勤怠管理の意味とツール導入の必要性

勤怠管理の意味とツール導入の必要性

2019年4月1日から働き方改革関連法の順次施行が開始されたことにより、企業は従業員の「勤怠管理」を従来よりも適正に行う必要性に迫られています。しかし、残業手当の未払い・過労死など社会問題が表面化し、テレワーク、フレックスタイム、時短勤務の導入など働き方が多様化する昨今においては、既存のやり方を踏襲するだけでは適正な勤怠管理を行うことは難しいでしょう。

年号が平成から令和に変わり、働き方に対する意識も時代とともに移り変わろうとしているだけに、「勤怠管理の重要性」についても見つめ直すべきタイミングだと言えます。人事労務関連の職種や労務管理者であれば、それはなおさらです。勤怠管理について理解を深めるためにも、まずはその意味や目的、さらにはツール導入の必要性についても整理しましょう。

勤怠管理とは?

勤怠管理とは、企業が従業員の勤怠状況を適正に把握し、管理することです。タイムカード・ICカードなどの勤怠管理システムを活用し、従業員が出社・退社時間、休憩時間、休暇・休日の日数など企業の勤務規則をきちんと遵守しているかをチェックします。勤怠管理を正しく実施することで賃金の支払いが正確に行われるのはもちろん、従業員の過剰労働や勤務怠慢の早期発見にもつながります。適正な労働環境を整備するうえで欠かせない管理業務です。
引用元:『働き方改革は正しい「勤怠管理」から始まる』(働き方改革研究所)より

上記の引用のように「勤怠管理」は、従業員を雇用し、企業活動を営むうえで欠かせない管理業務です。勤怠管理が適正に行われていなければ、従業員が正常な勤務状態にあるかを把握するのが難しくなります。つまり、それは従業員の管理が行き届いていないことを意味します。企業として社会的責任をきちんと果たすうえでも不可欠な要素なだけに、これまで勤怠管理が疎かになっていた場合は今すぐにでも見直しが必要でしょう。

勤怠管理の目的

企業が従業員の勤怠管理を行う主な目的としては、「法令遵守」と「従業員の健康管理」の2点が挙げられます。つまり、勤怠管理を適正に行うことは、「コンプライアンス違反」や「従業員の離職・休職」のリスクに対処することとも言えます。

目的1:法令遵守

法令遵守

企業が従業員の雇用に際し、遵守しなければならないのが「労働基準法」です。「労働基準法」とは、雇用におけるさまざまなルールなど、労働条件に関する最低基準を規定した法律であり、勤怠管理は「労働基準法」の法令に基づく義務です。つまり、残業が多く長時間労働が常態化した従業員がいるなど、就業状況を管理できていない企業はコンプライアンス違反の対象となり得ます。社会からの信頼に応えるためにも、きちんと勤怠管理を行い、法令遵守に努めることが求められます。

目的2:従業員の健康管理

従業員の健康管理

従業員に安定して働いてもらうためには、健康管理の意識が不可欠です。残業過多による時間外労働や休日出勤など無理を続けさせると、心身ともに病を患う恐れがあります。従業員が健康を損なってから対応するのでは遅いため、常日頃から従業員の勤怠管理を徹底し、適切なケアを行うことが大切です。就業状況が悪かったり、超過勤務が続いていたりする場合は、企業側が働き方を是正することも義務だと言えます。

勤怠管理が重要視され始めた理由

労働基準法は以前から定められており、企業における勤怠管理は義務であったにもかかわらず、なぜ今になって注目度が高まっているのでしょうか。それは働き方に対する社会の意識の変化が挙げられます。こうした社会意識の変化は、特に「過労死問題」「働き方改革法案の施行」「働き方の多様化」といった社会的要因に紐づいていると考えられます。

理由1:「過労死」への問題意識の高まり

長時間労働や過密労働を強いることで肉体的・心理的負荷をかけ、従業員を死に追いやってしまう「過労死」は大きな社会問題にもなっています。日本には劣悪な労働環境を顧みない、いわゆる"ブラック企業"の存在が指摘されているのは多くの方がご存知でしょう。長時間労働が顕在化した状況において、2014年に「過労死等防止対策推進法」が成立。過労死のない労働環境の実現に向けて、企業ごとの勤怠管理にもより深い注意が向けられるようになりました。

理由2:「働き方改革法案」の順次施行開始

現在、政府が推進する働き方改革が何かと話題になっているのは、企業に対しての法規制が本格的に始まったことに起因します。冒頭でも触れたように、2019年4月1日から「働き方改革関連法」が順次施行されており、「時間外労働の上限規制」「年次有給休暇の取得義務化」などに違反すると企業に罰則が与えられるようになりました。現在では、多くの企業で社会の守るべきルールの一環として広く認知されています。そのため、労務管理者は、コンプライアンス違反がないように勤怠管理を行う必要があるのです。

