給与計算業務をサポートできる勤怠管理システムの選び方

給与計算業務をサポートできる勤怠管理システムの選び方

従業員の労働価値を示す1つの指標であり、働いた分の対価として支払われる給与。従業員にとって生活を営むうえでの重要な報酬となるだけに、担当者は「給与計算業務」の重要性を痛感しているでしょう。煩雑で複雑な作業が多く、ミスや遅れが許されない責任重大な業務であるがゆえに、給与計算業務の負担の軽減は、バックオフィス業務全体の効率化においても重要な課題となっています。

「給与計算業務をより簡略化したい」とお考えの担当者の方が、まず目を向けるべきは自社の勤怠管理の方法の見直しです。なぜなら、給与計算をするうえでは、就業規則に基づいた始業時間、終業時間、休憩時間、休日などの勤怠状況の正確な把握は必須になります。ゆえに、勤怠管理と給与計算を上手く連動させることができれば、業務効率化に一歩近づくはずです。今回は給与計算業務をサポートし、機能連動を果たせる勤怠管理システムの有用性について解説します。

給与計算業務に求められることや課題・リスクとは

冒頭でも触れたように、給与計算は煩雑で複雑になりがちな業務の1つです。従業員にとっては生活をまかなうための重要な報酬なので、万が一その重要な支払いにミスや遅延などの不備があると、企業としての信頼を一気に失いかねません。そのため、給与計算業務は適正かつ丁寧に対応することが求められます。自社の給与計算業務の見直しを検討している方や新たに人員を割こうと考えている方は、まずは給与計算業務についての基礎を整理しましょう。

意外と知られていない給与計算業務の実態

給与計算は従業員の給与支給額を計算するという文字通りお金に関する業務です。経理がその役割を担うこともありますが、別の部署が主幹となる場合もあります。例えば、労務管理領域の仕事を行っている総務や人事が給与計算を担当することも珍しくありません。どの部署が給与計算を担当しているかは会社によってさまざまです。

また、1つの部署が一括して対応するケースもあれば、総務、人事、経理など複数の部署をまたいで業務が行われることもあります。ただし、1つの部署で完結する場合は業務が集中することで締めのタイミングで疲弊することも珍しくありませんし、複数部署が絡む場合は業務フロー上、連携が取れずにトラブルになることもあるようです。そのため、それぞれの会社に合った給与計算業務の仕組みを構築することが重要になります。

働き方の多様化に伴う給与計算の対応

近年の給与計算が複雑化している1つの要因としては、それぞれの従業員の雇用環境や労働条件に合わせた対応が求められるためです。2019年4月より働き方改革関連法が順次施行されたこともあり、多くの企業が従業員のフレキシブルな働き方を容認する時代になりつつあります。そのため、給与計算においてもよりフレキシブルな対応が不可欠です。

例えば、雇用形態にしてもフレックスタイムだったり、パートタイムの非正規雇用だったりすると、定刻までに出社して定時まで働く正規雇用の従業員とは給与計算の方法が異なります。また、テレワークでの業務やシフト状況なども鑑みたうえで出勤日数・勤務時間・有給消化状況などを踏まえて計算する必要があります。「出社・退社時間が皆、同じ」というかつての日本社会の勤務スタイルとは異なり、多様化し、複雑化が進む働き方に対して、給与計算の対応レベルも追いつく必要があるでしょう。

給与計算を間違うことで考えられるリスク

従業員の勤怠状況や手当など踏まえて給与の総額を確定し、そこから社会保険料(健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料など)や税金(所得税・住民税)を差し引いて、最終的な手取額を算出するのが給与計算の大まかな業務内容です。もしこの計算が一ヶ所でも間違っていた場合、振り込まれる金額にズレが生じます。そうなると、従業員からの信頼を失うことは言わずもがなですが、それ以外にも以下のリスクが考えられます。

