勤怠管理と工数管理の連動によるバックオフィス業務の効率化

勤怠管理と工数管理の連動によるバックオフィス業務の効率化

働き方の多様化が進む昨今において、企業には従業員の勤怠状況を適正に把握する「勤怠管理」が求められます。企業が従業員の出退勤時間、休憩時間、休暇・休日の日数などを正確に管理することは重要であり、それが長時間労働の是正など法令遵守に基づく労働環境の整備にもつながります。つまり、どの企業においても勤怠管理は、バックオフィス業務の基本だと言えるでしょう。

しかし、勤怠管理を行うだけでは、"従業員の働き方"を完全に掌握できない面もあります。「残業時間が多い」「月の大半は直行直帰をしている」などの個々の状況把握はできるものの、なぜそうした就業状況になっているのかという業務の事情については不透明な面もあるはずです。そのため、勤怠管理は「工数管理」とセットで行うことが望まれます。工数管理をきちんと行うことは、企業にとってどんなメリットがあるのでしょうか。

工数管理とは「プロジェクトの作業時間の可視化」

日本企業の場合、勤怠管理を行っていないというケースはほとんどないでしょう。しかし、工数管理に関しては実施していない企業も多く、「そもそも工数管理って何?」という方もいるのではないでしょうか。工数管理とは、業務に要した作業時間を可視化し、プロジェクトごとの生産性や収益性を適正に把握することです。つまり、どの業務にどれくらいの時間を要したのかを明確にすることによって、作業内容の見直しや営業戦略・経営戦略に役立てることが目的となります。

たとえば、売上100万円の案件が2件あったとしましょう。1つのプロジェクトには対応に100時間の工数がかかり、もう一方には20時間しかかからなかったとしたら、当然後者の収益性が高いとみなされます。また、同じ案件の同じ作業をA、Bの2人に依頼した際に、Aは3時間の工数で作業が完了したのに対して、Bは6時間もかかったとしたら、前者の生産性が高いと判断ができるでしょう。このように工数(作業時間)をきちんと計測することによって、仕事のパフォーマンスの1つの指標とすることも可能なのです。

勤怠管理と工数管理を連動させない場合の問題点

従業員の就業状況を記録する勤怠管理と同様に、従業員の作業時間を記録する工数管理の重要性についてもおわかりいただけたでしょう。冒頭で勤怠管理と工数管理はセットで行うことが理想であることを述べましたが、連動させないことでとどんな不都合があるのでしょうか。

問題点1:厳密な原価管理が行えない

従業員の勤務時間は、何らかの作業を行った時間の合計となります。つまり、「工数の合計=勤務時間」という図式を基本とすることで、各プロジェクトにかかる原価についても詳細に判断することができるのです。たとえば、8時間の勤務時間に対してAの作業に6時間、Bの作業に2時間かかったとしましょう。工数管理を行うことで、A・Bそれぞれのプロジェクトにかかる原価を把握しやすくなります。

一方で、工数管理を行わないことで8時間の作業内訳が不明瞭になります。勤怠管理上のデータだけを参照するだけでは、Aの作業に多くの工数が取られていても、Bの作業に手間を取っているようにも見えてしまいます。このような状況ではプロジェクトごとの生産性や収益性の適正な把握は難しいと言えるでしょう。どの作業にどれだけの原価がかかっているかを正確に知るためには、勤怠管理と合わせて工数管理を行うことが不可欠なのです。

問題点2:勤怠時間と作業時間の不整合などの労務リスク

日々の仕事というのは、チームや部門で協力して進行しているケースが大半です。そのため、プロジェクトに多くの人が関わることで、会社として従業員全体でどれくらいの工数(原価)がかかっているのかを把握することは容易ではありません。もし数値に不備があると疑われる場合は、関係者全員の勤怠時間と作業時間を照らし合わせたうえで、全体のプロジェクトにかかった適正な作業時間を割り出す必要があるでしょう。

