導入前の課題

TeamSpirit導入前から入退室ログを出退勤データと連動させていた同社。しかし、「スタッフそれぞれが自分で勤怠打刻をする場合、たとえば残業時間が増えている人はどうしても“忖度“してしまう恐れが完全に否定できないと考え、入退室のログと勤怠管理システムの打刻情報がリアルタイムに連動して確認できるようにする必要がある」と考えた。
また、営業職やテレワークのスタッフ、開発メンバーにとってUI・UXともに納得できるシステムへの移行を検討していた。

導入効果とTeamSpiritへの評価

開発メンバーらに導入前に使い勝手を検証してもらったこともあり、「使いやすい」との評価が。そうした理由からか、出退勤打刻がよりスムーズに行われるようになり、締め日から大幅に遅れることなく勤怠管理情報が人事総務のチームに集約されるようになった。それにより、給与計算の業務に移るまでの日数が1〜2日程度短縮できた。
また、レポート機能の活用によって、36協定に抵触しそうな人をすぐに把握し、改善のためのアクションを起こすなどもできるようになったとのこと。

海外から見た日本の印象は様々に挙げられるが、そのひとつに「グルメ天国だ」というものがあると言う。国内にいながら日本料理はもちろん、世界各国のグルメを手軽に安く楽しめることがその理由なようだ。こうした環境だからこそ、グルメ情報を提供するサービスは数多く存在する。
そんな中でも他のサービスと切り口を異にするのがRetty株式会社の「Retty」だろう。

通常、グルメ情報は料理や店舗を切り口に情報がまとめられているものだが、同社のサービスでは「人」が基準になっている。同社の取締役で餃子担当の長束鉄也氏は、自社サービスについて次のように語る。


Retty_001.jpgRetty株式会社 取締役 餃子担当 長束氏

「『Retty』が大切にしているのは、飲食店のレビューというよりは、自分と好みが近い人からのレコメンドです。食の好みが近い人をフォローしてその人がオススメするお店を知る、という機会を提供することだとも言えるでしょう。そうしたプラットフォームだから、その人がどういう趣味や嗜好なのかがわかるようなUIを心がけています」。

「全てはユーザーのために」という行動規範を実践するために

同社では「User Happy(全てはユーザーのために)」という行動規範が重要視されているそうだ。そのため、「Retty」の利用が全社員に推奨されていると言う。当然、これを実践するためには、ユーザーと同じ体験、つまり、食べ歩きを経験する必要があるだろう。そのため、社内制度として「グルメ手当」を設け、「会社の補助で普段は食べられないちょっと高級なお店に行ってみる」という機会が提供されているそうだ。

こうした制度について長束氏は、「Rettyは、BESTなお店が見つかる世界を目指しています。そのようなサービスを提供している会社なので、自分たちもグルメに興味を持ち『BESTなお店』に出会えないと意味がないと考えています。そのため、手当によって、時には普段行きづらいような高めのお店で食事を楽しんだりできるよう、社員のグルメ体験を会社として支援しています。経費精算時に、投稿したURLを照らし合わせて確認するというルールはありますが。」と説明してくれた。

「飲食店の定義にもよりますが、日本には約70万店舗の飲食店があると言われ、その10%は1年のうちに入れ替わっているようです。そうした新店・閉店情報や、営業時間、メニューについての情報を常に最新の状態にしておくことは、ユーザー満足度に直結するものです。そうでないと、レビューを見て実際に行ってみたユーザーが『閉店だった』といった悲しい体験をすることになります。こうしたお店探しに関するユーザーのリアルな課題をスタッフにも意識してもらえるよう自分たちでサービスを利用してほしい、という思いもあります」と同氏。

他方、同社では前述のような「自分と好みが近い人との出会い」を安定したプラットフォーム上でサポートできるよう、サービスの安定稼働に注力し、徹底したデータ分析も行っている。

では、そうした職場環境ではどのような課題があり、なぜTeamSpiritが導入されたのか? 長束氏に話を聞いた。

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「ユーザーのために正確なデータを扱う」と決めた企業が、勤怠管理のデータをおろそかにするわけにはいかない

働き方改革が叫ばれる昨今。コンプライアンスの観点からも、長時間労働の是正は企業として真剣に取り組まなければならない課題となって久しい。このことから、同社では、勤怠管理システムに入力されている打刻情報と、実際に職務スペースに入退室する情報を突き合わせて実態に則した労働時間の把握に力を入れていたそうだ。

「以前の勤怠管理システムでも、入退室ログを出退勤データと連動させていましたが、入退室ログは専用のPCにしか保存されていませんでした。本人が打刻修正をした場合、勤怠管理システム上の労働時間と入退室ログとの乖離が生じます。その乖離をチェックするため、自社でシステムを開発し、定期的に突き合わせていましたが、正確性とリアルタイム性に課題がありました。これらの課題を解決したい、というのが今回のTeamSpirit導入の目的のひとつでした」と、長束氏は振り返る。

ここまで正確に勤怠情報を把握しようとする姿勢の背景について、同氏は「スタッフそれぞれが自分で勤怠打刻をする場合、たとえば残業時間が増えている人はどうしても"忖度"してしまう恐れが完全に否定できないと考えました。この課題をクリアさせるには、入退室のログと勤怠管理システムの打刻情報がリアルタイムに連動して確認できるようにする必要があると考えたわけです」と語る。

この要望に対し、チームスピリットは「TeamSpirit」とサービス連携している株式会社アートのアクセスコントロール専用プラットフォーム「ALLIGATE(アリゲイト)」の同時導入で応えられると、提案した。
これにより、TeamSpirit上で記録した勤怠情報とICカード等を利用して入退室する個々人のアクティビティログをAPI連携させて突き合わせることができるからだ。この機能はまさに、Rettyが望んでいたものだったと聞く。


