【2024年4月施行開始】建設業における時間外労働の上限規制〜法対応とともに労務管理・工数管理のDX化にて攻めの法対応を実現〜

【2024年4月施行開始】建設業における時間外労働の上限規制〜法対応とともに労務管理・工数管理のDX化にて攻めの法対応を実現〜

2019年4月に施行された時間外労働の上限規制、いわゆる働き方改革法について、施行から2年半が経過し、多くの企業にて時間外労働の管理や36協定の運用・管理が実施されてきています(中小企業への適用は2020年4月より)。この法律は、長時間労働の回避による健康確保、仕事と家庭の両立、少子化対策などを目的として施行されたもので、ポイントは以下の通りとなります。

  • 時間外労働の上限は原則として月45時間まで、年360時間まで
  • 臨時的な特別の事情があって労使合意する場合(特別条項)であっても、時間外労働は年720時間まで、時間外労働と休日労働の合計は月100時間未満かつ2〜6ヶ月平均で80時間以内、月45時間超の労働は年6回まで
  • 上記に違反した場合は、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるおそれ

時間外労働の上限規制.png(厚生労働省 「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」より)

上記の法施行は、建設事業、自動車運転の業務、医師、鹿児島県及び沖縄県における砂糖製造業については適用の猶予・除外がなされていましたが、このうちの建設事業については、災害の復旧・復興の事業を除き、他の事業と同様にすべての時間外労働の上限規制が2024年4月から適用されます。

本コラムでは、建設業における対応のポイントについて説明するとともに、労務管理・工数管理のDX化による生産性向上の方向性について解説します。少子化・労働人口の減少が急速に進む日本ではどの企業でも労働力の確保が喫緊の課題であり、それは建設業も同様です。働き方改革法への対応をいち早く行うことによる労働環境の改善に加え、適切なDX化による生産性向上を同時に実現することにより、攻めの法対応が可能となります。

時間外労働の上限規制により必要となる対応

⒈ 時間外労働・休日労働に関する協定届(36協定)の見直し、届け出

前述の通り、建設業を含む適用猶予事業については、その他の業種とは異なる協定届の様式となっています。猶予期間の終了に伴い、建設業においても労働者に時間外・休日労働を行わせる場合の特別条項に関する協定届を、労働基準監督署に提出する必要があります。

参考)厚生労働省 時間外労働・休日労働に関する協定届 様式第9号(一般条項)、様式第9号の2(特別条項)

⒉ 就業規則の改訂と従業員への周知

必要な対応は労働基準監督署への届け出だけではありません。届け出はあくまで時間外労働の時間の上限を示すものであり、それを正しく遵守するための社内ルールを整備し、それに則って業務を遂行することが求められます。現状の就業規則を時間外労働の上限規制の内容と照合し、不適合となる箇所がある場合は、就業規則も適切に改訂する必要があります。

加えて労働基準法にて、就業規則は従業員がいつでも参照できる状態とし、周知徹底することが求められています。時間外労働の上限規制の背景、目的、罰則などと併せ、法律の趣旨を適切に理解させることにより、実効性のある就業規則とすることができます。

⒊ 時間外労働の正確な把握と是正の仕組みの整備

正確な時間外労働の把握のためには、始業・終業時刻及び休憩時間を正確に記録することから始まります。いわゆるサービス残業を是認しないためにも、「タイムカードやICカード、パソコンの使用時刻の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適性に記録すること」が原則的な方法として示されています。

そのうえで、年間の時間外労働時間、単月並びに2〜6ヶ月間平均の時間外労働時間及び休日労働時間、時間外労働が45時間を超える回数、をすべての従業員ごとに集計し、管理する必要があります。

冒頭に述べたポイントはいずれも本制度の上限であり、これを超過することは法律的に許容されていません。よって、月が締まった後になって時間超過を検知するのでは遅く、日々の労働時間をリアルタイムに把握し、予兆を確認しながら労働時間を適切にコントロールするなど、未然の対応が必要となります。特に建設業では実際の労働場所が本社とは別の場所となることが多く、本社の管理部門のコントロールが効きにくいため、現場の管理者が就業規則を正しく把握し、各従業員の労働時間を適切に把握した上で、労働時間を細かくコントロールすることが求められます。就業規則の改訂と従業員への周知

適切なシステムの導入により、最低限の法対応に加え、攻めのDXを実現

上述のうち、1と2は手続きに関する事項のため、適切にルールを定め、届け出を行い、従業員に周知をすれば対応が可能です。しかし3については、システムなど何らかの仕組みが必要になるケースが多いと考えられます。特に、管理対象の従業員が多い場合、手作業での集計は非効率ですし、ミスが増える可能性も高いです。集計業務によって生み出される価値は何もありませんので、適切なシステムにより自動化することが重要です。加えて、ただ単に上限規制への対応を行うだけでなく、生産性向上、業務効率化も視野に入れてシステム化をすることによって、法対応のためにコストをかけるという後ろ向きの対応ではなく、攻めのDXを実現することも可能となります。

ここでは、攻めのDXを見据えたシステム化について、3つのポイントを紹介します。

  1. 多様な打刻方式にて正確な時刻を確認
  2. 36協定に対する超過時間や超過回数をダッシュボード・アラートで確認し、タイムリーに対応可能
  3. 工数管理+原価管理で業務効率を改善し、生産性向上

⒈ 多様な打刻方式にて正確な時刻を確認

時間外労働の管理は、まずは勤務時間を正確に記録するところから始まります。建設業の場合、オフィス以外の様々な場所での勤務があるため、環境に応じて最適な方式で打刻ができることが、ユーザーの利便性を向上させ、正確な勤務時間の把握に繋がります。

