<チムスピ座談会>「働きがいのある会社」ベストカンパニーに選ばれたチームスピリットが取り組んだこと

バックオフィス業務に携われている方は、Great Place To Work® Instituteが主催する世界最大規模の従業員意識調査「働きがいのある会社」ランキングに注目されている方も多いのではないでしょうか?

「働きがい」とは、「働きやすさ」と「仕事のやりがい」が両立する状態を指し、業績にも大きく影響すると言われています。

今回の記事では、2021年版「働きがいのある会社」ランキングにおいてベストカンパニーに選ばれたチームスピリットが、組織課題を改善し、理想とする組織状態を実現するためにどんなことに取り組んだのか、組織づくりに貢献した3名のメンバーによる座談会形式でご紹介します。

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参加メンバー

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人事チーム
鎌倉 諒
外資系コンサルティング会社にてコンサルタント職と人事職を経験。その後、製薬会社と外資系EC会社にて部門人事職や人事企画職を担当。2019年にチームスピリットに入社し、人事責任者として人事企画や採用・教育・評価を担当。
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TSFエンジニアリングチーム
田中 美穂
システムインテグレータにて、エンジニアやSalesforce研究を経験。2018年にチームスピリットに入社し、TeamSpiritやそのファミリー製品のエンジニアリングチームにて、チームマネジメント及び開発・保守・運用を担当。
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ソリューションセールス
村本 加奈
食品メーカーにて営業事務職を経験。その後、人材紹介会社にてコンサルタントとして採用支援・転職支援を担当。2018年にチームスピリットに入社し、新規営業担当としてお客様への課題解決提案を担当。
    • 以前の組織課題と課題の把握方法
    • 目指す組織の方向性
    • 取り組んだこと
    •   ①職務定義と目標管理制度
        ②フレキシブルな働き方
        ③タスクフォースの取り組み

    • 今後の取り組み

    以前の組織課題と課題の把握方法

    t-sanpr.jpg田中
    鎌倉さんの入社は2019年ですよね。当時、組織課題を把握するためにどのような取り組みをされましたか?
    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    入社当時は社員が80名ほどだったのですが、約1ヶ月半かけて全社員と20〜30分間の『カジュアル面談』を行い、一人ひとりの社員が感じている課題をヒアリングしました。

    また、面と向かってでは話しづらい内容もあるだろうなと思い、約50問の『社員満足度調査』の形で、日々の業務に満足しているかや、どんなことに課題を感じているかを深掘りしました。

    m-sanpr.jpg村本

    1ヶ月半で全社員との面談は凄いですね。
    面談と調査をされて、どんな課題が浮び上がってきましたか?

    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    入社前から、解決していきたい経営課題として経営層から聞いていたことでもあるのですが、目標管理制度が機能していないことには大きな課題を感じました。

    具体的には、各社員の目標設定やそれに対する行動計画、振り返りを会社全体としてどう運用するかが決まっておらず、その後の評価や報酬決定に紐づける一連のタレントマネジメントのサイクルが無い状態でした。

    社員との面談の中でも、何となくの道筋や進むべき方向は見えているものの、明確な職務定義がなく、自分がソフト面・ハード面で何を求められていて、今やっていることは正しいのか、キャリアパス上ではどこに位置付けられるのかなどが分からないという声が多く聞かれました。

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    目指す組織の方向性

    t-sanpr.jpg田中

    そうですね。以前も目標管理制度はあったものの、形だけになってしまっていたと思います。
    把握された課題から、どう取り組みに繋げていったのですか?

    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    課題を特定した後は、経営層とも議論して、目指す組織の方向性とそれに向けた施策を考えて、どんな目的で時系列でどんなことに取り組んでいくかを社内に向けて発表しました。

    『カジュアル面談』を通して、チームスピリットにはお客様や会社の成長、社内のメンバーへの貢献意欲が高い人が多いことが分かったので、そういった良さを活かしつつ、社員自身が何を求められているを理解した上で、自律的に付加価値をつけながら貢献していくことのできる組織を目指していくことにしました。

    また、そういった自律的な組織のベースとなる、社員が安心して満足しながら働けるような制度面のバックアップも合わせて充実させていくことを決めました。

    取り組んだこと

    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    取り組みとしては、自律的な組織を作っていくための『動機付け要因』と、それを下支えする『衛生要因』に大別することができます。

