2020/06/05
チームスピリット社員に聞く！テレワークのコツ〜 vol.3 職種別編 〜
このブログでは、2014年からテレワークに積極的に取り組み、また昨今の新型コロナウイルス感染拡大を受け、1月末から原則全社員一斉テレワークを実施している現在も、平時とほぼ変わらない生産性を維持することができている株式会社チームスピリットのテレワークの仕組みやコツ、事例などを全8回でご紹介いたします（今回は第7回）。
※過去の連載もぜひご覧ください！
第1回 チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開｜制度・就業規則・システム編
第2回 社内アンケートの結果 〜チームスピリット社員の８割が回答、テレワーク生活を成功させる６つのポイント〜
第3回 チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開｜労務管理・契約管理編
第4回 チームスピリット社員に聞く！テレワークのコツ 〜 vol.1 子育て編 〜
「チームスピリット社員に聞く！テレワークのコツ」は、「子育て社員編」「新入社員編」「職種別編」「チーム運営編」の4編に分けてご紹介します。
今回は「職種別編」をお送りします！
テレワーク座談会 vol.3：職種別編
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目次
① 在宅勤務の中、困っていること、難しいと感じていることは？ ② コミュニケーションで工夫していることは？
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1. 座談会の趣旨
現在テレワークで働いている人たちが発見した問題やその解決方法、新しい気づきなどを共有して少しでも同じ勤務環境にいる人達の役に立てればと思い、全社員全職種でテレワークを行っているチームスピリットで働く「営業職」「カスタマーサクセス職」「コーポレート職」「エンジニア職」の社員を1名ずつ招待し、オンライン座談会を開催いたしました。
2. 参加者の紹介
今回はこちらの5名でお送りします。
Shoheiさん
- 配属先：Solution Sales Team（SS）
- 職種：新規営業
- 担当業務：大手企業を中心にTeamSpiritを提案
Mitaniさん
- 配属先：Customer Success Team（CS）
- 職種：カスタマーサクセス
- 担当業務：TeamSpiritのサポートサービスにご契約されているお客様の支援
Naitoさん
- 配属先：Engineering Team（SD）
- 職種：フロントエンドエンジニア
- 担当業務：新規プロダクトのフロントエンドの実装
Emuraさん
- 配属先：Finance & Business Operation Team（CO）
- 職種：経理・IR
- 担当業務：決算発表、各種報告書の作成、予算実績管理、経費精算対応など
Toyama：ファシリテーター
3. 座談会
① 在宅勤務の中、困っていること、難しいと感じていることは？
★ エンジニアの場合
Shohei_SS：個人的には開発チーム（SD）の状況が気になっていますね。普段から連携しないといけない中、テレワークになってそれが難しくなっているのでは？という素朴な質問。
Naito_SD：開発はリモートだからといって困るということは少ないです。テレワーク以前から毎朝のデイリーMTG、週次のタスク確認MTG、２週間に1度の振り返りMTGなど、定期的に会話の場があったので、連携はとても上手くいっていると思っています。以前、サイボウズの社長のブログで「全員がリモートだと逆に捗る」という記事を見ました。誰か一人がリモートの状態だと、その場の雰囲気とリモートとの差が生まれていしまうのですが、全員がリモートワークの場合、情報共有の方法も内容も全員同じなので、むしろリモートになって良かった思います。一方で困っていることとしては、みんなのストレスが溜まってきているのを感じてはいるけれど、どうすることもできないということですかね。
Toyama：Naitoさんはどのような方法でメンバーのメンタル状態を把握しているのでしょうか？
Naito_SD：開発のメンバーはSlack上に各自のタイムラインみたいなものを作っていて、Twitterのような感じでそれぞれが呟いて、お互いに閲覧し合っているんですよ。それを見ていると「外に行きたいのに行けない。」「美味しいもの食べたいのに食べれない。」と言うような、今の緊急事態宣言中だからこその出歩けないストレスを感じている人が多いように感じています。
Toyama：気持ちを吐き出すことで、ストレスを解消できているならいいですね！
