課題｜シフトと実績が一致しない
なぜこの課題が起きるのか
シフト勤務を採用している現場において、「予定していたシフトと実際の勤務時間が合わない」「シフトの変更がシステムに反映されず、月末の修正が膨大になる」といった問題は、現場と管理者の双方に大きな負荷をかけています。 これは、シフトを組む担当者のスキル不足や従業員のミスが原因ではありません。「現場のシフト作成ツールと勤怠システムが分断されている」「突発的な予定変更をリアルタイムに同期する仕組みがない」といった、システムの二重管理と連携不足という構造的な問題によって引き起こされています。
Scenario
シフトと実績の不一致が起きる3つのケース
Case 01
課題
シフト変更が勤怠管理システムに反映されない
急な欠勤や業務の延長など、現場で日常的に発生するシフトの変更が勤怠システムに自動で同期されません。その結果、システム上の「予定」と打刻された「実績」にズレが生じ、月末になってから管理者が記憶やメモを頼りに1件ずつ手作業で実績や予定を修正する事態が常態化しています。
解決
現場でのシフト変更や予定の調整が、即座に勤怠管理システムへと連動する仕組みが必要です。予定と実績の差異をリアルタイムで比較し、正しいシフト情報をベースにした勤怠計算が自動で行われる単一のプラットフォームを構築すべきです。
Case 02
課題
紙やExcelと併用して二重管理になる
現場のシフト作成は使い慣れたExcelや紙で行い、その結果を勤怠システムへ手入力で転記しているケースが多く見られます。この二重管理により、転記の手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れが発生し、正確な労働時間の把握を阻害しています。
解決
現場の「使い慣れたツールでシフトを組みたい」という要望を満たしつつ、作成したデータをそのまま勤怠システムのデータベースへ直接取り込めるシームレスな連携構造を作ることが必要です。
Case 03
課題
実働時間の修正が毎月大量に発生する
シフトの予定時間と1分でも異なる打刻があった場合、それが業務上の残業なのか、単なる打刻のズレなのかをシステムが判別できず、月末に管理者が大量のアラートを確認・修正する作業に追われています。
解決
システムがシフトの「所定労働時間」と打刻された「実労働時間」を自動で突き合わせ、乖離がある場合のみ本人に理由を申請させる自己統制のサイクルを回す必要があります。管理者の手作業による補正をなくし、本人の申請に基づく正確な実績収集を実現すべきです。
Problem
これらの課題を放置した場合のリスク
シフトと実績の乖離を放置して月末の手修正を続けると、修正漏れや誤りが必ず発生し、正確な労働時間や割増賃金の計算ができなくなります。結果として未払い残業代のリスクを抱えるだけでなく、現場のシフト管理業務が属人化し、組織拡張のボトルネックとなります。
締日に勤怠が揃わず給与計算が遅延
誤支給・差額計算の増加
管理部門・従業員双方のストレス増大
監査で勤怠データの信頼性を指摘される可能性
Case
シフトと実績が一致しない課題が解消された事例
株式会社JPホールディングス
6,000名の勤怠集計時間を大幅短縮！大手保育グループの勤怠DXでさらなる大幅な業務効率化
医療・福祉
従業員数：
1000人以上
こんな効果を実感
・毎月の勤怠集計時間を大幅短縮
・働き方の傾向を早期に察知し、業務量の偏りなどに対して事前対応が可能に
・現場の柔軟な勤務制度を活かしながら、より円滑かつ効率的な管理を実現
・日常的に発生していた問い合わせ対応が、数件程度に激減
詳細を見る
NEXT
拠点・部門で運用がバラバラになる
シフトを整えても、
拠点や部門ごとに運用が違えば、全社では崩れてしまいます。
Benefit
コスト以上のパフォーマンスを約束します
01
赤字プロジェクトの利益化
感覚ではなくデータに基づいて判断できるため、一時的な超過もチーム全体でリカバリーできる体制を築けます。結果として「赤字案件の発生を未然に防ぐ」だけでなく、安定した利益を生み出すプロジェクト運営が実現します。
02
プロジェクト管理の労力削減
入力から集計・レポートまでのプロセスが自動でつながることで、月末の集計や突合作業に追われる時間を削減。 数字を整えるための“作業時間”を減らし、プロジェクトを前に進める“思考の時間”に集中できるようになります。
03
案件損失のリスク低下
アサイン状況や稼働率を一覧で把握できるため、空きリソースを即座に特定できます。 偏りを是正し、リソースを有効活用することで、案件の取りこぼしを防ぎ、利益の最大化につなげられます。
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初回ご契約時に初期費用が発生いたします。
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