勤怠管理システムの選び方！各社の違いやよくある失敗例も解説

勤怠管理システムには非常に多くの製品があり、どれも似たような機能が搭載されています。そのため「どのように選べば良いのか分からない」と困っている方も多いのではないでしょうか。

確かに主要な機能はどの製品にも備わっているため、どれも大きな差は無いように見えます。しかし、基本機能は同じであったとしても、「自社のルールに柔軟に対応（カスタマイズ）できるかどうか」などの点が各製品で大きく異なります。

例えば、「テレワークの勤怠管理」は基本的にどの製品も対応していますが、「テレワーク中の細かい中抜け」には対応できず、結局手作業で勤怠管理を行わなければいけない、というケースも多いのです。

本記事では、自社に最も適した勤怠管理システムを選ぶために、大きく分けて以下の流れで解説していきます。

1. そもそも数ある勤怠管理システムはどのように分類でき、どんな違いがあるのか
2. システム選びを間違えると、どのような失敗に繋がるのか
3. その分類や失敗例を踏まえて、自社はどのように製品を絞り込んでいけばよいのか

最後におすすめの勤怠管理システムも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理システムは、大きく分けてこのように分類される

勤怠管理システムには数え切れないほど多くの製品があるため、自社に合うものを絞り込むだけでも非常に時間がかかります。そこでまず初めに知っておきたいのが、勤怠管理システムのざっくりとした「分類」です。

まず、勤怠管理システムは提供形態が「クラウド（SaaS）」か「オンプレミス」かに分けられます。

さらに、そこから「多機能」か「シンプル」かによって大まかに分けることができます。

まずはここから自社に合うタイプを選んで、その後に各製品の比較検討を行っていきましょう。

次からは各分類の特徴やメリット・デメリットなど、具体的な違いについて詳しく解説していきます。

「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の違いとそれぞれの特徴

クラウド型は、サービス提供会社がクラウド上に作成したプラットフォームにログインして勤怠管理システムを利用します。インターネットで外部サーバーにアクセスして機能を使うため、ネット環境さえあれば社内のシステム開発や自社サーバーは不要です。

導入の手軽さやコストの安さから、近年ではクラウド型が主流になっています。

一方のオンプレミス型は、自社サーバーを設置して社内のネットワーク上に勤怠管理システムを構築する方法です。社内に専用のシステムを立ち上げるため、クラウド型では実現できないような柔軟なカスタマイズが可能です。

しかし立ち上げや導入後のシステム変更にはIT専門知識が必須なので、システム専門の部署や担当者なしでは導入は難しいでしょう。すでに社内ネットワークがあり、各種法改正への情報収集力に優れる大企業向けです。会社独自の複雑な就業規則がありクラウド型では合う製品がなかったり、セキュリティ対策を外部に任せたくなかったりする場合に向いています。

では、それぞれの特徴を比較していきます。

以上を考慮すると、クラウド型がおすすめなのは以下のような企業です。

• 保守運用にリソースを割かずに、コストを抑えてシステムを運用したいと考えている
• システムを社内に保有したくない
• 初めて勤怠管理システムを導入する

オンプレミス型がおすすめなのは、以下の特徴を持つ企業です。

• クラウド型では、自社独自の制度に対応できなかった
• 自社でセキュリティ対策を完結させたい

現在の主流はクラウド型なので、特に理由がない場合はクラウド型を検討するのがおすすめです。

「多機能タイプ」と「シンプルタイプ」の違いとそれぞれの特徴

クラウド型勤怠管理システムは、保有する機能によって大まかに2つのタイプに分けられます。

一つが、出退勤管理に加えて労務管理機能が総合的に備わった「多機能タイプ」です。勤怠以外にも給与計算、工数管理、従業員名簿の管理など、人事労務の業務をサポートする機能が一体になっています。