    『動機付け要因』の観点では、職務定義や目標管理制度、評価制度の制定、リーダー育成や英語研修の導入などを行い、『衛生要因』の観点ではフレキシブルな働き方の推進、リフレッシュ休暇や退職金制度の制定などを行いました。

    この中で特に有効だったと思うのは、職務定義や目標管理制度の制定、フレキシブルな働き方の推進が挙げられるかと思います。

    ①職務定義と目標管理制度

    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    まず職務定義については、チームスピリットにはスタッフ〜シニアディレクターまでの8つの等級があるのですが、それをメンバー・マネージャー・ディレクターの3つに分類し、それぞれの本質的な役割と組織における位置付けを明確に定義しました。

    その上でさらに、各チームにおいてそれぞれの等級でどんなことが求められるか特にハード面のスキルについて定義をしました。

    m-sanpr.jpg村本
    社内には、開発から営業、カスタマーサクセスや管理部門など複数のチームがありますが、どんな風に定義していったのですか?
    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    各事業部のリーダーや経営層のほか、現場の社員から、それぞれの枠組みの中でどういうスキル要件が求められるかをヒアリングし、10回以上の話し合いを重ねて最終化しました。

    決まった内容は、全社集会や冊子配布での共有、全社員がアクセス可能な社内ポータルへの公開などを行うことで全社へ周知しました。

    目標管理については、OKRに則った制度を導入しました。
    具体的な運用方法としては、期初に全社の目標と目指す成果を社長が設定し、それを達成するために必要な達成目標/成果指標を事業部が設定、さらにこれをチームのレベル・個人のレベルで具体化した達成目標/成果指標に落とし込んでそれぞれ設定します。

    個人レベルでの設定を行った後は、1つ上の階層のマネージャーと合意形成を行い、中間レビューでは上半期の振り返りと下半期の目標確認を、年度末レビューでは1年間を振り返った実績の確認を行います。

    これが評価制度にも繋がっていくのですが、まずは目標に対する業績を自己評価し、それを受けて1つ上の階層のマネージャーが評価を行い、それを事業部内ですり合わせた上で、全社での評価会議で最終的な昇降格や昇給額などを決定しています。

    t-sanpr.jpg田中
    職務定義が明確化されたことで、各個人が本当に求められていることは何かが分かって、やるべきこと、やらないことも判断しやすくなったように思います。
    m-sanpr.jpg村本

    私も同意見です。自分の中で取るべきアクションやその優先度を考える機会が増えています。

    田中さんは今期からマネージャーになられましたが、チームでの目標管理はどのように運営されていますか?

    t-sanpr.jpg田中

    私たちのチームでは、全社で決まっている運用に加えて、2週間に1回の1on1をメンバーと行っていて、各自が立てた目標にコミットできているかどうかを話し合うようにしています。

    メンバーが思うように目標達成に向けた行動ができていない時には、細かく指示するというよりは、状況を好転させるための機会作りのサポートをするようにしています。

    あとは、開発チームでは全社で運用している職務定義に技術的なスキルや知識面の定義を加えたものを運用しています。

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    m-sanpr.jpg村本
    開発チームならではのテクニカルな知識やスキルが細かく定義されてるのはとても良いですね!

    ②フレキシブルな働き方

    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    以前からフレックスタイム制度や週に一回在宅勤務ができる制度がありましたが、コロナ禍の現在はそれに加えて出社か在宅かを自由に選べるようになっていて、多くの社員が在宅勤務中心の働き方をしていますね。

    コロナ禍になって、元々導入していたTeamSpiritやGSuite、ZoomやSlackなどに加えて電子署名ツールのDocuSignなども本格的に導入したため、出社しないと出来ない業務がほぼなくなり、社員が安全かつ生産性高く業務ができるような仕組みが整ってきたと思います。

    また在宅勤務をすると、光熱費や通信費などの個人費用負担が発生するので、リモートワーク手当として月額5,000円を全社員に支給するようにしています。

    t-sanpr.jpg田中

    うちのチームでもリモートワーク手当を利用して、働く環境が充実してきているメンバーが多いですよ。

    村本さんは昨年の育休復職後からも、以前と変わらない活躍をされていますが、働き方でポイントになっていることはありますか?

