7分の1の運用コストで勤怠締めが約10日から3日に短縮。手間と費用をグッと減らした秘訣とは。  

事例概要

コニカミノルタグループ唯一の情報システム機能会社として、幅広い領域のITサービスを事業基盤として成長し続けているコニカミノルタ情報システム株式会社。「従業員の健康がすべての基盤」との認識のもと、「健康第一」の組織風土も醸成している。同社では2021年10月から勤怠管理の情報基盤としてTeamSpiritが活用されている。これによって正しい打刻が行いやすくなり、締め業務の工数を3分の1に削減、約10日かかっていた締め作業が3日に短縮できているという。また、従業員の勤怠情報を直観的に可視化できる「ダッシュボード機能」の活用により、従業員一人ひとりが自身の働き方は自分で管理する「セルフマネジメント」の意識も向上。会社独自の就業規則にも標準機能で対応しており、従来から見ればコスト削減の面でも高く評価されている。

短期間での移行が必要になった勤怠管理システム

コニカミノルタグループ唯一の情報システム機能会社として1981年に設立され、ネットワークやセキュリティ、データセンタ管理、基幹システム、事業アプリケーションなど、幅広い領域のITサービスを事業基盤として成長し続けている同社。長年にわたって培ってきたITに関する幅広い知見と最新テクノロジーを組み合わせることで、上流から下流工程までの一貫したITサービスを提供している。また「従業員の健康がすべての基盤」との認識のもと、「健康第一」の組織風土も醸成。健康経営推進の機能を総務部に置くなど、「こころの健康づくりで職場の生産性と活力を向上」するための施策を実行している。

ここで勤怠管理の情報基盤として、2021年10月から活用されているのがTeamSpiritだ。TeamSpiritが導入されることになった経緯について、総務部 総務グループの馬島 浩英 氏は次のように説明する。

「以前は人事・給与・勤怠がセットになったオンプレミスのパッケージを個社で使っていたのですが、その稼働基盤となっていたOSのサポートが2021年に終了することを踏まえて、その1年前からグループ全体で基幹系パッケージの見直しが行われました。その結果、個社で運用してきた人事・給与はグループ全体で導入されているパッケージに統合されることになり、勤怠管理だけが切り出されて総務部の扱いとなることが決定したのです。」

その理由としては、3つの機能をそのまま統合すると、時間とコストがかかることが判明したからだという。また勤怠管理システムに関しては、別のシステムを導入・活用しているグループ会社もあった。このような全体的な状況を鑑みて、勤怠管理だけを別システムにする方針が採用されたのである。

この決定が下されたのは2020年下期。総務部は新たな勤怠管理システムを導入し、2021年10月には運用開始することが求められた。そこでまず行われたのが、旧システムの使い勝手を改めて評価し直し、改善すべき点を洗い出すことだった。

「当時使っていたパッケージのシステムは『業務を円滑に行いにくい』と感じていたものの、そういうものだと諦めていました。しかし実際に改善点を洗い出していくと、様々な問題が顕在化していったのです」と馬島氏。

目指されたのは旧システムの問題の全面的な解決

その中でも最大の問題が”正しい勤怠登録が行われない”ということだった。その理由は、旧システムの入力方法にあったと馬島氏は振り返る。

「打刻はパッケージが提供しているWeb画面から行うのですが、残業を行う場合には残業の事前申請を行い、上長からの承認をもらってから残業申請を行う、という流れになっていました。また実績入力も、事前に予定申請を行う必要がありました。もちろん打刻が遅くなった場合にも、時間外の申請を行わなければなりません。その結果、退勤時間が遅くなった場合に退勤時の打刻を行わず、事後申請を出すケースが増えていたのです。」

全従業員分の正しい勤怠情報が登録されるまで、締め作業を行うことはできない。同社では、翌月第5営業日までの締め作業完了を目指していたが、実際には10営業日ほどかかっていたという。

「月末をむかえても勤怠が確定していない従業員には、上長や本人に確認して正しい勤怠情報を入手する必要があり、以前はこの作業を総務の2名のメンバーが集中して行っていました。これに10営業日ほどかかっていたので、毎月20人日が費やされていたことになります」と馬島氏。月の半分を確認作業に費やしている状況が顕在化され、システムリプレイスの必要性が高まったという。

また、月中に従業員が自分の勤怠情報を参照する機能もなかったため、締め作業が完了するまで月の労働時間を把握することができなかったと馬島氏はいう。「これは打刻漏れの有無にかかわらず全従業員に共通した問題であり、月中の勤怠情報を可視化して欲しいという従業員の声も高まっていました。また総務側の勤怠把握も後手に回ってしまうことで、長時間労働の恐れがある従業員を検知したり、アラートを出すという予防対策を講じることができませんでした」と馬島氏は当時を振り返った。

