チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|制度・就業規則・システム編

チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|制度・就業規則・システム編

緊急事態宣言を受けて、多くの企業でテレワークを導入・拡大する動きが広がっています。
中には、短期間での導入に踏み切り、試行錯誤されている企業様も多いのではないでしょうか。

クラウド上で勤怠管理や工数管理・電子稟議などのバックオフィス業務を一元化することのできるTeamSpiritは、以前からお客様のテレワーク導入・運用に活用され、また私たち株式会社チームスピリット自身も2014年から積極的にテレワークに取り組んでまいりました。

今回のコロナウイルス感染拡大を受け、1月末に原則全社員一斉テレワークに切り替えた際もスムーズな移行を行うことができ、現在も平時とほぼ変わらない生産性を維持することができています。

そこで今回、テレワークの導入・運用に悩まれている企業様に向けて、私たちのテレワークの仕組みやコツ、事例などを全5回の連載でたっぷりご紹介していきたいと思います!

私たちはテレワークの成功には、システムの導入だけでなく、社内文化の醸成や就業規則などのルールをどう作り運用していくか、システムをどう活用するかが重要な鍵であると考えています。

第一回のこの記事では、「制度・就業規則・システム編」と題して、これまでテレワークの制度や文化、それを支える就業規則などのルールをどのようにつくってきたか、今回のコロナウイルス感染拡大を目的としたテレワークではこれまでの制度などに加えて、どのような方針を打ち出し対策を行っているのか、それを支えるシステムにはどんなものを活用しているのかご紹介していきます!
皆様のテレワークの成功のヒントにしていただけましたら幸いです。

目次

⒈ チームスピリットのテレワークの制度と文化

チームスピリットでは、2014年より、CloudWork1(クラウド・ ワーク・ワン、以下CW1)という、週に一回社員がテレワークを行うことができる制度を採用しています(ライフステージや家庭の事情などで、テレワーク中心で働く社員もいます)。

CW1の目的は、大きく分けて以下の3つがあります。

  1. 生産性向上のため(タイムマネジメントを行い、会議や電話などを気にせず、集中してプランニングや作業を行う)。

  2. ライフステージの変化に対応できる多様な働き方を実現し、社員が働きやすい会社にするため。

  3. 災害時など外部環境に影響を受けずに業務を行えるようにするため。

テレワークの制度はあるものの、形骸化してしまっているという話はよく耳にします。

チームスピリットでは以下のことなどがあり、全社的にテレワーク文化が定着しています。

  • 事故なく安全にテレワークを行うための制度や就業規則などがある

  • テレワークでも不便なく働けるシステムを利用している

  • 働いた時間ではなく成果で評価をする文化がある

  • 社長自ら週に一回のテレワークを実践するなどトップが率先垂範している

⒉ 就業規則とルール

では、その制度や文化を支える就業規則(在宅勤務規程)やルールはどのようになっているのか、規程を定める際に気になる「目的」「定義」「業務の範囲」「手続き(在宅勤務の申請方法)」「対象者」「情報の取り扱い」について、運用ルールと併せてご紹介します。※チームスピリットでは、就業規則本体とは別に、「在宅勤務規程」を設けています。

⑴目的

チームスピリットでは、テレワークは物理出社の代替手段としてやむなく行うためのものではなく、生産性の維持や向上、働きやすい環境づくりなどワークライフバランス向上という積極的な目的のために行うものであることを規程上も明らかにしております。

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⑵定義

テレワークの就労形態は、①「在宅勤務」②「サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)」③「モバイル勤務」がありえますが、チームスピリットではPCの覗き見や紛失・盗難のリスクを排除し切れない②③は採用せず、業務効率とのバランスに鑑みて①を採用しております。

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⑶業務の範囲

業務の範囲は以下のように定めています。
※原則全社員一斉テレワークの現在は、チームスピリットの全職種(開発・マーケティング・営業・コンサルタント・サポート・バックオフィス・経営企画)の社員が在宅で勤務しています。

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⑷手続き(在宅勤務の申請方法)

手続き(在宅勤務の申請方法)は以下のように定め、TeamSpiritの電子稟議機能を利用して、在宅勤務の申請を行い、在宅勤務前日までに上長の承認を得るようにしています。

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⑸対象者

パートタイマー・アルバイトを含む、全ての社員を対象としています。(パートタイマー・アルバイトも在宅勤務の対象であることは、「パートタイマー・アルバイト就業規則」で定めています)

