デジタルトランスフォーメーション(DX)で解決するバックオフィスのBCP

デジタルトランスフォーメーション(DX)で解決するバックオフィスのBCP

感染拡大が深刻化した新型コロナウイルスの影響で、甚大な被害と経済的打撃を受けた2020年。世界中が未知の感染症との戦いに否応なしに巻き込まれたことによって、多くの経済活動がストップ、もしくは縮小する事態にまで発展しました。コロナショックによって有事の際の経済の脆弱性を浮き彫りとなっただけに、世界でも有数の災害大国である日本では危機感が募る結果になりました。そのため、以前にも増して非常事態を見越した事業継続計画(BCP)の重要性が高まっています。

未曽有の災害の発生や感染症の流行があった場合でも、当然ながら経済活動をストップするわけにはいきません。そのため、BCP策定は各企業において急務とも言えます。その際に企業の根幹を担う中核業務はもちろんのこと、それを支えるバックオフィス業務もセットで考えなければなりません。ではバックオフィス業務におけるBCP対策を考えるうえでは、どんなことを意識すべきでしょうか。近年では、バックオフィス業務をサポートするツールが数多く存在するだけに、デジタルトランスフォーメーション(DX)が鍵を握ります。

有事の際の事業継続のための「BCP」 とは

コロナ禍を契機に、各企業のBCPへの注目度が急上昇しています。BCPは「Business Continuity Plan」の略称で、事業継続計画を意味します。事業継続計画とは、文字通りに自然災害や大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した際、事業資産の損害を最小限に抑えるとともに、中核となる事業の継続および早期回復を目的とした計画のことです。

日本は諸外国に比べ、台風や大雨、大雪、洪水、土砂災害、地震、津波、火山噴火などさまざまな自然災害の発生リスクが高い国になります。実際にこれまでも大災害によって、多くの企業が災害被害に見舞われてきました。2011年3月に起きた東日本大震災を例にすると、災害による関連倒産は2019年2月には1,903件にも達しています。こうした背景から、政府もBCPを推進するさまざまな方針を打ち出しており、各企業へ事業継続および防災の取り組みが呼び掛けられているのです。

バックオフィスも事業活動で切り離せない業務

BCP対策では、会社の事業基盤を支え、根幹を担っている「中核事業」を対象とするのが一般的です。対策範囲が広くなればそれだけ設備投資や人的リソースの投入が必要になり、普及までに時間を要してしまう恐れがあるでしょう。そのため、BCP対策においては対応範囲を必要最小限に絞ることが鉄則です。これにより、不測の事態においても根幹となる事業の活動を継続でき、有事の際でも企業が存続していくうえでの礎を築くことができます。

しかし、ここで注意すべきなのは、軸である中核事業を営むためにも、経理や総務、法務、人事などの間接部門が担当するバックオフィス業務のサポートが不可欠だという点です。そのため、優先順位が高い中核事業のみをBCP対象にしても、事業活動の継続は困難を極めることが想定されるでしょう。つまり、BCP対策においてはバックオフィス業務含めたプランが必要だということです。

BCP 対策は機能や業務の分散化から始まる

コスト面を鑑みて機能や業務の中枢を一ヶ所の拠点に集約している企業はすくなくありません。しかし、その集約した拠点がなんらかのアクシデントに見舞われた際に、一気に事業が機能不全に陥るリスクが高いことを認識しておくべきでしょう。有事の際に事業運営におけるすべての業務が停止してしまったとしたら、企業存続にも関わる事態にまで発展する危険性があるのです。

そのため、BCP対策の第一歩として意識すべきなのが機能や業務の分散化です。拠点や基盤システムを複数の地域に分散することによって、非常時でも一部の拠点のみが被害や影響を受けるだけで済みます。社内システムや資源は他の拠点から確保できるので、業務を停止させることなく活動を継続することが可能になります。

テレワークは分散化における有効な手段の1つ

2019年4月1日から働き方改革関連法が順次施行されていることもあり、働き方の多様化を実現する手段としてテレワークに大きな注目が集まっています。そして、テレワークはBCP対策における機能や業務の分散化においても、有効な手段として考えられているのです。テレワークとは、「tele=離れた場所」と「work=働く」をあわせた造語であり、ICTを活用することによって自宅やコワーキングスペースなど遠隔での業務を可能にした柔軟な働き方のことを指します。

テレワークは分散化における有効な手段の1つ

従来までは従業員が出社し、「会社で業務を行う」というスタイルが日本社会の一般的なワークスタイルでした。しかし、緊急事態により外出制限や交通機関の麻痺が発生した場合、出社が困難になり事業継続に大きな影響を与えるリスクがあります。

一方、テレワークを導入した場合、さまざまなプロセスがオンライン上で実現できるため、従業員は会社でなくても業務を遂行することが可能です。これにより、緊急事態時でも通常通り業務を行える可能性が高まります。特にアフターコロナのこれからの日本社会においては、さらにテレワークの導入が加速度的に高まっていくことが想定されるでしょう。

バックオフィスにおけるテレワークの課題

バックオフィス業務のBCP対策において、テレワークはその実行策になり得るでしょうか。具体的には以下の課題をクリアにする必要があるでしょう。

テレワーク化における課題

  • 社外から社内のファイルや情報にアクセスできない
  • 紙の書類のやり取りができない
  • 承認印などフローがある業務ができない
  • 口頭の場合と比較してコミュニケーションが取りづらい
  • 従業員がきちんと仕事をしているかの管理ができない

