労務管理とは｜具体的な業務内容や注意点、効率化する方法を解説

• 勤怠管理の基本的なルールの理解や実務の知識が乏しく、不安がある

• 勤怠管理の目的など基本的なことを知りたい

• 勤怠管理を適切に実行する上で、自社の課題も把握しておきたい

このような人事労務担当者に向けて、「ゼロから始める勤怠管理」の資料を無料で配布しています。

人事労務担当者なら知っておきたい、適切な勤怠管理の必要性や労働時間の基本ルールについて解説していますので、これから適切な勤怠管理を導入・運用しようと考えている方は、ぜひ本資料をお役立てください。

1. 労務管理とは

「労務管理」とは、企業が従業員の雇用や労働に関する事項を適切に管理・運営していくための業務全般を指します。具体的には、以下のような幅広い業務を行います。

• 採用・雇用管理

• 勤怠管理

• 給与管理

• 人材育成

• 安全衛生管理

• 労使関係管理

労務管理は、労働関連法規の遵守や従業員の働きやすい環境づくり、企業の生産性向上に直結する重要な業務です。適切な労務管理を行うことで、各種トラブルを避けられる他、従業員の満足度や定着率の向上、さらには企業の発展にもつなげられます。

人事管理との違い

労務管理と似ていて混同されやすい言葉に、「人事管理」があります。労務管理と人事管理はどちらも企業のバックオフィス業務に含まれますが、その目的と対象に違いがあります。

勤怠管理との違い

もうひとつ、労務管理と似ていて混同されやすい「勤怠管理」との違いも説明します。

労務管理と勤怠管理では、管理する業務の範囲が異なります。

労務管理は「従業員の勤怠・給与・労働環境・人材配置・入退社などの管理」をまとめて指すことが多い言葉です。一方、勤怠管理は従業員の勤務状況を管理することを意味します。

つまり、勤怠管理は「労務管理に含まれる業務のひとつ」となります。

2. 労務管理を行う2つの目的

労務管理とは何かイメージできたところで、「なぜ企業が労務管理を行う必要があるのか」について理解していきましょう

企業が労務管理を行う主な目的には、以下の2つがあります。

1. コンプライアンスを遵守するため

2. 生産性を向上させるため

これら2つの目的について、それぞれ詳しく解説していきます。

コンプライアンスを遵守するため

労務管理の目的一つ目は、コンプライアンス（法令）を遵守するためです。

労務管理（つまり就業規則の整備や勤怠管理、給与計算など）を疎かにすると、法律違反のリスクが高まります。法律を遵守しながら企業を運営するためには、適切な労務管理が必須となるのです。

企業が守るべき法律の例

• 労働基準法

• 労働契約法

• 労働組合法

• 労働安全衛生法

法律違反となるような行為をしてしまえば、罰則を受けるだけでなくステークホルダーからのクレームにもつながりかねません。

昨今は、口コミサイトなどを通じて各企業の労働環境が外部に公開されやすくなっています。劣悪な労働環境が明るみに出てしまえば、企業価値の毀損や社会からの信頼失墜につながる可能性もあるでしょう。

労務管理をしっかりと行うことで、コンプライアンスを遵守でき、そうしたトラブルを未然に防げます。

生産性を向上させるため

適切に労務管理を行うことで、従業員の生産性向上にもつながります。

例えば、従業員の長時間残業を減らすことができれば、心身の健康を守ることができるようになります。過度な残業があれば、従業員は疲労が蓄積し、集中力の低下やミスの増加が起きやすくなり、業務効率や生産性も低下してしまいます。一方で、適切な労務管理を通じて残業時間を抑制できれば、そうした負担を減らせます。

また、年次有給休暇を取りやすくする環境を整えてリフレッシュの機会を増やすことで、心身が健康な状態で業務に取り組みやすくなり、意欲やパフォーマンスの向上が期待できます。

それによって、業務効率の向上や生産性の向上も期待できるでしょう。

3. 労務管理の業務内容（8項目）

労務管理の代表的な業務内容として、以下の8つの項目が挙げられます。

• 各種保険の手続き

• 勤怠管理

• 給与計算

• 福利厚生・安全衛生管理

• 法定4帳簿の作成・保存

• 労働契約の締結・管理

• 就業規則の作成・管理

• 職場環境・業務の改善

それぞれについて、どのような業務を行うのかを詳しく解説します。

各種保険の手続き

各種保険の手続きでは、健康保険・厚生年金保険に関する算定もしくは月額変更届（月変）を行い、等級に見合った控除額を算定します。保険そのものへの加入・喪失手続きや扶養家族に関する申請なども、労務管理に任される業務の一つです。

そのほか、従業員からは直接保険料を徴収しない労災保険の管理・申請なども業務範囲に含まれます。新入社員の入社に応じた手続きや、退職のタイミングに合わせて資格喪失証明書や離職票を発行する必要もあります。

