導入前の課題

導入にあたり様々なサービスを検討したがフィットするものが見つからなかったが、TeamSpiritは柔軟性も高くユーザインターフェースも優れており、これしか無いと判断した。

導入効果とTeamSpiritへの評価

最後までレガシーだった勤怠管理システムをTeamSpiritによってクラウド化とペーパーレス化を実現させた。そしてTeamSpiritはリモートワークの実践に大きく寄与している。

働き方の革新に挑む
~場所に縛られずに働ける環境づくりを支えるソリューション

クラウド名刺管理サービスを提供しているSansan株式会社。同社が提供する法人向け名刺管理サービス「Sansan(サンサン)」と、個人向け名刺アプリ「Eight(エイト)」を活用している人は多いことだろう。

「ビジネスの出会いを資産に変え、働き方を革新する」というミッションを掲げる同社は、オンラインの営業活動や、全国各地のサテライトオフィスでのリモートワークなど、自社の働き方の革新にも積極的に取り組んできた。

そんなSansanの勤怠管理とエ数管理を支えているのが「TeamSpirit」だ。導人によって、理想的な働く環境が創出できた、という同社。では、具体的にどのような機能が活用されているのか? 話を聞いた。

生産住創造忙高く慟ける職場インフラの整偏を

Sansan株式会社は、名刺管理サービスはもちろんだが、その働き方でも話題の会社だ。たとえば、2010年に開設された同社のサテライトオフィス、徳島県名西郡神山町の「Sansan神山ラボ」はその代名詞的なものだ。多くのメディアでも取り上げられ、リモートワークの成功事例としても知られている。

この取り組みは、「世界を変える新たな価値を生み出す」ことを目指す同社が、生産性や創造性を高められる環境について思案したことがきっかけだった。世の巾を変える新しいサービスを生み出すために、エンジニアを通勤のストレスから解放し、自然豊かで仕事に集中できる静かな場所を求めていたとき、偶然の出会いが頂なり、神山にサテライトオフィスを構えることになった。

しかし、当然ながら東京本社にいる社員たちとは離れることになる。顧客と対面しないエンジニアといえども、プロジェクトメンバ一をはじめ、他部署の社員とも接点は少なからずあるものだ。また、顧客の課題を持ち帰った営業担当者とミーティングをしたり、ちよっとした仕様変更の話しをしたり、といった場面もあるだろう。こうしたとき、同じ場所に関係者が集まっていた方が当然「いい」に決まっていると思うものだ。そうしたことを考えると、本当にサテライトオフィスでのリモートワークが実現できるのか......? 決断にあたっては、不安を感じたことだろう。

だが、実際にはこのサテライトオフィスの取り組みは成功しているようだ。数名の工ンジニアがサテライトオフィスに常駐し、さらに、それまで顧客と対面でコミュニケーションをしていた営業担当者がサテライトオフィスを訪れ、顧客とオンラインで麻談を行うこともある。
必ずしも同じオフィスにいなければ仕事ができない、対面でなければならない、ということではなかったと証明されたわけだ。

リモートワークを成功させるために必要なソリューション

Sansan株式会社のように物理的な距離を感じさせないリモートワークには、それを支えるソリューションが不可欠だ。リソースを把握するうえで頂要な工数管理はもちろん、個々の勤怠管理をおろそかにしていては成宜し得ない。

そうしたこともあり、同社ではそれまで紙やエクセルを使って管理していたエ数管理表や勤怠管理の在り方を抜本的に見直することに決めたという。その採用にあたって、特に爪視したという点は次の2つが挙げられるという。

リモートワークを成功させるために必要なソリューション

TeamSpirit勤怠管理画面

ーその1:勤務表から直感的な操作が可能「どのような働き方でも柔軟に対応し、UIも直感的であること」。これは、新たなシステムの導人を検討するうえで最も爪視されるところだろう。たとえ優れた機能を有していても、使うために相当量の学習が必要だったり、複数のアプリケーションを用途に応じて使い分ける必要がある場合、「エ数管理や勤怠管理をすることが面倒だ」と思われてしまいかねない。

こうしたケ一スを鑑み、「TeamSpirit」では、「勤怠管理」「就業管理」「経費精算」「エ数管理」「電f稟議」を連動させている。本来の業務に集中できるよう、''手間"となることを自動化させる、という発想で生み出されているというわけだ。

社員がそれぞれwebやモバイル端末でSNSを利用するような感覚で勤怠管理や工数管理を行うことができるため、面倒な作業も毎日の習慣として手軽に行うことができる。
これにより、各種集計や管理などの業務を担当する部署の生産性を高めることにもつながる。

ーその2:PaaSならではのシステムの拡張性*1
業務システムとして使うためにはシステムの拡張性も必要だ。Sansan株式会社のように、より「場所に捉われない働き方」を実現させるためには、その会社に最適化したシステムに進化させることが求められる。こうしたケ一スを想定し、「TeamSpirit」はPaaSベ一スで構築されている。

セールスフォースに連動しているためカスタマイズもしやすい。少し高腹なカスタマイズも、手間をかければ可能だ。「新しい働き方」を模索する中で、その時々に合わせた改善を試すことができるため、社員全体の働き方改革を素早く推進することにもなるだろう。

社員の働き方、生き力を呻にデザインできるように

リモートワークを実践する同社にとって、「TeamSpirit」を導人してエ数管理や勤怠管理をすべてクラウド化したことは、空訓や距離という制約条件からの解放を意味する。同じような働き方を模索する企業にとっては、良例として受け止められるだろう。

ネットさえつながればどこででも仕事ができる、という働き方が当たり前になる昨今。勤怠管理は以前に比べて格段に難しくなっている。また、複数のタスクを円滑に進行させるためにも適切な工数管理を行うことは重要だ。このことは健全な企業活動を行うことにもなる。

つまり、今日において、バックオフィスの充実は企業の成長に麻結することはもちろん、社員それぞれの働き方を自由にデザインすることにもつながるというわけだ。

※この記事は2014年10月の取材をもとに、2017年5月に再編集したものです。

Sansan株式会社 Sansan, Inc.

Sansan株式会社Sansan, Inc.

設立:
2007年6月11日
事業内容:

クラウド名刺管理サービスの企画・開発・販売

URL:
http://jp.sansan.com/
資本金:
22億1,589万円(うち資本金 11億794万円)
取材年月:
2014年10月

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