「これってできるの?チムスピ」#6 工数管理編

「これってできるの?チムスピ」#6 工数管理編

「TeamSpiritでできますか?」「どうやったらできますか?」とよくご質問いただく項目をまとめて「これってできるのチムスピ?」として連載でお答えしています!

第6回は、働き方の見える化やプロジェクト原価管理ができる「工数管理」機能に関連するご質問です。工数管理機能の概要はこちらをご覧ください。

目次

  1. 工数実績の活用による業務改善に関する質問
    質問1:取得した工数情報は、どのように利活用することができますか?
    質問2:TeamSpiritの工数管理機能を利用している企業の業務改善効果を教えてください。

  2. 現場の画面表示・入力に関する質問
    質問1:特定の部署や人にだけ、特定のプロジェクトやタスクを表示させることはできますか?
    質問2:GoogleやOffice 365などのカレンダーのスケジュールから自動で工数を登録することはできますか?
    質問3:月末にまとめて工数入力をする社員がいます。当日の工数は当日中に入力するよう徹底する方法はありますか?
    質問4:工数の入力だけでなく、日報や日次の作業報告でより詳しく進捗確認をすることはできますか?
    質問5:スマホなどモバイル端末から工数を入力することはできますか?

  3. マスターデータに関する質問
    質問1:各タスクに採番するコードは何桁まで設定できますか?
    質問2:一つのタスクに対して、関連する作業分類を何階層まで紐づけることができますか?
    質問3:外部システムとの連携方法は?

  4. データ出力に関する質問
    質問1:出力データ(レポート)のフォーマットを自由に編集することや、複数作成することはできますか?
    質問2:出力データ(レポート)として、マスターデータで標準に設定した以外の項目(フラグなど)もセットできますか?

⒈ 工数実績の活用による業務改善に関する質問

質問1:取得した工数情報は、どのように利活用することができますか?

大きく分けて以下の2つの利活用方法があります。

プロジェクト原価管理機能を利用して、予実管理や原価管理を行う
②業務内容を可視化・分析して業務改善や収益改善に役立てる

プロジェクト原価管理機能をご利用いただくためには、「TeamSpirit Leaders」パッケージをご契約いただく必要があります(既にスタンダードな「TeamSpirit」パッケージまたは「TeamSpirit HR」パッケージをご契約中のお客様も、追加でご購入いただくことができます)。

①プロジェクト原価管理機能を利用して、予実管理や原価管理を行う場合
プロジェクト方式で進める業務の場合、プロジェクト毎に、予算、メンバーや職種ごとの原価(単価)などのアサイン計画を登録することで、日々の工数情報と連動してリアルタイムに予実管理をすることができます。

予実管理.pngプロジェクト原価管理機能を利用した、リアルタイムな予実管理

また、TeamSpiritは勤怠管理・経費精算・工数管理が一体化しているので、工数実績のほか、出張旅費や資材購入費などの経費もプロジェクト原価に直課して管理することができます。

これにより、プロジェクト毎の収益率の把握の精度を高めることができます。

経費をプロジェクトに直課.png

経費精算時にプロジェクトを選択するだけで、自動的にプロジェクト原価に直課

さらに、SalesforceのSales Cloud(SFA)と連携することで、案件受注前の潜在的な需要に基づくリソース計画を立案することや、受注後はそのままプロジェクトの予実管理として活用いただくことができます。


②業務内容を可視化・分析して、業務改善や収益改善に役立てる場合
レポート・ダッシュボード機能を利用することで、コア業務やノンコア業務、定型業務や非定型業務にどのくらいの工数が投じられているのか、誰がどんな働き方をしているのか、プロジェクトやタスクごとの工数実績をリアルタイムに可視化・分析することができます。

例えば、営業職であれば、アポイント取りや顧客への提案活動などの「コア業務」と、移動や見積もり作成などの「ノンコア業務」にそれぞれどのくらいの時間をかけているか、人事労務職であれば、給与や社会保険に関する事務作業などの「定型業務」と、制度設計や業務改善などの「非定型業務」にそれぞれどのくらい時間をかけているかを可視化することができます。

これにより、高い成果を挙げている社員の働き方をチーム全体の生産性向上の施策やマネジメントに活かすことや、ノンコア業務や定型業務を集約しシステム化やアウトソースするといった判断に活かすことができます。

個人別工数管理.png各業務に投じられている工数を可視化し、生産性向上の施策立案につなげる

そのほか、プロジェクトやタスクごとの工数実績を可視化することができるため、「利益は出ないが、工数が多く投下されている社内プロジェクトから、利益が出ているが、投下工数の少ないプロジェクトにリソースを移動する」といった経営判断も実態に基づいて迅速に行うことができます。


質問2:TeamSpiritの工数管理機能を利用している企業の業務改善効果を教えてください。

毎年行っている顧客満足度調査では、大きく分けて以下の6つの効果があるとのお声をいただきました。※「」内はお客様からいただいたお声の一部を掲載させていただいております。

