導入前の課題

自社開発のシステムで工数管理を行っていたが、プロジェクトごとの精緻な工数管理が十分に徹底されておらず、赤字プロジェクトを未然に察知することも困難に。根本からプロジェクト管理方法の見直しを迫られていた。

導入効果とTeamSpiritへの評価

TeamSpirit Leadersのダッシュボードを利用して、社内のアサイン率を可視化。効率的で精度の高いプロジェクト原価管理を実現し、赤字プロジェクトも未然に防ぐことができるようになった。また実際の工数データを可視化することでより徹底した監査が可能となり、内部統制の強化にもつながったという。

急成長企業が実践するプロジェクト原価管理

煩雑な作業が必要となる案件ごとの工数管理と人材ごとの時間管理

顧客から特定の案件などを請け負い、社内やパートナー企業の人材を割り当て、受注した案件を遂行していく。このような「プロジェクト型ビジネス」を手がける企業は数多い。システムインテグレーターのようなシステム開発・導入を行う企業はその代表例だが、建築を請け負うゼネコン、広告制作・出稿を請け負う広告代理店、デザイン業務を請け負う制作会社なども、このようなプロジェクト型ビジネスの企業といえる。

こうした企業にとって大きな悩みの種になるのが、プロジェクトごとの工数管理である。プロジェクト型ビジネスの最大の原価は、投入する工数に比例する人件費。これが当初の見積もりよりも多く費やされてしまえば、そのプロジェクトは赤字になってしまう。それを避けるには、プロジェクトの進行に従って日々変化する工数をきめ細かく追跡し、赤字になりそうなプロジェクトをいち早く発見した上で、適切な手を打たなければならない。

しかも、プロジェクトごとの収益を黒字にするだけでは実は不十分。社内で抱えている人材の数に見合うだけのプロジェクトが受注できなければ、プロジェクト単位では黒字でも、全体としては赤字になる可能性がある。社内人材の時間がどれだけ空いているのかも常時チェックし、必要に応じて新規案件の獲得を行うべきなのだ。

しかし、このような工数のチェックを、プロジェクトごと、人材ごとにきめ細かく行うのは簡単ではない。プロジェクト型ビジネスでは、1人の作業者が複数のプロジェクトに参加することも多く、プロジェクト×人材のマトリックス型での管理が必要になるからだ。例えば100人の会社で100件のプロジェクトを手がけているのであれば、100×100のマトリックスで時間管理を行い、プロジェクトごと/人材ごとの集計を出す必要がある。これをスプレッドシートで日々行うことを考えれば、気が遠くなるのではないだろうか。しかもプロジェクトの開始・終了のタイミングはまちまちであり、管理対象となるプロジェクトはどんどん変化していくのである。

だが、このような悩みを解決している企業も存在する。ここではその1社を取り上げ、どのようにして解決に至ったのかを紹介する。

株式会社ウフル取締役小堀 貴生氏

株式会社ウフル
取締役  小堀 貴生氏

ウフルがTeamSpirit Leadersを採用した2つの理由

今回紹介するのは、2006年に設立されたテクノロジー企業・ウフルである。顧客管理アプリケーション「Salesforce」の導入支援を軸に、クラウド活用による顧客企業のビジネス高度化をサポートしている。また最近ではIoTにも力を入れており、IoTシステム開発の効率化を可能にするサービス提供も開始している。テクノロジー・メディア・テレコミュニケーション業界の収益(売上高)に基づく成長率のランキング、「デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast 50」を受賞するなど、急成長するIT企業として注目を集めている。

「現在でも案件の半分以上はSalesforceの導入支援であり、2~3カ月程度の案件を数多く抱えています」と語るのは、ウフルで取締役を務める小堀 貴生氏。以前はその工数管理を自社開発のシステムで行っていたが、十分な機能を装備しておらず、作業者による工数入力の徹底も難しかったと振り返る。

「当初はアジャイル型の短期間で完了する案件が多かったため、プロジェクトごとの工数管理が不徹底で赤字になったとしても、その金額は限定的でした。しかし最近では大型プロジェクトが増えており、このままでは収益悪化のリスクも高くなってしまいます。そこで、プロジェクト管理の方法を根本から見直そうと考えました」と小堀氏は話す。

そのために同社が導入したのが「TeamSpirit Leaders」だった。これは、勤怠管理や工数管理、経費精算などの機能を提供するクラウドサービス「TeamSpirit」のファミリー製品の1つ。TeamSpiritと一体化したプロジェクト原価管理を実現する。その採用理由は、大きく2つあったという。

第1の理由は、各プロジェクトの状況や各作業者のアサイン率(就業予定時間のうちどれだけの時間がプロジェクトに割り振られているのか)を、直感的に理解しやすい形で可視化できることだ。管理者は煩わしいデータ管理や集計を行うことなく、即座に最新状況を把握できるのである。

