認にとどまっていた管理業務も、ダッシュボードを活用することで、よりリアルタイム性と直感的な把握が可能になると期待を寄せる。

「その作成も、プレミアサポートの専任担当者に相談して一緒に形にしていければ」と、今後の運用高度化にも意欲を見せる。