近年、働き方改革の推進や感染症の拡大防止のため、テレワークを導入している企業が増えてきています。テレワークを導入することで、企業側・従業員ともにさまざまなメリットを受けることが可能です。一方で、状況によっては業務に支障が出てしまうおそれがあるので、導入する際は慎重に判断する必要があります。
今回は、テレワークのメリットとデメリットを企業と従業員、双方の視点で紹介します。
【企業側】テレワークのメリット
まずは、企業側のテレワークのメリットを紹介します。
営業効率の向上
テレワークを導入するとオンライン商談やWeb会議が可能になるため、従来の営業のように顧客先を訪れる必要がありません。
顧客先までの移動時間が削減でき、商談に使える時間が増えることで、商談可能件数の増加も見込めるでしょう。時間を効率的に使えるようになり、新規顧客の開拓もスムーズになるため、営業効率が向上します。
コストの削減
テレワークを導入すればオフィスへ出勤する必要がなくなるため、自宅からオフィスまでの交通費や出張費のコストカットにつながります。
また、オフィスに出勤する従業員が少なければ広いオフィスも不要です。オフィスを縮小してフリーアドレス制を導入すれば、オフィスの賃料や設備費といった固定費も節約できるでしょう。
さらに、業務で必要な資料や書類を電子ファイル化し、社外からアクセスできるようにすれば、紙書類の保管場所を用意する必要がなくなり、印刷コストも抑えられるでしょう。
テレワークの導入に費用がかかっても、コスト削減ができたり、従業員の福利厚生や手当などに充足できたりするため、費用対効果は大きいといえます。
人材の活用機会の増加
テレワークを導入すると、時間や場所の制限が緩和されて柔軟な働き方ができます。家庭の事情によりフルタイムが難しい従業員でも、テレワークによって通勤時間が短縮できれば仕事時間を確保できるようになるでしょう。
多様な働き方が可能になると、仕事とプライベートの両立もしやすくなります。その結果、スキルをもつ人材を活用しやすくなり、離職防止にもつながります。出産や育児、介護、配偶者の転勤などに左右されずに雇用できるのもメリットのひとつです。
企業のデジタル化の推進
テレワークの導入でDX化を推進しやすくなります。ペーパーレス化が進むと、非効率なオフィス業務の改善が見込めるでしょう。
例えば、紙媒体で必要だった捺印の作業をオンラインで完結させたり、紙の書類をオンラインストレージに移行してどこからでも閲覧できるようにしたりできます。
DX化の推進で企業競争力や生産性の向上、新しいサービスの開発なども期待できます。
緊急時の事業継続性を確保
災害に見舞われてもテレワークを導入していれば、業務に支障が生じにくくなります。テレワークは場所を選ばず行えるため、安全な場所から仕事ができるのが特徴です。
また、2020年に起きた新型コロナウイルスのようなパンデミックが起きた際も、自宅から業務を行えるため、緊急時における事業停止のリスクを最小限に抑えられます。
【従業員側】テレワークのメリット
従業員側にとっても、テレワークの導入は通勤時間の削減や育児・介護との両立がしやすくなるなど、働きやすくなるメリットがあります。これらのほかにもどのようなメリットがあるのか詳しく解説します。
通勤のストレスが軽減
テレワークでは出勤せずに業務が行えるため、通勤時間を削減できます。早起きをして身支度をしたり、満員電車でストレスを溜めたりすることも減るでしょう。
通勤による肉体的・精神的なストレスが緩和されるため、健康的に過ごせるようになり、生産性の向上も見込めます。
プライベート時間の充実
自宅にいながら仕事ができるため、通勤時間が短縮されて時間に余裕が生まれます。育児や介護などで仕事との両立が難しかった従業員も、テレワークであれば心身の負担を軽減できます。仕事とプライベートの両立がしやすくなり、仕事へも注力できるでしょう。
また、自由な時間が増えるため、スキルアップや副業などの自己投資も可能です。本業に活かせるスキルを身に付ければ好循環が生まれやすく、企業にとってもメリットは大きいでしょう。
生産性の向上
テレワークは自分のペースで業務を進められるため、生産性が向上します。オフィス勤務では、従業員同士で気軽にコミュニケーションが取れる反面、業務中に話かけられると集中力が途切れて生産性が落ちてしまう可能性もあります。