もう一つが、勤怠管理の主目的である「出退勤時刻の記録（打刻）と集計」機能がメインのシンプルタイプです。初期費用無料かつ月額料金が安い製品が多くあります。

機能に関する違いは以下の表を確認してください。

※製品によって大きく異なる場合があります。

基本的に以下のような企業であれば、多機能タイプがおすすめです。

規模が大きく、働き方が複雑になってきているのであれば、多機能タイプを利用して関連業務を一元管理することで、生産性の向上が期待できます。

一方で、以下のような企業であれば、シンプルタイプがおすすめです。

そこまで複雑な働き方になっていないのであれば、シンプルタイプで十分なケースが多いでしょう。まずはシンプルタイプで運用を行い、その後会社の規模や働き方が変わってきたタイミングで、多機能型へのリプレースを検討するのがおすすめです。

必ず確認しておきたい、勤怠管理システム選びでよくある失敗例

具体的な勤怠管理システムの選び方を解説する前に、システム選びでよくある失敗例を紹介します。

勤怠管理システムはどの製品も似たような機能を備えているため、詳細をよく確認せずに決めると「自社独自のルールや働き方に対応できず、結局課題を解決できなかった」となってしまうことがあります。

▼例

• 自社の就業規則に対応した、残業時間上限のアラート設定ができなかった
• 部署ごとにコアタイムを変える設定ができなかった
• フレックスタイム制の清算期間を3カ月以内に設定したかったのに、1カ月以内の設定しかできなかった
• 時短勤務の設定自体はあるが、自社の就業規則に合わせた設定ができなかった
• テレワーク中の外出や休憩が細かく登録できなかった

このように、例えば「テレワークに対応」とされているシステムであったとしても、「テレワーク中の細かい中抜け」には対応できず、結局手作業で勤怠管理を行わなければいけなかった、というケースも多いのです。

つまり、搭載されている機能は同じように見えても「どこまで柔軟にカスタマイズできるか」が製品によって異なるため、事前によく確認しておく必要があります。

しかし、こういった細かい機能の違いやシステムの柔軟性は、Webサイトから得られる情報だけではなかなか判断しにくい部分でしょう。そのため次の章では、このような失敗を避け、自社に最適な勤怠管理システムを選ぶための方法をお伝えしていきます。

勤怠管理システムの選び方をタイプ別に解説

ここまで説明してきた、システムの分類やよくある失敗例を踏まえて、自社に合う勤怠管理システム選びの手順を解説します。

多機能タイプを選ぶ場合とシンプルタイプを選ぶ場合に分けて説明するので、導入したいタイプが決まっている場合は、該当する方を参考にしてください。

1.多機能タイプの選び方

「よくある失敗例」でもお伝えした通り、多機能タイプを選ぶ際は「自社独自のルールや働き方に対応できるシステムかどうか」を見極めることが重要です。

そのため、以下のような手順で自社に最適なシステムを絞り込んでいくのがおすすめです。

1. 今まで使っていたシステムがある場合、使用上の課題を洗い出す
2. 課題を踏まえ、自社に必要な機能や連携したいシステムをピックアップする
3. 価格帯が異なる複数の製品に目星をつける
4. 各製品のベンダーに「本当に自社の課題を解決できるのか」を相談する
5. 製品の無料トライアルを受ける

はじめに、今まで使用していたシステムやエクセルを使う上で大変だったこと、時間がかかっていたことをできる限り細かく洗い出していきます。すでに勤怠管理システムを使用していた場合は、自社独自のルールや働き方によって使いづらかった部分に注目するとよいでしょう。

洗い出した課題を踏まえて、勤怠管理システムに求める機能をあげていきます。必要な機能を洗い出す際は、それぞれに優先順位も付けていきましょう。

続いて、必要な機能を搭載しているシステムを複数個ピックアップします。このときに、価格帯の異なる複数のサービスに目星を付けておくと、製品選びがスムーズになります。

なぜなら勤怠管理システムは、価格によってできることの幅や、カスタマーサポートの品質（運用支援の体制）などが異なるケースが多いからです。「高価格帯の製品でなければ、自社のルールには対応できなかった」という場合もあります。そのため、同じ価格帯の製品ばかりを比較検討するのではなく、「安い製品」「高い製品」の両方をピックアップすることで、より自社に最適な勤怠管理システムを見つけやすくなるでしょう。

製品をいくつかピックアップできたら、実際にベンダーに相談してみるのがおすすめです。Webサイトに記載されている説明だけでは「自社のルールに合わせられるかどうか」が分からないことが多いからです。

