「ガバナンス強化」と「社員が実力を一番発揮できる環境づくり」に取り組む労務部門のTeamSpirit活用方法

事例概要

テクノロジーの解放で世の中を変えていくべく、1996年に誕生したHENNGE株式会社。（2019年2月1日より株式会社HDEから商号変更）

同社は、働きやすい環境づくりを通じて、ひとりひとりの能力を引き出し、仕事の質をより高めるスマートワーク時代の到来に先駆け、「HENNGE One」を2011年から提供している。

「HENNGE One」は、企業が様々なクラウドサービスを利用する際に、横断的にセキュアなアクセスとシングルサインオンを実現することで、テレワークなどの多様な働き方を支援するSaaSソリューションだ。
TeamSpiritをはじめとする100を超えるクラウドサービスをシングルサインオンで利用することができ（2020年6月時点の連携実績）、2011年の提供開始以来、クラウド・セキュリティ分野で7年連続市場シェアNo.1を獲得するなど、高い評価を得続けている。

また、同社自身も2019年に東証マザーズに上場するなど、右肩上がりの成長を続けている。
そんなスマートワーク時代を支える急成長企業である同社では、TeamSpiritの提供開始初期である2012年からTeamSpiritの導入・活用をしている。

上場企業としてのガバナンスを実践しながら、「社員の手間を省き、社員が実力を一番発揮できる環境を作り出すこと」をミッションとする同社の労務チームではTeamSpiritをどのように活用しているのか。HR部門 川野 貴司氏に話を聞いた。

上場後も厳格なガバナンスを保つために

2019年10月に東証マザーズに上場したHENNGE株式会社。上場後も、厳格にガバナンスを保ち続けるよう組織的に取り組んでいるという。例えば、何か規則を策定する際には、その内容は何に基づいて決められたものか確認したり、決められた規則をシステムに落とし込むときには、セキュリティ委員会を立ち上げて検証しているそうだ。

こうしたガバナンスへの厳格なコミットは、労務部門において、勤怠打刻の習慣化や労働時間データ管理の徹底、という部分にも表れている。適切な勤怠打刻や、その打刻情報が監査時にエビデンスとなるだけの信頼性を保てているか、といった点は、"隠れ長時間労働"や"残業代不払い"といったリスクの芽を事前に摘み取ることに役立つ。また、TeamSpiritの勤怠管理機能は、打刻情報だけでなく修正のログや差し戻しの有無もデータとして残るため、透明性も担保しやすい。

Business Administration Division Human Resources Section　川野 貴司氏

社員が実力を一番発揮できる環境を作り出すために

同社では、上場企業にふさわしいガバナンスを実践しながら、社員が実力を一番発揮できる環境作りにも力を入れている。

勤怠打刻や工数入力は、社員にとっては本来業務に比べると優先度が下がる作業であり、企業側も事務作業が新しい価値を生むわけではないので、重要さを認識しづらい、との見方もある。

そうした根本的な課題を解決するために、同社が目指す「呼吸するように自然な流れで勤怠打刻や工数入力をする」ことの実現に、TeamSpiritのインターフェイスやアラート通知機能が一役買っているという。

「社員は日々の業務に集中しているので、勤怠打刻や工数入力を忘れてしまうこともあると理解しています。勤怠の締め日を過ぎても締め作業が行われていない社員に対して、TeamSpiritからアラートメールが自動配信されるよう設定するなどして、社員が自然な流れで業務を進められるよう工夫しています」と教えてくれた。

また、同社の特徴として、「外国籍スタッフが多数在籍する」ことが挙げられるが、TeamSpirit自体も英語表記版を利用し、アラートメールにいたっても英語のものを用意しているそうだ。

社員が心身ともに健康であることをサポートするのも労務部門の役割

社員が実力を一番発揮できる環境づくりには、社員が心身ともに健康であることも欠かせない。

特に、新型コロナウイルスの影響で働き方が激変する今日は、「出社したくてもできない、会おうと思ってもオンライン上でのみ」という状況で、社員が孤独さを感じたり、これまで通りのパフォーマンスを発揮できなくなったりするといった問題も指摘され始めた。

これについて、同社では、テクノロジーの力を活用してそうした問題が生じないよう取り組みを進めているとのことだ。

なかでもいま同社が注力しているのは、TeamSpiritと「健康管理システムCarely（ケアリー）」を連携させた社員の健康マネジメントだ。TeamSpiritで打刻した勤怠データをCarelyで読み込むよう設定し、残業時間の推移や過去との比較等を行なっているという。

「TeamSpiritとCarelyの連携で、勤怠管理の情報と上長などから伝えられる『残業が多くなっているメンバーがいる』と言った話などを総合的に判断し、必要に応じて産業医との面談をアサインするなどの対策が、ひとつのツール上で完結させられるのは画期的なことです。

今後は社員に行なったアンケート調査の結果を含めて、さまざまなことの相関性を見て、エンゲージメントの改善など人材育成やサポートに役立てていきたいと考えています」と、川野氏。TeamSpiritと外部サービス、製品、端末などとの連携を実現する「TS Connect」についても評価してくれた。

社員を支える労務部門の業務効率化にも

このような環境づくりのための施策立案や実行に充てる時間を確保するために、労務部門自体の業務効率化にも取り組んでいるという。

労務部門では、「例えば、勤怠の締め作業については、TeamSpiritの日次承認機能を利用して、管理職が日次承認をし、月次承認を労務部門が行うといったフローに変更することや、有給休暇の付与や残日数の管理などをTeamSpiritで自動化するなど効率化に努めています」と教えてくれた。

最後に川野氏は、今後の展望について、次のような話を聞かせてくれた。

「社員と労務部門との間のやり取りは、デジタルシフトできる可能性が大いにあります。例えば、現状の労務への問い合わせは個別の相談が多いのですが、これでは特定の社員が仕事を抱え込みやすくなる場合も考えられます。そこで、Slackの機能を使って『社員が労務部門のあるひとに対して問い合わせしてきた内容を自動的に共有し、属人的に業務に対処しないようにする』という体制を試してみたいと考えているところです。

労務部門のデジタルシフトが遅れている背景には、これまでアナログなやり取りが多かったため、デジタル化へのナレッジやノウハウがない、という問題が挙げられると思っています。その足りないスキルをフォローしてくれるひとや外部のツール、サービス提供者と一緒に協力し合えたら、と思います」。

新しい働き方を受け入れ、能力を発揮して仕事の質をより高めるよう変化が求められる時代。HENNGEの労務部門では、新たなアイデアをテクノロジーの活用により実現することで、それぞれの社員が最高のパフォーマンスを発揮できる環境を作り出すことに努めていく、と締めくくった。