テレワークの導入に向けて企業が取り組むべきこと

あらゆる場所でフリーWi-Fiが使えるなど、以前に比べてインターネット環境が格段に整備された昨今では、場所を選ばずに仕事がしやすくなりました。そのため、従業員が会社に出勤してデスクで仕事をするスタイルが絶対ではなくなり、「会社以外で仕事する」という選択をする人が増え始めています。中でも在宅勤務を中心とした「テレワーク」は、働き方改革実現のための手段として採用する企業が急増しています。

テレワーク導入によって生産性がアップした企業もあるだけに、もはや1つのワークスタイルとして世の中に定着しつつあると言っても過言ではありません。テレワークは大規模イベント開催時の公共交通機関の混雑解消に向けての有効な対策としても注目されています。今回は注目度が高まっているテレワークの導入にあたって、企業が準備すべきことや具体的な対策方法を解説します。

テレワークが必要とされる4つのケース

テレワークが世の中に急速に浸透しつつある現状を踏まえ、多くの企業や労働者が通勤の必要性や働き方を根本から見直し始めています。ではなぜテレワークという働き方が注目を集めるようになり、多くの企業が導入を検討しているのでしょうか。テレワークが必要とされる背景には、以下の4つの要因が考えられます。

要因1:家庭環境に合わせたワークスタイルの確立

少子高齢化に伴い、介護を必要とする高齢者が増え続けています。しかし、フルタイムで勤務しているとなかなかそのケアは簡単ではありません。また、待機児童問題が深刻化しているため、希望通りに保育園に子どもを預けることができないケースも増えてきています。そうした家庭環境の場合、自宅作業で完結できる仕事の方が介護や育児との両立を実現しやすいでしょう。

家庭環境に合わせたワークスタイルを確立し、より従業員が働きやすい環境を整備するためにも多くの企業でテレワークの導入が検討されています。会社に出勤することなく自宅作業に徹することで、移動の負担が軽減されるだけでなく、家族のすぐ側で仕事ができます。

要因2:人の移動を鑑みた計画的な混雑の緩和

近年、台風や大雨、地震などの災害によって交通機関が混雑するケースが増えてきています。また、2020年世界大会では1,000万人以上の外国人が来日すると予想されており、公共交通機関がパンクし、大幅な遅延や事故などにつながる懸念もあります。政府はそうした事態に上手く対処するために、世界大会開催期間中に「テレワーク・デイズ2020」の実施を決めました。

また、交通機関の混雑の根底にある問題としては、首都圏への一極集中化が挙げられます。交通機関のキャパシティは限られているだけに、テレワーク採用による「通勤をしないという選択肢」があることで、混雑の緩和につながるのではないかと期待されています。

要因3:災害時や非常事態の通勤時の危険回避

万が一の地震や災害、感染症の拡大などの有事に備え、普段からテレワークを積極的に活用している企業も増えつつあります。これは従業員の命と安全を守るという意味で、危機管理の徹底がなされていると評価できることでしょう。混雑した電車やバスの中で通勤途中に怪我や重篤な病気に感染するリスクもあるため、今後はより多くの企業でリスクヘッジの手段としてテレワークが採用されることが予想されます。

要因4:企業の固定費の削減・収益性アップの狙い

テレワークが浸透することで全社員を収容できるような大きなオフィスを構える必要もなくなり、オフィス賃料や光熱費、通勤のための交通費など多くの固定費の節約にもつながります。経費が大幅に削減されることで収益性がアップし、経営面においてもプラスに作用する可能性も考えられるでしょう。

また、従業員にとっても通勤のストレスが緩和され、時間にも余裕が生まれるため、より仕事に集中しやすくなります。労使ともに少なくないメリットがあると言えます。

テレワークはBCP対策にもなる

自然災害や感染症の流行など、不測の事態が起きた際に懸念されるのは事業の継続です。多くの場合は仕事どころではなく、まずは人命や健康を優先するのは当然ですが、経済活動が完全にストップしてしまうことは企業にとって痛手以外の何物でもありません。

ただ、従来のような従業員がオフィスに通勤し、社内で作業するスタイルでは業務遂行が難しい場合もあるでしょう。外出を控えるべき事態や交通機関がストップした際に効果的に仕事を行えるのがテレワークです。

日本では2011年に発生した東日本大震災を契機に、多くの企業でBCP（Business Continuity Plan/事業継続計画）対策が大きな課題と認識されるようになりました。

BCP対策とは企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態において、損害を最小限に留めるためにも事業継続の方法や手段などを取り決めておく計画のことです。テレワークはBCP対策のもっとも有効な手段の1つとして検討されています。

企業におけるテレワーク導入率は?

