36協定届の新様式とは？改正の背景と記入時の注意点を解説

労働者に、法定労働時間（1日8時間・1週40時間）を超えて労働させる場合には、36協定の締結が必要になります。36協定は、労働基準法第36条の規定に基づく労使協定のことです。あらかじめ所轄の労働基準監督署へ「36協定届」を用いて届け出る必要があります。

「36協定届」は2019年4月の働き方改革関連法の施行に伴い、2021年の4月以降新様式へ変更となりました。

本記事では、改正の背景や記入時の注意点にも触れつつ、36協定届の新様式について紹介します。

36協定は「新様式」に改正

2019年4月に働き方改革関連法が施行されたことに伴い、36協定も改正が行われました。従来の36協定であれば、月45時間（年間360時間）まで時間外労働を認められるうえ、特別条項を設定しておけば前述の上限を超えられるようにもなっていました。

また、これらの延長可能な労働時間数の上限や特別条項の内容は、あくまで告示による目安だったため、法的強制力はありません。違反が発覚しても行政指導に留まるのみです。そのため、罰則の適用を免れる可能性をなくすことや、労働環境の改善等を目的として、新36協定に改正が行われたのです。

36協定の改正に伴い、36協定届が新様式に変更され、現在は下記の通り上限が変更されています。

・年間の時間外労働は720時間以内まで（法定休日労働は対象外）
・月の上限は100時間未満（法定休日労働を含む）
・通常の36協定で定める上限規制を超えることができるのは年6回まで
・休日労働を含めて、複数月（2〜6か月）の時間外労働は平均80時間以内

労働できる時間数に対する上限が、より厳しくなっていることがわかります。

36協定の締結とは

36協定の締結が必要となるのは、労働基準法で定められた法定労働時間を超えて時間外労働や休日労働を求めるときです。具体的には「1日8時間・1週40時間を超えた時間外労働」「法定休日（週1日）を満たさない休日労働」が必要になった場合に36協定の締結が求められます。

36協定を締結しないまま上記の時間（日数）を超えて働かせてしまうと、労働基準法に抵触します。

なお、締結した36協定は所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。労働基準監督署にて届出様式が定められているので、作成方法がわからなくてもまずは様式を見ながら空欄を埋めつつ作成してみてください。

36協定改正の背景

36協定が改正された背景には、時間外労働をより厳しく規制して労働者のワークライフバランスを保とうとする動きが影響しています。

趣味や余暇の時間を十分に持つこと、子育てや介護とも両立しやすい働き方を実現することを目的に、無理な時間外労働・休日労働を規制する動きが活性化しました。

36協定届が新様式となった背景には、労務管理現場の負担を軽減するといった目的があります。ペーパーレスによる労働基準監督署への提出・押印の廃止など、これまでになかった書類の作成フローが構築されつつあるのです。

36協定の新様式の変更点とは

ここからは36協定の新様式について、具体的な変更点に触れながら紹介します。

1.36協定届等における押印・署名の廃止等に

2021年の法改正以降、36協定届への押印・署名が不要になりました。企業側の押印だけでなく、労働者代表の押印・署名も求められません。

そのため、本社とは異なる支店や、テレワークで働いている労働者代表に書類を郵送する必要がなくなりました。郵送・返送にかかるコストや時間のロスを抑えてスムーズに締結できるようになっています。

例外として、36協定届を「協定書」そのものとして扱う場合や、36協定届と協定書を兼ねてひとつの書類にする場合は、従来通り押印・署名が必要です。

2.協定当事者に関するチェックボックスを新設することに

様式の下部に、協定当事者に関するチェックボックスが新設されています。

チェックボックスで確認されている点は下記の3つです。これらのチェックボックスへの記載が漏れていると、法的効力が認められず、労働基準監督署に受理されません。

管理監督者など管理職側の従業員が労働者代表になる場合、実質的に労使間の合意とはみなしにくいのが現状です。

また、労働者を使用する立場である企業側の意向に基づいて選出された人が労働者代表となった場合、公平性に欠けるおそれがあります。従業員側に不利益な内容でも、36協定が締結されてしまう可能性があるため、労働者代表の選出時には注意が必要です。

