チームスピリット社員に聞く!テレワークのコツ〜 vol.4 チーム運営編 〜

チームスピリット社員に聞く!テレワークのコツ〜 vol.4 チーム運営編 〜

このブログでは、2014年からテレワークに積極的に取り組み、また昨今の新型コロナウイルス感染拡大を受け、1月末から原則全社員一斉テレワークを実施している現在も、平時とほぼ変わらない生産性を維持することができている株式会社チームスピリットのテレワークの仕組みやコツ、事例などを紹介してきました。まだまだ引き続き発信していければと思います。

※過去の連載もぜひご覧ください!

第1回 チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|制度・就業規則・システム編

第2回 社内アンケートの結果 〜チームスピリット社員の8割が回答、テレワーク生活を成功させる6つのポイント〜

第3回 チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|労務管理・契約管理編

第4回 チームスピリット社員に聞く!テレワークのコツ 〜 vol.1 子育て編 〜

第5回 チームスピリットのテレワークノウハウ全部公開|マネジメント編

第6回 チームスピリット社員に聞く!テレワークのコツ 〜 vol.2 新入社員編 〜

第7回 チームスピリット社員に聞く!テレワークのコツ 〜 vol.3 職種別編 〜

「チームスピリット社員に聞く!テレワークのコツ」は、子育て社員編新入社員編」「職種別編「チーム運営編」の4編に分けてご紹介しています。

今回は「チーム運営編」をお送りします!

テレワーク座談会 vol.4:チーム運営編

目次

  1. 座談会の趣旨

  2. 参加者の紹介

  3. 座談会

① リモートでのチーム運営で困っていること、難しいと感じていることは?

② チームの生産性を維持・向上させるために工夫していることは?  

  1. まとめ

 

1. 座談会の趣旨

 テレワークの長期化により、在宅で働くことが当たり前になってきている中、チーム運営のあり方も大きく変化しているのではないでしょうか。今回は、全社員全職種でテレワークを行っているチームスピリットのコーポレート部門のディビジョンリーダーと開発部門のチームリーダー3名を招待し、各組織における課題や円滑なチーム運営のコツを追求するべく、オンライン座談会を開催いたしました。



2. 参加者の紹介

今回はこちらの4名でお送りします。

   

Tomoさん.pngTomoさん

 

  • 配属先:Corporate Division(CO)
  • 役職:取締役兼ディビジョンリーダー
  • 主業務:コーポレート部門のマネジメント(経理/財務/IR/法務/労務/総務/情報システム/Sales Operation)

 

sugiyamaさん.png

Sugiyamaさん

 

  • 配属先:Engineering Team(SD)
  • 職種:開発チームのリーダー
  • 主業務:新規プロダクトの「勤怠管理機能」を開発しているチームの運営

 

スクリーンショット 2020-06-10 18.04.09.pngNakayaさん

 

  • 配属先:Engineering Team(SD)
  • 職種:開発チームのリーダー
  • 主業務:新規プロダクトの「工数管理機能」を開発しているチームの運営

 

NamaiさんNamaiさん.png

 

  • 配属先:Engineering Team(SD)
  • 職種:開発チームのリーダー
  • 主業務:新規プロダクト開発のQA(品質保証)

 

 

3. 座談会

① リモートでのチーム運営で困っていること、難しいと感じていることは?


  

スクリーンショット 2020-06-10 18.04.09.png Nakaya_SD在宅勤務になって、上司を捕まえることが難しいと感じるようになりましたね。開発チームでは「この機能をどうやって作るのか」という話を、プロダクトマネージャー(PM)と私たちリーダー、そして担当開発者の3名で会話して決めています。テレワークが長期化する前までは、オフィスで立ち話や雑談のレベルで会話されていたのですが、在宅では上司の時間を抑えて会議を設定するので、すぐに相談したい時には苦労しています。Tomoさんは、メンバーとコミュニケーションを取るための時間をどのように作っているんでしょうか?