特にバックオフィス業務が中核業務と比べてテレワーク化しにくい要因としては、紙文化が根づいている点が挙げられます。法務の契約書、経理の請求書、人事の従業員の個人データが記載された書類などに関しては、多くの企業が未だに紙で管理しているのが現状です。これまでのバックオフィスのやり方を踏襲しているだけでは、テレワークの導入が進まないケースも考えられます。バックオフィスでテレワークを取り入れるうえでは、ペーパレス化の実現が先決して克服しなければならない課題だと言えるでしょう。

他にも、コミュニケーション手段がメールやチャットベースになることや、従業員の働きぶりや様子を確認できないなどの懸念もあり、テレワークの導入になかなか踏み出せずにいる企業も少なくないのです。

バックオフィス業務のデジタルトランスフォーメーション

では、どうすればバックオフィス業務においてテレワークを効果的に取り入れ、BCP対策へとつなげていけるでしょうか。その有効策が、バックオフィス業務のデジタルトランスフォーメーションです。バックオフィス業務は特に対人のコミュニケーションが多く、職種ごとに業務内容が幅広く複雑であったり、手間がかかったりする傾向にあります。そのため、デジタル化に対して前向きでない企業も多いでしょう。

しかし、近年では業務のデジタル化を推進する便利なツールやシステムが数多く開発されています。そのため、煩雑で属人的なバックオフィス業務のデジタルシフトも不可能ではありません。デジタルトランスフォーメーションによって労務管理や経理業務の自動化、人事業務の省力化を実現。加えて、会計システムや契約書関係、従業員評価、人事・総務関連の業務なども有事の際に機能不全に陥るリスクも低減します。それはBCP対策においても有効な手立てと言えるでしょう。

また、「バックオフィス業務のデジタルトランスフォーメーション(DX)の可能性」において、これまで社内業務が当たり前だと思われていたバックオフィス業務のデジタル化についても詳しく書かれています。最適なツール選びのコツについても記載しているので、BCP対策を踏まえたうえで参考にしてください。

バックオフィス業務に有効なクラウドサービス

バックオフィス業務のデジタルトランスフォーメーションを進める上では、クラウドサービスの活用が有効です。クラウドサービスはネットワーク経由で機能を利用することができるため、ネット環境さえあれば社内に関わらずどこでも対応できます。なかでも、BCP対策を考えるうえでは、機能が複合化されたサービスがおすすめです。

例えば、複数の業務管理機能が一体化された「TeamSpirit」は、バックオフィス業務のデジタルトランスフォーメーションを実現するクラウドツールです。バックオフィス業務の改善はもちろん、ネット環境のみでツール使用ができることから、緊急事態時の被害を最小限に抑えるBCP対策としても有効です。また、バックオフィス業務が抱えるさまざまな問題も解消できるので、バックオフィス業務におけるテレワーク導入の一翼を担います。下記ではバックオフィス業務のテレワーク導入に役立つ「TeamSpirit」の機能について紹介します。

機能1:勤怠管理

テレワークでは従業員の働きぶりや調子を把握しづらく、勤怠管理が難しい側面があります。そのため、長時間労働の是正や年次有給休暇取得の促進における対策は急務であり、管理者が気づいた時には「働き方改革法案に違反していた......」という事態も十分にあり得るでしょう。

勤怠管理

しかし、TeamSpiritではWebブラウザやICカード、モバイルなどあらゆる端末から出退社の打刻ができるため、働き方に合わせた勤怠管理を実現できます。また、管理者宛てに残業時間の規定に迫まっているメンバーの情報がアラートで表示されたり、ダッシュボードで可視化されたりするので長時間労働の是正にもつながります。また、システムに入力した情報をもとにレポートを生成できるので、従業員1人ひとりの状況をリアルタイムに把握するとともに、状況に応じた対応も素早くできて安心です。

機能2:工数管理

TeamSpiritでは、従業員1人ひとりの工数をテレワークにおいても正確に管理することが可能です。テレワークでは、さまざまな場所で業務を遂行する従業員を遠隔でマネジメントする必要があります。そのため「誰が、いつ、何の仕事をしているのか」を正確に把握することが不可欠です。

工数管理

TeamSpiritの工数管理機能は勤怠管理システムと連携しており、業務管理において二度手間が発生しません。また、1日の勤務時間における各作業の割合を登録することで工数が自動で計算されます。そのため、勤怠と工数の数字に差異が生まれる心配もありません。取得した工数情報はグラフにしたり、ワークログで可視化したりすることもできるので、遠隔でのマネジメント・コーチングをより効率的になります。

機能3:経費精算

TeamSpiritでは、経費精算においても自動化を促進しています。モバイルアプリを使えば、スマートフォンで撮影した領収書がOCRで読み込まれ、そのまま申請することも可能です。さらに、エレクトロバンキングサービスを使って立替経費を個人の銀行口座へ自動で振り込んだり、請求書で届いた経費を自動で支払ったりすることもできるので、経理部門における業務効率化にも期待ができます。

経費精算

また、申請・承認・精算・仕訳・振込といった一連のフローがすべて電子化されているため、手入力によるミスの予防にも効果的です。申請する従業員にとっても、承認する管理者にとっても見逃しやミス、認識の違いが生まれにくいため、円滑な経費精算の実現が期待できます。

バックオフィス業務のBCP対策のためにDXを

災害大国と言われる日本ではBCP対策が重要であり、中核業務を支えるバックオフィス業務もその対象となります。しかし、紙文化が深く根づいているバックオフィス業務においては、テレワークなどの導入を進めるうえでは大幅な働き方のシフトが求められます。だからこそ、クラウドサービスの導入によるデジタルトランスフォーメーションが鍵を握ります。運用をデジタルに移行することで、バックオフィス業務の効率化に加え、テレワークにおける課題の解消も期待できるため、より有効なBCPを策定することも可能となるのです。

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