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基礎知識

労働時間管理とは?義務化で企業が取るべき対応をガイドラインからわかりやすく紹介

著者:チームスピリット編集部

2019年4月の法改正で「労働時間の適切な把握」が義務化されたことにより、「労働時間管理」の重要性が高まっています。

しかしながら、

  • 労働時間の管理が義務化されたらしいが、実際何をすれば良いのかわからない
  • 自社の労働時間管理が適切に行えているのか自信がない

こういった悩みを持つ企業担当者は多いのではないでしょうか。

そこで参考になるのが、厚生労働省が公表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」です。

本記事では、このガイドラインや労働基準法に則った適切な労働時間管理の方法をわかりやすく解説していきます。

ニュースでよく目にする「未払い残業代の請求」など、労働時間に関するトラブルを防ぐためにも、労働時間管理を適切に行う必要があります。企業が取るべき対応を知りたい方はぜひ参考にしてください。

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人事労務担当者なら知っておきたい、適切な勤怠管理の必要性や労働時間の基本ルールについて解説していますので、これから適切な勤怠管理を導入・運用しようと考えている方は、ぜひ本資料をお役立てください。

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労働時間管理とは

労働時間管理とは、従業員の労働時間を把握し、適切に管理することをいいます。労働時間=「勤怠の状況」であることから、「勤怠管理」と同じ意味で使われることが多いです。

2019年4月から「働き方改革関連法」としてさまざまなな法改正が行われました。その中の一つに、「客観的な記録による労働時間の把握の義務化」があります。

これにより、企業にはより適切な労働時間管理が求められるようになりました。

2019年4月から労働時間の把握が義務化

労働安全衛生法第66条8の3では次のとおり、企業に対して、従業員の労働時間の状況を把握することを義務付けています。

事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者(次条第一項に規定する者を除く。)の労働時間の状況を把握しなければならない。

引用:労働安全衛生法 | e-Gov法令検索

この法律が定められるまでは、労働時間の把握に関しては「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」(以下、ガイドライン)による取り決めのみで、法的な義務ではありませんでした。

法改正により規定化され義務付けられたことにより、労働時間の未把握は法律違反となり、是正勧告の対象となります。

労働時間の把握義務化で企業が取るべき対応

義務化されたことにより企業が取るべき対応としては、次の3つがあります。

  1. ほぼ全ての従業員の労働時間の状況を把握すること
  2. 労働時間の把握を「客観的な記録」により行うこと
  3. 労働時間を記録した書類を、5年間保存すること

1.ほぼ全ての従業員の労働時間の状況を把握すること

労働時間の把握対象となるのは、「高度プロフェッショナル制度」対象の方を除く全ての従業員です。

厚生労働省の資料によれば、高度プロフェッショナル制度対象者は2023年3月時点で全国わずか823名ですので、ほぼ全ての従業員が労働時間把握義務の対象といえます。

もちろん、課長・部長などの管理監督者や裁量労働制・フレックスタイム制などで働く方についても労働時間を把握しなければなりません。

把握する事項(5項目)の詳細については、次章で紹介します。

2.労働時間の把握を「客観的な記録」により行うこと

ガイドラインによると、企業は以下のどちらかの方法で労働時間を把握しなければなりません。

  1. 企業側・管理者が直接、始業時刻や終業時刻を確認する
  2. タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間など客観的な方法で記録する

やむを得ない場合のみ、自己申告制での労働時間の記録が可能ですが、以下に留意する必要があります。

  • 従業員に対して充分な説明をすること
  • 乖離がある場合には実態調査を行い補正をすること
  • 適正な自己申告を疎外する措置を設けてはならないこと

3.労働時間を記録した書類を、5年間保存すること

企業は、出勤簿やタイムカードなどの労働時間を記録した書類を、5年間保存しなければなりません。残業命令書や報告書、労働者が自ら労働時間を記録した報告書なども含みます。

これらの書類が、労働基準法第109条で規定されている「その他労働関係に関する重要な書類」に該当し、5年間の保存義務があることを明らかにしたものです。

なお、保存期間である5年間の起算点は、その書類ごとに最後の記載がなされた日となります。

参考:勤怠管理のやり方|始め方や使用ツール・他社はどうしているのか?

