導入前の課題

システムの全領域を激変するビジネス環境に見合う姿に大改変することになった同社。それに伴い、勤怠や工数、経費精算といった全社員が毎日利用するシステムについては「パッケージに依存する」に決定。利用者による使い勝手の評価や企業の持続可能性など、多角的に検討した結果「TeamSpirit」の導入を決定した。

導入効果とTeamSpiritへの評価

ログイン時のID/パスワード入力が一度きりになり、事務作業の煩わしさを軽減。ITツールに慣れない人でも使いこなせるUI・UXなので、マニュアル読解等の煩雑な過程に惑わされることがなかった。「現行の社内規定にはない働き方を実現できるインフラが整った」とし、今後は時代に応じた働き方(時間単位の有給休暇や在宅勤務など)の推進に力を入れる予定とのこと。

2,500人以上が利用する勤怠・工数・経費精算は投資対効果を考えると「パッケージに依存したい」

日本アジアグループ株式会社は、安心で安全、そして持続可能なまちづくり「グリーン・コミュニティ」を創造するグループだ。地理空間情報技術により社会インフラ事業を支える「空間情報事業」や、再生可能エネルギー発電施設の企画から運営、建物の創・省・蓄エネルギーソリューションを提供する「グリーンエネルギー事業」、地理空間情報技術を活用した林業バリューチェーンの構築等を目指す「森林活性化事業」などを含む22社が名を連ねている。

近年、世界を変えるための17項目として国連が提示し、各国がコミットメントを宣言したSDGs(Sustainable Development Goals)の実現に向けて、対策を提案・実現することが同社のミッションとなっている。この企業活動を支えるシステムの全領域について、大改変が行われることが決まったのは2017年のことだ。

「2020年の経営計画を実施するために、システム刷新が不可欠だ、ということになりました。それというのも当時、ERPパッケージを利用しているがゆえに、システムが硬直化してしまうという弊害が起こっていたのです。たとえば、ある変更を行うと、その影響が勘定系を含む全領域に及ぶことになり、結果的にちょっとした変更を加えるだけでも作業は高コスト化し、保守管理にも相当な工数が求められていた、というわけです。変化のスピードが早い今日のビジネスシーンに合わせられるよう、システム全般に柔軟性を持たせる必要がありました」と振り返るのは、同社のシステム企画部部長である山川達郎氏だ。
金融系システム構築で得た知見をもとに、この機に「フロントとバック」に切り分ける構成に大幅に舵を切ることにしたと言う。

日本アジアグループ株式会社 システム企画部 部長 山川達郎氏

フロント部分には「社内のスタッフが使い勝手のいいものを」

日本アジアグループでは、「社内のシステムはやはり社内のスタッフが利用しやすいものを」という選定基準を設定。Salesforceの導入を決定した上で、「Salesforceの基盤にこれまで使っていたテンプレートをイチから構築し直す」という選択をした。業務を円滑に進めることを優先したこの判断に対し、ベンダーとして応じることになったのはチームスピリットのパートナー企業でもある株式会社テラスカイだ。プロジェクトの期間が決まっているため、失敗がないように細心の注意を払いながら、リソース・コスト配分を鑑みつつ、2019年の本格導入に向け、現在も絶賛対応中だと言う。

株式会社テラスカイ クラウドインテグレーション営業本部 マネージャー 内田 真司氏

投資対効果を考えると、自社構築よりパッケージ依存するという選択肢もあり得る

フロントシステムのほぼ全体をフルスクラッチする一方で、勤怠や工数、経費精算といった全社員が毎日利用するシステムについては、自社開発するかパッケージを利用するか、検討が重ねられた。

特に、勤怠管理システムについては、残業時間や有給休暇の残日数管理等が法的要件に関わる高リスクな分野であり、社員にとっては生活がかかる「ミスが一切許されないもの」であるという点も考慮された。そうしたことを総合的に判断し、「パッケージに依存する」という判断が下されることになった。そこで多角的な検討の結果、選ばれたのがTeamSpiritだ。こうして、チームスピリットは、テラスカイ社のシステム構築チームと密に連携。タッグを組んで日本アジアグループの要望に応えるべく、プロジェクトに参画することになった。

穿った見方をすれば、「テラスカイ社とチームスピリットの間に強い協力関係があったから選ばれた」と考えることもできるかもしれない。 だが、当然ながらそうではない。最終決定までには、クラウドの安全性や利用者の利便性、自社の法令遵守を任せられるか、といった点を厳正に判断されるというハードルが待ち構えていた。

