工数管理は意味がないと感じる理由｜やめた時の弊害と解決策

「工数管理が業務を圧迫している」「プロジェクト改善に活かせず、やっても意味がない」。社内でそんな声が上がっている企業も多いのではないでしょうか。

本来、工数管理は生産性の向上に役立つ作業のはずですが、以下のような悪循環に陥り、意味がないと感じる企業も少なくありません。

1. 毎日（その都度）の工数入力が面倒に感じる
2. そのため「月末にまとめて入力する」といったことが起こり、正確なデータを得られない
3. その結果、工数管理をプロジェクトの分析や改善に活かせず、意味がないと感じてしまっている

本記事では、「工数管理には意味がない」と言われている理由や背景、そして工数管理をやめた場合のデメリットなどについて解説していきます。

また、現在生じている工数管理の無駄を解消し、プロジェクトの改善につなげるための方法も紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

本来、工数管理はプロジェクトの原価や利益を把握するのに重要

工数管理は本来、「意味のないもの」ではなく、会社の利益を把握するための重要な手段です。

工数管理で「見える化」ができるのは、プロジェクトや製造の「コスト」と「スケジュール」です。入力したデータを分析・共有することで、生産性の向上にも活用できます。

工数管理を行うメリット

工数管理を正しく行うことで、どのようなメリットがあるのかを具体的に見ていきましょう。

1. プロジェクトごとに利益が最大化するよう、正しいリソース投入ができるようになる
2. プロジェクトの進捗を管理し、遅延を防止できる
3. ボトルネックを特定し、改善することで生産性を上げられる
4. 正当かつ公平な人事評価を行う際のデータとなる
5. 社員の生産性やモチベーションが上がる
6. 根拠のある見積もり作成に役立つ

工数管理を行えばプロジェクトにかかるコスト（人件費）を算出できるだけでなく、どの人材の生産性が高かったか、どの業務フェーズにボトルネックや改善の余地があるかなどの情報も分かるようになります。そのため、各プロジェクトに適切な納期やコストを無駄なく設定できるようになり、業務効率を上げることが可能です。

このように経営に大きなメリットをもたらす工数管理ですが、実は従業員にとっても多くのメリットがあります。

工数管理の実績を社員に共有すれば、働き方改善のきっかけとしても活用できるのです。例えば1つのプロジェクトにかかる工数や時間が分かっていれば、それをもとに見積もりを作成したり、無理のないスケジュールを組んだりすることができます。

工数管理ができていれば、生産性の高い社員が公平に評価されることにもつながるでしょう。

工数管理を正しく行わないと（やめると）どのような問題が発生するのか

逆に、工数管理を正しく行わないと（やめると）、以下のような弊害が起こる可能性があります。

• 適切なコスト管理ができず、赤字のプロジェクトが放置されてしまう
• スケジュールをうまく組み立てることができず、業務が遅延してしまう
• 見積もりの正確性が欠け、顧客からの信頼を得づらくなる
• 生産性の高い社員が正しく評価されず、不満感が募る

いずれも、経営層だけではなく従業員にとっても大きなマイナスになるものばかりなので、安易に工数管理を廃止することは避けた方が良いでしょう。

「意味のない工数管理をやめること」ではなく「工数管理を意味のあるものにすること」が重要です。

工数管理が無駄だという意見が出ている場合は、現状の運用方法に問題がないかを見直す必要があります。

本来必要な工数管理を「意味がない」「無駄」と感じる理由とは？

ここまで解説してきたように、工数管理はプロジェクト型ビジネスで成果を最大化させるために、非常に重要な作業です。それにもかかわらず「工数管理は意味がない」「無駄だ」と感じてしまうのはなぜでしょうか。

よく伺うのは、次のような理由です。

1. 工数を毎回入力するのが面倒だと感じた社員が、月末にまとめて工数入力を行っている
2. そのため、結局正確な工数が集計できず、プロジェクト管理に活かすことができない
3. 結果的に、マネジメント層も社員も「工数管理は意味がない」と感じてしまう

それぞれの理由を、詳しく解説していきます。

1.工数を毎回入力するのが面倒だと感じた社員が、月末にまとめて工数入力を行っている

以下のようなケースでは、社員が工数入力を面倒だと感じてしまいがちです。

• 勤怠管理、スケジュール管理、工数管理を別々のツールで運用している
• エクセルなど、分析や集計に手間のかかるツールを使用している
• システムにログインする際、毎回VPN接続（特定のユーザーのみが利用できるネットワークへの接続）を求められる
• 工数管理のためのミーティングや報告が多く、社員に過度な作業負担がかかっている
• 工数管理の目的やデータが社員に共有されておらず、メリットを感じられない

例えば勤怠管理・スケジュール管理・工数管理を全て別のツールで運用している企業だと、社員の工数入力は次のような状態になっています。

1. 工数入力のために勤怠管理やスケジュール管理のツールをそれぞれ別ウィンドウで開く
2. スケジュール管理ツールに入力した作業工程を確認しながら、工数管理の実績を入力する
3. 勤怠管理システムに入力した勤務時間と照らし合わせながら、工数管理の作業時間を調整する

