まだ手入力？経費精算の業務効率のポイント
著者：チームスピリット編集部
デジタルトランスフォーメーション（DX）が進み、革新的なシステムが次々に登場している現代ですが、経費精算の業務が手入力という企業もまだまだ多いでしょう。しかし、バックオフィスの効率化やテレワークへの移行を画策した際に、それこそ懸念事項の1つになるのが経費精算の業務です。事業を営むうえでは、さまざまな経費が発生しますが、それらの大半は未だに手作業で行われており、非常に煩雑であることが課題となっています。
経費精算は会社の事業を営むうえで使用した費用の管理・支払いをする重要な業務なだけにミスが許されず、企業としても変革を重視するよりも守りに入りがちです。しかし、デジタル化を取り入れることで経費精算をスピーディーに遠隔でも対応できるようになれば、バックオフィス全体の業務効率化につなげることも期待できます。今回の記事は、経費精算を効率化するうえで重要となるポイントや実現のためのツールについて解説します。
会社が使用した経費を仕分ける「経費精算」とは
経費精算とは、従業員が事業関連の活動の際にかかった費用を会社に申請し、経費として払い戻しを受けることを指します。経費精算でよく使われる項目としては、得意先訪問時の交通費、集合研修時の出張宿泊費、パートナー企業との懇親会の際の交際費などが挙げられます。特に外回りや出張の多い営業担当者は毎日のように交通費や出張旅費の精算対象分が発生する傾向にあるため、経費精算の締日が近づくにつれて事務作業に追われているケースも少なくありません。
また、従業員個人が行う経費だけではなく、会社全体として処理しなければならない経費も精算する必要があります。たとえば、プリンターのトナーや用紙などにかかる消耗品費や郵送や宅配便を発送する際にかかる通信費、全従業員向けのイベント開催時などに必要な福利厚生費などが代表的です。これらの経費精算項目はどの会社でもお馴染みであり、各社さまざまな方法で工夫しながら業務効率化を行っています。適切な経費精算を行わないと、従業員に交通費や旅費などの自腹精算してもらうなどの負担を強いることになるほか、会社として支払う税額が増えて経営を圧迫することにもなりかねません。
アナログの手法が主流だったこれまでの経費精算処理
経費精算は、個人事業主から大企業まで会社の規模感を問わず発生する作業です。しかし、どの企業でもエクセルでの管理や手書きの領収証が使用されるなど、アナログでの管理手法が主流ではありました。典型的なアナログの経費精算処理の方法は、以下の流れで行われています。
【従来までの経費精算処理の流れ】
- 従業員が交通費や旅費などを立て替えて支払い
- 領収証を受領
- 当月の経費精算書を作成（エクセル、手書きなど）
- 領収証を経費精算書に添付して上長へ提出
- 上長が経費精算書を承認・捺印
- 経理担当者が経費精算書を承認
- 従業員へ経費を振り込み
- 経理部門は経費精算書を最低7年間保管
経費精算書に関しては手書きのフォーマットではなく、エクセルへの入力や経費精算用のシステムを利用している会社も多いでしょう。しかし、問題なのは領収証が紙ベースである以上、その原本を台紙などに貼り付けて提出する必要があること。つまり、結局はペーパーレスを実現しにくいということです。
特に外回りの多い営業担当者などは、直行直帰でオフィスに戻ってこない場合もあるため、月末の締日にまとめて経費精算を行う人も多いでしょう。その結果、申請する側が膨大な事務作業に追われるだけではなく、経理部門をはじめとしたバックオフィス側も月末月初に処理が集中し、長時間労働を強いられることになってしまうのです。
また、経費精算がギリギリになってしまうと、当日に上長が不在で承認が間に合わないことも考えられます。その結果、当月内での処理ができず、翌月に持ち越しとなってしまうことケースも珍しくありません。特に立て替えの金額が多い従業員にとっては、死活問題とも言えるでしょう。
デジタル化によって経費精算の業務効率が可能
さまざまな課題を抱えていた経費精算処理。テレワークが徐々に社会に浸透しつつある中、経費精算の事務処理を行うためだけに、オフィスへの出社が求められていたケースも多いでしょう。そうした状況を脱するためにも、近年ではクラウド（SaaS）ツールの活用で、これまでの経費精算の処理をデジタルによって効率的にできるようになりました。
また、これまではデジタル化が進んでいないアナログの処理をしていた会社が、A2D（アナログ→デジタル）するのが基本でした。しかし、より進歩した便利なツールが次々と登場する中、これからは D2D（デジタル→デジタル）という考え方に移行することが想定されます。使用しているデジタルツールよりも性能の良いデジタルツールの導入も期待されているのです。では現在ではどんな機能があるデジタルツールがリリースされているのでしょうか。デジタル経費精算の便利機能を紹介します。
機能1：乗換案内連携
交通費や出張旅費を精算する際、これまでは目的地まで利用した経路を調べて金額を入力するのが一般的でした。しかし、普段は乗換案内などのアプリを使用してルートを検索するのが主流です。交通費精算のシステムにも同様の仕組みを取り入れることで、乗換案内と連携することでスムーズな事務処理が可能になります。
出張や外回りに出かけた日付と目的地さえ分かっていれば、乗換案内と連携したシステムが自動的にルート検索を行い経費精算システムに反映してくれる機能が開発されています。