クラウド化することでBCPに貢献

まず直面したのは、Salesforceの利用も含め「クラウドサービスは本当に安全か?」という問題だ。この問いに対し、山川氏は「企業の継続性や成長性のほか、株価の動きも総合的に見ながら、心配すべき部分とそうではない部分のリスク度合いを丁寧に説明した」とのことだ。

この働きかけは功を奏し、現在では「サービスはもちろん、ハードであるサーバーを自社で買い取って保守管理することで生じるリスク、たとえばサーバーの故障等を考える必要がなくなった。BCP(事業継続計画)を考えやすくなったし、今後社員の増減があってもライセンスの数を調整すれば良いのはクラウドサービスならではのメリットだと感じている」と語る。

利用者による使い勝手評価

前述だけではない。山川氏は「TeamSpiritは勤怠管理等に特化したツール」と、当初より評価してくれたものの、実際に利用する社員にとって使い勝手の悪いものであったなら意味がない。そうした懸念から、本格導入の前に社員に対してユーザーテストが実施され、社内評価が行われることになった。

「マニュアルをほとんどみなくても、画面を見れば操作方法が分かる、という点は高い評価に繋がった。システム改変を行って一番困るのが、利用者に向けてトレーニングをしたり、使い方に関する問い合わせに対応する手間だ。TeamSpiritの場合、画面が一般カスタマー向けになっているので、ITツールに慣れていない人でも使える、と社内でも評価された」と、山川氏。

2019年の9社一斉導入の前に先行してTeamSpiritに切り替えを行ったグループ会社2社では、これまで勤怠情報や工数管理を登録するツールが別々であったため、それぞれ固有のID/パスワードを入力する必要があったが、これを一本化することができたため、作業の煩わしさを軽減することに繋がっている、とした。

「これらの事務作業は毎日5分程度のことです。そのためにマニュアルを読んだりする時間は機会損失と考えられるでしょう」と語る山川氏。この時間を削減できたことは、小さいながらも確かな業務改善になったと考えられよう。

法的要件を伴う分野だから、企業の体力も選考基準になる

クラウドサービスに対する安全性の問題や社内評価だけでなく、勤怠管理ツールをクラウドサービスにするがゆえに慎重に評価するポイントがあった、と山川氏は明かしてくれた。

「勤怠管理は労基法の遵守に関わる。そのため、提供する企業のサポートレベルが低かったり、そもそも法令の解釈が間違っている、ということが起これば一大事だ。製品の安定性だけでなく、提供する企業についてもリスク評価を行う必要があった。たとえば、5年先もしっかりとサービスを提供できるかどうか、という点がそれにあたる」。

こうした多方面からの評価・検証を経て、2019年には新規に7社を加え、合わせて9社がTeamSpiritを活用することになるようだ。これをもって、人事情報を一元管理していくことも構想していると言う。

「TeamSpiritを導入したことで、時間単位の有給休暇や在宅勤務など、現行の社内規定にはない働き方を実現できるインフラが整ったと考えている。人材不足が社会問題になりつつある今日だからこそ、これを機に柔軟な働き方ができる可能性も拡がるだろう」と意欲を語る山川氏。実は、初期サービスインでは達成できなかった機能の追加など、まだまだやるべきこと、やりたいことは山積状態なようだ。

本プロジェクトを担当した弊社吉成は、「先行導入した2社に続き、複数社が利用することになるため、やはりマルチカンパニー対応として拡張しなければならないところはあった。今後も対応していくことになるが、その中で、TeamSpiritのパッケージとしての良さと、Salesforceプラットフォームの拡張性の高さ、この両方を感じていただけると考えている」と、意気込む。

株式会社チームスピリット プロフェッショナルサービスチーム シニアマネージャー 吉成 和典

最後に山川氏は、「さまざまなベンダーとともに仕事をしてきたが、常々パートナーと一緒に考えていいサービスをサービスインすることが重要だと考えてきた。チームスピリット側もそれに応えてくれている。一方、TeamSpiritはパッケージとして提供されているものなので、細かなカスタマイズは想定されていないかもしれない。だが、我々が要望する中には『これを取り入れておけば、他社でも流用が可能』という新たな機能もあるはずだ。そうした可能性も探りながら、これからも対話を重ねてシステムを育てていきたい」と語った。

日本アジアグループ株式会社 Japan Asia Group Limited

日本アジアグループ株式会社Japan Asia Group Limited

設立:
1988年3月
事業内容:

空間情報事業、グリーンエネルギー事業、森林活性化事業

URL:
https://www.japanasiagroup.jp/
取材年月:
2019年1月

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