<チムスピ座談会>2022年の電帳法改正で経理業務はどう変わる?TeamSpiritはどう変わる?

2020年10月に改正された電帳法『電子取引制度』や、2022年1月改正予定の電帳法『スキャナ保存制度の見直し』により、経理業務はペーパーレス化効率化テレワーク下での利便性向上が大きく進むと言われています。

そこで今回は、チームスピリット社で電帳法改正に向けた製品アップデートや経理業務を主導する3名のメンバーに集まってもらい、電帳法改正によって経理業務はどう変わるのかどんな準備をすれば良いのかTeamSpiritはどう対応していくのかなど語ってもらいました。

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参加メンバー

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ファイナンス&アカウンティングチーム
大藤 知則
監査法人にて公認会計士として10年間勤務。その後SIコンサル企業にて財務経理や経営企画の実務を担当。2020年にチームスピリットに入社し、経費精算を含む経理業務、決算、ディスクロージャーなどファイナンス業務全般を担当。
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プロダクトマネジメントチーム
白須 礎成
システムインテグレータにて、法人営業職を5年経験後、CRMやBIツールのプロジェクトマネジメント、サイバーセキュリティのコンサルタント、自社のサブスクサービスの立ち上げ時のプロダクトマネジメントなどを担当。2020年にチームスピリットに入社し、プロダクトマネージャーとして、TeamSpiritやそのファミリー製品の開発機能の決定など製品価値を高める活動全般を担当。
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カスタマーサクセスチーム
松田 紘幸
人材紹介会社にて営業職とキャリアコンサルタント職を6年経験。その後、メーカーにて7年勤務し、総務、人事、経営企画を担当。2019年にチームスピリットに入社し、カスタマーサクセスチームにて既存のお客様の活用促進などを担当。

電帳法改正によって経理業務はどう変わるか

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松田
2020年末の税制大綱で電子帳簿保存法改正の方向性が示されましたね。

帳簿書類のスキャナ保存の事前承認の制度が廃止される見通しとなって、経理業務のペーパーレス化が進むと言われていますが、普段経理業務を担当している大藤さんはどんなことを期待していますか?
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大藤

これまでも電帳法の改正は繰り返されてきていますが、実運用をしていくには運用コストが高くて、当社も含めて、また過去に私が監査を担当したお客様も導入に踏み切れないケースが多かったです。

ただ、2022年1月施行予定の改正では、特に経費精算業務における『紙の業務からの脱却』が大きく進むのではないかと期待しています。

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松田
具体的にどんなシーンでの業務効率化がされることを期待していますか?
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大藤

特にテレワーク下での『経理担当者の業務効率化』と『社員の利便性アップ』がなされると思っています。

私たちの会社では1年以上前からテレワークを基本とした業務体系の中で、請求書や注文書などオンラインで電子化できることは進めてきましたが、どうしても領収書を社員の皆さんに紙で提出してもらう作業は残り続けていて、領収書提出のために出社してもらったりや、領収書が未提出の場合には「いつ出社されますか?」といったやりとりが発生していました。

交際費等の領収書提出は一部の役職員に限定されますが、健康診断や予防接種など全ての従業員が対象となる紙の領収書が存在しています。

2022年施行予定の法改正では、現行法では必須のタイムスタンプの要件が緩和されることになったので、こういったやりとりなどは激減していくだろうと考えています。

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白須
ファイリングの手間がなくなることも、業務効率化に大きく影響しますか?
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大藤
はい。手作業でプリントアウトしてファイリングすることや、会計帳簿をプリントアウトして数年分取っておくことも必要なくなって、基本的にはシステムの中で全て完結する環境を構築できるので、大きく業務効率化が進むと思っています。

チームスピリット社では、改正電帳法をどう運用していくか

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松田
うちの会社では、改正電帳法の施行開始後にどんな運用をしていく予定ですか?
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大藤
基本的には、今まで通り社員の皆さんは領収書の写真をTeamSpiritに読み込ませて承認をあげて、経理担当側ではそれを見ながらリアルタイムで承認をかけていければ、十分な運用ができると考えています。
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松田
社員側のオペレーションが変わらないのは嬉しいですね。
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大藤
そうですね。逆に今までやってもらっていた紙の領収書を出してもらうというようなことが不要になりますので、何かプラスでやってもらうというよりは業務がなくなる方向で皆さんに使っていただけるのかなと思っています。
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松田
電帳法の改正に合わせて、定めておいた方が良いルールや注意することはありますか?
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大藤
例えば法律上では、紙の領収書をスキャンした後に即時廃棄できるようになる見込みではありますが、領収書をスキャンして添付したつもりが別のものを添付してしまいました...ということもありますので、月次の経理承認を待って廃棄してもらうなどの『データの保管ルール』をどうするかは事前に決めておいた方が良いと思います。
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白須
社内規程の変更の必要はありそうですか?
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大藤
経費精算はあくまで経理業務の中の一部であって、それを細かく社内規程に定めているケースは少ないと思うので、就業規則や経理規程の変更は想定していません

