JPデジタル、「TeamSpirit」のワークログを活用して多様な人材が自分らしく活躍できる働き方を実現
〜「人を活かすDX」成功のカギはワークログの活用〜

今回は、日本郵政グループ全体のDX推進を担う株式会社JPデジタル様に、多様な人材が自分らしく活躍できる働き方の仕組みづくりに、「TeamSpirit」のワークログがどのように役立っているかについてお話しをお伺いしました。

株式会社JPデジタルとは

国民の生活に深く根ざし、全国にネットワークを持つ郵便局。そんな日本郵政グループ全体のDXを推進するために、2021年に設立されたのが株式会社JPデジタルです。日本郵政グループは、郵便・銀行・保険の３事業を通じて社会を支えるインフラ的存在で、全国2万4000もの郵便局ネットワークを持ち、約40万人が活躍する巨大な組織です。その日本郵政グループを横断して、DXを促進する同社では、専門的な知見やノウハウなどを持つデジタル人材がグループ内外から集まり、多様な働き方で活躍しています。
========================
会社名　株式会社JPデジタル
住所　〒100-0004　東京都千代田区大手町一丁目6番1号 大手町ビル 3階
事業内容　日本郵政グループのDX支援／グループ各社のDX支援／DX人材育成等
設立 2021年7月1日
公式ページ　https://jp-digital.jp/
========================

【本日お話しを伺った方】

ワークログを視覚化して多様な働き方を望むデジタル人材が活躍できる環境を整備。管理職とメンバーが良いコミュニケーションをとるきっかけのツールとして「TeamSpirit」が活躍。

──「TeamSpirit」導入前は、どのような課題があったのでしょうか？

市橋
日本郵政グループ全体のデジタル化・DXを期待されているJPデジタルとして、グループの中からだけではなく、社外からもデジタル人材を呼び集める必要がありました。高度なスキルやノウハウを持つ専門性の高い人材たちを呼び込むためには、フリーランスや社員などの雇用形態を問わず、また勤務時間などに対してフレキシブルに対応することが必要です。一方で組織として「勤務状況や、業務内容の把握」なども重要で、そうした課題を解決するため、ワークログを可視化できる「TeamSpirit」の導入に至りました。

──導入するにあたりご苦労された点や、導入して良かったところはなんでしょうか？

市橋
苦労した点としては、これまでのやり方に慣れていたメンバーの理解を得ることでしたね。ダッシュボードの使い方などをレクチャーし、便利さを実感してもらいました。また、導入前までは、勤怠や業務内容などをExcelに入力して上長がチェックするやり方だったので、フォルダを大量に開いて確認と承認をするという作業が必要でした。そのあたりは管理職にとって便利になったのではないでしょうか。

鶴巻
勤怠や業務内容などのワークログがをダッシュボードで視覚化されているのは、たしかに便利ですね。特に当社は、業務を掛け持ちしているメンバーが多いので、「誰が超過勤務しそうか？」「どの業務が、どの程度進捗しているのか？」が把握しやすいのは助かります。業務の偏りなども一目瞭然です。あとは、スマホ版があることで「休暇の申請」などに対して即対応できるのも、使い勝手が良く重宝しています。また、ダッシュボードで視覚化されたワークログの情報を起点に、メンバーにヒアリングしたり、相談に乗ったりすることができますね。管理職がメンバーと良いコミュニケーションをとるきっかけのツールになっています。

ワークログを集計したダッシュボードでコミュニケーションの生産性が向上。客観データの活用でマネジメントレベルも深化。

──1on1での活用法の一例を教えてください。

市橋
自分の業務の棚卸をして、ダッシュボードに事前に反映してから1on1に望めるので、コミュニケーションがスムーズで無駄がないですね。上司と画面を共有しながら「この状況で、こうした業務をしているけど問題はないか？」など、具体的な話を深掘りして進めることができます。ワークログがあることで課題の抽出はもちろんのこと、お互いに前提のすりあわせが行われているのが、「TeamSpirit」導入の利点だと思います。