機能2：交通系 ICカード運賃取り込み
乗換案内連携からさらに一歩進んだ機能が、交通系ICカード運賃の取り込みです。これはその名の通り「Suica」や「PASMO」などに記録された乗降記録と支払った金額を取り込むもので、都度細かい金額を調べて経費精算書に書き込む手間を省けます。
交通費の中には、領収証の必要ないバス代や電車代などの項目もあり、利用していない交通費を不正請求するといった悪しき事例も存在します。交通費ICカード運賃の取り込みが可能になれば、利用履歴をもとに正確なルートや経費が割り出されるため、不正利用を未然に防げるメリットもあるのです。
機能3：クレジットカード利用明細取り込み
遠方への出張の際、飛行機の運賃やホテルへの宿泊、取引先との会食などではクレジットカードを利用するケースも多いものです。しかし、クレジットカードで決済を行うたびに領収証をもらい、管理するのは手間がかかるもの。そこで、交通系ICカード運賃の取り込みと同様に、クレジットカードの利用明細をそのままデータとして取り込む方法も有効です。
また、交通費ICカード運賃の取り込みと同様に、実際の利用履歴をもとに経費を割り出すため、経費の水増し請求や不正請求を防止することにも役立ちます。
機能4：領収証画像読込
支払った経費を紙の領収証で証明しなければならないルールがある企業は多いはずです。そうした企業でも領収証画像読込の機能があるツールを使えば、デジタル化を実現できます。領収証をスマートフォンのカメラなどを使って撮影し、画像として取り込むだけで領収証としての処理が完了する仕組みです。
これまでは領収証の原本提出が必須となっていたため、月末のタイミングで経費精算を行うために出社していた会社も多いでしょう。しかし、画像読込が可能になれば出張先や自宅からでも都度経費精算が可能となり、締日に大量の申請を行う必要もなくなります。承認を行う上長や経理部門の担当者も、スマートフォンやPC上からオンラインで承認ができるため大幅な業務効率化につながるはずです。
機能5：ワークフローによる承認
経費精算のデジタル化においてもっとも重要なのが、ワークフローシステムによる承認管理です。ワークフローとは、申請から承認、決済までの流れをパターン化することです。これも近年では電子化によるオンラインで完結するシステムが主流です。乗換案内連携や交通系ICカード運賃取り込み、領収証画像読込などのシステムを有効に活用するためにはオンラインで申請・承認できるワークフローシステムが必要になります。
デジタルのワークフローシステムは、いつでも、どこでも申請や承認が可能であるという前提のもとで構築されています。そのため、Webブラウザやスマートフォン専用アプリなど複数デバイスでの運用が可能です。また、ITリテラシーが低い従業員でも扱えるように、インターフェースなどの分かりやすさ、操作性のしやすさなども重要なポイントの1つと言えます。
チームスピリットなら経費精算がもっと便利に
経費精算はA2Dに加え、D2Dを検討する企業が増えてきています。それだけ実用的かつ効率性の高い経費精算システムも多数登場しています。中でも「チームスピリット」は、上記で紹介したすべての機能を実装しており、経費精算の業務効率化において高い効果を発揮します。
また、「チームスピリット」は経費精算に関わる機能だけではなく、勤怠管理や工数管理など、複数の機能と連動して活用できるのも大きなメリットです。「チームスピリット」ならではの特徴的な機能について、2つのポイントを紹介します。
ポイント1：事前申請などワークフロー搭載
経費精算は課長や部長などの管理職、さらには経理部門やその他関連部署などの承認を得る必要があります。複雑化した申請ルートであっても、ワークフローシステムによって効率化し従業員が承認を得るために社内を回る必要がありません。
また、そもそも経費精算の前段階において、出張申請や稟議などが求められることも多いものです。経費精算そのものがワークフローで効率化できたとしても、その根拠となる申請内容や稟議などが別のシステムとして独立していては意味がありません。「チームスピリット」は稟議や事前の経費申請、仮払いなどにも対応。経費精算処理とワークフローシステムが一体化して1つのツールとして完結できます。
ポイント2：工数管理×レポート機能と連動
「チームスピリット」では従業員やプロジェクトごとに工数管理が可能で、どの作業にどの程度の時間を要しているのかを可視化できます。また、経費システムや勤怠管理システムとも連動しているため、プロジェクトの工数や成果に対して適切な経費割合となっているかを随時チェックすることも可能です。
さらに顧客ごと、部署ごとに要している工数をリアルタイムで把握する機能も搭載されており、定期的にデータを自動出力してくれるレポート機能の活用によって適切な労務管理と経費精算が両立できます。
経費精算のデジタル化でバックオフィス業務の効率化を
経費精算はバックオフィス業務の中でもデジタル化がしづらい業務なだけに、業務効率化を実現するうえで欠かせない課題の1つです。紙ベースの経費精算書をなくし、ペーパーレス化を実現するだけで業務効率化が達成できるものではなく、それ以前の稟議や申請手続きにおいても業務改革が求められます。
「チームスピリット」は経費精算をはじめ、複数のバックオフィス業務をクラウドで統合し、貴社のバックオフィス環境のデジタルシフトに大きく貢献します。製品デモンストレーションも可能ですので、お気軽にお問い合わせください。
