無料・有料どっちにする?勤怠管理システムの正しい選び方

無料・有料どっちにする?勤怠管理システムの正しい選び方

働き方改革関連法の順次施行によって、勤怠管理の重要性が大きくクローズアップされた2019年。労務人事の担当者はもちろんのこと、現場で部門を束ねる管理職や経営陣にとっても従業員の適正な就業状況の把握は不可欠となります。そのため、多くの企業で従来のアナログな管理体制から最新のクラウド型勤怠システムへの移行が加速しているなど、"勤怠管理のスタンダード"が転換期を迎えつつあります。

ただし、クラウド型勤怠システムの導入を検討する企業にとって、初期費用やランニングコストは非常に気になるところ。勤怠管理は全社的な取り組みなだけに、社内稟議を通すうえで予算面が大きな関門となる恐れもあります。それゆえに、「無料ツールの導入を検討しよう」と判断する企業も少なくないでしょう。しかし、機能面で"自社に合うツール"を考えるうえで、本当に無料ツールがベストな選択なのでしょうか。今回は無料・有料の選択も踏まえ、自社に合った勤怠管理システムの選び方について解説します。

無料勤怠管理システムの特徴

一口に勤怠管理と言っても企業によって求められる要素やシステム導入にかけられる予算規模は異なります。そのため、「法改正への早急な対応に迫られているけど、あまり多くの費用をかけられない」と頭を抱えている担当者もいるでしょう。そうした場合に目がいきがちなのが無料ツールです。しかし、"タダより高いものはない"という言葉があるだけに、例え無料ツールだとしても選定には慎重を期すべきでしょう。まずは無料勤怠管理システムの特徴を整理します。

特徴1:基本的な打刻などの機能面は無料でも充実

企業によっては勤怠管理に関して、「働き方改革関連法への対応ができる最低ラインで十分」「基本機能さえ押さえていれば良い」とお考えかもしれません。その場合は、無料ツールだけで対応できることもあります。WebブラウザやICカード、モバイル端末による打刻管理が可能で、勤怠管理状況をレポートとして出力できるなど機能面が充実しているツールは多数存在します。

特徴2:有料ツールと異なるのは制限の多さ

制限の多さ

月額利用料が一切かからない無料ツールの場合、有料ツールと比較して何かと限定的であるケースも珍しくありません。例えば、無料版は勤怠打刻のみだけど、有料版では申請ワークフローなど社内稟議のオプション機能も充実しているなど利用領域に格差が見られます。無料アカウント数も10名までなど少人数限定となるケースも多く、何かと機能の制限がある点が特徴です。

特徴3:無料ゆえの広告の表示・サポート体制のなさ

無料ツールでマネタイズをするための方法の1つが広告です。企業からランニングコストをもらわない代わりに、勤怠システム上に表示する広告による収入で賄っているケースもあります。無料で使用できるのは大きなメリットですが、定期的に表示される広告に嫌気が差すこともあるでしょう。また、無料の場合は、不具合が起きた際にもすぐにサポートしてくれないケースが大半です。今後、更なる法改正が施行されても無料ツールでのバージョンアップは見込めないので、将来的な不安は常に付きまとうことになります。

無料勤怠管理システムの4つの落とし穴

「無料だけどツールを導入したから勤怠管理は万全」と考えていると、思わぬ落とし穴にはまってしまうこともあるでしょう。無料ゆえに条件や制限があることが大半なため、導入後に使い勝手の悪さや不具合が散見される恐れもあります。勤怠管理は法規制に基づく企業の義務なので、そうした不安要素はできるだけ排除しておきたいところです。では無料ツールを導入した場合にどんなリスクが考えられるのでしょうか。

落とし穴1:無料アカウントの人数

勤怠管理システムにもさまざまであり、無料アカウントが2、3名までのものから100名規模まで対応可能なツールもあります。機能面が優れていてかつ無料の場合、使用できるアカウントの数が少ないケースも多いので注意しましょう。小規模の会社であれば従業員全員が無料範囲内であることもありますが、100名を超える規模の企業であれば、無料ツールは部門・部署単位での利用に留めた方が無難だと言えるでしょう。

落とし穴2:データの保存期間

無料版ではデータの保存期間が無制限ではなく、1年間など期間限定になる場合もあります。しかし、労働基準法 第109条によって、「出勤簿」は従業員の最終出勤日から3年間の保存が義務付けられています。そのため、1年間の出勤簿の保存では十分ではありません。出退勤に関するデータが保存できていないと罰則の対象となるので、データがなくなる前に印刷して紙保存が必要など二度手間を要すことになります。

落とし穴3:使用できる機能の制限

無料勤怠管理システムの場合、2019年4月から順次施行を開始した働き方改革関連法に対応できていないケースがあります。例えば、「時間外労働の上限規制」に関してでは、特別条項36協定を結んでいても、法定休日労働時間含む月100時間を超えた場合や2~6ヶ月における月の時間外労働時間の平均が80時間を超えた場合は処罰の対象になります。打刻機能のみの勤怠管理システムでは、そうした法規制への正しい対応は困難です。