リスク1:労務リスク

従業員が受け取る手取額に差異があると社内の信頼を失うのはもちろんですが、社会的な信頼についても揺らぎます。例えば、従業員が残業した際の勤怠状況に計算ミスがあった場合、残業代の未払いという労務リスクが発生する危険性があります。

リスク2:税務リスク

納税は国民の義務であり、会社の従業員であれば給与から差し引く形で税金を支払うのが一般的です。そのため、計算ミスや払い漏れが発生すると正しい納税が行えなくなります。そうした税務リスクは絶対に回避しなければなりません。

リスク3:採用リスク

給与計算において社内でミスが発生した場合、再発防止を徹底するでしょう。特にバックオフィス業務に関しては社内事情が大きく業務に影響を及ぼすので、変化を嫌う傾向にあります。すると、保守的な会社になりがちであり、多様な働き方を容認できない土壌が形成されてしまう恐れがあります。時代のニーズに敏感でない会社は求職者からも敬遠されがちなので、採用活動にも影響が出てしまうかもしれません。

勤怠管理システムと給与計算システムが連動するメリット

非常に煩雑なうえに、お金が関わるため絶対にミスが許されない給与計算。それだけに管理の仕組み化と効率化が同時に行えれば、多くの担当者の悩みの解決につながるかもしれません。特に勤怠管理と給与計算をスムーズに連動できれば、それぞれの管理の業務効率化が大いに期待できるでしょう。今後、バックオフィス業務の見直しを検討することがあれば、給与計算システムと勤怠管理システムは要チェックすべき項目です。

メリット1:効率的に複雑な計算業務ができる

給与計算は個人の出退勤、欠勤などの勤務状況に基づいているため、そのデータを参照して行うのが通例です。従業員1人ひとりの勤務状況を計算するのは骨が折れますが、それを正しくスムーズに集計する仕組みを構築できれば、勤怠管理、給与計算の両業務において効率化を図れるでしょう。

メリット2:担当者の負担軽減につながる

給与計算においてミスがあった場合、そのリカバリーのために担当者は精神的にも肉体的にも負担を強いられていました。しかし、勤務状況を適切に計算できていれば、ミスを未然に回避することができます。勤怠データの正確性が高まることで、担当者の給与計算の負担軽減にもつながります。

メリット3:部署間での連携業務がスムーズになる

部署間での連携業務がスムーズになる例えば、勤怠管理は総務が行い、給与計算は経理が担当している会社の場合、それぞれの業務の連携は必須であり、部署間をまたぐことによって問題が生じることも少なくありません。しかし、勤怠管理と給与計算のシステム間のデータのやり取りがスムーズであれば、部署間のトラブルが発生するリスクも少なくなるでしょう。

メリット4:人手不足解消につながる

労働人口が減少の一途を辿っている日本では、どの企業においても人手不足は他人事ではありません。特に売上目標を持たないバックオフィス業務においては多くの人件費を割けないというのは、多くの企業の本音どころでしょう。そのため、人手が足りないところをシステムで補完することをおすすめします。人力ではなくシステムでの管理によって、少ない人手で業務を回すことも可能です。

2パターンある勤怠管理と給与計算の連動

前項で勤怠管理と給与計算の連動における有用性について説明しましたが、その方法論は2パターンあります。1つ目は勤怠管理から出力したデータを、既存の給与計算システムで活用するパターン、もう1つが勤怠管理と給与計算が1つのパッケージとなっているシステムを導入するパターンです。給与計算において既存システムをよりスムーズに活用したい人は前者、バックオフィス業務がパッケージ化した大掛かりなシステムに入れ替えたい人は後者が検討できます。

パターン1:給与計算システムと連携ができる勤怠管理システム

給与計算は従業員に支払う給与を管理する重要な業務のため、ヒューマンエラーが起きないようにすでに給与計算システムを導入している会社も多いでしょう。そして、従業員の毎日の勤務状況を管理・集計する勤怠管理システムの中には、主にCSVファイルを用いたデータ連携で簡単に給与計算システムへ勤怠情報を出力できるタイプもあります。