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アクセスコントロール専用プラットフォーム「ALLIGATE(アリゲイト)」


次に同氏が管轄する人事総務のチームが関心を示したのが、レポート機能だ。

「設定しておくと、入退室の情報と勤怠管理の情報を突き合わせたレポートがタイムリーに出される、という機能は大変便利です。それ以外にも興味深い機能がありましたが、36協定に抵触しそうな人をすぐに把握し、改善のためのアクションを起こすことができる環境が整うことは、まさに私たちが求めていたことのひとつです。

また、勤怠管理の情報は給与に直結するため、安心して活用できること。さらに、セキュリティ面での安全性が担保されていることも、重要な選考基準でした。セールスフォースを基盤としている、というところは安心材料になりました」とのことだ。

UIにこだわり最良のUXを提供できるよう日々研鑽する開発メンバーが納得しなければ...

前述のように人事総務を担当する部門の選考基準はクリアしても、同社にはさらに越えるべき壁があった。

「私たちもアプリを提供しており、UIにこだわり最良のUXを提供できるよう日々研鑽に励んでいる開発メンバーが多く在籍しています。彼らもTeamSpiritを利用することになるため、日々使う上で違和感なく活用してもらえるUI、UXであることは必須でした。特に、スマホやMacでも問題なく使える、使いやすい、ということを社内の開発メンバーたちが認めてくれないと導入に踏み切ることはできません。この点が一番高いハードルになったかもしれないですね」と、長束氏。

実際に、事前にTeamSpiritを開発メンバーに試してもらい、"チェック"してもらったと言う。こうした厳しい選考を経て、現在では同社の正社員のみならず、契約社員やアルバイトに至るまですべてのスタッフがTeamSpiritを活用している。

導入はスムーズに。労基法改正による管理コスト増も回避できそう

ほとんどのスタッフがITに精通しているため、導入時には特段の混乱もなかったという同社。利用しているスタッフからは「使いやすい」との声も聞かれるそうだ。そうしたことからか、勤怠管理情報が集約され、給与計算の業務に移るまでの日数が1〜2日程度短縮できたという。

「リアルタイムに情報を把握でき、使い勝手も良くなったことに加え、コーポレート側の仕事もスムーズになったことは導入の成果です」と、長束氏は安心したように今回の切り替えを総括した。

このほか、最近導入が進んでいるリモートワークやフレックス制度、男性社員の育児休業等を円滑に運営するべく、次のフェーズでのTeamSpirit活用も視野に入れているという。

男性社員の育児休業については、「企業側が、男性も育児休業の取得を、と言っても、上司がバリバリ働いていたら部下は育休取得がし辛いでしょう。そこで、最近子どもが産まれた社長も週に1度育休デーを設け、そうした制度を活用することが当たり前になるよう働きかけています」と言う。

これらの制度を円滑に運用させるためにも、社内で日常的に利用しているツールと連携させて、より仕事の動線に沿ったツールにしていきたい、と今後のTeamspiritの活用法について言及してくれた。



Pick UP! TeamSpirit

■「ALLIGATE(アリゲイト)」とは?
「ALLIGATE(アリゲイト)」は、扉の鍵などの利用権の付与・抹消、利用履歴の確認などのアクセスコントロールに必要な機能を共通化したクラウド型プラットフォームです。スマホが物理鍵の代わりの照合機となり、スマホを使っていつでもどこからでもアクセスコントロールができます。また、機器の取り付けや運用後の現地での保守サポートも併せ持ったマネージド型のプラットフォームです。
https://alligate.me/

■直感的に理解できるシンプルUIとUXで事務作業が「メンドウ」という先入観を払拭
勤怠管理ツールは毎日利用するもの。だからこそ「フレンドリーなデザイン」が求められるはず。TeamSpirit は、IT部門のような高いリテラシーを持つ人でなくても、マニュアルを読まずに利用できるようなシンプルなUIで利用するすべての方が「勤怠入力はメンドウだ」という先入観を払拭する最良のUXを提供しています。
期日までに勤怠入力経費精算が行われることは、毎月の締め作業をスムーズに行なうことにも貢献します。働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit」は、このようにスタッフの負荷を軽減しながらコーポレート部門の業務の効率化にも貢献します。

離れて働くチームメンバーのコミュニケーションがもっと気軽に、円滑になるように
近年、オフィスで決まった時間内働く、というワークスタイルに加え、より柔軟な働き方が試されるようになってきました。在宅ワークやシェアオフィスを利用する企業も増えています。一方で、働く人同士のコミュニケーションが希薄になるのでは? との懸念もなされ始めています。
働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit」は、たとえば勤怠打刻と同時にチャッター機能を活用してコメントを入力できるようにし、気軽にチームメンバーがコミュニケーションを行える環境を整えています。
このほか、「TeamSpirit」の導入は、以下のようなメリットに繋がります

▶複雑な勤務体系を何パターンも管理し、人事部内でのナレッジ共有もスムーズに行えます。

▶本人や上長がタイムリーに勤怠状況を把握することができるため、休暇の取得を促すことに繋がります。また、36協定に抵触する恐れがあるケースなどを素早く検知し、アラートを出す仕組みも実装。働く人のコンディションを常に最高の状態に保つ配慮を徹底できます。

Retty株式会社 Retty.Inc

Retty株式会社Retty.Inc

設立:
2010年11月
事業内容:

グルメサービスRettyの運営

URL:
https://corp.retty.me/
取材年月:
2019年4月

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