また、勤怠管理と工数管理が連動していないことで、勤怠時間と作業時間の差異が発生するリスクもあります。たとえば、勤怠上では160時間しか働いていないにもかかわらず、工数の合計が200時間だったなどの不都合が発生した場合は、重大な労務問題に発展するかもしれません。就業状況の整合性を確認・証明するうえでも勤怠管理と工数管理がセットになっていることが望ましいと言えるでしょう。

問題点3:ソフトウエア開発の原価処理における税務リスク

リスクソフトウエアを開発している企業などの場合、原価の処理の仕方が会計上と税務上とで異なる場合があるため注意が必要です。たとえば、会計上では自社利用ソフトウエアの制作費は、将来の収益獲得や費用削減が不明確だったり、確実性はないと判断できたりする場合は費用として一括処理されます。一方、税務上では、将来の収益獲得または費用削減の確実性はないと判断できる場合のみ一括費用処理になります。ただ、不明確と判断できる場合は、費用を資産計上する必要があり、会計上と税務上で費用の処理の仕方が異なるのです。つまり、税務リスクが伴います。

こうしたリスクを避けるには、まず開発しているソフトウエアやプロジェクトごとに、設計、開発、テスト、保守などの作業分類ごとに従業員の工数実績を計測し、客観的な基礎データをそろえておくことが重要です。勤怠と工数の整合性を保ち、工数実績を正確に把握することが求められるでしょう。

勤怠管理と工数管理が連動することのメリット

前項のように勤怠管理と工数管理が連動していないことでさまざまなリスクが生じます。では反対に勤怠管理と工数管理をセットで行うことにはどんなメリットがあるのでしょうか。労務担当者や管理職のマネジメント業務の視点で有益なポイントを紹介します。

メリット1:入力の手間の軽減が期待できる

勤怠管理と工数管理を別々のシステムを使用して対応している場合は、それぞれのツールに入力するという従業員側の手間と、2つのツールを照合して確認するという管理側の手間がかかります。その点、勤怠管理と工数管理が連動することで入力の手間が省けるため、無駄な工数を使わなくて済みます。また、勤務時間と整合のとれた工数登録が実現できるため、バックオフィスの勤怠と工数の照合の手間もかなり削減できるでしょう。

メリット2:正確な原価計算ができる

勤怠時間と作業時間の整合性が取れることで、従業員が何の作業に時間を使い、どんな作業に原価がかかっているのかを正確に計算できます。勤怠管理と工数管理を違うシステムで行うことで、就業時間以上に作業時間がかかっているなどの不正確なデータが出てくるという事態も防げるでしょう。「勤怠時間=工数の合計」という本来なら当たり前の計算式が確実にできることで、原価計算のズレもなくなるはずです。

メリット3:従業員の働き方の見える化につながる

単に勤怠管理を行うだけの場合、把握できるのは出退勤時間、休憩時間、休暇・休日の日数などに限定されます。しかし、工数管理もセットでできる場合は、就業時間内にどんなプロジェクトに関わり、それに何時間要したのかが一目でわかります。つまり、従業員の働き方の見える化につながると言えるでしょう。仕事の過程や実態を把握することは生産性向上への出発点であり、管理者にとっても時間をかけ過ぎのプロジェクトがある場合などはフィードバックや注意喚起することもできます。

メリット4:案件・プロジェクトの実態が把握できる

案件やプロジェクトにどれくらい工数をかけているかがわからないと、その難易度や収益性を把握することは難しいと言えるでしょう。そのため、周囲からの案件やプロジェクトに対する印象と実態が乖離する危険性があります。勤怠に基づいた工数管理を行うことで個々人の原価管理が正確になり、さらに案件・プロジェクト全体の原価管理が適正に算出することが可能です。それによって収益の出ていない案件やプロジェクトがあった場合は、方向転換のための策を練ることもできます。

TeamSpiritの勤怠管理なら工数管理も正確で簡単

TeamSpiritの「工数管理システム」は、勤怠管理システムと標準で連動。1日の工数で直課できるのは最大勤務時間の範囲内のため、ズレが生じる心配もいりません。ここからはTeamSpiritの「工数管理システム」の機能について解説します。

