働き方改革関連法で求められる勤怠管理の義務

働き方改革関連法で求められる勤怠管理の義務

令和の新元号が発表された2019年4月1日。世の中が色めき立っていた同日に、働き方改革関連法の順次施行も開始されました。奇しくも令和元年が「働き方改革元年」と重なったこともあり、多くの人が否応なしに新時代の到来を感じているでしょう。日本を経済大国たらしめた高度経済成長期の時代から続く、「長時間労働」に対してついにメスが入った瞬間でした。それは昭和、平成と続いた「会社ファースト」から、令和の「従業員ファースト」へと働き方の意識が大きく変貌を遂げつつあることを意味します。

働き方改革関連法によって残業時間に上限規制が適用され、さらに年次有給休暇の取得が促進されるなど、これまで常態化していた長時間労働が是正されつつあります。しかし、これまでも労働基準法に関係なく従業員に残業を強いてきた企業も数多く存在しました。働き方改革関連法の順次施行が本当に日本のワークスタイルを根底から変えるきっかけになり得るのでしょうか。今回は従業員の就業状況の監督責任がある労務人事の視点から、勤怠管理の義務について検証します。

働き方改革関連法とは

働き方改革関連法が施行された背景には、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「働き方の多様化」という日本社会の現状があります。こうした現状に向けて政府が推進する対策が「働き方改革」です。働き方改革実現のために、政府はまず労働法などの改正に着手。それが「働き方改革関連法」であり、正確には「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」です。政府は法的拘束力によって、働き方改革を急速に社会に浸透させることを狙いとしています。

「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」は、具体的には雇用対策法、労働基準法、労働時間等設定改善法、労働安全衛生法、じん肺法、パートタイム労働法(パート法)、労働契約法、労働者派遣法が該当します。働き方に関する多くの法律が変わることによって、企業の労務担当者は法対応が急務となりました。中には未対応の企業に対して罰則が与えられるものもあるので、最初に対応すべき罰則付きの改正事項について整理しましょう。

働き方改革関連法の罰則つき改正事項

働き方改革関連法の施行によって法規制がなされるようになったことは理解しつつも、「社内の取り組みについてはどこから着手すればいいかわからない」と頭を抱えている担当者もいるでしょう。今回の改正によってまず注目すべきは、「時間外労働の上限規制」「年次有給休暇の取得義務」の2つの罰則付き改正事項です。

その1:「時間外労働の上限規制」の罰則

法改正前の時間外労働の上限時間は、「月45時間かつ年360時間」まででした。しかし、臨時的な事情がある際の「特別条項付き36協定」を締結していれば、1年のうち6ヶ月まで各社の規定内で残業を行えました。しかし、今回の法改正で特別条項にも以下の制限が加わりました。

  • 時間外労働が年720時間以内
  • 休日労働を含む時間外労働は月100時間未満
  • 2~6ヶ月の休日労働を含む時間外労働を平均80時間以内
  • 月45時間を超えることができるのは年6ヶ月

上記の上限規制を超えて違反した会社には、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」の罰則が定められています。

その2:「年次有給休暇の取得義務」の罰則

労働者の正当な権利でありつつも、多忙を極める職場環境ゆえに有給休暇が取得しにくいというケースは珍しくありませんでした。そのため、実は有給休暇が未消化の従業員ばかり・・・という企業も多かったはずです。今回の法改正によって、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員には、年5日以上の有給休暇の取得が義務化されています。違反した場合は、「30万円以下の罰金」が罰則として科されています。

法改正に伴う勤怠管理の見直しと対策

前項で紹介した法改正に対応しきれていない場合、企業は罰則を受けます。そのため、従業員の適正な就業状況を把握する勤怠管理は、その重要性が高まっています。現状の勤怠管理のやり方では法令違反を見逃す危険がある場合などは、早急な体制の見直しを図ったうえで法改正に応じた具体的な対策に講じましょう。

早急な体制の見直し

適正な勤怠管理のための社内体制の見直し

法改正に対応した勤怠管理を行うためには、社内体制の整備が先決です。適正な管理ができていない場合は、見直しを図るべきでしょう。基本となる労働時間の適正な管理は、出社・退社・欠勤などの記録方法によって、時間外労働や有給休暇に関しては申請制にすることで、労務担当者が状況を把握しやすくなるはずです。