労働者代表はあくまでも投票もしくは挙手などの手法で選出され、公平性を保てる人であるべきとされています。

3.労働基準法等の電子申請でより円滑な対応に

インターネット経由で各府省に届出・申請できる「e-Gov」の普及により、36協定も電子申請できるようになりました。

また、本社がまとめて協定書を提出できるようになった点も効率化に貢献しています。多拠点展開している企業であっても、複数の労働基準監督署に分けながら36協定を郵送する必要がなくなったのです。

起算日の例外的変更も認められるようになったのも、メリットのひとつとして広がりました。起算日の例外的変更について、詳しくは後述します。

36協定を郵送するために工数がかかっていた企業や、拠点数が多く煩雑な手続きが増えていた企業にとっては画期的な変更です。

新様式36協定の記入時に注意すべきこと

ここでは新様式の36協定を記入するにあたって注意すべきことを紹介します。労働基準監督署にスムーズに受理してもらえるように、あらかじめ確認しておきましょう。

様式の種類に注意

2021年4月以降の届出より「超過労働時間の上限時間数」を内容に盛り込んだ新様式が使われています。

なお、36協定の様式として使えるのは下記の7つです。

・様式第9号
法律で定められている範囲内で時間外労働および休日労働を命じる場合の様式です。

・様式第9号の2
法律で定められている以上の時間外労働および休日労働を命じる場合の様式です。「限度時間内の時間外労働についての届出書」「限度時間を超える時間外労働についての届出書」を添付します。

・様式第9号の3
特別条項が適用されない事業において、法律で定められている以上の時間外労働および休日労働を命じる場合の様式です。

・様式第9号の4
適用が猶予されている適用猶予事業において、法律で定められている以上の時間外労働および休日労働を命じる場合の様式です。

・様式第9号の5
適用が猶予されている適用猶予事業において、みなし労働時間に関する協定内容を盛り込む場合の様式です。

・様式第9号の6
適用が猶予されている適用猶予事業における時間外労働および休日労働について、労使委員会に決議を依頼する場合の様式です。

・様式第9号の7
適用が猶予されている適用猶予事業における時間外労働および休日労働について、労働時間等設定改善委員会に決議を依頼する場合の様式です。

各様式は、厚生労働省の公式サイトからダウンロードできます。

主要様式ダウンロードコーナー｜厚生労働省

起算日の書き方に注意

36協定届および協定書を記入する際は、起算日の書き方に注意です。原則として、起算日は修正できません。

ただし、起算日の修正には例外があります。複数の事業所をもつ企業において、もともと事業所単位で定めていた対象期間を途中で全社統一させるケースであれば、認められることがあります。

有効期限は1年なので、提出した内容に関しては継続のために毎年再届出を提出する必要があります。再届出が漏れないように、年度の変わり目など自社にとって節目となる日を起算日にするなどの工夫がおすすめです。

提出の期限に注意

特に重要なのは36協定を労働基準監督署に提出する期限です。36協定届に決まった提出期限はなく、使用者は労働者（労働組合）と36協定を締結した時点で提出します。

しかし、届出を更新する場合の提出期限は、記載した起算日の前日までと決められています。万が一提出が起算日から1日でも遅れてしまった場合、遅れた分の日数の時間外労働や休日労働はすべて労働基準法違反となります。

なお、36協定届を未提出で時間外労働をさせていた場合、労働基準監督署から是正勧告または、6か月以下の懲役又は30万円以下の罰金が科されることがあります。36協定届の提出は、必ず年次業務に組み込んで管理することが必要です。

まとめ

36協定の改正や様式変更に関することは正しく把握し、まずはルール通りに提出することを意識していきましょう。

なお、企業には36協定で締結した範囲内で労働時間が抑えられているか可視化するなどの労務管理が求められます。36協定を遵守した勤怠管理には、時間外労働の把握にクラウド勤怠管理システムの導入が理想的です。