企業が行うべき労働時間管理の5項目

義務化された「労働時間の適正な把握」の内容を踏まえて、従来の労働基準法とあわせて、具体的に企業は何を管理しなければならないかをまとめました。

企業がすべき労働時間管理の5項目

  1. 労働日ごとの始業・終業時刻と休憩時間
  2. 日別の時間外労働時間数(残業時間数)
  3. 日別の休日労働時間数
  4. 日別の深夜労働時間数
  5. 年次有給休暇の取得状況

※各項目の記録方法や考え方については「勤怠管理で必須な4項目|記録方法まで具体例付きで解説 | 業務改善 | チムスピコラム」で具体例を用いて詳しく解説しています。

1.労働日ごとの始業・終業時刻と休憩時間

企業は、労働時間を適正に把握するために、労働日ごとの始業時刻と終業時刻を把握・管理する必要があります。

また、1日6時間を超えて働かせる場合には休憩時間を付与しなければなりません。この休憩時間も記録しておくことが求められます。

労働時間数は以下の式で計算できます。

労働時間数=終業時刻−始業時刻−休憩時間

2.日別の時間外労働時間数(残業時間数)

時間外労働時間数も、企業が管理すべきものです。

1日8時間・1週40時間を超えた労働時間は、法律で定められた「時間外労働」といい、いわゆる「残業」に該当します。

時間外労働(残業)した時間については、割増した賃金の支払いが義務付けられます。通常の賃金に少なくとも25%の割増率を乗じた残業手当を支払います。

3.日別の休日労働時間数

毎週1日もしくは4週を通じて4日間の休日に該当する日に働かせると、その時間は全て休日労働時間となります。

休日労働した時間については、少なくとも35%の割増率を乗じた手当の支払いが必要です。

4.日別の深夜労働時間数

22:00から翌日5:00の間に働かせると、その時間は深夜労働時間となります。深夜労働した時間については、少なくとも25%の割増率を乗じた手当の支払いが必要です。

