本来、意味合いの違う業務効率化と生産性向上は、同じ意味合いとして話題に出されることも多くあります。確かに、業務効率の改善が生産性の向上につながることもあり、その逆もまた然りです。そのため、自社内で施策をする際は、業務効率化と生産性向上の関係性を知っておくことが大切です。
今回は、業務効率化と生産性向上の違いや、企業成長につながる社内での取り組みもご紹介いたします。
生産性向上とは
生産性とは、企業の投資に対する成果を測る指標を指し、「企業の投資×成果」で表します。一口に生産性といっても、生産性には種類があり、下記の3つに細分化されます。
・資本生産性
・労働生産性
・全要素生産性
ここでは、それぞれについて詳しくご紹介いたします。
資本生産性
資本生産性は、設備や土地といった投下した資本や投資に対して、どの程度利益が上がったかを判断する指標です。
大きな収益が発生しても、費やした投資の額が大きければ、資本生産性は高くありません。事業を営むために投下した、土地や機械設備の効率的な使用を図り、企業活動の成果をどれだけ増やすことができるかによって変動する指標です。
労働生産性
労働生産性は、費やした労働力に対してどの程度利益が上がったかを判断する見方です。最小限の人数・労働時間で高い収益を上げられれば、労働生産性が非常に高いことがわかります。労働生産性の向上は、企業の利益増加につながります。すると、従業員の給料も上昇しやすくなり、消費の拡大にも期待がもてます。
また、すべての企業にあてはまるわけではありませんが、労働生産性が高い企業群では、顧客満足度が高いと労働生産性も高くなる傾向にあるといった報告もあり、企業にとって重要な指標であることがわかります。
全要素生産性
全要素生産性は、投下した資本や労働力などあらゆる要素を加味したうえで、全体的な生産性がどの程度あったかを見る指標です。
具体的、資本や労働力などの、すべての要素を数値化するのは困難なので、全体の産出の「変化率」から、労働、資本の投入量の変化率を引いたのちの「差」として、計測されます。技術革新を表した数値であるともいわれている指標です。
業務効率化と生産性向上の違い
業務効率化は、生産性向上と性質が異なります。まず、業務効率化は業務の無駄・重複・非効率を改善することを指します。業務効率化をはかれば、人手を最小限に抑えられるため、労働生産性に寄与することもあります。
しかし、業務効率化は必ずしも生産性に影響するわけではありません。業務効率化によって社内を省エネ化しても、その分生産性が下がってしまい収益が落ちる可能性もあります。
業務効率化は、あくまで生産性向上を図る施策のひとつです。実現できたからといって必ずしも生産性が向上するとは限らない点に注意しましょう。
生産性向上につながる業務効率化とは
業務効率化と生産性向上は、性質が異なるものの、理想はどちらも両立して叶えることです。
ここでは、生産性向上につながる業務効率化についてご紹介します。
業務の洗い出しによる現状の確認
業務を洗い出しながら現状を確認し、より効率の良い方法を考えることは生産性向上に寄与します。
たとえば、利益につながらない無駄な業務を省くことができれば、人員をほかの業務に充てることができ、生産性の向上につながります。また、残業や休日出勤をカットできれば、人件費の削減も可能です。
業務の無駄を洗い出すには、部署ごとの担当業務から個人単位の業務内容まで細かく可視化しましょう。
ノンコア業務の外注化
ノンコア業務とは、企業に直接的に利益を生み出さない処理業務のことです。データの入力・書類の整理などのルーティン業務や、オフィスの清掃など、働く環境を最低限整えるための作業が、ノンコア業務に含まれます。
総務や人事などのバックオフィス部門は、ノンコア業務が多いといわれていますが、すべてに該当するとは限りません。新たな人事施策の立案など、自社にしかできないことはコア業務のひとつとして数えられます。
コア業務とは直接的に利益を生み出す仕事のことです。営業・生産・企画・マーケティングなどを指します。
ノンコア業務を削減するには、アウトソーシングの活用があげられます。ノンコア業務の時間が削減できれば、限られた人員でも積極的にイノベーションを起こしやすくなり、アウトソーシングに費やした額以上の利益を生むことも考えられます。
多様な働き方に対応