機能1:工数を実労働時間の内訳で登録できる

工数を実労働時間の内訳で登録できる工数はその合計が実際の労働時間と一致していることが大前提です。TeamSpiritの場合、時間を直接システム上に入力できることに加え、工数を実労働時間の内訳として按分する機能があります。したがって、工数の合計と実労働時間がずれることはありません。また、各作業の割合を登録すれば、スライダー機能で実労働時間に合わせて工数を自動計算できます。

機能2:普段使っているカレンダーに工数登録ができる

普段使っているカレンダーに工数登録ができるMicrosoft Office 356の予定表あるいはG Suiteカレンダーをすでに利用している場合、そこに登録している情報を、TeamSpiritの「タイムレポート」に表示することが可能です。カレンダーにミーティングや外出の予定、さらには自身の作業予定を登録することで、TeamSpiritのタイムレポート上で工数実績の登録が行えます。使い慣れたカレンダーでスケジュール管理と工数管理を同時対応することで各々の管理の手間が省けます。

機能3:モバイルから簡単に工数登録ができる

TeamSpiritではモバイルでの工数登録にも対応しています。クライアント先や電車での移動時、直帰する際などに、わざわざPCで工数登録するのが億劫になることもあるでしょう。そうした際にモバイルアプリからもチェックイン感覚で工数登録が可能です。使い勝手の良さが従業員のまめな工数登録にもつながります。

チェック!TeamSpiritでは工数登録の様子を動画で解説

TeamSpiritでは、勤怠管理システムと工数管理システムの連動や各機能の使い勝手の良さを紹介するために動画をアップしています。

TeamSpiritでは工数管理と連動した便利機能が満載

TeamSpiritでは工数管理と勤怠管理の一元化はもちろんのこと、他のバックオフィス業務の効率化にもつながる便利な機能が多数あります。TeamSpiritによって適正な工数管理を実現しつつ、身の回りの煩雑な管理業務をよりスマートにしましょう。

便利機能1:ダッシュボードで個人・チームの工数を見える化

TeamSpiritには収集された従業員の活動データを集計し、グラフィカルにデータで表示するダッシュボード機能があります。たとえば、営業チームなどの場合、各業務の作業時間を工数管理機能で集計。チーム別、個人別にグラフ化して表示することで生産性を可視化。動きの問題点を分析・改善につなげることができます。文字通り工数をグラフで見える化することで時間をより有効に使うよう意識づけすることができるはずです。

便利機能2:取得した工数データでタイムリーなプロジェクト原価計算

工数管理データがあれば、従業員各々のプロジェクトに関わった原価をタイムリーに計算できます。加えてTeamSpiritの場合、取得した工数管理データを用いてプロジェクト原価計算も行える拡張機能も用意しています。プロジェクトメンバーは役割によって単価が異なるため、メンバーごとに標準単価を設定することで、プロジェクト全体の原価管理も簡単です。プロジェクトごとの精緻な工数管理が徹底されることで、赤字プロジェクトを未然に察知することも期待できます。

便利機能3:バックオフィス業務のデジタル化・自動化

多くの企業がバックオフィス業務に紙やエクセルを活用しています。しかし、そうした業務をデジタル化・自動化して省力化することによって業務効率を向上させることができます。TeamSpiritによってバックオフィス業務をクラウド上でデジタル化。弊社調べで平均40%以上の効率化の効果を実現しています。TeamSpiritで勤怠管理や工数管理だけでなく、バックオフィス業務全般の効率化を図りましょう。

無料トライアル、導入相談もお気軽にTeamSpiritまで

TeamSpiritは勤怠管理システムと工数管理システムが連動しているだけでなく、経費精算原価管理も含めた従業員が毎日使う機能を統合。一元管理することでバックオフィス業務全般の効率化と透明化を実現しています。

TeamSpiritでは、「実際に機能を使ってみて試したい」という方のために、30日間の無料トライアルも用意しています。実際の操作性やUIを確認してみたい場合はぜひご相談ください。また、資料請求導入相談も随時受け付けていますので、ご連絡をお待ちしています。

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