株式会社ジェイエスピー

事例ポイント

課題

• 勤怠管理の脱Excelを進めたかった
• 勤怠情報のリアルタイムな把握ができず、過重労働発生リスクがあった
• 勤怠や経費の締め作業負荷が高く、完了まで7営業日かかっていた

決め手

• 最新の法令に対応しながら、複雑な勤務体系も負荷なく柔軟に管理できる
• 集計・分析機能が充実しており、さまざまな角度から働き方を可視化できる

効果

• 収集・集計業務等が大幅に削減でき、3営業日で締め作業が完了するようになった
• 業務効率化により、時間単位休、特別休暇、テレワーク等を積極的に推進できた
• 個人や組織の状況が一目でわかるようになり、働き方への意識が変わった

事例概要

機能	勤怠管理, 工数管理, 経費精算, レポート・ダッシュボード
業種	IT・インターネット, システム開発
従業員数	100～499人
特徴	自動化による作業時間の削減, ペーパーレス・脱エクセル, テレワークなど多様な働き方の推進, 最新法令への対応, データの見える化・分析, プロジェクト原価管理の効率化

IoTなどの先端技術を強みに、エンジニアリングサービスやソフトウェアの受託開発、自社製品の企画開発などを手掛ける株式会社ジェイエスピー。多様な働き方を推進し、健康経営に積極的に取り組んでいる同社はTeamSpiritをどのように活用し、どのような効果を実感しているのだろうか。

執行役員 経営企画部部長 野澤渉氏、管理部部長 菊池重雄氏、管理部課長補佐 高田格子氏、管理部 井上浩一氏、経営企画部 広報 吉原優衣氏に話を聞いた（以下敬称略、役職はインタビュー当時のもの)

導入前の課題

TeamSpirit導入前の一番の課題は何でしたか。

菊池：以前は社員それぞれがExcelの勤務表で出退勤の時間や工数、有給休暇を記録していました。上長は月末にチームメンバーのExcelをメールで収集し、翌月３営業日以内に管理部に送付する必要がありましたが、予定通りに回収することが難しく、また管理部門の集計作業や入力ミスによる差し戻し作業などの業務も非常に煩雑でした。締め処理が完了するまで7日ほどかかっていたほか、労働時間をリアルタイムに把握できない、またExcelでは月またぎの週の時間外労働時間の管理が難しいなどの課題もありました。

高田：残業申請もメールで行っていたので、個人や組織の働き方の傾向をつかむこともできませんでしたし、休暇についても前向きな理由で休んでいるのか過労で体調を崩しているのかがわかりませんでした。健康経営のためには、過重労働や健康管理に関する事前の対策が必須ですが、なかなか難しい状況でした。

導入の決め手

社員数が急増したことによりExcelを使用した管理業務がますます大きな負担に。さらに働き方改革関連法への対応が必要になったことをきっかけに、同社はシステム導入の検討を始めた。

他システムと比較してTeamSpiritに決めた理由は何だったのでしょうか。

菊池：これまでの勤務表と同様に勤務時間と工数を記録できることが一つの条件だったのですが、その時点で選べるサービスがかなり絞られました。また、当社の社員はお客様のプロジェクトの都合で勤務する場合があり、勤務体系が人によってさまざまです。最新の法令を遵守しながら、何十パターンにも及ぶ勤務体系を管理しなければなりません。TeamSpiritが一番柔軟に、また負荷なく運用できるという点が、大きな決め手となりました。入力画面のわかりやすさやレポート機能が充実していることも魅力でした。

導入の効果

勤務表の収集や集計作業などExcelで管理していた頃の業務負荷が大幅に削減され、全データのチェックや交通費精算も含めて翌月３営業日以内に締め処理が完了するようになった。さらにレポート機能やダッシュボード機能を活用して社員の働き方に関するさまざまな数値を可視化することで、健康経営のための新たな取り組みができるようになった。

レポート機能やダッシュボード機能は、どのように活用されているのでしょうか。

井上：社員、上長、管理部門それぞれの役割に応じて、必要なレポートを用意し、ダッシュボード上で見られるようにしています。個人の働き方に関するレポートとしては、時間外労働の実績、月45時間を超える時間外労働の回数、有給休暇の取得日数など。上長に関してはチーム内の勤務表の提出状況。管理部門については社員全体の月の平均残業時間などです。そのほか給与管理システムにCSVで取り込むためデータもTeamSpiritのレポートで作成しています。

TeamSpiritのサポートコンテンツなどを活用したり、サポートチームの方にアドバイスをいただいたりしながら、無理なく運用できています。

TeamSpiritのTOP画面には、安全衛生委員会から社員の皆さんに向けたメッセージも表示されているんですよね。

吉原：そうですね。社員の残業を減らしたり、休暇を積極的に取得してもらったりするために伝えたいことがいろいろとあるのですが、どうすれば社員の皆さんが理解し、行動してくれるのか悩んでいました。毎日目にする勤怠管理のページに表示しておけば潜在意識に訴えかけられるかなと思いまして（笑）。絵文字なども使って、楽しく読んでいただけるように工夫しています。

御社らしい素敵なお取り組みですね！残業警告のアラートメールもアレンジした文章を送られているんですよね。

菊池：はい、残業時間が特定の時間を超過した社員へは自動でアラートメールを通知するようTeamSpiritで設定しているのですが、その際も機械的な文章ではなく、読み手である社員が気持ちよく動けるよう文章を工夫するようにしています。

残業時間が特定の時間を超過した社員へ自動アラートメールを通知

働き方が見える化されたことで、組織内のコミュニケーションや個人の働き方に変化はありましたか？

野澤：労働時間がリアルタイムに把握できるようになったことで、事前にケアができるようになりました。本人が常駐先のお客様に負荷の軽減を直接お願いすることは難しいですが、上長が負荷を把握できていれば、本人に代わってお客様とお話することができます。労働時間という具体的な根拠があれば説得力も増しますし、状況を改善するうえで「見える化」は欠かせないと思います。

高田：数値を見れば自分の働き方の傾向がわかってくるので、社員一人ひとりも、もっと効率的に働こうという意識になるのではないかと思います。チームの中でお互いコミュニケーションを取りながら働きやすい環境を作っていけるといいな、と思っています。

そのほかに何かTeamSpiritの導入効果を感じていることはありますか？

菊池：時間単位の年次有給休暇制度を導入できたのはTeamSpiritのおかげですね。以前のようなExcelの管理ではとても対応しきれないので、導入は難しかったと思います。弊社はまだ時間単位年休義務化の対象ではありませんが、子育てや介護などさまざまな事情を抱える社員が便利に活用できるのではないかと思い、前倒しで導入しました。想像以上に利用率が高かったので早くスタートできてよかったなと思っています。そのほか新たな特別休暇やテレワークなど、TeamSpiritで管理業務が効率化されたことで、新しい働き方への取り組みを積極的に進めることができています。

今後の展望について教えてください。

高田：今後も社員みんなが楽しく安心して働ける環境づくりに力を注いでいきたいと思います。出勤のタイミングで打刻だけではなく今日の気分を入力してもらう、なんていうのも面白いかもしれません（笑）。TeamSpiritのサポートサービスもうまく活用して、さらにシステムを充実させていきたいと思います。