理由3:「働き方の多様化」を許容する社会への変遷

従来の日本社会では、従業員は既定の時間に出社し、定時まで会社で仕事をするのが当たり前でした。しかし、通信技術などテクノロジーの発展により、自宅にいるまま遠隔でWeb会議をしたり、チャットで業務コミュニケーションを取ったりするテレワークが浸透。さらには子どものいる女性の社会進出を目指して時短勤務やフレックスタイムを導入する企業も増えてきました。このように日本社会にダイバーシティの考え方が浸透していることで、多様な働き方に合わせた勤怠管理の方法を考える必要性が生まれているのです。

「勤怠管理の今」における課題

さまざまな社会的要因から、多くの企業において重要性が高まっている勤怠管理。「従業員の就業状況を適正に把握して管理すること」と言葉にするとシンプルですが、ルールに従った的確な運用をすることは決して簡単なことではありません。

特に人事労務関連の部署では、旧体制のやり方から脱却し、時代に則した勤怠管理を導入することが会社からも求められることでしょう。ゆえに人事労務関連の部署は、昨今の勤怠管理における課題に真摯に向き合う必要があります。では、勤怠管理の運用にはどんな課題があるでしょうか。

課題1:年々複雑化している勤怠管理の業務

労務管理者を悩ませている問題としては、勤怠管理の業務が年々複雑化していることが挙げられます。前述したように日本でも働き方の多様化が浸透しつつあります。従業員のワークライフバランスを第一に考え、より良い環境や体制を整備することは重要ですが、労務管理者の業務は複雑化の一途を辿っているのが現状です。テレワーク、フレックスタイム、時短勤務、在宅ワークなどあらゆる働き方に対する適正な勤怠管理が求められており、その最適解を見出せていない労務管理者は少なくないでしょう。

課題2:増大する労務管理者の管理業務の負担

テレワーク、フレックスタイム、時短勤務、在宅ワークなどの働き方を導入するためには、従業員を適正に管理する社内体制を整備することが必須です。しかし、そうした社会の変化についていけていない企業も多く、勤怠管理に関する課題をすべて労務管理者が背負いこんでいるケースも珍しくありません。従業員のワークライフバランスの実現のために労務管理者の業務量が増加し、勤怠状況が悪化しているという本末転倒な状況も実際に起こっています。

課題3:労務トラブルも増大傾向に

厚生労働省が発表した「平成30年度個別労働紛争解決制度の施行状況」によると、2018年度の総合労働相談件数は約112万件で11年連続の100万件超えを記録。働き方の多様化が叫ばれる時代において、企業と従業員間での労務トラブルが増加傾向にあり、労務管理者が板挟みにあうケースが増えてきているようです。

これまでの勤怠管理のやり方

通信技術が発展した現代では業務のデジタルシフトが進んでいますが、すべての企業がその流れに順応できているかと言えば、そうではありません。勤怠管理に関しても同様で、次々と画期的な勤怠管理システムが開発されてはいますが、従来の勤怠管理のやり方から脱却できずにいる企業も多いようです。従来の勤怠管理のやり方について、今一度確認してみましょう。

タイムカードによる勤怠管理

勤怠管理と聞いて多くの人がイメージするのは「タイムカード」ではないでしょうか。出退勤時のタイムカードの打刻で勤怠管理をしている企業は多いでしょう。アナログでわかりやすい管理が利点のタイムカードですが、「出退勤時の打刻忘れ」「直行直帰時の管理」「他者による不正打刻」などの懸念があります。そのため、正確な勤怠データがそろわず、労務管理者が調整に苦労するケースも多く見受けられます。

エクセルと紙による勤怠管理

勤怠管理を集計する際に、エクセルにデータをまとめ、その内容を印刷して紙をエビデンスとして保存している企業も多いでしょう。そうしたやり方は、新規で勤怠管理のシステムを導入する必要がなく、経費をかけずに勤怠管理を行えるメリットはあります。しかし、煩雑なデータ管理が必要であり、紙の回収の手間や保管スペースなどの問題をクリアする必要があります。そのため、集計ミスや紛失の恐れが常に付きまとう点はデメリットだと言えるでしょう。

これまでのやり方では十分な勤怠管理ができない時代に

タイムカードやエクセルによる勤怠管理は、従業員がみな定時に出退勤する従来までの働き方であれば、やり方を大きく変える必要はないかもしれません。しかし、テレワーク、フレックスタイム、時短勤務、在宅ワークといった新しい働き方に対応するためには既存の管理方法では不十分です。雇用のあり方が変わりつつある現代において、新しい勤怠管理のニーズにも応じていくことが求められています。

効率化を実現する「クラウド勤怠管理ツール」とは

タイムカードやエクセルなどによるアナログの勤怠管理では、もはや現在の働き方には対応しきれない面があります。そのため、デジタルで管理できる「クラウド勤怠管理ツール」の導入がおすすめです。

