テクノロジーの解放で世の中を変えていくべく、1996年に誕生したHENNGE株式会社。(2019年2月1日より株式会社HDEから商号変更)

同社は、働きやすい環境づくりを通じて、ひとりひとりの能力を引き出し、仕事の質をより高めるスマートワーク時代の到来に先駆け、「HENNGE One」を2011年から提供している。

「HENNGE One」は、企業が様々なクラウドサービスを利用する際に、横断的にセキュアなアクセスとシングルサインオンを実現することで、テレワークなどの多様な働き方を支援するSaaSソリューションだ。
TeamSpiritをはじめとする100を超えるクラウドサービスをシングルサインオンで利用することができ(2020年6月時点の連携実績)、2011年の提供開始以来、クラウド・セキュリティ分野で7年連続市場シェアNo.1を獲得するなど、高い評価を得続けている。

また、同社自身も2019年に東証マザーズに上場するなど、右肩上がりの成長を続けている。
そんなスマートワーク時代を支える急成長企業である同社では、TeamSpiritの提供開始初期である2012年からTeamSpiritの導入・活用をしている。

上場企業としてのガバナンスを実践しながら、「社員の手間を省き、社員が実力を一番発揮できる環境を作り出すこと」をミッションとする同社の労務チームではTeamSpiritをどのように活用しているのか。HR部門 川野 貴司氏に話を聞いた。

上場後も厳格なガバナンスを保つために

2019年10月に東証マザーズに上場したHENNGE株式会社。上場後も、厳格にガバナンスを保ち続けるよう組織的に取り組んでいるという。例えば、何か規則を策定する際には、その内容は何に基づいて決められたものか確認したり、決められた規則をシステムに落とし込むときには、セキュリティ委員会を立ち上げて検証しているそうだ。

こうしたガバナンスへの厳格なコミットは、労務部門において、勤怠打刻の習慣化や労働時間データ管理の徹底、という部分にも表れている。適切な勤怠打刻や、その打刻情報が監査時にエビデンスとなるだけの信頼性を保てているか、といった点は、"隠れ長時間労働"や"残業代不払い"といったリスクの芽を事前に摘み取ることに役立つ。また、TeamSpiritの勤怠管理機能は、打刻情報だけでなく修正のログや差し戻しの有無もデータとして残るため、透明性も担保しやすい。

Henge_20200713.pngこの点について川野氏は、
「もし今でも勤怠管理を表計算ソフトなどで行なっていたら、手作業によるミスが起こるリスクもあったでしょうし、上場やその後の監査などで、証跡がなく信ぴょう性に欠けるデータだ、とみなされるおそれもあったかもしれません。
この点について、TeamSpiritは、元々の仕組みが厳格だと感じていますし、法令改正後の対応などについても信頼できると感じています。勤怠の正しさを担保するうえで、安心して利用できます」と、評価してくれた。

社員が実力を一番発揮できる環境を作り出すために

同社では、上場企業にふさわしいガバナンスを実践しながら、社員が実力を一番発揮できる環境作りにも力を入れている。

勤怠打刻や工数入力は、社員にとっては本来業務に比べると優先度が下がる作業であり、企業側も事務作業が新しい価値を生むわけではないので、重要さを認識しづらい、との見方もある。

そうした根本的な課題を解決するために、同社が目指す「呼吸するように自然な流れで勤怠打刻や工数入力をする」ことの実現に、TeamSpiritのインターフェイスやアラート通知機能が一役買っているという。

「社員は日々の業務に集中しているので、勤怠打刻や工数入力を忘れてしまうこともあると理解しています。勤怠の締め日を過ぎても締め作業が行われていない社員に対して、TeamSpiritからアラートメールが自動配信されるよう設定するなどして、社員が自然な流れで業務を進められるよう工夫しています」と教えてくれた。

また、同社の特徴として、「外国籍スタッフが多数在籍する」ことが挙げられるが、TeamSpirit自体も英語表記版を利用し、アラートメールにいたっても英語のものを用意しているそうだ。

社員が心身ともに健康であることをサポートするのも労務部門の役割

社員が実力を一番発揮できる環境づくりには、社員が心身ともに健康であることも欠かせない。

特に、新型コロナウイルスの影響で働き方が激変する今日は、「出社したくてもできない、会おうと思ってもオンライン上でのみ」という状況で、社員が孤独さを感じたり、これまで通りのパフォーマンスを発揮できなくなったりするといった問題も指摘され始めた。

これについて、同社では、テクノロジーの力を活用してそうした問題が生じないよう取り組みを進めているとのことだ。

なかでもいま同社が注力しているのは、TeamSpiritと「健康管理システムCarely(ケアリー)」を連携させた社員の健康マネジメントだ。TeamSpiritで打刻した勤怠データをCarelyで読み込むよう設定し、残業時間の推移や過去との比較等を行なっているという。

「TeamSpiritとCarelyの連携で、勤怠管理の情報と上長などから伝えられる『残業が多くなっているメンバーがいる』と言った話などを総合的に判断し、必要に応じて産業医との面談をアサインするなどの対策が、ひとつのツール上で完結させられるのは画期的なことです。

