テレワーク(在宅業務)でよくある課題とその解決策

テレワーク(在宅業務)でよくある課題とその解決策

昨今、働き方の1つとして重要性が高まっているテレワーク。会社に行くことなく遠隔で業務を遂行するという新たなワークスタイルのメリットに気づく一方で、慣れない自宅での業務に四苦八苦している方も多いかもしれません。これまでの働き方をそのままテレワークに落とし込もうとしても業務を効率的に進めることができないケースもあるだけに、遠隔で従業員のパフォーマンスをいかに引き出せるかが問われています。

世の中的にテレワークが当たり前の働き方にシフトしていく一方、実際に運用する中で見えてきた課題をいかに解決し、遠隔での業務に適応していくかが求められてくるでしょう。そのためには、テレワーク時の業務のやりづらさや不満の声などをしっかり認識し、1つひとつ解消していくことが求められます。では実際にテレワークが浸透していく中でどんな課題があるのでしょうか。今回はその解決策も含めて紹介します。

テレワークをやってみて気づいたさまざまな課題

感染症拡大への対策など、BCPの一環としてテレワークを導入し始めた企業は少なくありません。しかし、時代の趨勢に従いテレワークを導入してみたものの、働き方の大きな転換に戸惑いや不満の声も聞こえ始めています。では具体的にテレワークの業務においてはどんな課題が多いのでしょうか。「働き方の課題」と「マネジメントの課題」に分けて、代表的なものを紹介します。

テレワークの働き方に関する課題

出社しての業務からテレワークに切り替えて働いた方が課題として挙げるのは、主に「オンオフの切り替えがしづらい」「コミュニケーションが取りづらい」の2点です。家に自室や書斎がある場合は業務に集中できる環境が整っているかもしれませんが、作業スペースを確保しづらい家庭環境の場合はなかなか仕事モードになりづらいものです。仕事に集中し始めたタイミングで、家事や子どもの世話を頼まれて集中力が途切れてしまうということもよくあるようです。

また、職場で顔を見合わせることがなくなることで、コミュニケーションが減るという声も出ています。もちろん、業務上の連絡はメールや電話、オンラインでのテレビ電話などでも対応することはできますが、同じ空間で業務をしている際に比べてやりづらい面があるのは確かでしょう。テレワークをより浸透させるうえでは、そうした環境の違いに順応することが求められます。

テレワークのマネジメントでよくある課題

マネジメント業務を行う管理職の場合、テレワーク時のメンバーの業務状況の管理が課題に挙げられます。代表的な不満としては「勤務時間が管理しづらい」「仕事を評価しづらい」の2点です。遅刻したり、休憩時間を長くとっていたりするメンバーがいたとしても、テレワークでは気づきにくい面があります。一方で業務を溜め込んでいるメンバーが長時間労働によって、身体的・精神的な健康を害するリスクを見逃しかねない点も課題だと言えるでしょう。

また、メンバーの業務中の様子を直接確認することができないので、日々の仕事ぶりや態度を評価に反映しづらくなります。仕事の過程を重視した評価方法の場合、テレワーク中は見えない部分もあるでしょう。過程を評価しづらいことで成果主義が加速すると、モチベーションを低下が心配されるメンバーも出てくる恐れがあります。テレワークの導入によって評価制度の見直しを検討している企業も少なくありません。

テレワークでよくある課題への解決策とは

社内勤務から在宅勤務へと働き方を大きくシフトしても「特に何も問題はない」「不満は一斉出ていない」というケースのほうが珍しいでしょう。多くの企業では少なくない課題が散見されているのではないでしょうか。ではそうした課題に対して企業としてはどんな策を講じるべきでしょうか。解決策をいくつか紹介します。

解決策1:正確な就業時間の把握の徹底

テレワークを導入するのであれば、正確に就業時間を把握できる仕組みを構築することが不可欠です。なぜなら、就業時間を管理する勤怠データは給与にも紐づくため、労務管理業務の根幹でもあるからです。たとえば、クラウドで管理できる勤怠管理システムを活用すれば、テレワークでも正確な就業時間を把握することが可能になります。

また、勤怠管理システムを選ぶ際には、PCやスマホなど端末を選ばずに打刻できるシステムが必要になってきます。打刻が簡単にストレスなくできることで従業員の負担軽減にもつながるでしょう。その他には1日1回しか打刻できないシステムもテレワークには適さないかもしれません。子どものお迎えなどで一時的に仕事を抜ける必要のあるメンバーなどの勤務時間を正確に把握できないケースも出てくるでしょう。クラウドによる勤怠管理システムによって、テレワークの勤怠管理も非常にスムーズになります。

解決策2:勤務の内訳を明確化

勤怠管理においてテレワーク時の就業時間を明確にするのはもちろん、どの作業にどれくらいの時間をかけているかを把握する工数管理も欠かせません。勤怠の打刻だけでは、その勤務時間内にきちんと仕事をこなしているかを把握しづらい面があるため、工数管理によって勤務の内訳を明確化することが重要になります。常に職場でメンバーの様子を確認できる社内勤務ではなく、テレワークであればなおさらです。

正確な就業時間の把握の徹底

サボりの防止につながるだけでなく、生産性が落ちているメンバーを気にかけることもできます。また、工数管理のシステムを導入すれば、社内勤務の場合も詳細に工数管理ができるので生産性向上が期待できます。