Naito_SD：そうですね。開発者の方は一人で黙々と作業するのが好きな方が多いので、引き籠りには慣れているはずなのですけれど。
★ 経理の場合
Shohei_SS：江村さんは経理なので在宅が前提の働き方ではないと思うんですが、大変だったのではないでしょうか。
Emura_CO：そうですね。大変だろうって思って長期間のテレワークが始まったのですが、実際にやってみると5月は月初に1度出社しただけですし、4月も1回の出社のみで決算発表も実施できているので、ほぼリモートで仕事が回った感覚です。これはすごいと思ってます。
Shohei_SS：すごいですよね。それって何故出来たんでしょうか。チームスピリットがそういう体制を整えていたから出来たことなのか、世の中的にやろうと思えばできたことなのか。どちらなんでしょう。
Emura_CO：やっぱりチームスピリットが進んでいるんだと思いますね。周りの会社の方の話を聞いていても、経理や管理部門だけは出社しているという話を聞きます。膨大にある紙やハンコの部分を最小限に抑えて回せているということが、本当にすごいと思いますね。
Shohei_SS：僕は普段は営業でお客様と相対していているので「チームスピリットは全員で在宅できていてすごいですよね」ってよく言っていただけるんですが、果たして自社がそれをどうやって実現してるのかということに興味があります。江村さんのチームで一番出社しなければならなかった方はどなたなんでしょうか？
Emura_CO：やはり、押印業務の担当者ですね。ただ、DocuSignを導入したことによって、作業量はかなり削減された印象です。今でも週1回の押印だけは行っているのですが、それだけで回っているのが不思議なくらいに思っていますね。
Shohei_SS：相当少ないはずですよね。他の会社だと社内稟議で押印して回覧するという仕組みがあると思うけれど、うちの会社はそもそもTeamSpiritを使って社内稟議がデジタル化されている上、DocuSignを導入していて押印作業がないですからね。まだ一部残っている押印作業は、DocuSignを導入していても押印がないと済まないものがあるからなんでしょうね。
Emura_CO：そうですね。やはり相手先の状況によるところもあります。先方のテレワークの状況が整ってなかったり、「やっぱり印鑑必要だよね」みたいな社内文化の相手だと難しいです。一部の会社だけが印鑑をデジタル化しても変わらない部分があるので、これを機に世の中がシフトしていけばいいんですけどね。
★ カスタマーサクセスの場合
Shohei_SS：三谷さんはコロナの件関係なく、もともと名古屋でリモートワークをされてましたけど、変わったことってありますか？
Mitani_CS：さらに仕事がしやすくなりましたね。1つは、世の中全体でリモートワークが当たり前になっているので、お客様への支援がリモート対応であっても、お客様の方が不安を感じなくなってきたこと。あとは東京のメンバーとの情報格差のようなものがなくなり、自分からWebミーティングに誘いやすくなりましたね。最近はいかに面白いミーティングをするかということをひたすら考えていたりします（笑）17時以降は意識的に場が和むようなチームミーティングを入れてます。そうしないとコミュニケーションがなくなるというか、事務的な会話だけになってしまいますし、各人が追い込まれてしまうように思います。もともと雑談が少ないチームだったんですが、オンラインにしてしまえば意外にできるんだという話になっていますね。「雑談」という名のミーティングが根付いてきていますね。
Emura_CO：さっきの内藤さんの話にもありましたが、やはりコミュニケーションは大事なんだなって思いますよね。
★ 営業の場合
Toyama：Shoheiさんは営業として難しいと感じていることはありますか？
Shohei_SS：一言で言ってしまえば「在宅での商談」です。営業って外回りじゃないですか。読んで字の如く、外を回るんですよ。在宅って真逆なんですよね。営業で大事なことは、その瞬間に全力を尽くすこと。商談の1時間でピタッと100mを走り切る。自分の全人格で戦っている感覚なんですよ。身に付けている服や髪型であったり話している内容。もちろん準備しているものはあるんですけど、その瞬間お客様に相対して合わせるというところがポイントです。それが、お客様がカメラをつけてなかった場合、相手の表情も読み取れないし、相槌をしているかもわからないんですよ。
Mitani_CS：それ、わかりますよ。すごいわかります。かなり小まめに話を切って相手に確認しますよね。あとは、ただただ自分が話しているとただの電話みたいになるので、画面で何かを見せておかないとな、と思いますね。例えば議事録的に、メモ画面に打った内容をひたすら画面共有するみたいなことをしますね（笑）何かしら見せておかないと、お互いに何を見てるかもわからないし、何を話しているかも分からなくなるので。