クラウド勤怠管理ツールのメリット

クラウド勤怠管理ツールの場合、勤怠管理をすべてシステム上で行える点が最大のメリットです。WebブラウザやICカード、モバイル端末などのデジタル機器によって出退勤のデータ管理を行えるので、業務の簡略化を実現できます。また、すべてツール上でデータを管理ができるので、印刷する必要がなくペーパーレスな業務環境を整備できます。煩雑な作業が少なくなるので、労務管理者の精神衛生面にも好影響をもたらす点も大きな利点です。

クラウド勤怠管理ツールの選定ポイント

一口に「クラウド勤怠管理ツール」と言っても、各ツールによって機能はさまざまなため、選定する際にはきちんと吟味したうえでの検討が不可欠です。では実際にどのようなツールがあれば、デジタルでの勤怠管理がスムーズになるのでしょうか。選定ポイントを紹介します。

選定ポイント1:打刻方法が多彩

例えば従来のタイムカードによる勤怠管理のデメリットは、機械に通すことのみでしか打刻が成立しない点でした。デジタル化したクラウド勤怠管理ツールを選ぶのであれば、打刻方法が多様なシステムをおすすめします。例えば、オフィスワークはもちろん直行直帰やテレワーク、一時退勤、再出勤などでも打刻ができれば、より正確な管理が可能になります。

選定ポイント2:リアルタイムなデータ反映

アナログの勤怠管理では、データを集計するまでそれぞれの従業員の就業状況が正確に判断できない面がありました。しかし、クラウド勤怠管理ツールであれば、打刻してすぐにリアルタイムなデータ反映が可能です。また、フレックスタイム、時短勤務などの勤務体系によって設定をカスタマイズできると、従業員の働き方にあった管理がよりしやすくなるでしょう。

選定ポイント3:データの見える化

単に就業状況を管理できるだけでなく、それぞれの従業員の現状を見える化したり、アラート通知を飛ばしたり、レポートを自動生成してくれたりする機能があると労務管理がよりスムーズになるはずです。例えば、時間外労働の上限規制に引っかかりそうな従業員がいる場合、マネージャーにアラート通知が来るようになれば、いち早く勤務状況の改善に努めることもできるでしょう。

選定ポイント4:セキュリティ・サポート体制

デジタルシフトを検討している企業にとって懸念事項になりやすいのがセキュリティ面です。セキュリティが脆弱だと情報漏洩の心配を拭いきれません。また、何か機能的なトラブルや不具合があった際にサポートが手厚くないと、使い勝手が悪いと感じるでしょう。そのため、クラウド勤怠管理ツールは高機能であることはもちろんですが、導入前にはセキュリティ・サポート体制に関するチェックが必要です。

「TeamSpirit勤怠管理」は多くの企業で導入されています

働き方の大きな変化に合わせて、勤怠管理のツールの導入を検討されている企業は多いことでしょう。その中でもTeamSpirit勤怠管理は、急成長企業から大手優良企業まで幅広く活用していただいているクラウド勤怠管理ツールです。

TeamSpirit導入企業(一部)

1,100社、19万人以上のお客様にご利用いただいています

TeamSpirit勤怠管理でできること

多機能でさまざまなニーズ応えられる「TeamSpirit勤怠管理」は、多くの企業の「長時間労働の是正」「労務管理者の負担軽減」「従業員満足度の向上」に貢献しています。

できること1:長時間労働の是正

勤怠管理における重要なテーマは、長時間労働の是正です。「TeamSpirit勤怠管理」は、リアルタイムに従業員の働く状況を可視化することで常に先手を打った対応ができるようになり、残業時間の抑制に貢献します。

できること2:労務管理者の負担軽減

勤怠管理の問題は、人事労務関連の部署にとってまさに頭痛の種です。そうした労務管理者側のマネジメントを体系化することによって、負担の軽減につなげます。

できること3:従業員満足度の向上

「TeamSpirit勤怠管理」の導入でさまざまな働き方に対する管理がしやすくなり、企業としても多様なワークスタイルを許容するきっかけとなり得ます。それはそれぞれの働き方を希望する従業員の満足度向上の寄与にもつながるはずです。

サポートサービスも充実

「TeamSpirit勤怠管理」は、マニュアルやコミュニティによるサポートプログラムはもちろん、実績と経験豊かなコンサルタントがお客様を担当する支援サービスまで、万全のサポート体制をご用意しています。そのため内部統制の強化に手をつけ始めた中小企業から、従業員数が1000名を超え複雑で大規模な勤怠管理が求められる大手企業まで、幅広い導入ニーズに対応しています。勤怠管理の見直し、強化を検討されていましたら、ぜひお気軽にご相談ください

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