そしてコスト面に関しても大きな問題を抱えていたと馬島氏は次のように語る。

「労働環境の変化に伴い、就業規則の改定を重ねるたびに勤怠管理システムの見直しが行われていました。しかし、旧システムはカスタマイズを前提としており、標準機能だけでは新たな就業規則に対応できず、都度機能の拡充を行っていました。その結果、コストが雪だるま式に膨らみ、運用コストも大きな課題となっていました。」

新たな勤怠管理システムの導入では、これら全ての問題の解決が目指されたのである。

勤怠の可視化と短期導入が可能なことを評価しTeamSpiritを採用

リプレイス検討に着手したのは2021年3月。選択肢としては、旧システムのバージョンアップと、クラウドサービス（SaaS）への移行が挙げられましたと、馬島氏は当時の状況を振り返る。

まず旧システムのバージョンアップは、2021年10月の本稼働に間に合わず、早々に断念されることになった。「パッケージベンダーからは『この期間ではとても無理』『他にもできるところはないはず』と言われました」と馬島氏。

クラウドサービスは、複数のベンダーから情報収集を行なったが、費用と機能の両面で魅力を感じられるものがなく導入決定には至らなかったという。

このような袋小路を突破するきっかけとなったのが、グループの中にTeamSpiritを使っている企業があると聞いたことだった。紹介を経て2021年5月にTeamSpiritの情報収集を開始し、7月に導入を決定する。情報収集開始からわずか2ヶ月という短期間で導入を決めた、TeamSpirit採用の決め手を馬島氏は次のように語る。

「まず最大の魅力は、ダッシュボード機能でリアルタイムな勤怠情報の見える化が可能なことです。しかも、従業員、承認者、管理者のそれぞれの視点でデータを確認することができるため、個人、部門、全社などセグメントによって必要な情報を簡単自由にアウトプットすることができます。旧システムでは実現が難しかった、従業員一人ひとりが自身の労働時間をセルフマネジメントすることも期待でき、36協定への抵触防止にも繋がると感じました。また、他のベンダーからは難しいと断られた2021年10月の本稼働開始にも「問題なく導入できます」というお返事もいただき採用を決めました。」

自己管理用のダッシュボード画面

そこですぐに TeamSpiritのサポートチームと毎週1～2時間の打ち合わせを繰り返し、2021年8月に導入プロジェクトをキックオフする。

「当社の就業規則はかなり数が多く、実は私たち自身が明確に把握できていない規則もありました」と語るのは、総務部 総務グループの早坂 千春 氏。そこで規則に関するドキュメントを全てTeamSpiritのサポートチームに渡し、どのようにプロジェクトを進めるべきかを考えてもらったという。

「このような手探り状態であったにも関わらず、サポートチームはすぐに『準備すべきこと』のチェックリストを作ってくれました。そのチェック項目を当社側で埋め、それをTeamSpiritの設定やマスターに反映してくれたのですが、夏休みが終わる頃には反映作業が完了しており、そのスピード感に驚かされました」と早坂氏

正しい打刻が容易になったことで締めの工数が3分の1に

2021年9月には、勤怠管理システムをTeamSpiritに切り替えることを社内発表。実際の利用イメージを示した上で、わからないことがあれば問い合わせを受ける、という体制を整えた。また従業員のためにTeamSpiritの簡易マニュアルを早坂氏が作成し、TeamSpiritのトップ画面に掲載。しかし「TeamSpiritのユーザーインターフェースは分かりやすく、直感的に操作しやすいため、問い合わせを受けることはほとんどありませんでした」と早坂氏は語る。これと並行して、勤怠管理で使用する各種レポートの作成も開始。欲しいレポートのイメージをコニカミノルタ情報システム側で明確化し、それに基づいてサポートチームが作成。

TeamSpiritの本稼働が開始したのは、導入が決定したわずか3ヶ月後の2021年10月。まず目指されたのが、打刻をきちんと行ってもらうことと、それによって締めの期間を短縮することだった。打刻方法は従来と同様にWeb画面で行うようにしたが、客先やサーバールームで作業する従業員向けに、モバイルで打刻できる仕組みも用意された。「旧システムでの打刻率データが残っていないのですが、感覚的にはTeamSpiritを導入してから確実に打刻率は上昇しています」と馬島氏は述べる。その結果、翌月の締め作業の工数は3分の1に激減。締め作業が完了するまでの日数も約10営業日から3営業日程度にまで短縮されている。

2022年4月には、同社における選定時に高い評価がなされたダッシュボードの作成にも着手。わずか１ヶ月で試作品が完成し、３ヶ月後には完成品がリリース。トータル4ヶ月弱という短期間で、全従業員が”立場”や”働き方”に合わせたタイムマネジメントを行うための土壌を築いたのだ。