その1:出退社や欠勤などの記録方法の見直し

適正な勤怠管理を行ううえでは、正確な出退勤や欠勤の記録が第一歩となるでしょう。例えば、クラウド型の勤怠管理システムを採用すれば、WebブラウザやICカード、モバイル端末から出退社や欠勤などの勤怠状況の記録が簡単に行えます。クラウド上での管理だけに正確な記録ができるうえ、労務担当者が行う月末の勤怠集計の手間も大幅に削減できるなど、煩雑な勤怠管理業務の簡略化が期待できます。先進的なツールを導入することで記録方法の見直しを図りましょう。

その2:時間外労働や有給休暇の申請方法の見直し

「時間外労働の上限規制」や「年次有給休暇の取得義務」は、働き方改革関連法の中でも重要項目ですが、従業員の残業や有給の状況を正確に把握するのは簡単なことではありません。きちんと現状を把握するためにも、ワークフローの申請・承認機能が付いたクラウド型の勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理にプラスして残業申請や有給申請が行えれば、就業状況と合わせた一括管理が可能となります。プラスして法基準に合わせたアラート機能付きだと、さらに管理がしやすくなるでしょう。

各改正による義務とその具体的な対策

一口に適正な勤怠管理と言っても、法改正のすべての項目に対応するためには、課題に対して具体的な対策を一つずつ講じることが大切です。改正によって生じる主な義務と今後行うべき対策を紹介します。

義務1:時間外労働の上限規制

働き方改革関連法の罰則つき改正事項でも触れたように、時間外労働の上限規制においては、「時間外労働が年720時間以内」「休日労働を含む時間外労働は月100時間未満」「2~6ヶ月の休日労働を含む時間外労働を平均80時間以内」「月45時間を超えることができるのは年6ヶ月」を遵守しなければなりません。

【対策】:日々の勤怠管理の業務の一環として、従業員の残業状況を正確に把握することが求められます。そのため、月末のタイムカードの集計によって、やっと月の労働時間を正確に把握できるやり方ではなく、リアルタイムに労働時間をチェックできるクラウド型の勤怠管理システムの導入が有効です。また、月45時間以上の時間外労働を複数回している従業員の場合、上長にアラート通知が行く機能もあると担当者としてもリスクヘッジがしやすいでしょう。

リアルタイムに労働時間をチェック

義務2:年次有給休暇の確実な取得

年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員の場合、最低5日は有給休暇を取得させる必要があります。

【対策】:有給休暇の基本的なルールとしては、従業員が上長や労務担当者に「いつ休むか」を申請することが挙げられます。その申請をデータ上で管理し、有給取得状況とそのスケジュールがすぐに確認できるクラウド型の勤怠管理システムであれば、現状把握や今後の計画が格段にしやすくなります。また、計画的な有給取得が行えていない場合は、現状を確認したうえで当事者と面談を行うようにしましょう。

義務3:労働時間状況の客観的な把握

管理監督者を含むすべての労働者の労働時間に関して、現認や客観的な方法で把握することが義務化されています。

【対策】:労働時間を把握するためには、出退社の時間を明確に管理することが大前提です。何時に出社して、いつ退社したかを正確に把握できる体制を整える必要があります。タイムカードでも労働時間の管理は行えますが、担当者が従業員の労働時間を適宜データで確認できるクラウド型の勤怠管理システムの方が簡便かつ正確なため、業務効率化も期待できます。

義務4:フレックスタイム制の拡充

フレックスタイム制の清算期間の上限が1ヶ⽉から3ヶ⽉に延⻑することになりました。

【対策】:今回の法改正でフレックスタイム制の清算期間が1ヶ月から3ヶ月に延びたことで、繁閑期による忙しさの違いに合わせたフレキシブルな働き方ができるようになりました。その反面、管理面はいつ出社していつ退社するか、もしくは通算の労働時間がどれくらいかが、なかなかつかみづらい面がありました。クラウド型の勤怠管理システムで管理すれば、出退勤のタイミングはもちろん、3ヶ月の間の通算の労働時間も即座に把握することが可能です。改正後のフレックスタイムにも問題なく対応できます。

義務5:勤務間インターバル制度

前⽇の終業時刻と翌⽇の始業時刻の間に⼀定時間の休息を確保することが必要になりました。

【対策】:勤務間インターバル制度を仮に8時間に設定している場合、前日に24時まで働いた際に翌日の8時以降に出社するという、一定の休息時間を確保することを目的としています。この改正はあくまでも現状では努力義務であるため、絶対に守らなければいけないというわけではありません。しかし、SE職の夜勤などイレギュラーな対応が必要な職場の場合は、翌日を時差出勤にするなどの対応が必要です。そうした勤務体系を日々正確に管理できるクラウド型の勤怠管理システムの導入は従業員の健康管理にも効果を発揮できると言えます。

