社内環境を整備する方法とは？社員が働きやすい職場を整えるポイント
著者：チームスピリット編集部
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働きやすい環境を作るためには、社内環境の整備が欠かせません。社内環境を整えれば、社員の生産性の向上や、定着率のアップも期待できます。
今回は、社内環境を整備するための具体的な方法やポイントを紹介します。
社内環境の整備とは
労働安全衛生法において、事業主は社員が働きやすい環境づくりに努めなければならないと定められています。
社員の働きやすさに直結するのが社内環境の整備です。社内環境の整備で改善が必要とされる主な項目は次のとおりです。
・作業環境（空気環境、温熱条件など）
・作業方法
・社員の心身の回復を図るための施設、設備の設置
・施設・設備の維持管理
出典：「事業者が講ずべき快適な職場環境の形成のための措置に関する指針」（厚生労働省）
作業場における空気の清浄や温度調節、業務内容の改善や休憩室の整備など、快適な職場環境をつくるための措置が求められています。
社内環境の整備が必要な企業の特徴
ここからは、環境整備が必要となる企業の特徴を紹介します。自社で当てはまる課題がある場合は、社内環境を見直しましょう。
適切なコミュニケーションが取れていない
コミュニケーションが不十分で報告・連絡・相談がうまくできていないと、人間関係のトラブルが起こりやすくなります。
人間関係に問題があると職場の雰囲気も悪くなり、ハラスメントやいじめが起こる要因になりかねません。職場の人間関係でストレスを感じると、体調を崩しやすくなったり、業務に支障が出たりして、最悪の場合、離職につながるおそれがあります。
また、各部門やチームが独立し、連携が希薄になってしまうと、チーム間での対立や他部門との情報共有不足が懸念されます。連携不足から問題が生じる前に、コミュニケーションが取りやすい環境の整備に努めましょう。
労働時間や環境に問題がある
業務の作業工程が多いと、長時間労働や残業の原因になります。不要な工程がある場合は、作業の見直しを検討しましょう。
また、人手不足から社員ひとり当たりの仕事量が多くなっている場合もあります。社員によって負荷の偏りが生じていないか確認することも大切です。
ただし、新入社員と経験豊富な社員では、業務範囲や仕事のスピードが異なります。それぞれの能力に応じた業務内容を見極めた上で、適切な改善策を講じる必要があります。
また、オフィスが狭くて導線が悪い、レイアウトが不便など、オフィス環境に問題があると生産性が低下する原因になります。社員の負担やストレスになりやすい要素がないか、多角的に判断しましょう。
評価制度が社員のモチベーション向上につながらない
正当な評価が受けられていないと感じると、社員はモチベーションの維持が難しくなってしまいます。
評価基準があいまいな企業や、フィードバックを適切に行えていない企業は、人事評価を見直す必要があります。
社内環境や福利厚生の内容に不満がある
デスクワーク中心の職場では、デスクや椅子周りの機能性や使い勝手にも配慮を怠らないようにしましょう。使用年数の長いパソコンは、起動が遅くなったり動作が重くなったりして、仕事が進まずイライラすることもあります。
長時間座る椅子も座り心地が悪ければ生産性も低下してしまいます。正しい姿勢を長時間保てる椅子などに新調して、社員の疲労感を緩和しパフォーマンスを発揮しやすい環境に整えることが大切です。
また、有給休暇や育児休暇、介護制度が取得できないなど、ワークライフバランスが保てないと社員の不満が大きくなるでしょう。
すでに福利厚生を設けている場合も、社員が利用しやすい体制づくりに努めることが重要です。
社内環境の整備で見込める効果
ここからは、社内環境を整備するメリットを詳しく解説します。
社員の定着率が高まる
厚生労働省の「－令和２年雇用動向調査結果の概況－」によると、離職理由として多く挙げられているのが「労働条件」「収入面」「人間関係」です。社内環境の整備によって、このような課題を解決すると、社員の定着率アップが見込めます。
出典：「－令和２年雇用動向調査結果の概況－」（厚生労働省）
生産性がアップする
快適なオフィス環境や風通しの良い職場になると、社員は本来のパフォーマンスを発揮しやすくなります。集中力が高まり、生産性の向上が期待できるでしょう。
また、業務に必要な機器やツールを活用すると、業務効率アップにつながります。タスクの抜け漏れを防ぐためのプロジェクト管理ツールや、Web会議ツールを使用してミーティングの効率化を図ることもできます。
社内のコミュニケーションが活発化する
社員同士がコミュニケーションを取りやすい環境を整えることで、情報共有がしやすくなり、信頼関係の構築につながります。報連相がスムーズに行えるようになれば、トラブル発生時にも迅速に対応できるようになるでしょう。
また、意見交換が活発になると、新しいアイデアやイノベーションが生まれやすくなり、創造性の向上も見込めます。
社内環境を整備する方法
社内環境を整備すると社員のモチベーションが上がり、社内全体の生産性が向上します。ここからは、社内環境を整備するための具体的な方法を解説します。
働きやすいオフィス環境を整える
働きやすいオフィス環境を整えるために、以下の項目を見直してみましょう。
・社内設備
・デスク配置
・オフィスレイアウト
まずは、冷暖房などの社内設備を見直します。社員が働きやすく、ストレスを感じにくい環境にすることが重要です。
備品を探す時間を短縮するためにラベルを貼って整理したり、動線を良くするためにデスク配置を換えたりすることも有効です。
また、テレワークを導入している場合、フリーアドレス制を採用するのもひとつの方法です。固定席を作らず自由に作業できるため、業務の効率化が図れます。
人事評価制度を見直す
公平な評価制度をとおして、給料や待遇面に反映されるように社内環境を改善しましょう。人事評価の基準を明確にすると、社員の目指す方向性が定まりやすくなります。社員が納得できる評価制度を設けることで、仕事へのモチベーションも高まります。
人事評価制度を見直すときは、以下の4つのポイントを意識しましょう。
・評価項目の選択
・評価基準の明確化
・評価の活用先（給料や昇進、人事異動など）の周知
・評価結果のフィードバック
人事評価制度の見直しに際して、社員一人ひとりの生産性を的確に把握するなら、バックオフィス業務の管理ツール「チームスピリット」をぜひご活用ください。
「チームスピリット」は、働き方の情報の可視化やハイパフォーマーやローパフォーマーの特性分析ができます。可視化した情報を人事評価にお役立ていただけます。
コミュニケーションツールを導入する
コミュニケーションツールを導入すると、社員同士のやり取りが円滑になります。ビジネスチャットを活用すれば、メールや電話を使わなくても迅速にコミュニケーションが図れます。
ほかにも、社員の知識やノウハウを共有できるFAQシステムや、データやソフトウェアを共有できるクラウドサービス、ネットワーク回線を使用して画像や音声を共有するWeb会議システムなどがあります。
どこからでもアクセスできるビデオ通話機能を使えば、オンライン会議が気軽に行えるのもポイントです。会議のために遠方へ行く必要がなく、交通費や移動時間の削減につながります。
導入前は社内アンケートを作成して、社員が改善の必要性を感じる部分を抽出することもおすすめです。社員の声を集めて社内環境の整備に反映することで、社員満足度や生産効率の向上につながります。
まとめ
社内環境の整備は、社員の生産性向上や定着率アップ、コミュニケーションの活発化などに影響を与えます。
社内設備やデスク配置などを見直して、働きやすいオフィス環境を整えたり、人事評価制度を見直したりしましょう。コミュニケーションツールの導入も有効です。
人事評価の適性化を図るなら、「チームスピリット」をぜひご活用ください。