産休・育休周りの手続きや、再就職手当金に関する書類作成も担当業務の一部です。多くの従業員を抱える企業であれば、従業員ごとの事情や状況に合わせてさまざまな対応を行うことが求められます。

勤怠管理

勤怠管理は、従業員の出勤時間・退勤時間・欠勤・遅刻・早退・時間外労働や深夜労働・有給休暇の取得状況を把握する業務です。従業員の就業状況を正確に把握するための実務であり、労務管理の根幹として語られることが多いです。

なお、「労働時間の適正な把握」は労働安全衛生法で定められた企業の義務であり、いずれの業種であっても省くことはできません。

勤怠を適正に管理することは、時間外労働の抑制や有給休暇の取得促進など、自社での働き方を改善することにもつながります。そうした意味でも、労務管理の中で重要な位置づけとなる業務といえます。

給与計算

給与計算は、前項の勤怠管理で計算した従業員ごとの勤務時間をもとに、従業員ごとに賃金を計算する業務です。

割増賃金となる時間外労働・深夜労働・休日労働の計算、各種手当の支給、変動・インセンティブの付与も正確に行う必要があります。また、賞与支払いや最新の料率を反映した社会保険料の控除なども必要です。

給与の支払日に間に合わせるために、毎月支払日の前のタイミングで業務が忙しくなります。

近年は、勤務時間ではなく成果に応じて給与額が決定される動きが広がっています。ジョブ型雇用・裁量労働制・年俸制など多様な給与制度に合わせて、正確に計算できる仕組みが求められます。

例えば、さまざまな働き方に対応した勤怠管理システムと給与計算システムを連携させて、各制度に合わせた給与計算を正確かつ迅速に行えるようにすることなどが必要です。

福利厚生・安全衛生管理

自社の福利厚生に関する管理・申請をするのも労務管理の仕事です。福利厚生には、各種社会保険を含む最低限の福利厚生と呼ばれる「法定福利」と、自社オリジナルで導入を決定する「法定外福利」があります。

法定外福利は企業の社内規程により変動するため、企業ごとに内容はさまざまです。社宅の提供・育児支援・特別休暇の付与など、まずは自社の福利厚生を把握することが大切です。

また、従業員数が50名以上の事業所においては衛生管理者を設置する義務があります。衛生管理者は従業員の働く環境を整備するために「作業環境の管理」「労働者の健康管理」「労働衛生教育の実施」「健康保持増進措置」を担う存在です。労務管理担当者が兼任しているケースも少なくありません。

50人未満の事業所でも、業種によっては安全衛生推進者または衛生推進者の設置が必要です。自社では設置義務があるのか、しっかりと把握しておきましょう。

参考：衛生管理者について教えて下さい｜厚生労働省

法定4帳簿の作成・保存

労働基準法では、企業に対して一定の帳簿の作成と保存を義務付けており、その重要な4つの帳簿を「法定4帳簿」と呼びます。この作成・保存も、労務管理の業務の一部です。

法定4帳簿の構成要素である、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、有給休暇管理簿とは何かを解説します。

（1）労働者名簿

労働者名簿は、従業員一人ひとりの氏名や性別、住所、雇入日、退職日などの基本情報を記録したものです。企業は、従業員が退職（解雇を含む）または死亡した日から起算して5年間、この帳簿を保存する必要があります。

（2）出勤簿

出勤簿は、従業員の出退勤状況を記録する帳簿です。タイムカードの記録や労働日数などを記入します。出勤簿の保存期間は、最後の出勤日から起算して5年間です。

出勤簿の詳しい形式や保存期間については、「出勤簿の保存期間は5年｜適切な形式と管理方法について解説」の記事もぜひ参考にしてください。

（3）賃金台帳

賃金台帳は、従業員に支払った給与の詳細を記したものです。基本給や各種手当、労働時間数などを従業員ごとに記録します。賃金台帳も、最後の賃金について記入した日から起算して5年間の保存が義務付けられています。

賃金台帳の詳しい形式や保存期間については、「賃金台帳の保存期間は5年｜起算日や保存のポイントについて解説」の記事をぜひ参考にしてください。

（4）年次有給休暇管理簿

年次有給休暇管理簿は、2019年4月に義務付けられた「年5日の年次有給休暇の確実な取得」を目的として、年次有給休暇の付与・取得状況を記録する書類です。労働基準法施行規則第24条の7により、企業には有給休暇管理簿の作成と5年間の保存が義務付けられています。

さらに詳しくは、「年次有給休暇管理簿とは｜作成方法や記載事項を記入例つきで解説」の記事もご覧ください。

労働契約の締結・管理

労務管理において、雇用契約の作成・締結とその後の管理も重要な業務の一つです。雇用契約書は、民法第623条に基づいて、企業と従業員の間で合意した雇用契約の成立を証明する書類です。