働き方改革プラットフォームTeamSpiritでは、PC、タブレット、スマートフォンのすべてのデバイスで、直感的に出勤・退勤・休憩の打刻ができます。また、ICカードでの打刻や入退館システムとの自動連携も可能であり、ユーザーが意識することなく、簡単に正確な勤務時間を記録することが可能です。

⒉ 36協定に対する超過時間や超過回数をダッシュボード・アラートで確認し、タイムリーに対応可能

時間外労働の上限規制により、36協定(45時間)超過の回数や、2ヶ月〜6ヶ月平均の残業時間など、非常に細かい計算が必要になります。これをすべての従業員の労働時間において計算し、超過回数や超過時間を細かくコントロールするのは非常に大変な作業です。また、当月の勤務を締めてから初めて総労働時間がわかるような管理では、結果的に36協定の上限を超過してしまうということにもなりかねません。

TeamSpiritではすべてのユーザーの労働時間がリアルタイムで記録・集計できるだけでなく、非常に視覚的にわかりやすいダッシュボードが用意されています。このダッシュボードでは、あとどのくらい勤務できるのか、どの程度コントロールしなければならないか、が一目瞭然です。特にこのダッシュボードは労務管理者向けに加え、一般ユーザー向けのダッシュボードも用意されており、労務管理担当者が一人ひとりの労務状況を細かく管理して是正の指示をしなくても、従業員自らが労務状況を確認して是正する、セルフコントロールを促進することもできるようになっています。労務管理担当者の負荷を軽減するだけでなく、一人ひとりが法制度を理解し、法令遵守の意識を持って適切に勤務することを促します。

更に、このダッシュボードはサンプルであり、これをベースとしてお客様側でカスタマイズすることも可能です。必要のないレポートの削除や、社内業務用語への置き換え、レイアウトの変更などのカスタマイズをプログラミングなく実施することができるため、わかりやすいダッシュボードをユーザーに提供することができます。

自己管理コンポーネント㈫残業関連コンポーネント群.png(参考)TeamSpiritのダッシュボード機能:https://www.teamspirit.com/ja-jp/service/ts/dashboard.html

ダッシュボードで勤務状況を可視化しても、各従業員が確認しなければ意味がありません。特に建設業の場合、毎日PCを開いてダッシュボードを確認するということが難しいケースもあるでしょう。

TeamSpiritではダッシュボードに加え、アラートメールによる自動通知を行うことも可能です。当月の残業時間が基準値を超過したら、自動的にメールを通知することができます。基準値は自由に設定でき、また複数設定することも可能であるため、段階的にアラート通知することもできます。さらに、本人に加え、上長を通知先に含めることもできるため、作業現場での労務時間管理にも効力を発揮します。通知メールの本文も容易にカスタマイズ可能です。

⒊ 工数管理+原価管理で業務効率を改善し、生産性向上

ここまでのポイントは、時間外労働の上限規制という法改正に対する最低限の対応です。もちろんこれらの対応だけでも、労働環境の改善や従業員満足度の向上、ひいては従業員の定着化や採用面での改善など、多くの利点が得られると思います。しかし、せっかくシステムを導入するのであれば、将来的にはプラスアルファの効果を引き出していきたいところです。

勤務時間の管理では、勤務開始から終了までの総労働時間は把握できるものの、その内訳はわかりません。どのような業務にどのくらいの時間をかけたのか、その労働時間は適切なアウトプットと成果を生んでいるのか、など細かな分析をすることはできません。

少子高齢化が進み労働人口が減少の一途をたどる日本において、限られた従業員で最大限の成果を発揮するためには、生産性の向上が必須です。業務上の無駄を排し、長時間労働をすることなくこれまで以上の成果を上げる上で、単純な総労働時間の把握だけでなく、業務を可視化し、適切な業務に適切な時間を投入できているかどうかは非常に重要なポイントです。

TeamSpiritでは、勤怠管理に加え、工数管理を行うことができます。直感的に理解できる画面で、その日の勤務時間で投入した時間(工数)を簡単にジョブ(タスク)に配分することが可能です。また、勤怠データとシームレスに連携しており、入力した工数が当月の勤務時間と必ず一致することから、正確な工数計算が可能となります。入力された工数はレポートやダッシュボードで簡単に表示し分析できるため、業務の可視化や分析、業務の最適化が可能となり、単なる勤務時間管理を超えた成果を上げることができます。また、IPOを目指すような企業の場合、適性や予算の計画・見直しのために、厳密な原価管理が必要となります。原価管理の一部として、売上に対してかけた労務費を正しく算出できることは非常に重要です。

勤怠・工数.png

さらに、TeamSpiritの経費精算機能及びTeamSpirit Leaders を組み合わせることにより、プロジェクトごとの収支管理をリアルタイムで行うことができるようになります。発生している労務原価、直接経費などをプロジェクト単位で集計し、予実管理を行うことができます。投入されている工数が計画よりも多すぎればプロジェクトは当然赤字になりますし、少なすぎれば必要な工数が別業務の影響で投入できず、進捗していないリスクも考えられます。リアルタイムで工数消化状況を把握し、異常値を早期に発見することにより、是正・改善など次の一手をスピーディに立案し、実行することが可能となります。

全体俯瞰.png

いかがでしょうか。時間外労働の上限規制という法改正が契機ではありますが、その対応にとどまらず、適切な業務が遂行できる環境を整える事により、攻めのDXを実現し、労務環境の改善、生産性向上に役立てることができます。

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