①把握した工数実績を活用した業務改善
「プロジェクト作業工数の可視化により、ムダな作業を洗い出し、改善につなげることで工数低減とプロジェクトの収益改善に活かせています。」
「作業工数の見える化によって、部門間の役割見直しを進める事が出来ています。」

②(管理者の)工数集計等の管理業務の負荷軽減
「工数集計が楽になりました。集計データをレポートで抽出することで、いままでExcel等で行っていたデータ作成時間を削減することができました。」

③(社員の)工数入力業務の負荷軽減
「プロジェクト毎の工数入力に手間がかからないため、管理そのものが効率化できました。」

④テレワーク時の業務内容可視化
「工数入力によって、テレワーク時でも、上司は部下の業務にかけている時間が見えることで管理がしやすくなりました。」

⑤プロジェクト原価管理の精度向上・負荷軽減
「開発プロジェクトの原価計算、開発工数の把握が容易になりました。」
「プロジェクト単位で工数の可視化と原価計算が行なえるため、プロジェクトごとの利益率を正確に把握できるようになりました。」

⑥社員の原価・作業効率への意識向上
「全社的に工数を意識して業務に取り組み、プロジェクト管理にも非常に役立っています。」
「工数入力の習慣化と、プロジェクト原価管理の仕組みにより、社員の工数と原価への意識が高まりました。」

現場の画面表示・入力に関する質問

質問1:特定の部署や人にだけ、特定のプロジェクトやタスクを表示させることはできますか?

はい、可能です。
管理画面から、プロジェクトやタスクを割り当てる社員や部署を制限することができ、また工数入力できる期間を選ぶことができます。

そのため、社員の方はご自分が割り当てられているプロジェクトや作業分類のみを表示させ、スムーズに工数を入力することができます。

工数管理の表示.png


質問2:GoogleやOffice 365などのカレンダーのスケジュールから工数を取り込むことはできますか?

はい、可能です。
GoogleやOffice 365のカレンダーに登録されているスケジュールを、TeamSpirit上でリアルタイムに表示できる標準機能「Calendar Access」を使うことで、スケジュールをワンクリックで工数実績として取り込むことができます。

具体的な工数登録の流れは、こちらに画面イメージとともにまとめております。

カレンダー連携.png

スケジュールをワンクリックで工数実績として取り込み可能


質問3:月末にまとめて工数入力をする社員がいます。当日の工数は当日中に入力するよう徹底する方法はありますか?

日単位で、勤怠・工数の入力を確定する「日次確定機能」をご利用いただくことで、日単位で工数実績情報や勤怠情報(出社時刻・退社時刻・休憩時間・勤怠関連申請・備考等)を入力/確定させることが可能です。

「月次確定」のみの場合ですと、月末にまとめて勤怠や工数のデータを登録することも可能になってしまいますので、日々の登録を徹底されたい場合には「日次確定機能」をご利用いただくことをおすすめしております。

なお、日次/月次の確定作業における承認経路はそれぞれ設定することが可能なため、例えば、部署ごとの勤怠・工数の確定は日次で行い、全社の確定は月次で行うことも可能です。


質問4:工数の入力だけでなく、日報や日次の作業報告でより詳しく進捗確認をすることはできますか?

はい、可能です。
日次の作業報告欄やタスク毎の作業報告欄から、日次やタスク毎の作業報告をしていただくことができます。

作業報告.png

入力された内容を上長等が確認する際には、レポート機能を利用して一覧で確認することができます。

作業報告確認用レポート.png


質問5:スマホなどモバイル端末から工数を入力することはできますか?

はい、可能です。
モバイルアプリ版のTeamSpiritから工数を入力することができます。
工数入力のほか、日次やタスク毎の作業報告をすることも可能です。

マスターデータに関する質問

質問1:各タスクに採番するコードは何桁まで設定できますか?

20桁まで設定することが可能です。


質問2:一つのタスクに対して、関連する作業分類を何階層まで紐づけることができますか?

タスク>作業分類 の2階層まで紐づけることが可能です。


質問3:外部システムとの連携方法は?

以下2つの方法がございます。

①データをCSV形式で出力し、外部システムに連携する
②SalesforceのAPI(SOAP API、REST API等)を利用し、API経由でデータを連携する

データ出力に関する質問

質問1:出力データ(レポート)のフォーマットを自由に編集することや、複数作成することはできますか?

TeamSpiritのレポート機能を利用してフォーマットを編集することが可能です。
また、複数の出力データのフォーマット(日ごとのサマリーや月次でのタスクごとのサマリーなど)を作成することが可能です。


質問2:出力データ(レポート)として、マスターデータで標準に設定した以外の項目(フラグなど)もセットできますか?

はい、可能です。
TeamSpiritのレポート機能を利用して工数実績を出力する場合に、マスターデータで標準に設定した以外の項目を追加することができます。

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