今後は社員に行なったアンケート調査の結果を含めて、さまざまなことの相関性を見て、エンゲージメントの改善など人材育成やサポートに役立てていきたいと考えています」と、川野氏。TeamSpiritと外部サービス、製品、端末などとの連携を実現する「TS Connect」についても評価してくれた。

社員を支える労務部門の業務効率化にも

このような環境づくりのための施策立案や実行に充てる時間を確保するために、労務部門自体の業務効率化にも取り組んでいるという。

労務部門では、「例えば、勤怠の締め作業については、TeamSpiritの日次承認機能を利用して、管理職が日次承認をし、月次承認を労務部門が行うといったフローに変更することや、有給休暇の付与や残日数の管理などをTeamSpiritで自動化するなど効率化に努めています」と教えてくれた。

最後に川野氏は、今後の展望について、次のような話を聞かせてくれた。

「社員と労務部門との間のやり取りは、デジタルシフトできる可能性が大いにあります。例えば、現状の労務への問い合わせは個別の相談が多いのですが、これでは特定の社員が仕事を抱え込みやすくなる場合も考えられます。そこで、Slackの機能を使って『社員が労務部門のあるひとに対して問い合わせしてきた内容を自動的に共有し、属人的に業務に対処しないようにする』という体制を試してみたいと考えているところです。

労務部門のデジタルシフトが遅れている背景には、これまでアナログなやり取りが多かったため、デジタル化へのナレッジやノウハウがない、という問題が挙げられると思っています。その足りないスキルをフォローしてくれるひとや外部のツール、サービス提供者と一緒に協力し合えたら、と思います」。

新しい働き方を受け入れ、能力を発揮して仕事の質をより高めるよう変化が求められる時代。HENNGEの労務部門では、新たなアイデアをテクノロジーの活用により実現することで、それぞれの社員が最高のパフォーマンスを発揮できる環境を作り出すことに努めていく、と締めくくった。


Pick UP! TeamSpirit
■日英の言語切替ができる! グローバル企業でも利用可能なサービス
「TeamSpirit」では、言語切替で英語を選択していただくことができます。日本企業で活躍する外国人のスタッフのみなさんにとって、より利用しやすい環境を整えるとともに、未対応システムをカスタマイズする場合に発生する「日本語⇔英語の翻訳内容をチェックする手間」を省き、誤訳が元になって発生するリスクを抑制することができます。

■直感的に理解できるシンプルUIとUXで事務作業が「メンドウ」という先入観を払拭
勤怠管理ツールは毎日利用するもの。だからこそ「フレンドリーなデザイン」が求められるはず。TeamSpiritは、IT部門のような高いリテラシーを持つ人でなくても、マニュアルを読まずに利用できるようなシンプルなUIで利用するすべての方が「勤怠入力はメンドウだ」という先入観を払拭する最良のUXを提供しています。
期日までに勤怠入力や経費精算が行われることは、毎月の締め作業をスムーズに行なうことにも貢献します。働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit」は、このようにスタッフの負荷を軽減しながらコーポレート部門の業務の効率化にも貢献します。

■監査にも素早く対応できるエビデンスデータを蓄積
企業のなかには、未だに各種申請を紙ベースで処理しているところもあるようです。しかし、これでは紛失の心配や管理の手間もかかるもの。「TeamSpirit」のワークフローなら、そうした懸念からスッキリ解放されます。同時に、承認がどこで止まっているかを確認したり、過去の承認の事実を簡単に検索可能。その情報をキャプチャ等で提出すれば、監査や審査もスマートに対応できます。

■働き方改革関連法対応もTeamSpiritで対応可能
「働き方改革関連法」が2019年4月より施行されたことに伴い、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務の遂行など、働く場には多くの変化が起こっています。対応が不十分な場合、罰則の対象となる場合もあります。勤怠・就業管理を行う働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit」では、企業が法令遵守するべき内容について、対応が可能です。

このほか、「TeamSpirit」の導入は、以下のようなメリットに繋がります。

▶複雑な勤務体系を何パターンも管理し、人事部内でのナレッジ共有もスムーズに行えます。

▶本人や上長がタイムリーに勤怠状況を把握することができるため、休暇の取得を促すことに繋がります。また、36協定に抵触する恐れがあるケースなどを素早く検知し、アラートを出す仕組みも実装。働く人のコンディションを常に最高の状態に保つ配慮を徹底できます。

HENNGE株式会社HENNGE K.K.

設立:
1996年11月5日
事業内容:

企業向けクラウドセキュリティサービス「HENNGE One」の提供

URL:
https://hennge.com/jp/
取材年月:
2020年4月
    

まずは資料請求

製品概要が3分で早わかり
TeamSpiritの機能特徴や選ばれる理由を
ご覧いただけます

担当者に相談する

導入に関するご質問や
実際の画面操作を見ながらの製品デモまで
お客様のご連絡をお待ちしております

無料トライアル

正式版と同一機能・操作が可能な
無料版TeamSpiritを30日間ご提供しています
まずはTeamSpiritを体験してください