5.年次有給休暇の取得状況

年次有給休暇(以下、有給)の取得状況も、労働時間と同様に企業が適切に管理しなければなりません。賃金計算や有給管理簿の作成に必要となります。

また、有給が年に10日以上付与された従業員については、その付与した日から1年以内に5日以上取得させなければなりません。

労働時間管理に関する罰則

労働時間の把握義務に違反した場合、それ自体に対する罰則はありません。しかしながら、労働基準監督署などの是正勧告の対象となります。

是正勧告を受けた場合、指摘を受けた事項について確認・改善し、是正報告書を期日までに提出する必要があります。

▼是正報告書のイメージ

zesei_houkokusho.png

画像引用:是正・改善 報告書様式|鳥取労働局 厚生労働省

また、労働時間把握義務に罰則がなくとも、正しく労働時間を把握できなければ他の法律に抵触する可能性があるため、注意が必要です。

労働時間管理に関する罰則の一部を下の表にまとめました。

項目

内容

罰則

元の法律

未払い賃金

労働時間を把握していないことにより未払い賃金が発生した場合

30万円以下の罰金

労働基準法第24条

割増賃金の未払い

割増賃金の対象となる残業時間・深夜労働時間・休日労働時間の把握をしていないことにより割増賃金の未払いが発生した場合

6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金

労働基準法第37条

有給の未付与

有給の付与条件を満たしているにもかかわらず有給を付与しなかった場合

6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金

労働基準法第39条第1項

有給の取得義務未達成

有給が10日以上付与した従業員について付与日から1年以内に5日以上取得できなかった場合

1名につき30万円以下の罰金

労働基準法第39条第7項

賃金台帳の未作成

賃金台帳を作成していなかった場合

30万円以下の罰金

労働基準法第108条

賃金台帳・出勤簿の保存義務違反

賃金台帳や出勤簿の5年間保存義務を守っていなかった場合

30万円以下の罰金

労働基準法第109条

適切な労働時間管理は、労働基準法違反を避けるために、とても重要な企業の責務となります。

労働時間管理で間違えやすい3つのポイント

適切な労働時間管理を行うために、間違えやすい3つのポイントを紹介します。

  1. 管理職でも労働時間管理は必要
  2. 労働時間は1分単位で把握する
  3. 所定労働時間と法定労働時間の違い

ポイントをしっかり押さえて、適切に管理できるよう徹底しましょう。

ポイント1:管理職でも労働時間管理は必要

「管理職の労働時間管理は必要ない」という考えは間違いです。

労働基準法第41条では、管理職(管理監督者)について労働時間に関する規定を適用しないと記載されています。

この章、第六章及び第六章の二で定める労働時間、休憩及び休日に関する規定は、次の各号の一に該当する労働者については適用しない。

一 (略)

二 事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者

三 (略)

引用:労働基準法 | e-Gov法令検索

しかしながら、先述の「2019年4月から労働時間の把握が義務化」で紹介したように、2019年の法改正によって、高度プロフェッショナル人材を除く全ての従業員の労働時間把握が義務となりました。

また、管理職でも深夜労働に対する割増賃金の支払いは必要なので注意しましょう。管理職でも労働時間や深夜労働について正確に把握することが求められます。

なお、役員は法律上の労働者に該当しないため、労働時間の管理は必要ありません。

ポイント2:労働時間は1分単位で把握する

労働時間は1分単位で把握し、労働時間分の賃金を正確に支払わなければなりません。5分単位・15分単位などで労働時間を丸め処理することは、賃金全額払いのルールに違反します(労働基準法第24条違反)。

例えば、「7:55に出勤した従業員の始業時間を8:00にする」のような運用はNGです。7:55に出勤したならば始業時間は7:55として記録・計算する必要があります。

ただしこれには例外があり、1カ月間の時間外労働・休日労働・深夜労働時間の各合計した時間については30分単位で四捨五入することができます。

このルールについては次の記事で解説しているので、詳しく知りたい方はご覧ください。

給与計算は1分単位で行わなければ違法か?計算方法や罰則を解説 | 業務改善 | チムスピコラム | 勤怠管理・工数管理・経費精算ならチームスピリット

ポイント3:法定労働時間と所定労働時間の違い

法定労働時間と所定労働時間は似ていて混同しがちですが、しっかり違いを把握しておきましょう。

法定労働時間

法で定められた労働時間

1日8時間、1週40時間

所定労働時間

企業が定めた労働時間

法定労働時間とは、労働基準法第32条で定められた時間のことで、これを超えて労働させた時間が残業時間となります。

使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。

② 使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。

引用:労働基準法 | e-Gov法令検索

一方、所定労働時間は、企業が定めた労働時間のことです。

所定労働時間が1日7時間の場合、8時間働いたとしても、法定労働時間は超えていないため、1時間分の割増賃金支払いは必要ありません。

所定労働時間を定めている場合で従業員から質問があった場合に回答できるよう、所定労働時間と法定労働時間の違いは知っておくとよいでしょう。

自社は大丈夫?労働時間管理チェックリスト

自社の労働時間管理が適切に行えているのか不安な方のために、チェックリストを作成しました。

  • どの労働時間制度を採用しているか
  • 出勤簿はあるか(5年間保存されているか)
  • 労働時間の計算は適切にできているか
  • 割増賃金の計算は適切にできているか

4つの事項をチェックしてみて、適切な管理ができているか確認してみましょう。

チェック1:どの労働時間制度を採用しているか

自社がどの労働時間制度を採用しているか、就業規則を確認して正確に把握しておきましょう。制度によって時間外労働(残業)の数え方などが変わるからです。

以下が、特に気をつけるべき労働時間制度の一例です。

労働時間制度の名称

制度概要

変形労働時間制

1週・1カ月・1年など期間を定め法定労働時間を超えない範囲で、特定の日・週で法定労働時間を超えて働かせられる制度

事業場外みなし労働時間制

労働時間の全部または一部について算定が困難な場合に所定労働時間働いたものとみなす制度

フレックスタイム制

労働者が各日の始業・終業時刻を自ら決めて働く制度

裁量労働制(専門業務型・企画業務型)