CSVとはComma Separated Valueの略。つまり、CSVデータはカンマで数値を区切ったデータであり、非常に互換性が高い点が特徴です。勤怠管理のデータを既存の給与計算システムに取り込めるCSVデータに変換することさえできれば、連動のために新たなシステムを購入する必要がありません。もし、「給与計算システムには満足しているけど、勤怠管理システムを変えたい」という場合は、データ連携が可能な勤怠管理システムを選ぶとバックオフィス業務全体の効率化につながるでしょう。

パターン2:勤怠管理と給与計算が1つにパッケージ化したシステム

パターン1は主に給与計算システムの変更を希望していない場合の選択肢ですが、給与計算システムの導入、または入れ替えを検討している場合は勤怠管理の機能もパッケージ化したシステムを選ぶのも1つの方法です。

パターン1のように給与計算と勤怠管理の双方のシステムで、CSVファイルを用いたデータ連携が行える場合は、同時並行で活用することが可能です。一方、パッケージ化したシステムはそもそも併用を前提で構築されています。従って勤怠管理と給与計算の連携を望むのであれば、パッケージ化したシステムの導入も1つの手だと言えるでしょう。特にバックオフィス業務において複数の課題が散見される場合は、各業務のシステムを複数検討するよりも、パッケージ化したシステムを1つ導入する方が手間が省けるケースもあります。

給与計算において重要になる勤怠管理システム

テレワーク、フレックスタイム、時短勤務など以前にはなかった働き方が浸透している現代では、多様なワークスタイルを許容し、さらにそれに対応した給与計算を行う必要があります。そして、会社が従業員に対して給与を払ううえでは、労働条件を満たした働きができているかの確認は不可欠です。そのため、給与計算の精度を上げるためには、まずは正確な勤怠管理を徹底しましょう。そもそも給与計算は勤怠記録をもとに行うので、勤怠管理においても多様な働き方に対応している必要があります。

多様な働き方に対応し、機能が充実した勤怠管理システムを選びましょう

給与計算は正確な勤怠管理が大前提になります。そのため、給与計算システムの見直しを検討する場合は、勤怠管理機能の要件を見極めることが重要です。特に勤怠管理は法的要件を伴う領域で、システムにおける高い専門性や、改正時にも素早く対応できる柔軟性が求められます。給与計算業務の見直しを考えることがあれば、同時に労基法と多様な働き方に対応した機能面に優れる勤怠管理システムの導入も検討しましょう。

「TeamSpirit」の勤怠管理は労働時間を自動計算して、給与計算とのデータ連携も簡単

「TeamSpirit」の勤怠管理は、どんな勤務体系でも労働時間をリアルタイムに集計することが可能です。そのため、従業員の方々が毎日「TeamSpirit」で勤怠打刻をするだけで、後から計算する必要もありません。法律の改正や勤務制度の変更など、「TeamSpirit」は設定を変更するだけで簡単に対応することもできるので、法改正への対策もスムーズです。

「TeamSpirit」の勤怠管理は労働時間を自動計算して、給与計算とのデータ連携も簡単また、「TeamSpirit」はレポート機能を標準搭載しており、任意のフォーマットで勤務状況のCSVデータを作成することができます。様々な給与計算システムと簡単にデータ連携できることもポイントです。

無料トライアル・導入支援も相談承っています

「今、利用している給与計算システムと合うか心配」「検討材料にするためにとりあえず試したい」という方は、無料トライアルや導入支援の相談を承っています。「TeamSpirit」の勤怠管理をご利用いただくうえでも、お客様の疑問や不安をすべてクリアにしたうえで、本格的な導入を検討していただきたいと考えています。気になる機能がございましたら、まずはお気軽にご連絡ください。お問い合わせや無料トライアルのお申込みに関しては、随時お待ちしています。

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