第2は、TeamSpiritの勤怠管理や工数管理で入力されたデータを、そのまま使えることだ。TeamSpirit
Leadersの利用にはTeamSpiritの導入が前提になるが、ウフルでは2013年からTeamSpiritを利用しており、作業者はTeamSpiritに入力するだけで、ほかのプロジェクト管理システムへの入力は必要ない。そのため入力を徹底させることも容易だった。

勤怠管理と一体化した管理でアサイン率が90%を突破

それではTeamSpiritとTeamSpirit Leadersによるプロジェクト管理は、具体的にどのような形で行われているのか。ウフルの仲 有理氏は、次のように説明する。

「まず新規案件に対して見積もりを出す段階で、TeamSpirit Leadersにプロジェクトを登録し、計画画面で必要な工数に応じた人のアサインを行います。この案件が受注に至った場合には、そこから実績管理が始まりますが、これは各作業者がTeamSpiritの画面で入力した工数をベースにしています。管理者はダッシュボードで実績管理を行い、実績が計画と乖離した場合には計画の修正とアサインの見直しを実施します。また、プロジェクトごとの粗利率やメンバーごとのアサイン率もチェックしており、メンバーのアサイン率が低い場合には新規案件獲得に力を入れる、といったことも行っています」

TeamSpiritの入力画面例

株式会社ウフル
デリバリーイノベーション本部
ジャイロ・イノベーション・グループ
チーフエンジニア 仲 有理氏

●TeamSpiritの入力画面例

ボリュームスライダーによって、プロジェクトごとに工数を簡単に入力できる。このように勤怠管理で入力された工数データをそのまま使うことで、精度の高いプロジェクト管理が可能になる

目標は「全メンバーの3カ月先までのアサイン率を100%に近づけること」と「粗利率を一定レベルに収束させること」の2つだと仲氏は語る。そのために、管理者は計画の見直しなどを週次で行っている。これこそが、プロジェクト型ビジネスを成功させるための2つのポイントといえよう。

「TeamSpirit Leadersを導入するまでは、アサイン率を数字で把握することができませんでした」と小堀氏は振り返る。導入直後に数値化されたアサイン率は、平均で80%を割っていたという。「しかし現在ではきめ細かい調整によって、社内メンバーのアサイン率は90%を超えており、パートナー会社のアサイン率は100%に達しています。勤怠管理と一体化したプロジェクト管理が行えるからこそ、このような徹底した管理が可能になったのです」(小堀氏)

ウフルにおけるTeamSpirit Leadersのダッシュボード画面
●ウフルにおけるTeamSpirit Leadersのダッシュボード画面

どれだけの時間がプロジェクトに割り当てられているのか(アサイン率)をプロジェクトメンバーごとに把握できる。アサイン率がまだ低いメンバーがいる場合には、追加案件を受注し、そのメンバーをアサインする、といった判断を迅速に行える

赤字案件が大幅に減少、内部統制強化にも大きな貢献

原価管理や粗利率管理にも、TeamSpirit Leadersは大きな貢献を果たしていると仲氏は述べる。

「社内では粗利率の目標値を定めているのですが、プロジェクトが進行している間はそれまでの実績値とプロジェクト終了時の予測値の両方を可視化し、目標値との乖離具合をチェックしています。TeamSpirit Leadersの導入当初は、過去のデータが乏しかったこともあり、計画通りプロジェクトが進まないことも多々ありました。しかし最近では、計画段階で狙った数字に着地しやすくなり、赤字プロジェクトもほぼなくなっています。また仮に赤字になった場合でも、その理由を実績データで追跡できるため、次の計画に反映することも容易になりました」(仲氏)

これに加えて小堀氏は、TeamSpirit Leadersによって内部統制の強化も可能になったと指摘する。

「案件を受注する前に作業していないか、あるいは納品後に作業していないかといったことは、内部監査では重要なポイントとなります。このようなことは以前からも監査項目として確認していましたが、実際のデータを可視化することで、より徹底した監査が可能になりました」(小堀氏)

なお、現在ウフルでは比較的短期間のプロジェクトが多いため、会計処理は完成基準で行っている。しかし今後は長期間のプロジェクトが増えると予測されており、進行基準の導入を進めていく計画だ。TeamSpirit Leadersでプロジェクト管理を行うことで、このようなことも容易に行えるという。

「TeamSpirit Leadersのダッシュボードは、未来の利益を可視化する地図のようなものです」と小堀氏。最新のデータがあるからこそ、自信を持ってビジネスを進めていくことができるのだと語る。「最終的には全社員が利益を意識して、ビジネスを進めていける社内文化をつくり上げたいと考えています。TeamSpirit Leadersで得られる各種データはそのための共通言語として重要な役割を果たすはずです」と期待を寄せている。

株式会社ウフル様 Uhuru Corporation

株式会社ウフル様Uhuru Corporation

設立:
2006年2月
事業内容:

IoTサービス事業、IoTコンサルティング事業、IoTソリューション事業

URL:
https://uhuru.co.jp/
取材年月:
2018年10月

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