落とし穴4:カードリーダーなど端末は有料

「初期費用も月額利用料も無料」と打ち出している無料勤怠管理システムもありますが、完全に費用がかからないというわけではない点に注意しましょう。例えば、勤怠を打刻するカードリーダーの費用は別途かかるなど何かしらの負担が発生するケースもあります。「無料」という言葉にだけ注目してしまい、下調べをきちんとしないと導入時に痛い出費があるでしょう。

無料勤怠管理システムに適した企業・組織の特徴

有料版の方が無料版よりも手厚いサービスを受けられるのは、勤怠管理システムに限った話ではありません。しかし、目的がコストを削減してクラウド勤怠管理システムによるデジタルシフトを果たすことが先決なのであれば、無料版の方が自社にとってメリットがあるケースももちろんあります。無料版の導入をご検討中の場合は、まずは以下のチェックリストで適性をチェックしましょう。

無料勤怠管理システム適性チェックリスト

  1. 従業員数が少なく、人数制限内で事が足りる
  2. アナログの管理を卒業して出退勤、欠勤の記録のみをデジタル管理したい
  3. 手厚いサポート体制を必要としないシンプルな機能のみを使用する
  4. 有料を推奨する広告表示がされても気にならない

上記の条件に当てはまる場合は無料ツールで適正な勤怠管理を行い、法令遵守に努めるという選択肢も悪くはないでしょう。しかし、あくまで無料版は使える条件や制限があることを念頭に置いたうえで判断してみてください。また、「費用はかけられないけど、無料版だと本当は心配が......」という場合は、有料ツールが用意している「無料トライアル」の活用をおすすめします。

無料トライアルは、有料ツール導入を検討するうえでの前段階のステップになります。その段階で「やっぱり有料ツールの方が使い勝手が良く、自社に合いそうだ」という結論に至るケースもあるので、無料トライアルを上手に活用することも、ツール選びで失敗しないための1つの方法論だと言えるでしょう。

無料版で大丈夫?成長組織における勤怠管理の重要性

無料勤怠管理システムの落とし穴で紹介したように、無料版にはそれなりの理由があります。「最低限の打刻機能があれば十分」「うちはまだ小規模なので、有料ツールは時期尚早」というケースを除けば、機能性に優れた有料勤怠管理システムの導入が望まれます。

成長組織

特に事業規模が年々拡大している成長組織を運営する企業では、増大する部署や従業員数に対応できる勤怠管理体制を整えることが求められます。その場合は迷わず、機能性を重視して有料ツールを選定すべきでしょう。「労務管理の業務効率向上」「多様化する従業員の働き方への理解」「働き方改革関連法への対応」「企業ステージに合ったガバナンス体制の構築」などが経営課題に挙がっている企業であれば、「機能性>コスト」の基準で勤怠管理ツールを選ぶべきかもしれません。

成長企業に求められる勤怠管理1:労務管理の業務効率向上

働き方改革関連法の順次施行開始により、労務管理者はより厳密な勤怠管理が求められています。法対応などで何かと時間と労力を使うことになるだけに、そうした負担を少しでも軽減できるように「労務管理の業務効率向上」を実現できるツールの導入が望ましいと言えます。勤怠状況の集計や従業員の時間外労働の現状確認は、特に従業員数が多い企業であればあるほど業務負担は大きくなるでしょう。円滑な勤怠管理を実現するためには、ツールの機能性は重要なファクターとなるはずです。

成長企業に求められる勤怠管理2:多様化する従業員の働き方への理解

企業規模が大きくなるにつれて、年齢層や職種、得意領域など多様な従業員が増えていきます。ダイバーシティが実現できている一方で、労務担当者にとっては1人ひとりの従業員の働き方に適した勤怠管理の体制構築が急務です。例えば、フレックスタイム制、テレワーク、時短勤務、副業など、従来の日本社会では認められていなかった働き方が急速に社会に浸透し始めています。今やそうした取り組みを許容しない企業は時代に取り残されるかもしれません。時代に則した勤怠管理を実現するためには、「多様化する従業員の働き方」に対してフレキシブルな考え方を持つ必要があります。

成長企業に求められる勤怠管理3:働き方改革関連法への対応

「残業時間の上限の規制」「年5日の年次有給休暇付与の義務化」を筆頭に、労務担当者は働き方改革関連法への即時対応が求められています。しかし、旧来のタイムカードやエクセルに頼った管理体制を継続するのであれば、改正事項への速やかな対応は困難だと言えるでしょう。違反企業は罰則を受けますが、厚生労働省によって「企業名の公表」があることも示唆されています。"法令遵守できない企業"との悪名が流布することで上場企業であれば株価への影響も考えられます。法改正における勤怠管理の対応は経営課題とも密接に紐づいているのです。

成長企業に求められる勤怠管理4:企業ステージに合ったガバナンス体制の構築

企業が右肩上がりで成長を続けていると、組織とバックオフィスの実態が見合わなくなってしまうことも少なくありません。組織の内部統制に不安を抱えたままの状態を放置すると、10年、20年先を見越した際に企業としての安定感のなさが露見してしまう危険性があります。強い経営基盤を築くためにはその根底を支えるバックオフィスの強化が重要であり、勤怠管理においても電子化や効率化など、成長企業に見合った「ガバナンス体制の整備」が求められます。

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