Shohei_SS：僕も常に画面には何かを見せてますね。相手の情報を捉えるための工夫をしています。そもそも入室時に自分のカメラはオンにしておいたり、相手がカメラをオフにしてるなら「いやーこれ、僕いつも一人で語り続けてて、まるで独演会みたいになっちゃうんで、相槌打ってもらっても良いですかね？」とかって言うとドッと笑いが起きたりしますね。笑
Mitani_CS：めっちゃ大事っすね。
Shohei_SS：やっぱりその瞬間に人に与える印象とか大事で、それこそ映る背景もそうですよ。営業チームで「Zoomの背景をどうしてる？」という話をしたんですけど、もし背景画像を設定して商談をするなら、しっかりしたものにしないと、それだけで安っぽく見えるという話になりました。
なので、むしろ逆に僕らは家の中を写して「チームスピリットは在宅できてます！」ということを敢えてアピールしたりしていますね。
② コミュニケーションで工夫していることは？
Topic1：上司の時間は自ら取りに行く
Naito_SD：在宅だと飲みニケーションやタバコのコミュニケーションがないので、フランクに悩み相談や依頼をするタイミングがないという話を聞きます。誰もが上司の時間を取りに行かないといけなくなったので、実は飲まない人・タバコ吸わない人にとって優位というか、平等になったなと私は感じました。今は、オンラインでお昼の時間にリーダーの方を捕まえて、相談しながら議事録も取らないようなフランクな感じで「こういう風にしていきたいんですけど〜」という相談ができるのがいいですね。在宅なので、込み入った話や業務の話ができます。
Topic2：コミュニケーションの場づくり
Shohei_SS：COとかめちゃくちゃ打ち合わせしている感じありますよね。
Emura_CO：COはそうですね。経理としては毎朝30分枠をとって、今日やることの棚卸しですとか、実際に朝の会話をしていますね。CSもあるんですか？そういうの。
Mitani_CS：日次では流石にないですね。CSチーム全体とサブチームでそれぞれMTGを行なっていて、サブチームでは週次、全体で月1やってというのがあり、それ以外に月に数回で何か議論しようぜというのをやってますね。「こういうことやろうね」とか「今こういうことで困ってない？」という話をもうちょっとフランクにできる場を、月次週次定例とは別に作ってやっていたりします。
Shohei_SS：セールスは個人主体での活動が多いのと、Salesforceでしっかり全体の商談管理ができているので、チーム全体でのMTGは、通常時でも月に1回、1時間半のミーティングをするくらいです。そこで、こういう状況下になってからは上長がSlackになんでも情報交換できるチャンネルを準備してくれました。他にも若手だけでコミュニケーションできるチャンネルを各自で作ったりとか。そうやってコミュニケーションを取りにいくようにしていますね。
Mitani_CS：完全に個人商店化している状態で在宅になると本当もう修行僧みたいになりそうですよね。CSも在宅になる前、あまりメンバー間で雑談したりする機会がそこまで多くなかったのですが、在宅になってからはむしろ会話の機会が増えたましたね。みんな出社するようになっても、コミュニケーション密度は、在宅期間前よりも良くなっているといいなと思います。
Shohei_SS：継続したほうがいいんじゃないですか？
Mitani_CS：是非そうしていきたいですね。離れているからコミュニケーションが増えたのに、出社し始めたらいきなり会話減るって寂しいですからね。
Topic3：スケジュールに余裕を持ち、リラックスして会話をする
Shohei_SS：営業は移動がなくなったことが1つ大きな変化ですね。外回りで移動している時は、外の景色を見たり、空気を吸ったり、気づかないうちに気分転換ができていましたね。それが今では、Web商談が終わったらすぐに次の商談が始まったりするので、気持ちの切替が間に合わない時がある（笑）うまくいった商談のあとは上々な気分なんですけど、そうでなかった後のミーティングってどんな顔して入ればいいんだろうみたいな、気持ちの切り替えが難しいです・・・（笑）。
Emura_CO：それはしんどいですね。
Shohei_SS：なので僕は会議と会議の間を少し空けていますね。30分とか。
Emura_CO：まあ、移動時間ってことを考えれば、そういうスケジュールの工夫が大事ですよね。移動時間の中で気持ちをリセットしていたというお話も、リモートの中で再現していくという考え方が理想ですね。
Shohei_SS：今までそんなこと感じたことなかったけど、そうしてたんだな自分、というのはありますね。
Emura_CO：それはすごくいい気づきですよね！