鶴巻
マネジメントする側としては、ダッシュボードで即確認ができるので、メンバーたちの状況を把握しつつ、必要に応じて私がサポートしたり、業務に偏りがあれば別のメンバーをアサインしたりするなど、データにもとづき的確に判断して指示を出せるメリットを感じますね。また、必ずコミュニケーションを取るようにしているのは、超過勤務の多いメンバーです。三六協定を遵守するため「このペースで残業すると、上限規制に達するよ」と確認を入れます。また、上限規制を超えそうになる前に知らせてくれるアラート機能が付いているのも良いポイントですね。

──コミュニケーションに役立ったエピソードがあれば、お伺いしたいです。

市橋
鶴巻さんと僕は1on1を定期的に実施する関係ではないのですが、管理職として私のワークログを把握してくれているので、打ち合わせなどでスムーズに会話をすることができます。部署を横断して、上長たちが自分たちのことを知ってくれている安心感は、働きやすさにつながりますね。

鶴巻
正社員や派遣社員、フリーランスといった多様な働き方をしているメンバーたちが複数の業務を掛け持ちして活躍しているので、普通ならマネジメントが煩雑になるところを、チーム全体のワークログを集計し、それを一瞬で確認できるダッシュボードは秀逸だと思います。効率化によって生まれた時間をコミュニケーションなどの時間に使うことができますね。業務の内容や勤務時間などを糸口にして会話できるのも、メリットです。また、ダッシュボードのデータをもとに、経営層にメンバーたちの活躍ぶりを客観的に伝えられるのも管理職としてはありがたいところだと感じます。

部門間のシームレスな連携や効率的な業務運営に「TeamSpirit」が貢献。ジョブ型人材の人材育成指針としても活用。

──「TeamSpirit」は、貴社の働きやすい環境づくりにどのように活きているでしょうか？

鶴巻
管理者のみならず、経理や人事部門などともシームレスに連携をとれるインフラとして役立っていますね。無駄やミスを省くことができ、効率的に業務を進められます。インフラの設計や整備は市橋が担当し、私たちが使いやすいインターフェースにしてくれていますね。あとは、やっぱりスマホ版が便利です。せっかく良い機能なのに社内で知らない上長もいるので、周知させていきたいですね。

市橋
インフラを設計した側としては、部下の「勤怠管理」に手間をかけることなく、本来の業務に専念することが出来ていると聞けて、うれしいですね。「TeamSpirit」はブラウザ上で使用できることから、勤怠や各種申請などがリアルタイムに反映され、それを管理職もすぐに確認できるので、双方にとってストレスフリーです。あとは、カスタマイズがしやすく、何かあっても専用の問い合わせ窓口から即レスポンスをいただけるのは、インフラの担当者としてありがたいところです。個人的に1点だけお願いしたいのはスマホ版のUI改善ですね。ただこれも進めてくれていると聞いていますので楽しみにしています。

鶴巻
あと、業務の履歴が残されていく特性上、「人材育成の指針」にもなります。特に明確なキャリアパスを持つジョブ型人材との親和性は高く、「この仕事は経験しておいた方がスキルアップにつながる」と業務をアサインするなど、教育にも活きていますね。

──どんな会社に「TeamSpirit」をオススメしたいですか？

鶴巻
勤務形態がまちまち、もしくは多数の業務を掛け持ちしているという働き方を採用している会社で、管理目的ではなく、モチベーション高く働いてもらうことや多様性を重視したい会社に向いていると思います。

市橋
多様な人を採用し、新しいことにチャレンジしていきたいという会社にオススメです。弊社でもリアルとデジタルの融合の実現を目指し「みらいの郵便局」といった、DXの実証実験を行なうなど、日本郵政グループとして新しいことにチャレンジしています。その日本郵政グループの中で当社は「変革のタグボート」という役割を担っています。たとえば「生産性向上を考えるスクラム」といったグループが若手中心に発足し、自発的に生産性向上に向けて取り組むようになりました。勤務時間も雇用形態にもフレキシブルに対応できるので、「TeamSpirit」の導入によって、多様な人々がチャレンジしやすい環境をつくっていけるきっかけになると思います。

〜鶴巻様、市橋様、お話を聞かせていただきありがとうございました！〜