リモートワーク、フレックスタイム制、週休3日制など多様な働き方を導入する方法もあります。働き方の多様化により、従業員のパフォーマンスが発揮されるようになれば、労働時間を短縮しながら、生産性向上につなげることができます。
たとえば、リモートワークやフレックスタイム制の導入により、従業員は自分の都合に合わせて、自宅勤務や出退勤の時間を調整できます。出産、育児、介護などのライフイベントが起きた際にも、これらの制度を活用することで、仕事と家庭の両立を実現しやすくなるのです。また、働き方の多様化によって離職する人材が減れば、新たに人材を雇うコストや、教育にかかるコストを削減できます。
業務のオンライン化
多様な働き方に対応できるよう、ITツールを導入して業務効率化するのもおすすめです。オンライン上のワークスペースを整備すると、離れた場所にいても複数人同時に作業できるようになります。オンラインミーティングツールなどを使えば、社内コミュニケーションの促進にもつながります。
勤怠管理からワークログの管理まで幅広く実行できるツールを導入し、業務情報を一元管理するのも有効です。「TeamSpirit」なら勤怠管理やワークログの管理ができるほか、電子稟議によって遠隔地でもスムーズに取引を次の段階へ進められます。社内SNS機能などで、コミュニケーション活性化も可能です。
ツールによって業務効率が上がれば、ほかの業務に着手できる余裕も生まれます。結果的に生産性向上にもつながるので、積極的に活用していきましょう。
生産性向上を目指すときの注意点
生産性向上のために実施していることでも、思わぬデメリットや落とし穴があります。ここでは、生産性向上を目指すときの注意点をご紹介します。
マルチタスクは生産性向上にはつながらない
生産性の向上において、マルチタスクは望ましくないのが事実です。マルチタスクは元々コンピューター用語で「同時に複数の処理をする」ことを指します。コンピューターは同時に複数の処理を行うことで重たくなり、速度が落ちますが、人間の脳でも同じことがおき、効率をさげてしまいます。
そのため、従業員の得意・不得意に合わせて業務を割りふることが大切です。高いスキルを活かした業務でシングルタスクを行うことで、業務効率の向上が期待できます。
属人化やノウハウの蓄積に不安がある場合は情報共有用のツールを使うなどして対策し、シングルタスク化できるよう心がけましょう。
会議の時間は短ければ良いとは限らない
日本ならではの会議体質や、それに伴う残業体質に疑問をもつ人々は増えていますが、会議そのものは重要な情報共有の場となります。
「会議は短い方が良い」「長い会議は悪である」と考えず、必要最低限の情報共有をする時間を算出し、長くなってしまった場合は価値のあるものとして捉えましょう。
また、メンタリングを目的とした1on1ミーティングにも同様のことがいえます。目先の時間だけでなくトータルの利益を考えた会議になるよう、工夫していくことが大切です。
個人の生産性を重視しすぎない
どうしても「個人の生産性」を向上させることに意識が向いてしまいがちですが、それだけで最適な生産性が確保できるとは限りません。もちろん、短い時間で働きながら実績を上げることや、スキルに裏付けられた効率の良い仕事の進め方は重要です。
しかし、ツールを使った業務効率の改善や社内コミュニケーションによるミス・トラブル・クレームの予防に注力することも、生産性の向上と同じくらい大切です。個人の努力だけに依存しないよう、どんな従業員がいても生産性を上げられる環境づくりをしていきましょう。
トップダウン施策はモチベーション低下を招く
経営層による一方的なトップダウン施策は、従業員のモチベーションを低下につながるおそれがあります。
上層部に対する現場の慢性的な不満が根付くと、エンゲージメントも下がりかねません。現場の意見に耳を傾けたうえで施策を導入し、一方的な押し付けにならないよう注意しましょう。
施策を行う際は、現場の理解・共感を得られるよう、丁寧な指示を出し、施策の背景も含めて現場に伝えることが大切です。
まとめ
業務効率化は、生産性を上げるひとつの手段です。従業員満足度やエンゲージメントも向上する可能性が高いので、すでに課題意識がある場合は早めの施策実行に向けて対策しましょう。
制度を整備するだけでなく、ツールの導入も効果的です。複数の機能があり、多くの部署で活用できる「TeamSpirit」をぜひご検討ください。