Toyama：いいですね！今日はリモートの今だからこその気づきをたくさん聞けたと思います。
4. まとめ
本日会話した内容について、職種別、トピック別にポイントをまとめました。
① 在宅勤務の中、困っていること、難しいと感じていることは？
★ エンジニアの場合
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・業務上のコミュニケーションについては特に課題感はない。 ・日次、週次、２週間に1度のチームミーティングを行い、連携している。 ・リモートだと情報共有の仕方が全員同じなので開発が捗る。 ・開発メンバーはSlackでタイムラインを作成し、呟きを共有している。 ・「呟き」からストレスが垣間見えて心配になる（時がある）。 |
★ 経理・IRの場合
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・テレワーク期間中、経理は月1回の出社で十分に回すことが出来ている。 ・膨大にある紙やハンコの作業を最小限に抑えて回すことでテレワークを実現。 < チームスピリットが全員在宅を実現できている理由 > ・TeamSpiritの稟議機能を利用しているため、社内稟議において紙やハンコは不要。 ・DocuSignの導入により契約書の押印作業を最小限に抑えるとに成功。 |
★ カスタマーサクセスの場合
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・リモート（自分の働き方）が世の中の当たり前になってきた。 ・メンバー間が、意識的にコミュニケーションをとったり、MTGを開いて雑談的にブレストする機会が増えた。 < 大事にしていること > ・意識的に場が和むようなミーティングを設定する（例：大喜利形式のブレスト）。 ・普段雑談が少ないチームも、オンラインにすれば意外と雑談ができるという気づき。 |
★ 営業の場合
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< 在宅での商談の課題 > お客様がカメラをオフにしている場合、表情が読み取れず相槌をしているかもわからない。 < オンライン商談で相手の情報を捉えるための工夫 > ・小まめに話を切って相手に確認を入れる。 ・画面共有機能で常に何かを見せておく。 ・アイスブレイクの会話で場を温める。 ・Web会議の背景に画像を設定せず、あえて部屋を写すことで在宅をアピール。 |
② コミュニケーションで工夫していることは？
Topic1：上司の時間は自ら取りに行く
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・飲みニケーションやタバコのコミュニケーションがなくなり、上司や同僚にフランクに相談や依頼をする場がなくなった。 ・全員在宅になったことにより、誰もが自ら上司の時間を取りに行かないといけない"平等な環境"になった。 ・在宅中はオンラインで気軽に上司に相談でき、自宅なので業務のことや込み入った話もしやすいことがポイント。 |
Topic2：コミュニケーションの場づくり
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★ エンジニア 在宅以前から特に変わらず、デイリー、週次、2週間に1度と定期的にトピックスに分けて情報共有を行っている。 ★ 経理 毎朝30分のチームミーティングを実施。その日のタスクの棚卸しや相談ごとなど。 ★ カスタマーサクセス チーム全体で月1回、サブチームで週次で実施。その他、フランクに相談し合える場を週次や月次で個別に設定している。 ★ 営業 個人主体での営業活動が多く、Salesforceでの商談管理の他、チーム全体でのミーティングは月に1度1時間半程度のみ実施。 一方、コミュニケーションを取りやすくするためにSlackで複数チャネルが作成されている。 |
Topic3：スケジュールに余裕を持ち、リラックスして会話をする
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・会議と会議の間に一定の間隔を空けることで、気持ちの切替ができる ・スケジュールを工夫することでリラックスした気持ちで次のミーティングに臨める |
< オンライン座談会の様子 >
テレワークブログの連載スケジュール
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| 6/9（火）公開予定 |
チームスピリット社員に聞く、テレワークのコツ テレワーク座談会 vol.4：チーム運営編 |
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