勤怠管理を効率化する方法｜システムの導入をおすすめする理由

「勤怠管理を効率化したいが、何からはじめたら良いか分からない...」とお悩みの企業担当者は多いのではないでしょうか。そのような方に導入の検討をいただきたいのが「勤怠管理システム」です。

勤怠管理システムの導入により、労働時間や作業工数の削減などに繋がります。事実として、現在多くの企業がタイムカードなどアナログの勤怠管理からデジタルに移行しています。

株式会社モニタスが2022年に全国の人事・労務担当者1,000名を対象に行った「勤怠管理サービスに関する調査」によると、約6割の企業が勤怠管理を「デジタル化」していることが分かります。一方、タイムカードや手書きなどのいわゆる「アナログ」による管理は、全体の2割以下と少数でした。

また、勤怠管理システムを導入することで、従来の方法よりも管理のしやすさ・業務負担の軽減・コスト削減など多くのメリットがあることも分かりました。

上記の点から、企業が勤怠管理を効率化するためには勤怠管理システムの利用が近道だといえます。

本記事では、勤怠管理を効率化したい企業担当者のために、勤怠管理システムとは何か、導入をおすすめする理由、導入で得られるメリット、そして最後にサービスと導入事例を紹介します。

勤怠管理を効率化するために必要な勤怠管理システムの導入

現在約半数の企業で勤怠管理システムが導入され、さらなる効率化が図られています。

これから導入を進めたいと考える企業担当者の中には、まずは勤怠管理システムとはどういうものなのか、実際にどのようなことができるのかをしっかりと理解したいという方もいらっしゃるでしょう。そこで本章では、勤怠管理システムとは何かを詳しく説明していきます。

そもそも勤怠管理システムとは何か？

勤怠管理システムとは「従業員の出退勤時刻などの勤務状況を記録し、集計・出力できるシステム」です。

勤怠管理システムには基本的な打刻機能が備わっているだけではなく、残業時間や深夜残業時間なども自動的に算出できます。

手計算をしなくても自動的に勤務状況が可視化されるため、従業員の労働時間の把握などに役立ちます。また、打刻時間の修正や有給休暇の申請などをシステム上で行えるワークフロー機能も搭載されており、いつ・誰が有休を取るのかといった情報も一元化できます。

さらには、ダッシュボードから勤務時間がレポートとして数値化されることによって、残業時間が超過しそうになった時に警告が出される「アラート機能」もあります。アナログではどうしても管理しづらいところも、勤怠管理システムなら簡単に管理することが可能です。

アナログとデジタルの勤怠管理は何が異なるのか？

勤怠管理システムを使うと実現できる業務効率化の具体例は以下の通りです。アナログの場合とデジタルの場合（勤怠管理システムを使った場合）に分けて対比しているため、ぜひ見比べてみてください。

アナログとは異なり、勤怠管理システムを使うとあらゆる手間が省けるのが特徴です。例えばわざわざ申請書提出のために出社しなくても、ワークフロー機能を使うことでリモート環境から申請できたり、勤務情報をエクセルに入力して計算しなくても自動集計する機能があったりします。

特にコロナ禍になって以来、打刻や各種承認手続きが全てシステム上でできるということは従業員にとって大きなメリットになりました。　

このように、勤怠管理システムの導入は業務量の削減に直結します。今まで時間をかけてきた業務が一気に減ることで従業員が本業務に集中でき、結果的に自社の売上アップにも貢献できるという効果が見込めます。　

勤怠管理システムは一度使うと長期的に利用される

「そうはいっても導入が失敗したらどうすればいいの？」という不安を持つ企業担当者も少なくないでしょう。しかし、勤怠管理システムは一度導入すると長期的に利用される傾向があります。

株式会社クリエイティブバンクが2022年に国内男女を対象に行った「アフターコロナを見据えた企業の勤怠管理」という調査によると、回答者のうち最も多い30%の人々が6年以上にわたって同じ勤怠管理システムを使用していることが分かりました。