TeamSpirit製品は、改正電帳法にどう対応していくか

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大藤
現在でも、紙の領収書提出の前にTeamSpiritでスキャン・申請された領収書をチェックして、経費精算の承認を行うというプロセスは回っていますが、それに加えて今回製品アップデートした内容を教えてください。
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白須

まず、領収書の項目に関するものとして、①利用日、②金額、③発行者の3項目を、予定されている法改正要件に合わせて入力必須項目にしたうえで、出力や検索ができるようにアップデートをしています。加えて、領収書や請求書などの添付ファイルを差し替えた際に、履歴を管理できるようにしています。

電子取引に関しては、2020年10月の電帳法改正で、要件を満たせば領収書が不要になったことにも対応しました。

TeamSpiritには、三井住友カードやりそなカードで決済したデータを取り込む仕組みが従来からあるのですが、今回これまでのカード明細データとは別に証跡データとして格納・保存できるようにしました。

この証跡データは、カード会社からのデータがTeamSpiritに格納されるまでの流れの中に一切人の手が介在しない仕組みで、管理者であっても改ざんすることができないようになっており、経費明細の証跡として利用できるようになっています。

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大藤
今後も2022年1月の施行開始に向けて、アップデートを続けていくと思いますが、どんなことを予定されていますか?
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白須

6月には法改正に関する通達が出る予定なので、法改正がどう決着するのかも含めて、新たな要件の増減があれば施行開始までに対応していきたいと考えています。

法律の抜け穴の中で不正ができないように、システムで制御していく必要があるので、細かな部分を詰めていきたいと考えています。

システムでガチガチに制御していくのは簡単ですが、運用上の利便性ももちろん重要ですので、その両立に向けてバランスを取りながら機能を拡充していこうと考えています。

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大藤

そうですね。経費精算業務は、社員の皆さんから沢山の情報を集めて経理側でチェックをするので、その中には入力間違いなどミスが含まれていることも少なくありません。

それを全て差し戻して再申請してもらうというのはパターンとしてはあると思いますが、私たちの会社も決算のスケジュールが非常に短いので、その中でしっかり経費精算を固めていくとなると、「日付を1日間違えてしまった」レベルであれば、申請者に確認を行った上で経理側が会計仕訳入力時に正しい日付で計上する方が業務効率は良いと思っています。

そうなった時に履歴が残っていないと、後々検証できなくなってしまうので、利便性と不正防止のための仕組みを両立していくことは重要ですね。

お客様の声をどう製品アップデートに反映しているか

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大藤
法改正自体は2022年1月からではありますが、その約9ヶ月前に法改正に向けた製品アップデートを行った背景にはどんなことがありますか?
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白須

いくつか理由はあるのですが、先行してリリースすることによってお客様の業務上の課題を早めに洗い出せるメリットが大きいかなと思っています。

直前のリリースになってしまうと、法律のミニマムな要件には当然対応できますが、運用していく上で「こういう機能があった方が良い」や「こういったところを考慮していかないといけない」といった情報を収集する時間がなくなってしまいます。2022年1月の施行開始の段階ではある程度運用も考慮した状態でご利用いただきたいというのが大きな理由になります。

また、製品のアップデート方針を早めにお客様にお伝えしておくことで、お客様もそれに向けた準備ができるかなと思っています。規程まで改定する必要がない場合であっても、マニュアルの整備や社内周知などの準備があるかと思いますので、スムーズに運用スタートができるようにという意味も込めて早めにリリースを行いました。

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松田

今回、白須さんから社内向けの説明と資料の共有をしていただいて、それを受けて、これまで電帳法についてお問い合わせをいただいていたお客様を中心にTeamSpiritの対応方針をお伝えする打ち合わせを実施しました。

その反応としては、そもそも今回の法改正をご存知ないお客様も多くいらっしゃいましたし、説明していく中で、実運用に即した「添付書類が増えるけど、ストレージの容量って大丈夫なんですか?」、「添付した時のエラーチェックはどうなりますか?」などの質問をいただくことができました。

それを白須さんにフィードバックし、今後の追加機能として検討することができているので、法対応がある程度先であっても「ここで対応します」という対応方針をお客様にお伝えできることは非常に大きな価値があるなと感じました。

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白須

私としても、松田さんを介してお客様の生の声を教えていただけることはとても有り難いです。

要望をいただいている中でも、エラーチェック機能などは経理の担当者の方にとってもそれ以外の社員の方にとっても便利な内容かと思いますので、可能な限り対応していきたいと思っています。

不正防止という点もシステムで担保できることはお客様にとっても特にメリットが大きい点だと思うので、工夫で出来ることはなるべく取り入れていきたいと考えています。

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大藤
一経理担当者としても、法律のミニマム要件の対応のみならず、内部統制の強化や不正防止など、プラスαで申請者や経理担当者の業務が効率化されるのは非常に有難いことですし、そういったちょっとした機能があることで使い勝手が随分変わって、「法律が変わって良かった」、「システムが変わって良かった」という実感につながると思うので、今後も協力して製品の価値を高める活動をしていきたいと思います。

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