あらかじめ明確にしておいた課題や自社の働き方などをベンダーに伝えて、「その製品で本当に自社の課題を解決できるのか」を確認していきましょう。この際に、ベンダーの応対やカスタマーサポートの品質（運用支援の体制）なども同時にチェックするのがおすすめです。

なお、勤怠管理システムを比較する際にどのようなポイントに注目して候補を絞り込んでいけばよいのかは、次の章「勤怠管理システムをピックアップする際の比較ポイント」で解説しています。

2.シンプルタイプの選び方

シンプルタイプは、比較的規模の大きい企業や、初めて勤怠管理システムを導入する企業におすすめのタイプです。

現在課題となっていることを解決できるかどうかを確認しつつ、費用とのバランスを考えて選ぶのがおすすめです。

また、「同じような業務形態の企業の導入実績があるか」も確認してみると良いでしょう。

なお、低コストな勤怠管理システムの中には、月額1人100円などの低価格で利用できる製品や、無料プランが用意されている製品もあります。しかしこのような勤怠管理システムは、サービス内容に制限がかかっていることが多いので、以下の点を確認するようにしましょう。

• データの保存期間は何年か
• 機能や利用人数の制限はあるか
• サポートはあるか

特にデータの保存期間は要注意です。無料の勤怠管理システムでは、データの保存期間が1年や2年しかないこともあります。しかし労働基準法によって勤怠情報の保存期間は5年間とされているため、データが削除される前にダウンロードしたり印刷したりして対応する必要があります。

勤怠管理システムをピックアップする際の比較ポイント

それでは、各タイプの勤怠管理システムをどのように比較検討していけばよいのかを解説していきます。

前提として、どの製品も基本的な機能は同じように搭載されています。例えば「打刻機能」「各種アラート機能」「集計・分析機能」といった機能は、どの製品でも利用可能です。

しかし、以下の6つに関しては大きな違いが生じることがあります。

順番に見ていきましょう。

比較ポイント1.打刻方法

出退勤時刻の記録を行う打刻機能にはさまざまな種類があり、製品によって利用できる打刻方法が異なります。そのため、自社の働き方に合わせて、最適な打刻が行えるかどうかを確認してみましょう。

例えば、外回りをする社員が多い会社でICカード打刻を導入してしまうと、打刻のために毎回会社に戻らなければならず、非効率になります。この場合は、スマートフォン打刻などに対応しているシステムを選ぶとよいでしょう。

以下で、勤怠管理システムで使用することができる打刻方法の例を紹介します。

▼よくある打刻方法一覧

オフィスに出社する勤務形態であれば、不正打刻の防止にもなるICカード打刻、生体認証打刻が向いています。一方テレワークや出張が多い勤務形態であれば、場所を選ばず打刻できる「PCブラウザ打刻」や「スマートフォン打刻」「LINE・Slackなどと連携した打刻」だと使い勝手がよいでしょう。

比較ポイント2.カスタマイズ性や他のシステムとの連携性

よくある失敗例の章でも解説しましたが、「自社の就業規則や多様な働き方にどこまで合わせられるか」は製品によって異なります。

例えば、残業時間の上限を通知するアラート機能は多くのシステムで搭載されています。しかし36協定の制限に即したアラート設定になっているシステムが多く、自社ルールに沿った上限時間を設定できるとは限りません。

また、一般的な勤怠管理は十分に行える製品でも、「会社独自の休暇制度」「複数の休憩回数」「勤務時間等の端数処理」などといった独自のルールには対応できない、といったこともよくあります。

しかしこういった柔軟性は、Webサイトから得られる情報だけでは判断しにくいので、前述の通り、最終的にはベンダーに相談し「本当にこのシステムで課題を解決できるのか」を確認することがおすすめです。