その点、テレワークは自分のペースで業務遂行できるため、集中して取り組む作業が会話などで中断されません。また、働きやすい環境を自分で整えられるため、リラックスして仕事ができます。
【企業側】テレワークのデメリット
ここからは、テレワークを導入する前に把握しておきたいデメリットを紹介します。
勤怠管理が難しい
テレワークではタイムカードの打刻がないため、従業員の勤怠管理や在籍・勤務状況の確認が難しくなります。従業員の自己申告で把握する場合が多く、真偽が定かではないことも考えられます。
また、勤怠管理の集計に時間を取られたり、手間がかかったりするため、無駄な時間を費やしかねません。テレワークにおける勤怠管理の課題を解決するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムなら、どのデバイスからでも打刻でき、従業員の出退勤時間を正確に把握することが可能です。
勤怠管理や工数管理などに課題を抱えている方は、パックオフィス業務の管理ツール「TeamSpilit」をぜひご活用ください。労働時間の推移可視化による従業員の状態把握も可能です。勤怠管理やタスク管理にお役立ていただけるでしょう。
セキュリティリスクの上昇
テレワークではオフィス以外で業務を行うため、情報漏洩やハッキング、サイバー攻撃など、セキュリティリスクも高まります。
また、自宅以外で業務を行う場合は、パソコンなどのデバイスの紛失や盗難にも気をつけなければなりません。
安全性を確保するために、仕事場所のルールを作ったり、セキュリティを強化したネットワークを構築したりすることが大切です。パスワードロックの設定やクラウド上で業務データをやり取りするなどの工夫も有効です。
タスク管理の難易度が上がる
テレワークでは従業員がそれぞれ異なる場所で作業するため、気軽にコミュニケーションを取れなくなってしまいます。チームのプロジェクトの進捗やタスクの管理が難しい場合も多く、メンバーの進捗が見えにくくなり、マネジメントや育成にも支障がでてしまいます。
情報共有するためにエクセルなどで進捗や課題をわかりやすくまとめたとしても、記録漏れがあれば効率良く進めることは難しいものです。個別に電話などで確認する作業が増えるなど、余分な時間もかかってしまいます。
そのため、生産性を高める工夫として、管理ツールの導入や進捗管理や業務フローの整備をおすすめします。
【従業員側】テレワークのデメリット
テレワークの実施により、オフィス勤務では滞りなくできていたことが難しくなってしまう場合もあります。最後に、従業員側が抱えるテレワークのデメリットを紹介します。
コミュニケーション不足
別々の場所で働くテレワークでは、社員同士のコミュニケーションが減少しがちです。対面で話す機会が減ることで情報共有がうまくできず、業務効率の低下も懸念されます。
オフィス勤務よりもコミュニケーションが取りにくくなり、疎外感や孤独を感じやすくなる従業員もいるでしょう。チームワークが活かせず、メンタルに問題を抱えることもあります。
テレワークでは従業員同士のコミュニケーションの場を作ることが大切です。チャットやグループウェア、社内SNSなどのツールを活用し、意識的にコミュニケーション不足を回避しましょう。
テレワークのコミュニケーション不足については、こちらの記事で詳しく解説しています。
「№12_テレワーク コミュニケーション 不足」
自己管理が難しい
テレワークでは基本的に自己管理が必要なため、時間にルーズになってしまう可能性があります。そのため、仕事の優先順位を決めてから時間配分や業務内容を考えることが大切です。
特にオフィス勤務で決められた時間に沿って仕事を進めていた方は、出社ルーティーンができているため自己管理が難しいと感じる場合もあるでしょう。
長時間労働やサービス残業の概念がなくなり、オフィス勤務のときよりも勤務時間が長くなってしまう方も多いようです。自宅で業務を行うと、オンとオフの切り替えが難しいという場面も見受けられます。
まとめ
テレワークは働き方改革の推進や感染症対策のために有効な手段です。企業側は、営業効率の向上やコスト削減、優秀な人材の活用などが期待できます。一方、従業員側は勤務時間の短縮や生産性の向上、プライベートの充実が図れるなどのメリットがあります。
ただし、勤怠管理やタスク管理、セキュリティリスクなどのデメリットも生じる可能性があります。テレワークを導入する際は、このようなデメリットにどのように対応していくか、事前に対策しておくことをおすすめします。
