人事データ活用とは

人事データ活用とは、人事関連のデータを収集・分析して経営に活用する取り組みを指します。

具体的な人事データとして、下記が挙げられます。

・勤怠情報
・業務の内訳(業務報告や日報に使用する)
・ジョブディスクリプション(職務内容)
・給与情報
・人事評価情報
・異動歴情報
・保有資格情報
・趣味、特技などの趣向情報
・職歴、知識、過去の参画プロジェクトなど業務スキル情報
・家族構成、出身地などの基本プロフィール
・健康診断やストレスチェックの結果
・モチベーション、エンゲージメント、社員幸福度などの数値

上記のような人事データを活用することは、生産性向上・モチベーション向上・業務効率改善など多彩なメリットをもたらします。「ピープルアナリティクス」の一環としても活用できるので、人事課題の多い企業では特に意識してみてはいかがでしょうか。

人事データ活用が注目されている背景

多くの企業が人事データを活用し始めている背景には、社会的な要因があります。下記で代表的な背景を解説するので、ニーズが高まっている理由を探っていきましょう。

DX推進による影響

急激なDX(Digital Transformation)促進により、人事データの活用がもはや必要不可欠であるという考えが広がりました。

働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策のためリモートワークやサテライトオフィス勤務のニーズが高まったことが一因です。情勢に押され、デジタルシフトせざるを得なかったという社会的な背景も影響しています。

対面しない働き方が広がってお互いの勤怠状況やモチベーションが見えづらくなったからこそ、人事データを活用して可視化しようとする動きが出ています。

人材の流動化の高まり

終身雇用制が実質的な崩壊を迎えたことにより、より待遇が良い企業、よりやりがいのある仕事を得るために転職する人が増えています。人材の流動性が高まり、優秀な人材の雇用に一度成功しても、常に離職のリスクが生じるようになりました。

また、少子高齢化による労働人口の減少を受け、人材の流動性は増しているのに新たに人を雇う難易度が上がっていることも事実です。そのため、既存の従業員のエンゲージメントを高め、長期的な定着を図るために人事データを活用する企業が増えています。

人事データの活用で期待できる効果

ここでは、人事データの活用により期待できる効果を解説します。得られるメリットを理解し、自社の課題を解決できそうか検討しましょう。

業務生産性の向上

人事データを適切に収集・分析・活用できれば、業務生産性が向上します。例えば、個人の適性に合わせて人材配置する「タレントマネジメント」の思考を取り入れた施策が効果的です。それぞれのキャパシティを計算しながら任せる業務量を変動させたりできるので、業務の無駄が生じません。

マネジメント側の工数が減ることや、個々のストレスが緩和されモチベーションが上がることも、業務生産性の向上に寄与します。結果的に迅速な意思決定をするきっかけにもなりやすく、人事データの活用には大きなメリットがあります。

離職率の低下

従業員のモチベーションやエンゲージメントを可視化できれば、離職率低下のための施策に役立てられます。過去に離職した従業員の当日の役職・給与・待遇・業務内容などを分析して共通項を探ることも可能です。

定期的に従業員サーベイを実施して、会社への不満・不安を可視化しましょう。上司からの評価に対する満足度が低ければ、人事評価制度を改正して適切な報酬体系を整えるなど、新たな施策も浮かびやすくなります。離職率が低下すれば、教育や育成にかかるコストを削減でき、ノウハウやナレッジの流出を防げることも、メリットのひとつです。

採用プロセスの見直し

自社で高い成果を発揮しているロールモデルの人事データを分析することで、採用プロセスの見直しに役立ちます。

部門ごとに活躍している人材を可視化できます。その結果、採用活動を最適化できるのです。新卒・中途採用だけでなくアルバイト・派遣社員・社外のフリーランス登用などのシーンでも活用できます。

多様な働き方を実現する体制づくりが急務とされている時代だからこそ、改めて採用プロセスを見直してみてはいかがでしょうか。

【3ステップ】人事データ活用を進める手順

人事データの活用を進めるためには、手順を3つに細分化してスモールステップの実現を目指すのがおすすめです。

目的を設定する

まずは何のために人事データを活用したいのか、目的を明確にします。目的を設定する際は、自社が抱えている人事上の課題を精査するのが近道です。目的が明確になればどのような人事データを優先して収集すべきかが見えてきます。

経営者や人事担当者だけでなく現場の従業員にもヒアリングしながら、明確にしていきましょう。その後の分析手法やツールの選定を支える根幹になります。

人事データを集める

人事データ活用の目的が決まり次第、実際のデータを収集するフェーズに移ります。抜け・漏れのないよう収集対象のデータを定義しながら、各部門に散財している情報を集めましょう。

すでに存在しているデータだけで不足している場合、インタビューやアンケートなどを実施して、新たなデータを集めます。収集対象以外のデータが含まれることも多いですが、さまざまな視点で分析する際に役立つことも多いので、あえて省こうとする必要はありません。

データを分析・活用する

データ収集が完了したら、分析、活用に進みます。十分な客観性を持たせるため、複数の視点からデータ分析を行いましょう。

あらかじめ立てておいた仮説と照らし合わせれば、今後の検証に役立ちます。データ分析で分かった自社の強み・課題は、競合他社の情報と照らし合わせるのがセオリーです。

人事データを上手く活用できない原因を知る

人事データ活用が上手くいかない代表的な理由として、データの蓄積が不十分であることが挙げられます。収集すべき人事データに抜け・漏れが多かったり、収集した情報が蓄積されないままだったりすると、正確な分析ができません。

また、データ収集・分析にかかる手間も多くなり、コストに見合った効果が現れないからと形骸化してしまうことも多いのです。

まずは社内の情報をデータベース上で一元管理できる環境を整え、何でもデータベース上で管理・閲覧していくことが重要です。

人事データ活用なら「TeamSpirit」がおすすめ

人事データの収集・分析・活用まで一元管理したいのであれば、働き方改革プラットフォームである「TeamSpirit」の利用がおすすめです。TeamSpiritは勤怠管理・工数管理・経費精算など、全従業員が日常的に使う機能をひとつにまとめたツールです。

ペーパレス化・DX化を促進したい企業とも相性が良く、使えば使うほど「TeamSpirit」上に人事データが蓄積していくことから、その後の分析も容易になることが特徴です。

レポーティング機能も充実しているので人事部や労務部などバックオフィス部門の工数も削減しやすく、スピーディーかつ最適な意思決定をサポートします。

まとめ

リモートワーク、サテライトオフィス勤務・フレックスタイム勤務など働き方の多様化が進んでいる昨今、DX化による人事データ活用がどの企業にとっても急務です。効果的に人事データを活用できれば業務生産性の向上、離職率の低下などさまざまなメリットが得られます。人事課題が多い企業ほど検討する価値が高いのが人事データの活用です。

「TeamSpirit」は、人事データの収集・分析・活用まで一元管理できるプラットフォームです。人事データを活用したい企業はもちろん、最新の法令にも対応したリスク管理できるプラットフォームをお求めの企業はぜひご検討ください。