タイムカードはもう古い?時代に即した勤怠管理とは

タイムカードはもう古い?時代に即した勤怠管理とは

勤怠管理と聞いて、多くの人は「タイムカード」を連想するのではないでしょうか。タイムカードとは従業員の就業状況を記録する用紙であり、専用のタイムレコーダーに通すことで出退勤時間の打刻が行えます。少し前までは多くの企業にとって主流の勤怠管理ツールでした。しかし、最近ではアナログのタイムカードではなく、デジタルのクラウドシステムによる勤怠管理を行う企業が急増しています。

現在もタイムカードを活用している企業の中でも、「アナログでの勤怠管理に限界を感じている」「タイムカードでは残業管理や集計作業が大変」と考えている方も多いかもしれません。では実際にタイムカードで勤怠管理を行うのはすでに時代遅れなのでしょうか。今回は従来のアナログの管理方法を振り返りつつ、これからの勤怠管理の在り方について考察しました。

タイムカードでの勤怠管理における集計の課題

出退勤時にタイムレコーダーに通すだけで就業状況を記録できるタイムカードは、一般の従業員からすると対応の煩わしさを感じることは特にないかもしれません。一方でなぜタイムカードを活用する企業が減少しているのかと言うと、「集計に手間や時間がかかるから」「多様な働き方に対応できないから」など管理側の課題が主な要因となっています。要するに管理側の労力や工数の負担が大きいうえに、改定労基法への対応に課題を残すからです。ではタイムカードでの勤怠管理の課題を具体的に見ていきましょう。

課題1:タイムカードのデータ集計に手間や時間がかかる

タイムカードでの勤怠管理の経験がある担当者にとっては当然のことですが、タイムカードをタイムレコーダーに通せば勤務時間が集計されるというものではありません。タイムカードに打刻された従業員1人ひとりの出退勤記録をエクセルに移行するなどして初めて管理可能なデータとして集計できます。このデータの移行こそが手間であり、時間がかかるのです。

しかも、エクセルへの移行が手入力などの場合は、その際にヒューマンエラーが起きる恐れもあるので、正確性においても万全とは言い切れません。チェック体制を敷いて複数人でタイムカードとエクセルの照合を行えばミスの防止につながりますが、その分、人件費がかかってしまいます。このようなアナログな作業が発生する点は大きな課題だと言えます。

課題2:現代の多様な働き方への対応が十分ではない

タイムカードでの勤怠管理は、従業員が始業時間までに出社し、定時過ぎに退社する従来までの企業勤めのスタイルであれば管理がしやすかったかもしれません。しかし、近年は働き方の多様化が顕著であり、テレワーク、フレックスタイム、時短勤務など、複数の勤務体系を導入する企業も増え始めています。従業員によって勤務時間やスタイルが異なる場合、それぞれの事情を踏まえつつアナログな管理方法で勤怠データを集計するのは、非常に骨の折れる作業だと言えます。

また、2019年4月に順次施行された働き方改革関連法により、企業に対し以前にも増して法令遵守の姿勢が求められるようになりました。特に「時間外労働の上限規制」や「年5日の年次有給休暇の義務化」に関しては、違反企業に罰則が科されます。月ごとの就業状況を記録するタイムカードでは、年間で問われる法への対応意識が希薄になることも想定されます。たとえしっかり意識していたとしても、月ごとのデータを照らし合わせて年間の状況を正確に判断するのは簡単なことではありません。

タイムカードが現代の勤怠管理にそぐわない理由

タイムカードによる勤怠管理は集計において課題があることは明白ですが、他にも現代に求められている管理体制にそぐわない面があります。近年ではさまざまなテクノロジーの発展により、タイムカードに代わる勤怠管理の方法が考案されています。そのため、手間なく就業状況を管理できる別の方法を採用した方が得策というケースもあるのです。そうした外的要因も含めて、タイムカードが現代の勤怠管理にそぐわない理由を説明します。