「ダッシュボードの作成では、まず私たちが『こんなものを作りたい』というイメージを固め、その後、サポートチームに具体的な形へと仕上げていただきました。サポートチームの高い理解力と、プロジェクトをスムーズに完遂するスピード感は、私たちの期待を大きく上回るものでした。」と早坂氏は語る。

ダッシュボードでの可視化で従業員や上司の意識も変化

作成されたダッシュボードは3種類ある。フレックス勤務の一般従業員向け、裁量労働制の従業員向け、そして従業員を管理する上司向けのものだ。

上長用のダッシュボード画面

「最初のダッシュボードで重視したのは勤怠情報の可視化でした」と早坂氏。旧システムでは36協定抵触までの残りの残業時間は表示されず、各自で計算するようになっていたという。この後も継続的にダッシュボードの改善が続けられ、現在では残業時間の残り時間はもちろんのこと、代休や年次有給休暇の残り日数、36協定の上限を超えた年間回数、連続勤務10日以上の従業員（14日以上になると労働基準法違反になる）、産業医面談を行うべき従業員なども表示されるようになっている。「健康経営」の推進においても、重要な役割を果たしているといえるだろう。

また、TeamSpirit導入によって、休暇に関する現場からの問い合わせの件数も減少したという。「TeamSpiritの申請画面には、取得条件や取得可能日数など、各種休暇情報を記載することができるため、以前は毎月15～20件程度あった休暇に関する総務部への問い合わせも、今ではほぼなくなりました。また従来から36協定違反はゼロ、休暇取得率も100％になっていましたが、TeamSpirit導入前はそのために総務部からかなりプッシュする必要がありました。今ではこれも不要になっています。」と早坂氏。

勤怠情報を可視化できるようになったことで、現場従業員の勤怠に対する意識も変わり始めたという。”自分たちが何に気をつけるべきなのか”、セルフチェックできるようになり以前は困難だった働き方のセルフマネジメントが、TeamSpiritへの移行によって可能になったのである。

複雑な規則にも標準機能で対応、運用コストは以前の7分の1に

「勤怠管理システムの処理内容は、当然ながら当社の就業規則に合わせる必要がありますが、旧システムは就業規則が変わる度に都度、追加コストをかけてカスタマイズしなければなりませんでした」と馬島氏。これに対してTeamSpiritは、すべてシステムの設定を変更するだけで対応でき、追加コストは一切発生していないという。「36協定や健康経営の観点でも必要な情報を可視化でき、法改正にも追従してくれます。運用コストは以前に比べて7分の１程度、イニシャルコストも3分の１程度で済んでいます。」

また、同社の就業規則の中には複雑なものもあるが、これへの対応も標準機能で実現している。その1つとして早坂氏が挙げるのが、リモートワークに関する規則である。

「当社ではリモートワークが基本になっているのですが、1週間に1回は出社するというルールがあり、出社できない場合には事前に『リモートワーク申請』を行う必要があります。例えば、月曜日に出社して翌週金曜日に出社する、金曜日に出社して翌週月曜日に出社する、というのは問題ないのですが、金曜日に出社し、中5日の翌々週月曜日に出社する場合にはリモートワーク申請が必要です。このように少し複雑な規則にもTeamSpiritは、標準機能で管理することが可能です。」

また、顧客の情報インフラの構築・保守も行っているため、緊急事態が発生した場合には、休日や深夜の呼び出しが行われるケースも少なくない。その管理も工数管理機能を活用し、”どのプロジェクトに関する対応なのか”、”どれだけの時間を費やしたのか”といった情報を正確に記録しているという。これにより、「深夜や休日出勤の割増賃金の計算を含め、給与計算に必要な集計作業を負荷なく行えるようになりました」と早坂氏。

日々の業務負担が軽減した同社では、業務の効率化によって生まれた時間で、従業員の働く環境をさらに良いものにするため、新制度の導入にも積極的に取り組んでいる。「今は時間単位での年次有給休暇制度の導入に向けた検討を進めています」と馬島氏。この制度に対応した機能もすでにTeamSpiritの標準機能で実装できることがわかっており、これから3ヶ月かけて検証していくという。その後は、入館時に行う社員証のタッチで打刻を行える仕組みも導入したいと考えており、これもTeamSpiritのサポートチームに確認し、実現できることがわかっているという。

このように、独自の制度や規則に対応した機能を実装しながら、勤怠情報の可視化を推進している同社。「健康経営」をセルフマネジメント型で実現する上で、これからもTeamSpiritは重要な役割を担うことになるだろう。