 

 

Tomoさん.png Tomo_COメンバーとの会話にはかなり時間を取っていますね。ある社内システムの社内導入があり、既に在宅ベースになっていましたが、自分のチームである経理、労務、ITの他、開発や監査法人の方など、多くのステークホルダーが関わっていたので常に連携する必要がありました。他のプロジェクトでも言えることですが、ステークホルダーが多いので、やっぱりミーティングが増えているなという実感はありますね。カレンダーに隙間がないですもん。笑

 
 

スクリーンショット 2020-06-10 18.04.09.png Nakaya_SD:ありがとうございます。やっぱりマネージャーは忙しいので、業務を進める上で相談ごとがある時に、いかにして時間を取っていただくかというのが一番の課題だなと思いました。

 

 

Tomoさん.png Tomo_COそういう意味では、「メンバーに遠慮をなくさせること」を意識しています。お互いにオフィスにいればちょっと一声をかけることができますが、在宅となった瞬間、「あの人に今電話しても大丈夫なのかな」とか、話せば1分で終わるようなことを非同期コミュニケーションで遠回りしてしまうことってありますよね。仕事のゴールに対して最短距離で進める動きや、スピード感のある手段を取ることが、以前よりも重要になっていると感じます。ですから、遠慮をなくさせるコミュニケーション、「遠慮しないし、しなくていいよ」と言い続けたり、そういう雰囲気を作るということを意識してます。また、プライベートチャットの使い方は要注意だと思っています。あるスレッドでやり取りした会話を、別の人達にどうやって繋げばいいか?やり取りをメールで転送するわけにもいかないので、複数の話がパラレルワールドで走った時に少し面倒な状況を経験しました。最初からなるべく大きな場でコミュニケーションしてもらうことはすごく意識しています。

 

 

sugiyamaさん.png Sugiyama_SD:開発チームでは機能について相談しながら仕事を進めることが頻繁にあるので、在宅ワークの今でも、何か困りごとがあればすぐにGoogle Meetを繋いでいます。1日に3~4回会話することも当たり前にありますね。注意している点は、情報格差がなるべく生じないようにプライベートチャネルで会話したらオープンチャットにも流してもらうことでしょうか。

 

 

スクリーンショット 2020-06-10 18.04.09.png Nakaya_SD:「メンバーの遠慮をなくす」という観点で、私的に工夫していることが2つあります1つはSugiyamaさんの話と近いですが、いつでも話せるようにGoogle MeetのURLをSlackのチャンネルの概要欄に貼ることです。5分間、チャットでやりとりして上手くいかなかったら、すぐにGoogle Meetを繋いで話すようにしています。その後、会話の内容だけ証跡としてSlackに残しています。2つ目は、Tomoさんと同様ですが、ダイレクトメッセージを止めることです。ダイレクトメールをやってしまうと、ステークホルダーから不満が溜まるんですよね。みんなが同じレベルで情報を共有していないので、判断にブレが生じてしまいます。なので、もしプライベートチャネルで特定の人だけでチャットしたいなった場合は、オープンなチャンネルを作成して使ってもらい、不要になった場合はアーカイブしていくという運用を行っています。

 

 

Tomoさん.png Tomo_CO:そうですね。僕も、たまにメンバーからダイレクトメッセージが来た時に「それ解決したいけど、同じことを別のオープンな場でもう一度投稿してください」とお願いすることもあります。

  

  

sugiyamaさん.png Sugiyama_SD:在宅勤務になった今、情報の透明性に意識が向いていますが、実は会社にいる時にその場にいる数人だけで話をすすめていた、ということは頻繁にあったなと感じています。これは在宅勤務で認識した大切なことの1つですね。

  

  

スクリーンショット 2020-06-10 18.04.09.png Nakaya_SD:私は上位ステークホルダーとの調整や契約関連の進め方で個人的に問題を感じた時にリーダーに「これってどうなっているのでしょうか?」と聞く際は、リーダーの威厳を保つためにも全体で聞くのではなく個別に聞くようにしています。

 

 

Namaiさん.png Namai_SD:それはあります。そういう場合はみんなが入っているチャンネルではなく、ダイレクトメッセージにしていますね。

 
 

Tomoさん.png Tomo_CO:僕はメンバーに真逆のことを言っているかもしれません。自分も完璧じゃないし、忘れるし、放置するかもしれないし、不完全な自分をオープンな場で指摘してほしいと思ってます。僕ができていない様子はCOに限らず開発やセールス、取締役も全員が見える場で認識されるべきだと思っているので。職位や立場関係なく、フェアにやるということがやっぱり重要だと思います。ダイレクトメッセージのような見えない場と比較して、オープンな場は議論がシャキってするんですよね。笑