比較ポイント3.法改正に対応できるか

法改正があった際に柔軟な対応ができるかどうかも、勤怠管理システム選びで確認するべきポイントです。

例えば法改正があった場合、システム側が法令に沿った内容にすぐアップデートしてくれるのか、それは有料なのか無料なのか、といった点に注目すると良いでしょう。

なおオンプレミス型の場合、法改正時のアップデートは自社主導で対応しなければいけないことが多いです。

比較ポイント4.サポートの手厚さ

カスタマイズ性や法改正への対応にも通ずる部分ですが、システムの提供会社によってカスタマーサポートの柔軟性や運用支援の体制などが異なります。

例えば、

• 勤怠管理を効率よく行うための積極的な提案やアドバイスをもらえるか
• カスタマイズやシステム連携を行いたい場合に、うまく運用できるようサポートしてもらえるか
• 導入当初に比べて、会社の規模や働き方に変化が出てきた際に、運用方法の変更を提案・サポートしてもらえるか

といったことを確認するのがおすすめです。

比較ポイント5.システム操作のしやすさ

当然ですが、システムによって勤怠管理やその他機能のUIは異なります。

勤怠管理システムは全ての従業員が毎日使用するため、基本的な機能が迷うことなく使えるかどうかは重要なポイントです。操作画面が見やすいか、ストレスなく打刻やその他の機能が使えるかなどを確認しておきましょう。

例えば「工数管理をしっかり行える勤怠管理システムが良い」という場合は、工数入力時にカレンダーと連携できるシステムであれば、社員が工数入力をしやすくなり、こまめに入力してくれることが期待できます。

UIや使いやすさを確認するには、実際にシステムを触らせてもらったり無料トライアルに参加したりして、勤怠の入力から承認までの流れを一通り操作しておくことがおすすめです。トライアルの際は、なるべく働き方の異なる複数の部署やメンバーに体験してもらうのが良いでしょう。

比較ポイント6.セキュリティ品質

基本的にはどの製品もセキュリティ対策に力を入れていますが、具体的にどのような取り組みを行っているのかは各社で異なります。

例えば勤怠管理システム「TeamSpirit」では、Salesforceが提供する堅牢なプラットフォームを利用しているため、高レベルなセキュリティ対策が実現できています。また、細かなアクセス制限や権限設定が行えるため、安全な運用が可能です。

セキュリティ｜勤怠管理・工数管理・経費精算ならチームスピリット

このように、製品によってセキュリティ対策の内容に違いが生じるため、ベンダーに確認するとともに、情報漏洩のおそれや前例がないかどうかを確認しておきましょう。セキュリティの高さを客観的に証明できる「JIS」や「ISO」といった規格の認証を取得しているかどうかも、判断基準のひとつになります。

勤怠管理システムを価格帯やタイプごとに紹介

それでは最後に、勤怠管理システムを10個紹介します。

ここまでの説明を踏まえて、「価格帯」「タイプ」が分かるようにまとめたので、ぜひ製品選びの参考にしてください。

※今回は現在主流のクラウド型のみ記載しています。

まとめ｜勤怠管理システムは機能以外のポイントにも注目して価格帯ごとに選ぼう

勤怠管理システムを選ぶ際は、まず「クラウドorオンプレミス」「多機能orシンプル」のどれが適しているかを確認しましょう。

その後、以下のような流れで製品を絞り込むのがおすすめです。

ぜひ本記事を参考に、自社の働き方や課題に柔軟に対応できるシステムを選んでみてください。

よくある質問とその回答

よくあるご質問

Q1.勤怠管理システムを選ぶときの注意点やよくある失敗例を教えてください。

各製品のWebサイトや資料に記載されている「価格」や「機能」だけで選ぶと、細かな設定や仕様が自社に合っておらず、運用がうまくできない可能性があります。

そのため、現在の勤怠管理の課題や自社独自の働き方を明確にし、それに対応できるかどうかをベンダーに相談してみるのがおすすめです。

詳細は「必ず確認しておきたい、勤怠管理システム選びでよくある失敗例」をご覧ください。

Q2.各勤怠管理システムのどんなポイントに注目して比較検討をすればよいですか？

どの製品も基本的な機能は同じように搭載されていますが、以下の6つに関しては大きな違いが生じることがあります。

1. 打刻方法
2. カスタマイズ性や他のシステムとの連携性
3. 法改正に対応できるか
4. サポートの手厚さ
5. システム操作のしやすさ
6. セキュリティ品質

そのため、これらの点に注目して絞り込みを行うのがおすすめです。

詳細は「勤怠管理システムをピックアップする際の比較ポイント」をご覧ください。