この結果から、勤怠管理システムは導入時の失敗が少なく、一度使い始めると比較的長期にわたって使用されるものであることがうかがえます。

確かに導入コストや自社に合ったシステム選びなど検討事項も多く、システムを社内に浸透させるまでは大変かもしれません。しかし、その分大きなメリットが期待できます。

勤怠管理システムを導入することで得られるメリット

勤怠管理システムを導入することで得られる効率化のメリットとはなんでしょうか。それは以下の通りです。

勤務状況を正確に把握できる

勤怠管理システムを導入することで、勤務状況を正確に把握できます。パソコンだけではなくスマホやタブレットなどさまざまな手段で打刻できるため、打刻漏れや不正な打刻を防止することが可能です。

打刻データをcsvファイルなどでまとめてダウンロードできるのも魅力です。タイムカードを用いると手作業で転記する必要が出てくるためミスが生じる可能性がありますが、勤怠管理システムでは全て自動で集計されるため人的ミスを防げます。

また、勤怠管理システムではグラフ化の機能もあるため、総勤務時間が見やすくなる・把握しやすくなるといったメリットもあるでしょう。

法令やコンプライアンス遵守に役立つ

有給休暇の取得期限が切れる60日前にアラートで従業員に知らせる機能や、就業規則に反する残業時間となる場合に警告を発する機能などがあることによって、法令遵守の意識向上に役立ちます。

昨今では働き方改革の普及が進んだことで、労働関係法令に抵触する恐れのある行動に対する世間の目はより厳しくなりつつあります。従業員に違法な労働をさせないためにも、企業ブランドを守るためにも、勤怠管理システムの導入は役に立つといえるでしょう。

従業員の負担軽減になる

アナログで勤怠管理を行っている場合には、人事・労務や経理の担当者が月末に必死になって集計を行うという光景が珍しくないかもしれません。

しかし勤怠管理システムを導入すれば、自動で集計できることによって上記のような負担を限りなく減らせるため、従業員のストレス軽減や満足度の向上にも繋がるといえます。

導入の検討をおすすめする、勤怠管理システム3選

勤怠管理システムを使うメリットが把握できたところで、次に導入の検討をおすすめする勤怠管理システムを紹介していきます。本記事で紹介するのは以下の3つのシステムです。

それぞれ詳しく特徴や機能を見ていきましょう。

TeamSpirit｜細かい打刻が可能、かつ高いセキュリティ性で安心安全に使用できる

「TeamSpirit」は株式会社チームスピリットが提供する勤怠管理システムです。契約社数は1,600社以上、かつ大手優良企業への豊富な導入実績もあり、信頼できるサービスといえます。

勤怠時刻を細かく設定できたり工数を管理できたりする機能があるため、細かく正確に勤務状況を把握したいという企業におすすめです。

誰にでも使えるような操作性の高さが魅力であり、フレックスタイムなどの複雑な勤務体系であっても正確に労働時間が計算されるようになっています。労働関係法令の改正があったときにはしっかりバージョンアップが入るということも特徴です。

実際にTeamSpiritを利用している、企業担当者からの口コミ

TeamSpiritを検討している方向けに、実際に同サービスを利用したことのあるユーザーの口コミをご紹介していきます。自社で導入すべきか否かを検討している方はぜひ参考にしてください。

一貫して申請を行えること、現場目線でもシンプルで使いやすいためどんな企業にもマッチしやすいことが特長として挙げられており、総合的に満足度が高いことがうかがえます。

下記のボタンから資料を無料で入手できるため、サービス資料を確認してから検討してみるのもいいでしょう。

KING OF TIME｜多種多様な打刻種類で柔軟な活用が可能

「KING OF TIME」は勤怠管理システム業界でNo.1の打刻種類の多さを誇るサービスです。パソコンやスマホからはもちろん、顔認証や指紋認証、ICカードからなど、機能別にさまざまなシチュエーションを想定した使い方ができます。

例えば、営業先から直帰したいときにはICカードで打刻、またテレワークをするときにはWindowsにログオンした時点で打刻、などといった活用が可能です。初期費用が0円であるため、あらゆる企業が導入しやすいのが特徴です。