理由1:出退勤の記録は紙でなくても取得できる時代に

以前まではタイムカードで打刻するか、あるいは手書きで出勤簿に記載するというアナログの方法しかありませんでした。しかし、近年の勤怠管理はネットワークやテクノロジーを駆使することで、デジタル化が加速しています。たとえば、クラウド型の勤怠管理システムであれば、ネットワーク上で出退勤を記録すればそれで完了です。端末上からシステムにアクセスし、そこで打刻すれば記録を残せます。ICカードでも専用の端末と接触させるだけで打刻できるので簡単です。

出退勤の記録は紙でなくても取得できる時代にまた、クラウド型の勤怠管理システムは打刻がデジタルデータなので、打刻だけでなく訂正の場合も迅速に対応できます。出退勤だけなく入退室も記録できるので、働き方に合わせたより正確な勤怠管理が可能です。一方のタイムカードはインクを紙につけて記録するので、打刻ミスがあった場合や訂正する際の手間も発生しやすいと言えます。さらに何度も打刻ミスを繰り返すと、インクで紙が見づらくなったり、正しい就業状況の記録が取りづらくなったりします。

理由2:デジタルならリアルタイムに勤務状況の把握が可能

タイムカードの場合、月末で締めて翌月の初めにその集計を行うことがほとんどだと思います。その問題点としては、従業員の就業状況に何か不都合があったとしても、集計時まで気づけないというリスクが伴うことです。たとえば、残業が常態化している従業員で、これ以上時間外労働をさせてはならない状況の場合、集計時に初めて違反に達する労働時間であることに気づいても手遅れになります。それが月末や月初に分かったとしても、対応のしようがないという事態もあり得るでしょう。

その点、クラウド型の勤怠管理システムなどデジタルの場合は、就業状況の集計結果をリアルタイムに確認できます。しかも、違反に抵触しそうな従業員がいる場合は、事前にアラート通知をしてくれるタイプもあり、リスク回避のための対策を講じやすい点が特徴です。日々の打刻も自動で計算してくれるので管理業務も楽であり、さらにデータが正確。勤怠管理の担当者からすれば、一石二鳥以上の使い勝手の良さなのです。

理由3:給与計算との連携にも手間がかかる

給与計算をするうえで正確な勤怠管理が重要なことは言わずもがなですが、その連携においてもアナログの場合は面倒だと言えます。世の中に出回っている給与計算ソフトは、就業状況をCSVデータ化させることでスムーズに連動できるタイプが大半です。ただ、タイムカードの場合は先述したように集計の際に一度、紙から記録をエクセルなどのデータに移行する必要があります。その点ではアナログの場合は、ひと手間増えてしまうのが現実です。

理由4:勤怠記録としてのタイムカードの保管義務

タイムカードはその月の就業状況の集計が完了した時点で破棄されていると思っている人もいるかもしれませんが、実はそうではありません。タイムカードなどの出勤簿は、労働基準法第109条において「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。ちなみに書類の保存期間は3年です。最後に勤怠記録が記入された日から起算してから3年であることも十分に留意しておきましょう。つまり、3年分のタイムカードを保管しておかなければならず、ある程度の保管スペースを用意する必要があります。

デジタルでの勤怠管理の場合は、就業記録の3年間保管義務については同様ですが、データ上であれば物理的に場所を取ることもありません。また、紙での保管と異なり、システム上で過去のデータを参照するのもすぐなので、取り扱いもより楽になります。紙データのデジタルシフト化は各分野で対応が進められていますが、それは勤怠記録においても同様です。

理由5:打刻漏れやミスが発生するリスクが高い

タイムカードの場合は、仮にきちんと就業時間内に出退勤していたとしても、押し忘れによる打刻漏れのリスクがあります。また、誤って2回打刻してしまうなど、そうしたミスも稀に発生します。その際に訂正や上長確認・承認などが必要になるため、管理の手間がより増大するでしょう。

入館証などのICカードなどで記録できるデジタルな勤怠管理であれば、部屋のロックを解除することで入退室が記録されるようにシステムを連動させることも可能です。そうすれば、押し忘れによる打刻ミスが発生することはありません。また、スマートフォンやPCなどの端末でシステムを管理・閲覧できるのであれば、万が一漏れやミスがあった場合でも、すぐに修正や変更が可能です。また、システム内で上長の確認・承認を行ってもらうこともできます。

