稟議で出張申請を作成するには

チームスピリットの機能についている稟議では、「出張申請」 や 「備品購入申請」 など、勤務表に関係のない申請や、経費精算前に社内の承認を取りたいものなどの申請を行えます。稟議では、複数のフォームが作成できるので、様々な承認申請用のフォームを稟議上で作成、申請ができます。

今回は、会社ではよく利用される出張申請のマネージャーを承認者として作成する方法についてご説明いたします。

【設定方法】

1. チームスピリットにログインして、[設定]をクリックします。

2. 左側のメニューで [作成] > [オブジェクト] の順にクリックします。

3. 「カスタムオブジェクト 」にて 【稟議】 をクリックします。

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4. 「カスタム項目 & リレーション」 の中の 「種別」 をクリックします。

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5. 「稟議 カスタム項目 種別 (管理) 」 画面の 「選択リスト値」 の 【新規】 をクリックします。

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6. 「選択リスト値の追加種別」 画面で 「出張申請」 を入力して 【保存】 をクリックします。「選択リスト値」 に以下のように「出張申請」が追加されます。今回は、すでにサンプルとして保存されている「稟議種別1」と「稟議種別2」はそのままにしておきます。削除されたい場合は、「削除」をクリックします。

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ページレイアウトの編集をしよう

今回は、すでにインストールされているページレイアウトをカスタマイズして使用します。

1. 稟議の 「ページレイアウト」 の [編集] をクリックします。

post-31_06.pngのサムネイル画像2. 項目の 「ボタン」 をクリックして、【コピー】を 標準ボタンの箱のなかにドラックアンドドロップをします。

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成功すると以下の画面のようになります。

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3. 項目の「関連リスト」をクリックします。 [経費申請]ボタンを「カスタムリンク(編集ページにのみヘッダーを表示)にドラック&ドロップします。

post-31_09.pngのサムネイル画像5. 画面のようになりましたら、【保存】をクリックします。

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【レコードタイプの作成】

レコードタイプを使用すると、異なる承認プロセス、およびページレイアウトを、異なるユーザに提供できます。

1. 稟議の「レコードタイプ」 の【新規】 をクリックします。

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3. 「テップ 2:ページレイアウトを割り当て」 で 【保存】 をクリックします。

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マネージャーの設定

稟議では、チームスピリットの 「上長」 が利用できません。代わりに Salesforce のユーザ画面のマネージャーを利用します。

1. 設定>[ユーザの管理] > [ユーザ] の順にクリックします。マネージャーを設定するユーザ横の 「編集」 をクリックします。

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2. ユーザの編集画面・承認者の設定> 「マネージャー」 で検索(虫眼鏡)をクリックします。

3. ポップアップで、マネージャーの名前をクリックして、【保存】 をクリックします。

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承認プロセスの設定

1. 左側のメニューで[作成] > [ワークフローと承認申請] > [承認プロセス]の順にクリックします。

2. 「承認プロセスを管理するオブジェクト」にて【稟議】を選択します。

3. 「有効承認プロセス」セクションにあるプロセスの、承認プロセス名をクリックします

 (例:稟議AP)

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4. ユーザーが 稟議で 「出張申請」を選択した場合の「開始条件」 設定するため、【編集】>「開始条件」 をクリックします。

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5. 「ステップ2: 入力条件の設定」 で、項目を 「レコードタイプ」、演算子を 「次の文字と一致する」 を選択します。

6. 出張申請を指定するため、検索(虫眼鏡) をクリックします。

7. 上記で作成したレコードタイプ(出張申請) が表示されたら、「出張申請」 にチェックを入れて 【選択したものを挿入】 をクリックします。

8. 全ての入力が完了したら、【次へ】 をクリックします。

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9. 「ステップ 3. 承認者項目と編集権限のプロパティの指定」 が表示されたら、「次へ」 をクリックして 「ステップ 6. 申請者の指定 」 が表示されるまで 【次へ】 をクリックします。

10. 「ステップ 6. 申請者の指定 」 では、申請者に承認申請の取消しを許可する場合、「承認設定」 でチェックをいれて 【保存】 をクリックします。

*申請者に承認申請の取消しを許可しない場合は、そのままチェックを入れず、【保存】 をクリックします。

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稟議の申請を2段階にしたい場合は、ブログの 【高度な設定】Salesforce 承認フローで2段階目以降のステップを追加するには(2段階目以降の承認者が固定の場合)【高度な設定】Salesforce 承認フローで1段目の承認者を"動的"に変化させるには をご参照ください。

このように 「出張申請」 だけではなく、「購買申請」「住所変更申請」などを作成してみてください。

おまけ:

「稟議」 をタブに表示しよう

Salesforce のタブは、管理者が組織ごとにユーザ対してどのタブを表示するか非表示にするか設定ができます。

1. [設定]>[ユーザの管理]>[プロファイル] を順にクリックします。

2. 「稟議」 のタブを表示したいプロファイルの横の [編集] をクリックします。今回は、プロファイル名:チームスピリット ユーザを選択します。

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3. カスタムタブの 「稟議」 で、「デフォルトで表示」 を選択します。

4. 【保存】 をクリックします。

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これで、「稟議」 にワンクリックで簡単にアクセスできるようになります。

いかがでしたでしょうか。

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