ジョブカン勤怠管理｜自社に必要な機能に絞って活用できる

「ジョブカン勤怠管理」は株式会社DONUTSによって提供されており、自社にとって必要な機能のみに絞った使い方ができることが魅力です。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4つの機能から、自社が必要としている機能を選んでプランを作ることができます。

名だたる大手企業に多く導入されていますが、1ユーザーごとに費用が加算されていくシステムのため、中小企業の利用にもおすすめです。

勤怠管理システムで効率化を成功させた企業事例

最後に、実際に勤怠管理システムを導入したことで効率化に成功した企業事例をTeamSpiritの導入インタビューから紹介します。

「勤怠管理システムで効率化を実現できることは分かったけれど、本当に成功するの？」という疑問が解消されるため、ぜひ参考にしてください。

東京ガスiネット株式会社｜電子化・自動化により月締め作業の時間やムダな工数を削減

東京ガスiネット株式会社では、多くの間接業務が紙ベースで行われており、まとめる従業員の負荷が重すぎるだけでなく内容の不備や間違いが減らないことが課題でした。また、月締め作業まで労働時間が把握できず、過重労働のケアができていないといった悩みもありました。

そこでTeamSpiritを導入したことで、月締め作業にかかっていた工数と負担を大幅に削減することができました。さらに、同じシステム内で勤怠管理と工数管理の両方ができるようになり、勤務時間と工数時間の不整合も解消されました。

あらゆる作業がTeamSpirit上で完結できることにより、労働環境の改善にも大きく役立ちました。

事例の詳細について、詳しくは以下のページをご覧ください。

社員のパフォーマンスを引き出す「多様で柔軟な働き方」と、法令・36協定に則った「正確な労務管理」を実現｜東京ガスiネット株式会社

株式会社ジェイエスピー｜業務効率化によってテレワーク・時間有休の取得を推進できた

勤怠管理の脱Excel化を進め、月締め作業の工数削減を図りたかったというジェイエスピー株式会社。

これまでは有休申請も勤怠管理もExcelとメールに頼っており、連絡ミスや内容の不備が多発していました。そこでTeamSpiritを導入したところ、環境が一変。

無駄な時間がかかっていた収集・集計業務の時間が大幅に削減でき、7営業日かかっていたところをわずか3営業日で完了できるようになったのです。それだけでなく、効率化が実現すると余裕が生まれるようになり、テレワークや有給休暇の取得推進をスムーズに行えるようになりました。

事例の詳細について、詳しくは以下のページをご覧ください。

「健康経営」を掲げ、勤怠管理業務の効率化と働き方の「見える化」を実現。時間単位の年次有給休暇や新たな特別休暇などの新制度も無理なく導入。｜株式会社ジェイエスピー

まとめ｜勤怠管理システムで業務を効率化し、従業員の負担を減らそう

勤怠管理システムを導入することによる一番のメリットは、従業員の負担が減ることによって別の業務に集中できることです。これによって工数の削減だけではなく従業員の満足度向上にもなり、結果として全社での売上アップにもつながるといえます。

本記事では勤怠管理を効率化する秘訣である「勤怠管理システムの導入」を、メリットから機能、成功事例まで詳しく解説しました。

自社でも勤怠管理システムが役に立つ部分は多いはずです。勤怠管理の効率化を本気で成功させたいと思っている方の参考になれば幸いです。

よくある質問とその回答

よくあるご質問

Q1.勤怠管理を効率化するにはどうすればよいですか？

勤怠管理を効率化したいのであれば、勤怠管理システムの導入が必要不可欠です。勤怠管理システムを導入すると、以下のようなメリットが得られます。

• 勤務状況を正確に把握できる

• 法令やコンプライアンス遵守に繋がる

• 従業員の負担軽減

詳しくは「勤怠管理システムを導入することで得られるメリット」をご覧ください。

Q2.勤怠管理システムとは何ですか？

勤怠管理システムとは「従業員の出退勤時刻などの勤務状況を記録し、集計・出力できるシステム」です。主な機能は以下の通りです。

• 打刻

• 残業時間や割増料金の自動計算

• 勤怠時刻の修正

• 有給休暇の申請（ワークフロー）

詳しくは「勤怠管理を効率化するために必要な勤怠管理システムの導入」をご覧ください。