緊張感と規律もって物事を判断したり評価するためにも、「オープンな場でやること」と「コソコソやらない」ことはすごく大事なことだと思います。

 

 
Namaiさん.png
Namai_SD:すごく正しいことだと思うんですけど、オープンな場ではフェアな関係性ができているということが前提だと思いますね。開発チームもこれからそういう雰囲気を醸成していければ良いなと思いますね。

 

 

Tomoさん.png Tomo_COリーダーに限らず、誰がどんなことをしているか、何が出来ていて何を出来ていないかを自ら晒してあげれば、誰かがフォローしたり、ケアしたりすることもできるのではと思います。「あの人普段何している人?」という人が増えると評価する時も難しいんです。他のチームにも見える姿を作れればと思います。「こんな成果を上げたらしいんですよ」という伝聞でしか評価されないのってすごくもったいないですよね?

 

 
Namaiさん.png
Namai_SD:SugiyamaさんやNakayaさんが何をやっているのかわかるけど、見てもらえているのかどうか正直わからないよね。

 

 

sugiyamaさん.png Sugiyama_SD:Tomoさんは情報を隠すこととか、下ろさない情報の判断とかも結構あるんじゃないかと思うんですけど、その辺はどのような判断基準なんですか?

 

  

Tomoさん.png Tomo_CO当然ながら、機微な人事情報や、機微な案件の情報、インサイダー情報などは下ろせないですよね。僕からメンバーに発信するときの基準は、まず第一にオープンに晒されるChatter、それが難しい場合は第二に非公開グループやSlackチャネル、第三にメールです。メールは必要な時に転送が容易である強みもあります。また、誰かを緊急で捕まえたい時や、決して振り返らない情報をやり取りする時には最終手段としてSlackのダイレクトメッセージを使うイメージです。

 

 

sugiyamaさん.png Sugiyama_SD情報の透明性が大事なのが前提ですが、チーム運営という観点でメンバーが仕事を円滑に進めるためにあえて伝えない情報はありませんか?私はそれをコントロールしていることがたまにあるのですが。 

 
 

Tomoさん.png Tomo_CO:うーん、あんまりないですね。もちろん、例えばコロナ対応をどうするかなど経営会議で揉んでいる段階の議論をチーム展開してかき回さないとか、当たり前の統制はしますが。基本的にはオーバーコミュニケーションを心がけてます。スマートで洗練された必要十分なコミュニケーションを志向するより、過剰でも情報が流通している状況を作り出すというか、そっちの方が健全かなと思ってます。変化も激しいですし、いろんなことが起こる中でまず、水道を止めてないようにするイメージですね。情報過多になるのは覚悟してもらってやってますかね。まあ、いろんなやり方はあると思いますけど。




 

② チームの生産性を維持・向上させるために工夫していることは? 


  

Namaiさん.png Namai_SDTomoさんがCOでやっていると噂の朝メールについて教えていただきたいです。

 

 

Tomoさん.png Tomo_CO:Chatter(社内SNS)での業務連絡のことですね。その日「自分がどう動くか」また「どう考えているか」を毎朝誰に対してというわけでなく発信しています。そういう情報が受け手に自然に入ってくる状態を作り出すのが良いのではという考えです。基本スタンスとして、自分のチーム運営だけに限らず、会社全体で1つのチームと考えることを大切にしていますね。先ほどもSDだとSlackチャネルでやっているという話がありましたけど、自分がやっていること、手伝えること、どんな助けを欲しているかを晒すことがポイントだと思っています。恥ずかしいことも含めて。その仕事の関係者は誰までなのかを厳密に決めないことで成功を大きく出来ると思います。それを見た人が「手伝いますよ」って言えますし、仮にSDで困っている時に、COの勤怠や経費精算の実務者がアドバイス出来ることもきっとあると思います。ある閉じた場でやり取りをすると、内と外の関係になるので、前提をもたない情報の流通という意味で、出来るだけオープンな場を選んで発信しています。

 