タイムカード脱却!勤怠管理システムの導入のメリット

前項でも触れたように、タイムカードによる勤怠管理は今の時代に即した方法とは言えません。多様化する働き方への順応や今後も改正労基法への対策を考えるのであれば、勤怠管理もアナログから脱却し、デジタルシフトすべきでしょう。では実際にクラウド型の勤怠管理システムに移行したとしたら、タイムカードでの管理とは異なり、どんなメリットがあるのでしょうか。

メリット1:打刻する手段が豊富でよりフレキシブルに

タイムカードでの打刻は専用のタイムレコーダーに通すことでしか対応できません。しかし、クラウド型の勤怠管理システムへの移行によってその手段が豊富でフレキシブルになります。WebブラウザやICカード、モバイル端末など打刻のパターンが多ければ、直行先や出向先など会社から遠隔の場所で勤務していても簡単に出退勤を更新できます。そのため、テレワークなどの勤務体系にも対応可能です。

メリット2:リアルタイムで勤怠状況を把握できる

タイムカードの月末月初の集計とは異なり、打刻したタイミングで最新情報をリアルタイムで確認できる点はクラウド型の勤怠管理システムならでは。自身の勤務状況の把握やワークライフバランスの計画に役立てることはもちろん、管理職であればメンバーの勤怠状況を逐一チェックできます。メンバーの就業状況のマネジメントにおいて、情報更新の即時性の高さは大きな魅力だと言えます。

メリット3:有給などの休暇管理を可視化できる

有給などの休暇管理を可視化できる働き方改革関連法の「年5日の年次有給休暇付与の義務化」によって、年に10日以上の年次有給休暇が付与される従業員は最低5日分を消化しなければならなくなりました。そのため、以前よりも休暇管理の重要性が増しています。クラウド型の勤怠管理システムの中には、有給消化の日数の把握はもちろん、システム上で申請・承認フローも兼ね備えているタイプもあります。休暇管理によって計画的に休みを取れていれば、年度末になって法対応に慌てることもないでしょう。

メリット4:給与計算システムとの連携

勤怠管理システムの中には、就業状況をCSVデータに変換できる機能を有しているタイプもあります。給与計算システムに勤怠管理のCSVデータを連携させれば、煩雑な給与計算も非常にスムーズに行うことできるようになります。

勤怠管理システムを導入する前に確認すべきこと

勤怠管理システムを導入することで、バックオフィスでの煩雑な業務のデジタルシフトが実現します。しかし、どのシステムを導入しても同じということは一切なく、必要な機能・使用用途・予算などを総合的に鑑みたうえで、最適な勤怠管理システムを選択することが大切です。そのためにはまず、自社で勤怠管理システムを使用する際の要件定義が必須となります。何の目的でどんな運用方法を予定しているのかなどがはっきりすれば、それに合ったシステムを選ぶだけとなるのです。

また、無料トライアルを利用して機能を実際に使って試してみるのもおすすめです。使ってみて初めて分かる操作性や使い勝手などもあるので、気になるシステムがある場合は積極的に無料トライアルを利用してみましょう。使ってみることで事前のトラブルシューティングにもなり、導入した際のより具体的な使い方をイメージできるはずです。

勤怠管理システムを扱う会社は数多く存在しますが、システムを提供するだけの会社は避けることをおすすめします。なぜなら、急なトラブルが発生した際にその対処が難しいからです。一方でサポート体制がしっかりしている勤怠管理システムを選べば、運用時に困ることも少なくなるでしょう。

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「タイムカードの運用から勤怠管理システムにシフトしたいけど、どのツールにしようか決めかねている」という方は、「TeamSpirit」までお気軽にご連絡ください。
「TeamSpirit」の勤怠管理は、急成長企業から大手優良企業まで、様々な企業様にご活用いただいています。これまでの導入事例もご紹介していますので、ぜひご参照ください。お問い合わせ無料トライアルのお申込みについても、随時お待ちしています。

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