工数入力のために、スケジュール管理ツールや勤怠管理システムを行ったり来たりしながら同じ内容を入力しなくてはいけない状態になっているのです。これをこまめに何度も行わなければいけないので「面倒」という声が上がるのも当然かもしれません。

こういった理由から、社員が工数入力を月末にまとめて行う事態に発展してしまうのです。

2.結局正確な工数が集計できず、プロジェクト管理に活かすことができない

以上の理由から、「社員が月末にまとめて工数入力を行う」あるいは「作業工程ごとの工数入力を行っていない」といった問題が起こりがちです。

当然そのように入力された工数データは正確な内容とは言えないので、工数データを実務に活かすことができず、赤字のプロジェクトが発生したり、スケジュールに遅延が発生したりする可能性が高くなります。

すると、社員もマネジメント層も「工数管理をやっても有効なデータが得られず、意味がない」という認識に至ってしまうケースが多いのです。

社員の不満を解消し、工数管理を適切に行うための解決策

前章で説明した「社員が工数をこまめに入力してくれない」「その結果、工数データをプロジェクト管理に活かせない」という悪循環を解消して、効果的な工数管理を行うには、以下のような方法が有効です。

1. 入力の負担を軽減できる工数管理ツールを利用する
2. 工数管理のデータを、社員が活用できるようにする

順番に見ていきましょう。

解決策1.入力の負担を軽減できる工数管理ツールを利用する

社員に工数入力をその都度行ってもらうには、工数入力の負担を軽減できる機能が備わっているツールへ変更する（現在エクセルで管理している場合は新たにツールを導入する）のが良いでしょう。

例えば以下の機能が備わった工数管理ツールがおすすめです。

• 勤怠や経費精算なども同一のプラットフォーム上で入力できる
• カレンダーの確認と工数入力が1つの画面上で行える
• 直感的なUIで入力することが可能（スライダーを用いた入力など）
• スマートフォンからも入力できる　など

勤怠と工数管理が連動していると、勤怠の入力内容がそのまま工数の合計時間として反映され、双方を照らし合わせる手間がなくなります。また、普段使用しているスケジュールアプリと工数管理ツールを連動させることができれば、工数入力の負荷を軽減できるでしょう。

ツールによっては、工数入力がより簡単に行えるようUIが工夫されているものもあります。

▼スライダーを用いた工数入力の例（TeamSpiritの場合）

引用：工数管理｜株式会社teamspirit

解決策2.工数管理のデータを、社員が活用できるようにする

社員にこまめな工数入力を行ってもらうには、工数管理の目的やデータを共有し、それをプロジェクトの分析や改善に活用できるようにしましょう。

プロジェクトのコストや進捗管理を社員各々が自分ごととして受け止めるようになれば、「工数管理は無駄」という意識が起こりにくくなります。

工数管理のデータを「見える化」し、会社全体の利益、ひいては社員の利益になることをきちんと理解してもらうことが大切です。

そのためには、やはり工数管理ツールを見直してみることもおすすめです。

工数管理ツールによっては、

• 工数情報を「見える化」する機能
• スケジュールの遅延や工数オーバー（工数超過）を察知してアラートを出す機能

などが備わっているものもあります。このような、「工数管理を行えるだけではなく、プロジェクト改善に活かせるツール」を利用することがおすすめです。

「負担軽減」と「データ活用」ができるおすすめの工数管理ツール

上記で解説してきた「従業員の負担軽減」と「工数データの有効活用」ができる工数管理ツールをお探しなら、ぜひTeamSpiritを1つの候補として検討してみてください。

TeamSpiritには、以下の機能が備わっています。

そのため、以下のような効果が期待できます。

• 社員の負担を軽減し、こまめな工数入力を促せる（後押しできる）
• 工数やその関連データを「見える化」し、生産性を向上できる

実際に、TeamSpirit導入企業247社に「作業時間に関するアンケート」を実施したところ、月にかかる工数管理の時間を40％削減することに成功したとの結果が出ています（※TeamSpirit利用者 247社 36,388人分のアンケート結果より）。

まとめ｜工数管理はプロジェクトの生産性を高めるために必要

工数管理を適切に行えば、プロジェクトごとの正確な利益を把握できます。

「誰がどのくらいの時間をかけて業務を進めているのか」「プロジェクトの原価はいくらか」といった情報を数値で正確に把握することは、プロジェクト型の事業を行っている会社にとっては、必須業務といっても過言ではありません。

社員に日々の工数入力をしっかり行ってもらい、それをプロジェクト改善に活かすには、以下のような対策が有効です。

1. 入力の負担を軽減できる工数管理ツールを利用する
2. 工数管理のデータを、社員自らも活用できるようにする

工数管理を通してプロジェクトの生産性を高めたい企業は、ぜひ工数管理ツール「TeamSpirit」を検討してみてください。

よくある質問とその回答

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