総務省が2017年に調査した「平成29年通信利用動向調査」によると、日本国内の企業のうちテレワークを導入しているのはわずか13.9%です。テレワークの導入率は年々増加傾向にあり、必要性を認識している企業が増えているものの、大半の企業では導入が進んでいない現状があります。

また、同調査ではそもそも「テレワーク」という言葉自体を聞いたことがない、またはその意味を知らないという人の割合も65%以上という結果も出ています。さらに年代別に見てみると、テレワークを利用してみたいと考えている人は20代、30代など若い層ほど高く、反対に40代、50代以上の層になると利用したくないと考えている人が多くなる傾向にありました。世代間の考え方の相違がテレワーク導入の足かせとなっている面もあるかもしれません。

世界大会を契機にテレワーク浸透の取り組みも

2020年夏に開催される世界大会を契機に、テレワークを浸透させるための取り組みが行われています。東京都では都内の企業に向けてテレワークの推進を呼びかけており、時差出勤などとあわせて「2020 TDM推進プロジェクト」という取り組みを実施。世界大会を契機にテレワークを定着させつつ新たな働き方とすることを目標としています。

他にもフレックスタイム制や積極的な休暇取得、定例会議の削減など、働き方改革にも直結する内容の取り組みを積極的に行われています。

テレワーク導入に向けて企業が準備すること

さまざまな事情があり、テレワークの導入に二の足を踏んでいる企業も少なくありません。実際にテレワークの導入にあたって企業はどのような点を意識しながら準備を進めるべきなのでしょうか。今回は4つのポイントに絞って解説します。

ポイント1：社員の参加意識の醸成

テレワークを導入している企業で多いのが、希望者だけが利用できる制度にしている点です。しかし、部署内で希望者が1人だけの場合や上司や先輩がテレワークに否定的な場合は、テレワークを活用しづらいという局面も考えられます。そのため、「自分にはテレワークは関係ない」と考える社員をなくすためにも、全社または部署ごとにテレワークを一斉に実施してみることも有効です。

「自分の業務はテレワークに向かない」「自宅での仕事は集中できない」「コミュニケーションが疎かになり、管理もしづらくなる」といったできない理由を探すのではなく、どう活用するかを考え、全員が当事者意識を持って取り組むことが重要になるでしょう。もちろん、一斉にテレワークを実行しようとすると、業務の特性上物理的に不可能なケースも出てきます。そうした場合は、まずは業務プロセスの改善やITツールの活用などでカバーできないかを検討する必要もあるでしょう。

ポイント2：テレワークする場所の選定

テレワークの必要性を理解していても、自宅には家族がいて仕事に集中できる環境ではなく、オフィスでなければ仕事ができないという労働者も多いでしょう。そうした社員に向けて、会社としてオフィス以外でも働ける場所を提供するのも1つの方法です。たとえばレンタルオフィスやコワーキングスペースなど、会社で契約をして自由に使ってもらえる環境を提供すれば、物理的な問題は解決できるでしょう。

また、外回りが多い営業などの職種であれば、カフェやレストランなどの場所でも仕事は可能です。静かすぎる環境では仕事がしにくいという人も多いため、適度な雑音があって周囲の目もあるカフェやレストランは集中しやすい環境とも言えるでしょう。

ポイント3：テレワークのための設備・機器

テレワークを実施するためには単純にPCとインターネット環境があれば良いというわけでもありません。オフィスの外でPCを開くということは、セキュリティ対策もしっかりとしておく必要があります。VPN（Virtual Private Network/インターネット上に設ける仮想的な専用線）の導入はもちろん、PC画面の覗き見を防止するフィルターやカバーなども有効と言えるでしょう。

また、リモートで会議をするためにはWebカメラやヘッドセットなどのデバイスも必要です。あらかじめ装備されているノートPCも多いですが、事前に問題なく使用できるか確認しておきましょう。当然のことながら屋外でインターネット接続をするためのネットワーク回線も必要です。別途モバイルWi-Fiルーターを用意しても良いですが、スマートフォンのテザリング機能で代用することも可能です。

ポイント4：勤怠管理システムの採用

テレワークの導入で必ずといっていいほど課題に挙げられるのが、勤怠管理の方法です。ICカードやタイムカードの情報をもとに勤怠管理をしている企業も多いですが、当然のことながらテレワークの場合はそのような管理が行えません。