業務遂行の手段や時間配分を労働者にゆだねる制度

どの制度を採用しているかによって、労働時間管理の方法が異なるため、制度ごとに自社が適切に管理できているか再度確認してみましょう。

変形労働時間制・事業場外みなし労働時間制・フレックスタイム制の勤怠計算方法は「勤怠計算を正確に行うには?勤務時間や残業時間の集計方法も解説 | 業務改善 | チムスピコラム | 勤怠管理・工数管理・経費精算ならチームスピリット」で紹介しています。

チェック2:出勤簿はあるか(5年間保存されているか)

出勤簿は、労働関係に関する重要な書類として5年間(※)保存することが義務付けられています。なお、紙に印刷することは必須ではなく電子データ上の保存で問題ありません。

※2020年4月の労働基準法の改正により、タイムカードなどの保存期間が3年から5年に変更されました。当面は経過措置として3年の保存期間で問題ありませんが、5年保存することが望ましいでしょう。

また、自己申告制の出勤簿を採用している場合には、実態と比べて大きな乖離がないか、労働時間の取り扱いについての説明を従業員に充分に行っているかといった点にも注意しましょう。

チェック3:労働時間の計算は適切にできているか

労働時間の計算が適切にできているか、今一度確認してみましょう。

労働時間は以下の数式で求められます。

労働時間数=終業時刻-始業時刻-休憩時間

ここでいう休憩時間は、従業員が労働から解放されている時間、つまり従業員が自由にできる時間のことをいいます。例えば、昼食を食べながらの電話当番は実際対応があったか否かを問わず休憩時間となりません。

これを機会に、休憩時間と労働時間の切り分けがしっかりできているかもチェックすることをおすすめします。

チェック4:割増賃金の計算は適切にできているか

時間外労働(残業)・深夜労働・休日労働は、その時間数に各割増率を乗じた賃金の支払いが必要です。割増率は以下の表のとおりです。

種類

割増率

残業

25%

深夜

25%

休日

35%

深夜残業

50(25+25)%

休日深夜

60(35+25)%

※残業時間が月60時間を超えた場合は、超えた時間について「50%の割増」が必要になります。

割増賃金・手当の支払いが必要となる労働時間の種類について正しく把握できているか、割増率は正しいかを確認しましょう。

労働時間管理の方法4つを紹介

最後に、労働時間管理を行う4つの方法を比較しながら紹介していきます。

労働時間管理の方法には、手書きの出勤簿、タイムカード、エクセル、勤怠管理システムの4つがあります。

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それぞれの手段について、メリットとデメリットを解説していきます。

手書きの出勤簿

従業員が自ら、紙の出勤簿に始業・終業時刻・休憩時間などを記入していく方法です。

紙さえあれば記録できるのがメリットですが、集計作業にかなり時間がかかることや紛失の可能性があるデメリットがあります。

タイムカード

打刻機やタイムレコーダーに専用のシートやカードを接触させ、始業・終業時刻・休憩時間を記録する方法です。安価で導入でき、使い方が簡単なのがメリットです。

種類によってはパソコンに勤怠データが送信され自動集計されるものもありますが、そうでない場合は、やはり集計する手間があります。

エクセル(Excel)

多くの企業で使われているエクセル(Excel)を活用し、導入コストをかけずに労働時間を管理できる方法です。自動集計される関数を入れておけば、自動で集計まで行えます。

▼エクセル出勤簿のイメージ

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全従業員がシンプルな勤務体系で、規模が大きくない企業であれば、エクセルでの労働時間管理でも問題ないケースがあります