解決策3:ペーパーレス化の促進

社内勤務の際に書類や申請に紙データ中心の場合は、テレワークの導入検討と同時にデジタル化を図りましょう。コロナショックの間でも契約書の社印対応のために出社しなければいけない企業があり、テレワーク時の働き方の課題が浮き彫りになりました。

ペーパーレス化

こちらもクラウドのシステムを導入することで印鑑もデジタル対応が可能に。ほぼすべての書類をデジタルでやり取りできます。もちろん稟議もオンラインで行えるため、「印鑑をもらうための行列ができる」といった事態も起こりません。ただし、大事な書類をデジタル化する際には情報漏洩リスクが課題なので、しっかりとセキュリティが担保されているサービスを選定するようにしましょう。

解決策4:オンラインコミュニケーションの整備とルールづくり

テレワーク時のコミュニケーション不足を解消するためにも、チャットツールやビデオ電話ツールを活用できる環境を整えましょう。離れていても話しやすく、相談しやすいことは、社内連携において肝とも言えます。「メールがあるからチャットツールはいらない」と考える方もいますが、チャットツールを導入しただけで業務効率が上がったケースも少なくありません。

また、ツールの導入だけに終始せず、メンバーが快適に働くためのルールづくりも意識しましょう。ツールを導入しただけでは「仕事の話はできるけど、雑談がしづらくてチームの一体感が薄れる」といった問題も起こり得ます。ツールを運用しながらルールの策定にも着手しましょう。また、コミュニケーションツールと一緒にプロジェクト管理ツールを導入すると、タスク管理の抜け漏れなどを防げます。全員がプロジェクトの進捗をリアルタイムに把握できると、コミュニケーションロスも起きづらくなるでしょう。

テレワークに対応した勤怠管理システム「TeamSpirit」

TeamSpiritはテレワークに最適な業務環境を整えるクラウドサービスです。勤怠管理をはじめ工数管理、電子稟議に社内SNSなど、複数の機能が一体になっているため、管理業務の手間もコストも削減できます。また、レポートやダッシュボード機能も搭載し、リアルタイムにメンバーの状況の把握も可能です。

機能1:勤怠管理

勤怠管理

TeamSpiritでは、PCやスマホのアプリからクリック1つで出退勤の打刻が可能。さらに1日のうちに複数回打刻できるため、「子どものお迎えで1時間外出」「家族と夕食を済ませてから仕事を再開」といったテレワークならではの細かく柔軟な勤怠管理にも対応しています。また、月次の勤怠管理や休暇申請もツール上の各種承認申請のワークフローで完結できます。どんな勤務体系でも労働状況をリアルタイムに把握できるので、月末に労務担当者が集計作業に追われることもありません。

機能2:工数管理

工数管理

TeamSpiritの工数管理は勤怠管理と連動しているため、1日の勤務時間をもとにスライダーを使って簡単に工数を登録できます。スマホのアプリからも操作できるので、メンバーの手間を大幅に削減できるでしょう。Office 365やG Suiteのカレンダーの内容を反映することも可能で、カレンダーに表示された予定をワンクリックで工数実績として取り組めます。メンバーがそれぞれ登録した工数情報はリアルタイムで表示され、働き方を「見える化」できるため、それぞれのメンバーの生産性を高める重要な資料となるでしょう。

機能3:電子稟議

社内のペーパーレス化に欠かせないのが社内稟議システムです。TeamSpiritの電子稟議は、導入した日から準備不要で稟議の電子化が可能になります。稟議書の申請項目のフォーマットをそのまま電子稟議に設定でき、チェックボックスや選択リストなど細かいカスタマイズができます。申請書ごとに承認フローも設定できるため、フローの抜け漏れを防ぐと同時に内部統制の強化も期待できるでしょう。スマホやタブレットから稟議を承認できるので、「ハンコがもらえなくて稟議が進まない」という心配もありません。差し戻しや代理申請・代理承認も設定可能なので、企業の意思決定と実行スピードが格段に向上します。

機能4:社内 SNS

社内のコミュニケーションを円滑にするには、WEB会議ツールだけでなく社内SNSでのコミュニケーションが不可欠です。TeamSpiritの社内SNSなら、出退勤の打刻時に1日の予定や簡単なコメントを投稿できるので、毎日の「メンバーの管理」と「コミュニケーション」を支えてくれます。特に雇用形態や働く時間が多様化しているチームでは、メンバーがそれぞれ自分の状況を共有することで、メンバー同士の動きが把握しやすくなります。機械的に打刻だけするよりも、簡単なコメントがあるだけでチームの一体感を高める一助にもなるはず。

テレワークを契機に「これから」の働き方を検討しよう

本来テレワークは、適切に導入・運用することで日々の生産性を高めて業績向上にも寄与する働き方です。有事の際のBCPの一環としてはもちろんですが、将来的には社会のスタンダードになるかもしれません。「これから」の働き方を考えるうえでも、テレワークとそれを支える勤怠システムの導入を検討しましょう。

TeamSpiritはバックオフィス業務の改善を支援します

TeamSpiritは勤怠管理や工数管理など複数のバックオフィス業務をクラウドで統合し、間接業務とシステム運用にかかるトータルコストを大幅に削減します。

急成長企業から大手優良企業まで、業種を問わず多くの企業様にご活用いただいているのも「TeamSpirit」の大きな特徴。資料請求製品・導入に関するご相談はいつでも受け付けております。お気軽にご連絡ください。

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