そこで、オフィス外であっても勤怠管理ができる専用のシステムの導入を検討する必要があるでしょう。スマートフォンやタブレット、PCなど、デバイスを問わず勤怠打刻ができれば、どこで働いたとしても適正な勤怠管理が行えます。

チームスピリットの勤怠管理はテレワークにも対応できます

チームスピリットは、テレワーク対応型の勤怠管理システムです。さまざまな勤怠管理が遠隔で利用でき、テレワークの導入を目指す多くの企業に採用されています。ここではチームスピリットの勤怠管理システムを活用し、テレワークで働ける環境を整備した株式会社ISパートナーズ様（以下ISパートナーズ）の事例をもとに、実用的な機能について紹介します。

ISパートナーズがチームスピリットの勤怠管理システムで実装したテレワークとは？

国内最大の美容ポータルサイト「＠ｃｏｓｍｅ」を運営するアイスタイルのグループ企業であるISパートナーズ。同社はチームスピリットを活用することで、サテライトオフィス勤務や在宅勤務といったテレワークに対応するスーパーフレックス勤務体系を導入しています。ISパートナーズがテレワークに利用している具体的な機能を見てみましょう。

機能1：場所や時間を選ばず柔軟に打刻ができる「勤怠管理」

育児中のママが多いISパートナーズでは、朝5時から夜10時までの間で所定の時間数働けばOKという勤務体系を採用しており、時間帯も勤務場所も本当に様々です。そのため、柔軟な働き方に対応できる勤怠管理を必要としていました。

チームスピリットの勤怠管理システム「チムスピ勤怠」は、スマホやPC、ICカードなどによる複数の打刻に対応。そのため、テレワークによる勤務体系でも遠隔打刻が可能です。また、ISパートナーズのスーパーフレックス勤務体系のような複数の勤務体系に対応できるので、非常に汎用性に優れています。1日に複数回の打刻も可能なので、自分のタイミングで所定の時間数を働く勤務体系にもマッチしています。

機能2：遠隔での即時コミュニケーションを活性化する「社内SNS」

テレワークを実装する際に多くの企業が不安視するのがコミュニケーションの面です。同じ職場であれば、管理職が仕事ぶりをチェックしつつ管理ができますが、テレワークでは同じようにはいきません。ISパートナーズは拠点が複数あるので、コミュニケーションを円滑にする仕組みの整備が重要でした。

チームスピリットの勤怠管理システム「チムスピ勤怠」は社内SNSが搭載されているため、出退勤時のコミュニケーションをタイムラインで共有することができます。遠隔で仕事をしているメンバーの動きが分かるので、管理面の心配も少なく済みます。お子さんのお迎えで退社、夜に家事を片づけてから仕事再開という細かい動きも共有されるので、単にコミュニケーションを図るだけでなく状況把握の精度が高く正確な業務推進が行えます。

機能3：業務の可視化とマネジメントを実現する「工数管理」

リモートワークは、直接顔をあわせて会話をできないケースもあるので、業務における指導が難しいケースもあります。どんな仕事をどれくらいこなしているのかが会社に出勤している時よりも分かりづらくなるので、業務の可視化とメンバーのマネジメントは大きな課題だと言えます。

「チームスピリット」は勤怠管理の他、「チムスピ工数」を用いることで実際の勤務時間でどんな仕事に何時間使ったのかという業務配分を可視化することができます。

ISパートナーズでは部署をまたいで適材適所で仕事をするマルチタスクを目指しており、業務の可視化は不可欠です。そこで同社はこの工数データをマネジメントに有効活用し、部署横断のマルチタスクを支えることに成功しています。

テレワーク導入に向けて無料デモや導入相談も

テレワークの導入にあたって勤怠管理は重要な課題であり、それぞれの企業ごとの特性や問題点をクリアする必要もあります。しかし、これまでテレワークを経験したことのない企業にとって、具体的にどのような課題や問題点が考えられるのかは実際に運用してみなければ分からないというのも実情でしょう。

そこで、チームスピリットでは無料デモを実施しています。

「チームスピリット」の詳細な操作性をチェックできるとともに、実際に個別の企業に応じた自社データを活用しながらカスタマイズも可能。テレワークの導入〜運用に合わせて、自社の勤怠管理を見直してみるのはいかがでしょうか。成長企業から大企優良業まで、多くの企業への導入実績のあるチムスピ勤怠をぜひご検討ください。