労務で役立つ勤怠管理システム機能の選び方

労務で役立つ勤怠管理システム機能の選び方

働き方改革法案が施行され、「長時間労働の是正」が社会全体のテーマとされている昨今において、適正な勤怠管理はもはや企業の義務だと言えます。そのため、従業員の働きやすい環境や体制を構築する役割を持つ人事労務関連の部署では、いかに勤怠管理を的確にスムーズに行うかが求められます。しかし、煩雑で多岐にわたる勤怠管理は一筋縄ではいかないことが大半であり、頭を抱えている労務管理者の方も多いでしょう。

もし、まだ自社の勤怠管理をタイムカードやエクセルなどアナログの対応で行っている場合は、デジタル管理ができる「勤怠管理システム」の導入をおすすめします。勤怠管理システムであれば、基本的な出社・退社などの打刻管理はもちろん、テレワーク、フレックスタイム、時短勤務、在宅ワークなど多様な働き方の管理も対応可能。働き方におけるダイバーシティマネジメントを実現し、長時間労働の是正という社会的な課題をクリアするためにも勤怠管理システムの導入が有効です。

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間や残業時間、出退勤・欠勤状況をデジタルのツール上で管理を行うシステムを指します。最近ではHRテック(Human Resource-Technology)の一種とされ、従来のアナログな勤怠管理とは異なり、従業員の打刻や有給消化状況まですべてをシステム上で管理できる点が特徴です。特に煩雑な労務管理業務を簡略化できるのが最大のメリットであり、これまで手作業で行っていた多くの業務をシステム上で完結することが可能になります。

例えば、従来までの勤怠管理のやり方であれば、勤怠状況をタイムカードで打刻し、それをエクセルで管理するのが主流でした。しかし、打刻内容をエクセルに記入する際の手入力でヒューマンエラーが発生したり、データ集計に多くの時間と労力がかかったりするなど、労務管理者にかかる負担は決して少なくありません。特に従業員が100名を超える中規模以上の企業にとっては、勤怠管理の効率化は大きな企業課題となっていました。

一方、デジタル化した勤怠管理システムを導入することで、手入力で行っていたエクセル管理やデータ集計を自動的に行えます。効率的な管理体制を構築できることに加え、労務管理者の負担を軽減できるなど導入のメリットは少なくありません。また、今後より増加するであろう、テレワーク、フレックスタイム、時短勤務、在宅ワークなど多様な働き方にもシステム上でフレキシブルに勤怠管理が行えます。まさにこれからの時代に則した勤怠管理を実現する、必須のシステムと言えるでしょう。

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勤怠管理が重要視される社会的背景

労務管理者の業務効率化や負担軽減のために勤怠管理が重要視されていますが、社内リソースの改善だけではなく、社会的背景にも目を向けるべきでしょう。特に長時間労働の是正のための「時間外労働の上限規制の導入」、テレワーク、リモートワークなどによる「働き方の多様化」などは勤怠管理を行ううえで考慮すべき事柄です。社会的背景も視野に入れた、時代のニーズに合った勤怠管理システムの導入がこれからはより求められるようになるでしょう。

背景1:時間外労働の上限規制の導入

業務の過度な負担を原因とする重病の発病、心理的負担による精神障害や自殺など、劣悪な労働環境から「過労死」に追い込まれたという報道を耳にしたこともあるでしょう。労働者を肉体的にも精神的にも追い込む長時間労働を是正するために、「時間外労働の上限規制」が制定されています。いわゆる「36(サブロク)協定」を遵守するためにも、正確で透明性のある勤怠管理の実施は急務だと言えます。

背景2:働き方の多様化

これまでの日本社会では、企業が決めた時間に指定された場所で就業規則に従って働くことが当然だと考えられてきました。しかし、インターネットが発展した現代では、いつでもどこでも仕事ができる環境が整いつつあります。遠隔地でも働けるテレワークや労働者本人が始業・就業の時間を選択できるフレックスタイム制などの働き方が一般にも広く認知されつつあります。将来的には業務を遂行するうえで「時間」や「場所」に縛られる必要すらなくなるかもしれません。

勤怠管理システム選定前の確認事項

ここまで紹介したように、「労務管理者のマネジメント業務の簡略化」や「企業における社会的責任の履行」のためにも勤怠管理システムの導入は欠かせません。しかし、ただ闇雲に新しいシステムを導入しても、さまざまな問題が解決するわけではないので注意しましょう。勤怠管理システムを検討する際には、自社の勤怠状況の把握や社内ルール・制度の整備が不可欠です。そして、自社に必要な要件をきちんと定義したうえで、最適な勤怠管理システムを選ぶようにしましょう。

確認事項1:自社に必要なシステムの要件を定義

勤怠管理システムの導入を検討する企業の多くは、現行のシステムにおいて何らかの課題を抱えているケースが大半です。そのため、自社の課題解決につながるシステムを導入するためにも、適切に要件を定義することが不可欠となります。例えば、テレワークなど遠隔地での業務も対象に勤怠管理を実現しようとした場合、クラウド管理ができる勤怠管理システムが必須となるでしょう。それぞれの企業によって必要な機能は異なるため、まずは自社の勤怠状況の把握や社内ルール・制度の整備から始めてみることをおすすめします。必要に応じて社内の仕組みをシステムに合わせて変更することも検討しましょう。

確認事項2:法改正の視点での勤怠管理システムの機能チェック

2019年4月1日から「働き方改革関連法」が順次施行されていますが、内容によっては企業規模で施行のタイミングが多少異なります。そのため、早急な対応が必要なものや社内体制の整備を先決させるものなど、勤怠管理システムの機能においても優先順位づけが重要になります。特に働き方改革関連法施行スケジュールの以下の項目を重点的にチェックしましょう。