エクセルでの勤怠管理にチャレンジしてみたい方は、以下の記事から関数入力済みのエクセルがダウンロードできるのでご活用ください。

勤怠管理をエクセルで行う方法|自動計算できるテンプレートも紹介 | 業務改善

ただし、複数回の休憩や変形労働時間制など複雑な労働時間制度には対応が難しく、数式が間違っていると誤った集計結果になるおそれがあります。

また、「関数を触ってしまうとエラーになってしまう」「エクセルに詳しい担当者が辞めてしまうと誰も直せなくなる」「法改正に対応するのが難しい」「簡単に改ざんできてしまう」などのデメリットもたくさんあります。

正確に労働時間を管理したい場合には、次に紹介する勤怠管理システムがおすすめです。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、コストはかかりますが、最も正確に労働時間の管理ができ、管理の手間を大きく削減できる方法です。

始業時刻と終業時刻を打刻するだけで、リアルタイムで従業員の労働時間を集計・確認することができます。

さまざまなな打刻方法に対応しており、残業時間に対してアラートを設定したり、残業や有給利用の承認機能があったりとシステムによって機能も豊富にあり、法令順守に役立ちます。

▼システムの勤務表画面

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▼システムの残業アラートの設定画面

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給与計算との連携がとれるシステムがほとんどですので、給与計算の作業削減も期待できます。さらに、法改正があった場合にもシステム側で対応してくれるため、常に最新の法律に則った運用が可能です。

コストはかかりますが、勤怠管理システムは、4つの手段の中で最もおすすめの方法となるでしょう。

まとめ|勤怠管理システムで労働時間管理を効率的に行おう

2019年の法改正により、労働時間の把握は企業の義務となりました。企業は、ほぼ全ての従業員に対して、次の事項を把握・記録しておく必要があります。

  1. 労働日ごとの始業・終業時刻と休憩時間
  2. 日別の時間外労働時間数(残業時間数)
  3. 日別の休日労働時間数
  4. 日別の深夜労働時間数
  5. 年次有給休暇の取得状況

労働時間の把握義務自体に罰則は定められていません。しかし労働時間を把握していなければ、以下などの労働基準法違反になる可能性が高くなります。

項目

内容

罰則

元の法律

未払い賃金

労働時間を把握していないことにより未払い賃金が発生した場合

30万円以下の罰金

労働基準法第24条

割増賃金の未払い

割増賃金の対象となる残業時間・深夜労働時間・休日労働時間の把握をしていないことにより割増賃金の未払いが発生した場合

6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金

労働基準法第37条

有給の未付与

有給の付与条件を満たしているにもかかわらず有給を付与しなかった場合

6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金

労働基準法第39条第1項

有給の取得義務未達成

有給が10日以上付与した従業員について付与日から1年以内に5日以上取得できなかった場合

1名につき30万円以下の罰金

労働基準法第39条第7項

賃金台帳の未作成

賃金台帳を作成していなかった場合

30万円以下の罰金

労働基準法第108条

賃金台帳・出勤簿の保存義務違反

賃金台帳や出勤簿の5年間保存義務を守っていなかった場合

30万円以下の罰金

労働基準法第109条

労働時間管理の方法には、手書きの出勤簿やエクセルなどがありますが、一番おすすめなのは勤怠管理システムの利用です。コストはかかりますが、最も正確に管理でき、管理の手間を大きく削減できます。

さらに、給与計算システムと連携できるシステムを選択することで、勤怠管理と給与計算をより効率的に行うことができます。

労働時間管理に苦労されている場合は、一度自社の管理体制を確認して勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理の基本を改めてチェックしてみませんか?

  • 勤怠管理の基本的なルールの理解や実務の知識が乏しく、不安がある
  • 勤怠管理の目的など基本的なことを知りたい
  • 勤怠管理を適切に実行する上で、自社の課題も把握しておきたい

このような人事労務担当者に向けて、「ゼロから始める勤怠管理」の資料を無料で配布しています。

人事労務担当者なら知っておきたい、適切な勤怠管理の必要性や労働時間の基本ルールについて解説していますので、これから適切な勤怠管理を導入・運用しようと考えている方は、ぜひ本資料をお役立てください。

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