    m-sanpr.jpg村本

    はい、復職する前は仕事と育児の両立ができるかちょっと心配だったのですが、復職してみるとその心配は無用だったなと思っています。

    ポイントになっているのは、フレックスタイム制や在宅勤務などの制度が整っていることと、ツールによって制度が運用しやすくなっていることかなと思っています。

    勤怠管理ツールには自社でもTeamSpiritを使っていますが、一日に複数回の出退勤打刻ができるので、一度退社して子供を保育園に迎えに行き、その後家族と時間を過ごし、子供が寝て落ち着いたタイミングで日によっては在宅で再出勤することもできるのは特に助かるなと思っています。

    t-sanpr.jpg田中

    確かに、私も家事やちょっとした外出の際に気軽に出退勤打刻ができて、自動的に中抜けを休憩として登録できるのは自社ツールながら便利だなと思っています。

    制度やツール以外の面でも、時間ではなく成果で評価する文化が根付いていることもこういったフレキシブルな働き方のベースになっていると感じます。

    ③タスクフォースの取り組み

    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    その他には、人事発信ではなく社内の自然発生的な取り組みなのですが、組織横断の課題解決を行うためのタスクフォースの取り組みも組織文化に良い影響を与えていると思っています。

    お二人は積極的に取り組まれていますが、どんな活動をされていますか?

    m-sanpr.jpg村本

    社内には製品やサービス改善、新入社員の受け入れに関するものなど組織を横断した課題解決のための複数のタスクフォースチームがありますが、直近私たちが行っているのは、初めてTeamSpiritをご利用になるお客様に提供するシステム環境の最適化です。

    以前から営業活動をしている中で、もっとスムーズにサービスを利用開始いただけるようにしたいという想いがあり、同じように考えていた数名のメンバーで「提供環境見直しの会」というタスクフォースチームを作り、課題解決に向けた計画や具体的なアクションの実行、継続的に改善を行うための仕組み作りなどを行っています。

    その中で、私は主に営業や顧客支援をするメンバーからの意見の集約や合意形成を行い、田中さんは製品開発側の窓口として具体的な設定や継続的に改善していくための仕組み作りなどを行っています。

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    k-sanpr (1).jpg鎌倉
    素晴らしい取り組みですね。タスクフォースの取り組みはややもすると、最初は熱い気持ちで始めたものの、数回集まってそれっきりということになりやすいと思うのですが、継続して機能させていくコツはありますか?
    t-sanpr.jpg田中

    開発チームでは年3回必ず新機能リリースをするタイミングがあるので、先ほどの取り組みなどは、リリースに向けた業務の一環として取り組むよう仕組み化しています。スケジュールとスケジュールごとのアウトプットを決めて、業務の中に取り込むことは継続していくコツの1つかなと思っています。

    その他、フルリモートの環境でも継続できているのは、Slackで専用のチャンネルを作って気軽に課題の投稿や議論ができる状態になっていることも大きいかと思います。

    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    どちらも重要なことですね。

    人事の立場としても、会社として意味のある活動を社員の有志活動で終わらせずに、評価と紐づいた業務に昇華させていくことが重要だと考えています。

    実際に新入社員のオンボーディング活動はタスクフォースの活動としてスタートしましたが、今では人事の重要な業務の1つとして担当者がついてより良い活動になるよう発展させていっています。

    今後の取り組み

    k-sanpr (1).jpg鎌倉

    私たちの会社では在宅勤務で仕事をすることが当たり前になってきているので、オフィスを含めた働く環境の位置付けの再定義などをしていきたいと思っています。

    例えば、オフィスはチームでの課題解決や創造性を高める場所と位置付けて、レイアウトも含めて変化させていくなどしていきたいと考えています。

    その他人事チームでは、TeamSpiritの工数管理機能を使って、目標達成に繋がるコア業務とノンコア業務にかけた時間を可視化して、チームメンバーのサポートやノンコア業務を集約してシステム化やアウトソースするなどの取り組みを行っているのですが、こういった取り組みを社内の他のチームにも展開して、社員がより創造的な業務に注力できる環境を作っていきたいと考えています。

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