人事のDXとは
まずは人事領域におけるDXについて概要を解説します。
DX推進の背景
DXが推進されるようになった背景には、少子高齢化による労働人口減少が影響しています。少ない人員で効率的に働くことが求められるようになり、人事領域でもルーティンワークのシステム化が急務となりました。
HRテックで収集したデータを活用すると、適材適所な人材配置ができます。さらにモチベーション向上に効果的な評価システムを構築できれば、優秀な人材を長く安定して雇用しやすくなるので、人事領域以外にもメリットを与えます。
自社独自の人事ノウハウも醸成しやすくなり、競合他社には真似できない人事戦略が作れるようになるかもしれません。
DXとHRテックは「人事業務の効率化」という点で同一の役割を果たします。ただし、DXはその先にある「データの分析・活用による人材や組織の変革」を目指すものです。根本的な組織改革を視野に入れているのであれば、HRテック導入だけでなくDX化も検討していきましょう。
人事になぜDXが求められているか
人事にDXが求められるようになった要因は、前述した労働人口不足を補う適材適所での人材配置だけに限りません。モチベーションやエンゲージメントを可視化して離職を予防できれば、社内の人材を適切に最大限活用しやすくなりノウハウも蓄積されます。
採用活動においてDXを役立てることができれば、自社の経営戦略に合った人材をピンポイントで見つけやすくなり、採用のミスマッチも防げるのです。
また、テレワークをはじめ、近年特に増えている新たな働き方に見合う人事評価制度を導入できれば、個々の能力に合った適正な評価ができるようになります。評価方法の精度が上がり、年齢を問わないスキルアップを促進できることも魅力です。
職務内容を指定して採用する「ジョブ型雇用」を始めるうえでも、DX化により必要なスキルを可視化できれば高い効果を発揮します。実務・採用・人材活用など、いずれの面でもDX化によるメリットがあるのです。
人事のDXの推進事例
人事のDXを推進する際は、まず人事管理をデジタル化しながら業務効率化を図るのがポイントです。その事例として、ピープルアナリティクスの導入が挙げられます。
ピープルアナリティクスとは、従業員にまつわるさまざまな情報をデータ化・分析することによって、人事上の課題を解決に導く手法です。例えば部署ごとに高く評価されているロールモデルを設定し、行動特性を浮き彫りにしたうえで社内教育に活かすのもピープルアナリティクスの考え方です。
退職した従業員に共通する要素をピープルアナリティクスで可視化し、早い段階で退職リスクに気付いて個別にフォローアップするなどの定着支援対策もとれます。
人事のDX推進を妨げる問題点
人事のDX推進はいずれの業種でも不可欠といわれているものの、未だに浸透しないのには理由があります。
下記で代表的な理由を解説するので、自社でも発生し得るリスクがないか確認してみてください。
システムの導入自体が目的に
人事のDXは、HRテックやITシステムの導入で加速化することが多いのが特徴です。結果、システムの導入自体が目的になってしまい、DXを目指す根本的な課題意識が薄れてしまうことがあります。
長期目標を忘れてしまうと、「ただ業務が楽になっただけ」で留まってしまうケースも多いので注意が必要です。あくまでもその先にあるデータ活用や組織改善に活かすことを意識し、収集したデータをもとに何ができるかを考え続ける必要があります。
導入前の現状把握・達成すべき目標の設定・実施後の効果検証が求められることを念頭に置いておきましょう。
TeamSpiritのように、汎用性の高いシステムを導入し、データを収集しやすくするのもおすすめです。TeamSpiritはワークログ管理や勤怠管理に加えて、電子稟議や経費精算にも対応しています。使い勝手の良いUIでありつつも必要な機能が備わっているため、用途別に複数社のソフトウェアを契約したり、自社に合うようにカスタマイズしたりする必要がありません。
社内周知・認識普及が不足
人材データの収集は経営戦略との連動が求められるため、経営部門などへ周知しながら協力を仰ぐことが必要です。
しかし、社内周知や認識普及が不足している場合、そもそも人事DXの価値観を理解してもらえず思うようにプロジェクトが進まなくなることもあります。人事や経営層などごく限られた範囲でのプロジェクトにするのではなく、まず関連部署も巻き込んでいけるよう意識してみましょう。
また、クローズドの評価制度であっても導入のメリットを伝え続けるなど、従業員からの理解を得る施策も必要です。
必要なデータが散在
人事DXに必要なデータがすべて人事部内に蓄積されているとは限らないため、データ収集だけでもかなりの時間を要することがあります。
例えば、プロフィールなど基本的な情報は人事部が、過去に支払った給与情報の変遷は経理部が管理している場合、データの結合だけでも手間がかかります。扶養家族の情報や過去の異動歴を担当する労務管理部も加わると、より複雑化します。
そもそもどの部門がどの情報を管理しているかわからず、再収集するなど二度手間が生じることもあるのです。まずは各部門でペーパーレス化を実施し、クラウドシステムを活用して情報の統合を図るなど対策していきましょう。
人事におけるDX推進の進め方
ここでは人事におけるDX推進の進め方を解説します。
何から手を付ければ良いか迷ったときは、下記のフローに沿って進めてみましょう。
現状の課題分析と目標設定
まずは、現状の課題を可視化したうえで目標を設定します。同じ採用での課題でも、「ミスマッチ採用が多い」「母集団形成ができない」「中途からの応募は集まるが新卒の応募が集まらない」など課題は多岐にわたります。
ほかにも、人材定着・人材育成・人材配置・人事部門内の業務効率などさまざまな課題があるので、まずは可視化してみましょう。そのうえで課題解決に向けた目標を設けて、チーム内で共有するのが先決です。
課題の解決方法の検討と実施
次に課題の解決方法を検討し、実施に向けて動きます。例えばHRテックやシステムを導入し、まずは人事DXに向けた情報収集から始める方法があります。
また、業務フローを改善して無駄な仕事をカットしたり、部門ごとに業務の重複がみられれば統合するなど、多くの方法が考えられます。
そもそも必要な業務なのか根底から見直すなど、データをもとに考えながらDX化を促進していくのもおすすめです。課題ごとに解決方法は異なるので、自社の課題が何かを整理していきましょう。
効果の検証と施策の見直し
施策が進み次第、定期的に効果検証を行います。当初の目的を達成できそうか、当初の設定以外に新しく収集すべきデータが出ていないかなどを見ながら、軌道修正していきましょう。
また、新たに発生した課題があれば改めて対応策を考案し、チェックと検討を重ねる必要もあります。いわゆる「やりっ放し」にならないよう注意しながら、PDCAサイクルを回しましょう。
まとめ
人事DXは、人事部門における業務効率改善・効果的な採用・人材の定着・従業員のモチベーション向上などさまざまな課題を解消する手法のひとつです。
データを収集することだけでなく、その後に「役立てる」ことを視野に入れながら、推進していくことが大切です。