また、労働基準法第15条第1項および同法施行規則第5条では「労働条件明示義務」によって、一定の労働条件について、労働契約締結時に書面や電子メールなどで明示することが義務付けられています。雇用契約書は労働条件を明示した「労働条件通知書」を兼ねることも多く、この義務を履行するための重要な書面としての役割も果たしています。

雇用契約書に明示すべき労働条件の一例として、以下が挙げられます。

• 労働契約の期間（有期労働契約の場合は更新上限の有無と内容）

• 就業場所・業務内容と変更の範囲

• 労働時間や休日・休暇、賃金に関する事項

• 退職に関する事項など

2024年4月からの制度改正により、これら明示事項について変更されています。上記の条件を明確に記載した雇用契約書を作成して適切に管理することは、労使間の信頼関係を構築し、円滑な労務管理を行う上で欠かせません。

参考（PDF）：令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます｜厚生労働省

就業規則の作成・管理

就業規則の作成・管理も、労務管理の業務内容の一つです。労働基準法第89条では、常時10人以上の従業員を雇用している使用者（企業）に対し、労働時間や賃金、退職に関する事項を定めた「就業規則」の作成と「所轄の労働基準監督署」への届け出を義務付けています。

就業規則を作成する際には、労働基準法第90条に基づき、当該事業場の従業員の過半数で組織する労働組合、あるいは当該組合がない場合には従業員の過半数を代表する者の意見を聴取することが求められます。その上で、それを従業員に周知する必要があります（労働基準法第106条）。

周知の方法については、労働基準法施行規則第52条の2に規定されており、以下のいずれかの方法によらなければなりません。

• 常時各作業場の見やすい場所へ掲示するか、備え付けること

• 書面を従業員に交付すること

• 磁気テープ、磁気ディスクなどに記録し、かつ、各作業場に従業員が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること

就業規則は、労働条件を明確化し、労使間のトラブルを防止するために重要な役割を果たします。

参考：就業規則の作成・変更・届出の義務（第89条、第90条、第92条） ｜ 栃木労働局

職場環境・業務の改善

従業員が働きやすい職場環境を構築することも、労務管理の業務内容の一つです。具体的な取り組みとして、ハラスメントの防止や高齢者の活躍促進、障害者の雇用、女性の活躍促進などが挙げられます。

2019年に改正された労働施策総合推進法により、「パワーハラスメント対策」が事業主の義務となりました。これにより、セクシュアルハラスメントなどの防止対策もより一層強く求められるようになりました。

職場環境の改善を進める上で、厚生労働省が公開している「職場におけるハラスメントの防止のために（セクシュアルハラスメント/妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメント/パワーハラスメント）｜厚生労働省」を一読して、理解を深めておくことが望ましいでしょう。

また、労務管理者は、従業員の働き方や業務内容を定期的に見直し、必要に応じて業務の効率化や改善を図ることも重要な役割です。従業員の意見を積極的に取り入れ、働きやすい職場環境の実現に努めることが大切です。

4. 適切な労務管理を行う上で注意すべきこと

労務管理の担当者が「適切な労務管理」を行うためには、以下の3点に注意が必要です。

• 各種法令を理解する

• 厳格な情報管理を徹底する

• 労働環境の改善意識を持つ

それぞれどのような点に気をつければよいのかを解説します。

各種法令を理解する

労務管理を適切に行うためには、「労働基準法」や「労働組合法」など、さまざまな労働関連法令に対する十分な理解が不可欠です。労働に関する法律は、労働環境の変化に合わせて頻繁に改正されるため、法改正に合わせた迅速な対応が求められます。

労働法に関する知識を深めたい方は、社会保険労務士やマイナンバー実務検定などの資格取得を目指すのも一つの方法です。これらの資格取得を通じて、労務管理に関する専門知識を身につけられます。

厳格な情報管理を徹底する

労務管理では、従業員の氏名、連絡先、住所といった機密性の高い個人情報を扱います。近年は、紙ではなくデータで個人情報を管理する企業が増えていますが、情報管理やセキュリティ面で問題を起こすと、企業イメージに大きな損害を与えかねません。

そのため、個人情報漏洩やセキュリティ対策に関する規定を策定し、厳格に運用することが重要です。

労働環境の改善意識を持つ

企業の生産性向上のためには、労務管理を含むバックオフィスや間接部門の業務効率化が重要です。単に現状の労務管理を維持・継続するだけでなく、どのように効率化を図り、改善していくかを常に考えるようにしましょう。