義務6:月60時間超残業に対する割増賃金率引き上げ

従業員が1ヶ月で60時間超の時間外労働をした場合、超過分の時間外労働については法定割増賃金率が50%以上になります。

【対策】:現状では適用されているのは大企業だけですが、今後は中小企業も同じ条件になります。月60時間を超えても割増率は25%だったのが、2023年4月からはこの猶予が廃止。中小企業も月60時間超の時間外労働は法定割増賃金率が50%以上となります。そのため、中小企業においても、勤務時間に合わせて自動で給与計算が行えるクラウド型の勤怠管理システムの導入を今のうちから検討しておくことをおすすめします。

勤怠管理システムが法令遵守をサポート

法改正によって企業における勤怠管理の果たすべき義務は増加しています。そのため、法対応しつつ、より効率的に業務が遂行できる勤怠管理システムの導入が望まれます。担当者が法に従ってすべてを管理するのは非常に骨の折れる作業なので、システムの機能で法令遵守を実現できれば、それが理想的だと言えるでしょう。

法令遵守をサポートする勤怠管理システムの機能

現在の勤怠管理システムは、単に出退勤の打刻を行うだけではありません。複雑化する法規制に従って、企業の法令遵守をサポートする機能が搭載しているものもあります。働き方改革関連法の順次施行による変化に対応するためにも、あると便利な機能について紹介します。

機能1:時間外労働の合計・平均を自動計算

今回の法改正でも重視されているのが「長時間労働の是正」です。そのためには、従業員の労働時間の正確な把握が不可欠ですが、タイムカードやエクセルなどをベースとした勤怠管理では集計に時間がかかるうえにヒューマンエラーが起きる危険性もあります。時間外労働時間を自動計算し、年の合計や月の平均まですぐにわかる機能があれば、状況把握と個別指導などが非常にやりやすくなります。

機能2:従業員の勤怠状況のレポート作成

「残業時間の上限規制」や「有給取得の義務化」を管理するうえで有益なデータのレポートが作成されると、労務担当者やマネージャーの危機管理レベルも上がります。例えば、時間外労働が超過しそうな従業員の一覧がレポーティングされたり、年度単位での有給の消費⽇数と取得申請済みの件数を自動的にまとめてくれたりする機能があれば、状況把握の精度とスピードが上がります。

機能3:リスクに応じたアラート通知

どんなに細かく管理を行っていたとしても、法規制に引っかかりそうになる従業員は出てくるものです。そうしたリスクは付き物ですが、事前にリスクを認識できるだけでも、その後の対応策が変わってきます。時間外労働や有給消化に関して基準をクリアできなさそうな従業員に関するアラートが通知されるのであれば、判明した段階ですぐに対応に移すことができます。

勤怠・就業管理システムに対する課題とは?

働き改革関連法案の順次施行によって、勤怠管理の体制強化は急務だと言えます。しかし、まだまだ法規制に則った対応ができていない企業も少なくありません。株式会社チームスピリットが行った「働き方改革関連法への対応に関する実態調査」によると、導入までの「時間」や「コスト」が懸念材料となっているようです。

勤怠・就業管理システムに対する課題とは?

勤怠管理が簡単に行えるシステムを導入したいものの、「社内稟議などに時間がかかる」「導入のコストがかかる」という理由により、一歩踏み込めずにいる企業も多いことがわかりました。勤怠管理システムを導入するためには、会社の上層部を説得できるだけの材料を整える必要がありそうです。

「TeamSpirit勤怠管理」なら法対応も万全

TeamSpirit勤怠管理」は、出退勤などはもちろんのこと、「時間外労働の上限規制」や「年次有給休暇の確実な取得」など働き方改革関連法の基準に合わせた勤怠管理を実現できます。また、「TeamSpirit勤怠管理」は、SaaS(Software as a Service/クラウドで提供されるソフトウェア)のため、法改正への対応にも随時アップデート。常に最新の状態を利用できます。

勤怠管理に加えて工数管理、経費精算も行えるなど多機能であり、貴社の勤怠管理にあったオーダーメイドな提案を行っています。法対応がまだできていないという場合はどうぞご相談ください。「時間がない」「コストがかかる」などの貴社の懸念も踏まえた提案を差し上げます。また、導入前の相談に加えて導入後のサポートもしっかり行っているので、多くの担当者様に安心してご活用いただいています。無料トライアル資料請求も行っていますので、お気軽にご連絡ください

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