勤怠管理で必須な4項目｜記録方法まで具体例付きで解説

本記事をご覧いただいている方の中には、勤怠管理の必要性を知りながらも、必要な項目や、自社のケースでの記載方法が分からないというケースが多いのではないでしょうか。

勤怠管理は、従業員の労働時間等の勤務状況を把握し適正な労働時間となるよう管理することです。勤怠管理の基本は労働時間を記録することなので、この記録すべき項目を正しく理解することからはじめましょう。

本記事では、勤怠管理の書類である出勤簿に記載すべき4つの項目について具体例を交えて解説いたします。勤怠管理の不安や疑問が解消されれば幸いです。

勤怠管理で記録しなければならない4つの必須項目

勤怠管理とは、従業員の労働時間を把握し適正な労働時間となるよう管理することです。

出勤簿は、勤怠管理において重要な書類であり、労働者名簿、賃金台帳とあわせて法定3帳簿と呼ばれ、保存（労働基準法第109条）が義務付けられています。

記載するべき事項は、労働基準法108条や労働安全衛生法66条の8、ガイドラインなどよって、次のように定められています。

• 労働時間数
• 労働日ごとの始業時刻・終業時刻
• 日別の時間外労働（残業）時間数
• 日別の休日労働時間数
• 日別の深夜労働時間数

出勤簿の様式・書式は任意ですので、これらの項目が記載されていれば問題ありません。下図は出勤簿の一例です。

出勤簿は、給与締め日の翌日から次の給与締め日までの1カ月間をカレンダー形式にしたものがほとんどです。上図は給与締め日が月末日の場合ですが、20日締めの場合には21日から始まるカレンダー形式となります。

また、正社員・パート・アルバイト等の雇用形態の名称によって、記載すべき項目が変わることはありません。アルバイトでも時間外労働、深夜労働、休日労働を行った日については記載が必要ですし、もちろんその分の割増手当も支払わなければなりません。

正しく記載するために、各々の項目について解説します。

必須項目1〜2.労働時間数、労働日ごとの始業時刻・終業時刻

出勤簿に労働時間を記載する場合、「3月1日：出勤・8時間労働」という記載のみでは不十分です。始業時刻・終業時刻の両方をきちんと記載する必要があります。

「3月1日：9:00から8時間労働」という記載でも、休憩時間の長さによって終業時刻が特定できないので不十分です。

休憩の開始時刻と終了時刻も記録し、「休憩時間の合計（上記G列）」「労働時間の合計（上記H列）」が一目で分かるようにしておくと良いでしょう。

なお、労働時間は原則1分単位で把握しなければなりません。「15分未満の労働時間は切り捨てる」といった処理は法律違反になる可能性があるため注意が必要です。詳細は、以下の記事をご覧ください。

給与計算は1分単位で行わなければ違法か？計算方法や罰則を解説

まとめると以下の通りです。記載の参考としてください。

必須項目2.日別の時間外労働（残業）時間数

1日の法定労働時間である8時間を超えた分の労働時間を時間外労働（残業）といいます。時間外労働があった日については、何時間の残業が発生したかを記載することが必要です。

法定労働時間とは別に、会社が定めた標準の労働時間のことを「所定労働時間」といいますが、もし所定労働時間が1日7時間だったとして、9時間労働した場合は残業時間はどのように把握すれば良いのでしょうか。以下をご確認ください。

所定労働時間を超えても法定労働時間内であれば「法定内残業」となり、この分についての割増賃金は必要ありません（就業規則等に別の定めがある場合はそれに従います）。法定労働時間8時間を超えた1時間分は「法定外残業」となり、割増賃金の対象になります。

法定労働時間は1日単位のほか1週40時間とも定められており、これを超えた時間分も残業扱いとなります。週の起算日については、特段の定めがない場合は日曜となります。

日曜から労働時間を集計し、40時間を超えた日に残業をしたということになります。具体例を見てみましょう。

週の法定労働時間は40時間と定められていますが、上記のケースのように週の総労働時間が40時間を超えてしまった場合、超えた部分の5時間全てが残業時間となるのでしょうか。この場合、次の計算式に当てはめて考えます。

まずは、週の総労働時間から法定労働時間である40時間を引きます。この時、残りの5時間が全て残業になりそうですが、上記の例では火曜日に1日の法定労働時間8時間を超える2時間分が既に残業時間とされています。そのため、この2時間を差し引き、残りの3時間が週の法定労働時間を超えた部分の残業時間となります。

※残業時間の計算方法や管理のコツについては「適切な残業管理の方法｜残業時間を把握し記録する方法・ルール作りのコツ」の記事も参考にしてみてください。

フレックスタイム制・1カ月単位の変形労働時間制の場合

フレックスタイム制や1カ月単位の変形労働時間制の場合には、残業を1カ月の総枠時間でも判定します。この総枠時間は次のように計算されます。

総枠時間＝1週間の法定労働時間40時間×（暦日数÷7日）

※特例事業の場合は、法定労働時間を44時間で計算します。商業、映画・演劇業、保健衛生業、娯楽接客業で常時10人未満の労働者を使用する事業場です。月の暦日数による総枠時間は、下表のようになります。

（単位：時間）

月の総枠時間で判定された残業時間は、次のように計算します。

勤怠管理システムを導入する

2つ目は勤怠管理システムを導入して勤怠管理を行う方法です。

出退勤時に打刻することで労働者の勤務状況を記録し、集計・出力できるシステムです。紙やエクセルではなく、ネットワーク上で出退勤を記録するため、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できるようになります。

記載項目を満たした出勤簿の作成はもちろん、残業申請フロー、年次有給休暇管理、工数管理、シフト作成といった付加機能のあるものも多いです。

システム費用や導入時の学習コストはかかりますが、勤怠管理や集計に係る人の負担と時間は大幅に減ります。特に前述のフレックスタイム制や1カ月単位の変形労働時間制など、複雑な就業規則を導入している企業では、システムによる管理がおすすめです。

勤怠管理システムについて詳細を確認したい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

勤怠管理システムとは？メリットや解決できる課題・必要性を解説

まとめ｜労働時間トラブルを防ぐためにも適切な勤怠管理は有効

勤怠管理は、出勤簿が他の法定3帳簿と異なり法律で明記されていないことから、自社の方法が正しいか不安に思われる方も多いです。

社労士に確認できる環境があればタイムカードとエクセルの組み合わせによる勤怠管理の運用も安心して進められますが、不安であれば勤怠管理システムを導入して付属のサポートを活用するのも良いでしょう。

最近ではテレワーク・在宅勤務対応のために勤怠管理システムを導入される企業も多くあります。

出勤簿をはじめとした勤怠管理の書類は、雇用関係の助成金申請時や管轄行政の調査時などに提出を求められます。労働時間関係のトラブルを未然に防ぐためにも、勤怠管理の項目を理解して、適切な勤怠管理を行いましょう。