労働環境の改善を行う上でも、労務管理システムが役立ちます。システムでは、次のような処理が行えます。

• 出退勤の記録

• 労働時間を自動で集計

• 出勤簿を出力

• 有給休暇の付与や管理簿を作成

• 時間外労働（残業）が上限に達する前に管理者・従業員に対し通知メールを送信

▼労務管理システムで勤怠状況を管理するイメージ

こうした作業をシステムに行ってもらうことで、膨大な従業員データを簡単に集計、管理、分析できるようになり、自社の労働環境に関する現状を把握しやすくなります。そして、その情報を残業時間の抑制や有給休暇取得率の向上に活かせます。

5. 労務管理を効率化する2つの方法

ここまで解説した通り、労務管理の業務は多岐に渡るもので、手間も時間もかかる作業となります。労務管理の業務負担が大きいとミスや漏れにつながりかねないため、効率化が必要になるでしょう。

ここからは、労務管理を効率化するための2つの方法について解説します。

• 代行サービスを利用する／専門家のアドバイスをもらう

• 労務管理システムを導入する

代行サービスを利用する／専門家のアドバイスをもらう

労務管理業務の効率化を図る上で、代行サービス（アウトソーシング）の利用や専門家（社会保険労務士）との連携が有効な手段となります。

アウトソーシングでは、給与計算、年末調整、勤怠管理などを代行業者に委託可能です。専門の代行業者に委託することで、業務の効率化だけでなく、ミスの少ない処理も期待できます。

また、労務管理は法令と密接に関連する分野であるため、専門家との連携を通じて理解を深めることも有効です。労務管理に関する法改正や新たな規制について、専門家から適切なアドバイスを得ることで、スムーズかつ正確な対応が可能となります。

労務管理システムを導入する

労務管理システムを導入する方法は、労務管理の効率化で主流となっている手段のひとつです。

労務管理システムとは、以下のような多岐にわたる労務に関する業務（もしくはその一部）を効率的に処理するシステムです。

• 勤怠管理

• 入退社管理（入社・退社手続き）

• 社会保険手続き

• 福利厚生業務

• 安全衛生管理

• 就業規則作成

• 労働環境整備

• 給与計算など
  

具体的には、以下のように「できること（やりたいこと）」に応じた各種システムがあります。

上記以外に、給与明細システムや有給管理システムなど特定の管理に特化したシステムも存在します。ベンダー（システム提供企業）によってシステムの呼び名や分類が異なることもあるため、システムの名称にこだわらず「何を効率化できるシステムなのか」をしっかり見極めましょう。

一つの機能に特化しているシステムもあれば、複数の機能を併せ持つシステムや、バックオフィスのほぼ全ての業務を一元管理できるような大規模なシステムもあります。

中規模の企業であれば、いくつかのシステムを連携させて使うのがおすすめです。例えば、まず給与計算システムを導入して、その後、給与計算システムと連携できるような勤怠管理システムを追加で導入する、という流れでシステム化するケースが多くあります。

労務管理システムを導入することで、手作業では煩雑でミスの生じやすい勤怠データの集計・管理や給与計算などを、システムで正確に処理できます。その結果、労務管理の負担を減らすことができ、効率化を図ることが可能です。

労務管理システムはかなり多岐に渡るため、自社に合うシステムを選ぶのは大変な作業となります。システムの選び方については、ぜひ以下の記事も参考にしてみてください。

労務管理システムとは？機能や解決できる課題を紹介

6. まとめ｜業務が多岐に渡る労務管理はシステムを活用して効率化しよう

労務管理は、従業員の適正な労働条件の確保と、企業の円滑な運営に欠かせない重要な業務です。

勤怠管理や給与計算、各種保険手続きなど、労務管理にはさまざまな業務が含まれます。これらを正確に行うためには、関連法令の理解と徹底した情報管理が必要不可欠です。

労務管理の効率化には、代行サービスの利用や専門家への相談も有効な手段の一つですが、自社内で効率化を図れる労務管理システムの導入が近年主流になりつつあります。

労務管理システムを活用することで、煩雑な業務を自動化し、ミスを防ぎつつ、大幅な時間削減を期待できます。以下記事を参考に自社の課題に合った労務管理システムを選定し、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

【2024年版】労務管理システムのおすすめ14選を比較表で解説｜選び方や機能例も

• 勤怠管理の基本的なルールの理解や実務の知識が乏しく、不安がある

• 勤怠管理の目的など基本的なことを知りたい

• 勤怠管理を適切に実行する上で、自社の課題も把握しておきたい

このような人事労務担当者に向けて、「ゼロから始める勤怠管理」の資料を無料で配布しています。

人事労務担当者なら知っておきたい、適切な勤怠管理の必要性や労働時間の基本ルールについて解説していますので、これから適切な勤怠管理を導入・運用しようと考えている方は、ぜひ本資料をお役立てください。