⑹情報の取り扱い

PC等を会社から持ち出す際は、在宅勤務の申請画面でPCを持ち出すことを申請し、上長の承認を得る必要があります。

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⑺テレワーク規程作成のお役立ち情報

厚生労働省 テレワーク モデル就業規則〜作成の手引き〜

⒊ コロナ禍でのテレワークの方針や課題に対する対策

チームスピリットでは長期間にわたって原則全社員一斉テレワークを行うのは今回が初めてでしたが、週に一回テレワークを行うことのできる制度が定着していたこともあり、平時とほぼ変わらない生産性を維持することができています。

ここでは、コロナ禍での全社員一斉テレワークの方針や課題に対する対策をどのように行っているか、実際の社内告知文とともにご紹介していきます。

⑴1月29日に原則全社員一斉テレワークに移行することを告知

国内の感染者数が7名だった1月29日に、社長の荻島から全社員にコロナウイルス感染拡大への対応方針を伝え、1月30日から原則全社員一斉テレワークに勤務形態を移行しました。

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また、社内での認識のズレを防ぐために、全社員一斉テレワークに移行する背景・目的・社会的な意義についても、同時期に発信しました。

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⑵3月4日に追加対策と勤怠・労務管理上の注意事項/対策案を告知

3月4日には、政府が小中高校の休校要請を行っていることを受け、在宅勤務を延長する旨や社員の相談窓口の設置、通信費の支給、家族のケアなどで通常通りに勤務できなかった場合の対応などについて告知しました。

チームスピリットには子育て中の社員も多く、早いタイミングでこのような告知をしたことは、コロナ禍の不安な状況の中でも社員が安心して力を発揮することができる環境づくりに繋がっていると感じています。

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⑶3月30日に追加対策を告知

政府が国内での感染拡大の状況を踏まえて緊急事態宣言の発令の要件に該当するか本格的な検討に入ったことを受け、オフィスへの出社やお客様への訪問を役員の許可制とするなどの追加対策を告知しました。

テレワークはいつまで延長されるのかという点だけでなく、テレワークの延長は次回いつ判断されるのかを周知しておくことも社員の安心感に繋がっていると感じています。

感染拡大の状況を踏まえ、対策をアップデートし、5月現在は以下のような方針・対策をとっています。

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⒋ 全社員一斉テレワークを支えるシステム

では、このようなコロナ禍での全社員一斉テレワークという状況においても、生産性を維持することができているチームスピリットでは、どのようなシステムを活用しているのか、テレワークのために利用しているシステムをご紹介します。

私たちも2014年のテレワーク開始から、システムの構成や運用の試行錯誤を重ね、現時点ではこの組み合わせがベストではないかと思っています。

⑴テレワークを円滑に進めるために利用しているシステム一覧

労務管理

勤怠管理

TeamSpirit

就業管理

TeamSpirit

コミュニケーション

チャット、社内SNS

TeamSpirit、Slack

電話

BIZTEL

WEB会議

Zoom、Google Meet

各種申請・ワークフロー

テレワークの申請・承認

TeamSpirit

その他各種申請・承認

TeamSpirit

業務管理

工数管理

TeamSpirit

プロジェクト管理

TeamSpirit Leaders

商談・契約関連

商談管理

Salesforce

契約の稟議回覧〜署名

TeamSpirit+DocuSign

請求管理

Zuora

その他

経費精算

TeamSpirit

オンラインストレージ

Box

グループウェア(メール、カレンダー等)

Gsuite

このラインナップをご覧になってピン!ときた方もいらっしゃるかと思いますが、チームスピリットでは全ての社内システムにクラウドサービスを採用しています。

そのため、出社しないと出来ないという作業はほぼなく、テレワークであっても平時とほぼ変わらない効率性で業務を進めることができています。

実際の業務の中で各システムをどのように活用しているかは、次回以降のブログでご紹介していきます!

⒌ テレワークブログの連載スケジュール

公開済み

テレワークの社内アンケート結果
〜テレワーク生活を成功させる6つのポイント〜

5/22(金)公開予定

チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|
労務管理・契約管理編

5/26(火)公開予定

当社メンバーのテレワークTipsまとめ

5/29(金)公開予定

チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|
マネジメント編

※内容や掲載日は変更になる可能性があります。

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