 

sugiyamaさん.png Sugiyama_SD他チームとの交流が圧倒的に減っていることは皆さん感じていると思いますが、自チームの作業を進める上で特段困っていない、という状況に実は問題あるのではないかと感じているんです。何ヶ月も顔を見ていないことも当たり前にあって、コミュニケーションをとっていない。視野をチームから会社レベルに広げた場合に歪みが出ていないか、という点は懸念しています。

 
  

Tomoさん.png Tomo_CO:他部署の交流は減りましたし、在宅になってからは、ほぼ見えていない人もいます。どこかに情報を取りに行けば見えるんでしょうけど、十分には取れてないかもしれません。他部署の情報も、Pull型ではなく、Push型で今以上に見えたらいいのにと思います。

 

 

スクリーンショット 2020-06-10 18.04.09.png Nakaya_SDSDチームでは、Slackのtimesというチャンネルを個別に作って「今これやったよ」とかそういうのをみんなに発信する「分報」というものが最近流行っているのですが、そういう意味だと、これはPull型の情報発信ですね。

 

 

sugiyamaさん.png Sugiyama_SD:私のチームでも使っているメンバーが多いです。ちょっとした雑談や、みんなに聞くほどでもないという内容を投稿すると、それを見た人がアドバイスをしたり、お互いに助け合う状況が生まれやすいです。メンバーからすると距離を感じやすい立場であるマネージャの投稿も見ることができる点も良いですね。あとは、若いメンバーの言葉のセンスがとても面白いので、自身のモチベーションにもつながっています!

 

 
Namaiさん.png
Namai_SD投稿される内容でその人の人となりが見えるのでオススメです。

 

 

スクリーンショット 2020-06-10 18.04.09.png Nakaya_SD:そうですね。対面でコミュニケーションするべき時、オープンな場でコミュニケーションを取るべき時というのは、随時考えていますね。

 

 
Namaiさん.png
Namai_SDチーム運営を円滑に進める上で、情報のオープン化は大事なポイントですよね。

 

 

Tomoさん.png Tomo_CO:今後のチーム運営をどうしていきたいかという部分でお話しすると、最近身近で話題になったのが、大手企業からベンチャーに入社すると仕事を関係者だけで閉じる進め方が染み付いている人がいるという話です。僕も大手の会社にいたことがあるのでとても分かります。そういう人達にとって、誰もが見える場で発信したり、意見表明することには抵抗があるという話をある人から聞いて、確かにそうかもと思いました。ただ、100人程度の会社では、全社員に見られる場で影響力を発揮したり、批判の場に自分を晒すことに躊躇していては、せっかくの成功が小さくなってしまいます。ですから、いわゆる大企業的なマインドセットで入社してくる人をどうやってエンカレッジするか、自分も関与していかないといけないなと、最近思ってます。

 
 

スクリーンショット 2020-06-10 18.04.09.png Nakaya_SD:深いですね。今日お話をしてみて、コーポレート部門と開発部門には異なる社内文化や雰囲気があり、コミュニケーションの方法1つを取っても異なっているのが興味深かったです。

 

 

4. まとめ

本日会話した内容について、テーマ別にポイントをまとめました。

① リモートでのチーム運営で困っていること、難しいと感じている点は?

■ コーポレート部門


・ステークホルダーが多く、ミーティングが増加したこと。

・メンバーに遠慮をなくさせること。


■ 開発チーム


・マネージャー層への相談時間を確保することが難しいこと。(リーダー視点)

すぐに相談したい時にできないこと。

・みんなが同じレベルで情報を共有していないと個人の判断にブレが生じること。

・他のチームとの交流が圧倒的に減っていること。

 

② チームの生産性を向上させるために工夫していることはありますか? 

■ コーポレート部門


・最初からなるべく大きな場でコミュニケーションしてもらうこと。

・ダイレクトメッセージでなくオープンな場でやりとりすること。

・自分やチームの仕事の様子を他のチームに見えるようにすること。

・たとえ過剰でも情報が流通している状況を作りだすこと。

・"関係者"を決め過ぎず、会社全体で1つのチームと考えること。


■ 開発チーム


・チームでは何か困りごとがあれば即Google Meetを繋ぎ、1日に3~4回会話すること。

・いつでも話せるようにGoogle MeetのURLをSlackのチャネルの概要欄に貼ること。

・チーム運営を円滑に進める上で、情報のオープン性を大切にすること。





< オンライン座談会の様子 >

 

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