【大企業2019年4月1日/中小企業2020年4月1日より施行】
時間外労働の上限規制

【すべての企業で2019年4月1日より施行】
「勤務間インターバル制度」の導入促進
年次有給休暇の確実な取得
労働時間状況の客観的な把握
「フレックスタイム制」の拡充

【大企業では施行済み/中小企業2023年4月1日より施行】
月60時間超残業に対する割増賃金率引き上げ

確認事項3:クラウド型勤怠管理システムのメリット

これから勤怠管理システムを新しく導入するのであれば、「クラウド型」をおすすめします。クラウド型の最大のメリットは、法改正などの外部要因の変化にシステムが先行対応してくれることです。昨今のクラウド型勤怠管理システムであれば、バージョンアップという形式で特別な改修もなく、求められる変化に対応することができます。クラウド型勤怠管理システムを導入することで、どんなメリットがあるかを十分に理解したうえで社内検討を進めましょう。

確認事項4:無料トライアルの実施

勤怠管理システムの特徴としては、企業規模や勤務体系などの条件で選ぶべきツールが変わることが挙げられます。そのため、社内の要件がまとまってきたら、まずはトライアルを実施して試してみることもおすすめします。クラウド型の勤怠管理システムであれば無料トライアルを用意していることも多く、トライアルによって自社の勤怠管理の要件を更に深めることにも役立ちます。

勤怠管理システムで重宝される機能

勤怠管理システムにおいて出退勤や欠勤などの就業状況を管理できるのは基本ですが、その他にも"あると便利な機能"はたくさんあるものです。導入してから「あの機能があれば良かったな」と後悔しないためにも、事前に多くの企業に選ばれ、重宝されている勤怠管理システムの機能について整理しておきましょう。

勤怠管理システムで重宝される機能

機能1:多機能マネジメント

勤怠管理システムによっては、従業員の就業状況のみならず、その他のマネジメントにも対応しているものもあります。例えば、出社・退社・有給休暇の取得などの勤怠状況はもちろんのこと、工数管理や経費精算なども併せて行えれば、従業員と労務管理者の手間が省けます。さまざまなマネジメントが一元化できるのは大きな魅力です。

機能2:リアルタイムなデータ反映

タイムカードによる打刻で勤怠管理を行っている場合、正確な勤怠を把握できるのは月末などの集計のタイミングになります。つまり、従業員がその月に残業過多になっていたり、遅刻や欠勤などが多くなっていたりする状況に月末まで気づけないケースもあるでしょう。一方の勤怠管理システムであれば、リアルタイムに従業員の打刻状況を確認できるようになります。就業状況が都度更新されるので、現状に合わせた指導やサポートの実現が可能となります。

機能3:アラート機能

時間外労働や年次有給休暇の取得状況など、注意していないとなかなか把握しきれない従業員の勤務状況はいくつかあります。もちろん、労務管理者が徹底して勤怠状況を管理できていればいいのですが、リソースが不足しがちな部署において完璧にこなすことは現実的ではありません。そのため、勤怠状況が36協定の規定に引っかかりそうな場合など、必要に応じてマネジメント層や人事労務部門に警告してくれるアラート機能があると見逃がし防止につながります。

機能4:打刻方法の種類

勤怠管理において労務管理者の課題になるのが、打刻漏れです。勤怠の打刻は従業員に行ってもらう以上、まずは打刻方法が従業員の負担にならないことが求められます。また、テレワークなど遠隔地で業務をする場合、自社のセキュリティシステムと勤怠打刻をつなげたい場合など、多様な打刻方法に対応することで管理の幅も広がり、打刻漏れを少なくすることにもつながるでしょう。

導入実績や口コミのチェックも重要

勤怠管理システム選定前の確認事項を整理し、自社で必要としている機能が明確になったのであれば、その後はツールの比較検討のフェーズに入ります。しかし、機能面や予算面について「甲乙つけがたい」ツールが複数あった場合に、どれを選ぶべきか迷ってしまうことも多々あるでしょう。その場合は、導入実績や事例、口コミをチェックすることをおすすめします。ツールの良し悪しを判断するうえで重要なのは、ユーザーからの評価です。実際にどんな企業でどのように活用されているのかを事前に知ることは、ツールの比較検討をするうえで重要な判断基準となるでしょう。

チェック1:導入実績や口コミを確認する

目ぼしいツールがあった場合は、その導入実績をまず確認しましょう。どんな業種の企業で使われているかを確認することで、ツールの用途をイメージしやすくなります。例えば、スピード感を重視するIT系の企業の場合、同業他社が多く利用しているツールであれば、自社の導入もイメージがつきやすいでしょう。また、口コミ評価で気になるポイントに対する「本音の声」を確認することも重要です。良さそうなツールでも、実際の使用感は異なることもあるので、ユーザー視点での指摘は大いに参考になるでしょう。

チェック2:導入事例を確認して導入後のイメージを膨らませる

自社で導入したいツールの要件が定義されていれば、その点が解決できるかをジャッジできれば導入まで踏み込めるはずです。その場合は導入事例を見て、自社で利用するイメージを膨らませましょう。実際にどんな用途でツールを導入し、どんな点で満足しているかが分かれば、ミスマッチは起こりにくくなるはずです。まずは自社と状況の近い会社の事例を探してみましょう。

「TeamSpirit勤怠管理」の実績と導入事例

TeamSpirit勤怠管理は、急成長企業から大手優良企業まで、幅広い企業様の勤怠管理をサポートしています。事例ページでは、インタビュー形式で導入事例を紹介しています。様々な業種、企業規模の事例を紹介しているので、自社と似た課題を抱えている企業がきっと見つかるはずです。ご要望に合わせた機能を提案していますので、気になる事例がありましたら、ぜひお問い合わせください。

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